مقدمه: چالش تنظیم سند برای زندانیان
تنظیم و ثبت اسناد رسمی یکی از حقوق اساسی افراد است که حتی در شرایط خاص مانند دوران حبس نیز باید مورد توجه قرار گیرد. با این حال، محدودیت‌های فیزیکی و شرایط ویژه زندانیان، نیازمند سازوکارهای قانونی خاصی برای تضمین صحت و اعتبار اسناد تنظیمی آن‌هاست.
یکی از این سازوکارها که در تبصره ذیل ماده ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی پیش‌بینی شده، لزوم حضور نماینده دادستان در هنگام تنظیم و ثبت اسناد زندانیان است. اما سوالی که همواره مطرح بوده، حدود اختیارات و نقش این نماینده است: آیا حضور او صرفاً برای نظارت بر حسن انجام کار است یا اختیارات بیشتری، از جمله دخالت در محتوای سند، را شامل می‌شود؟
کانون سردفتران و دفتریاران استان البرز در پاسخ به استعلام یکی از دفاتر اسناد رسمی، به این ابهام پاسخ داده است.
پرسش کلیدی: نقش نماینده دادستان، اعلامی یا استصوابی؟
سوال اصلی که دفتر اسناد رسمی ۲۸۰ کرج از کانون سردفتران و دفتریاران استان البرز پرسیده، این بود: با توجه به لزوم حضور نماینده دادستان طبق تبصره ماده ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم سند زندانیان، آیا امضا و حضور این نماینده جنبه “اعلامی” (صرفاً گواهی بر وقوع رویداد) دارد یا “استصوابی” (نیازمند تأیید و موافقت او با محتوا)؟ به بیان دیگر، آیا نماینده دادستان این اختیار را دارد که محتوای سند را بررسی کرده و درخواست تغییر در مفاد و مندرجات آن را داشته باشد یا خیر؟ این سوال به دلیل تأثیر مستقیم بر حقوق زندانی و مسئولیت سردفتر، اهمیت بالایی دارد.
مبنای قانونی حضور نماینده دادستان
همانطور که در استعلام اشاره شده، مبنای لزوم حضور نماینده دادستان، تبصره ذیل ماده ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ است. این ماده به طور کلی به نحوه تنظیم سند در خارج از دفترخانه برای افرادی که قادر به حضور نیستند (مانند بیماران) می‌پردازد. تبصره آن احتمالاً شرایط خاص زندانیان را مد نظر قرار داده و حضور نماینده دادستان را به منظور حصول اطمینان از رعایت حقوق زندانی، عدم وجود فشار یا اجبار، و تضمین صحت فرآیند تنظیم سند در محیط زندان، الزامی کرده است. هدف اصلی از این حضور، حفاظت از منافع شخص زندانی و جلوگیری از سوءاستفاده احتمالی به دلیل وضعیت خاص اوست.
پاسخ کانون البرز: نقش نماینده دادستان صرفاً نظارتی است
دفتر حقوقی و حمایت قضایی کانون سردفتران و دفتریاران استان البرز، طی نظریه مشورتی شماره ۵۶۱۳ /ک/ص ۰۴ مورخ ۱۴۰۴/۰۱/۳۱، به روشنی به این پرسش پاسخ داده است. نکات کلیدی این نظریه عبارتند از:
- عدم وجود مجوز قانونی برای دخالت: در هیچ‌یک از قوانین و مقررات جاری، مجوزی برای دخالت نماینده دادستان در مفاد و مندرجات اسنادی که برای اشخاص زندانی (یا سایر افراد معذور از حضور در دفترخانه که نیاز به حضور نماینده دادستان دارند) تنظیم می‌شود، پیش‌بینی نشده است.
- نقش صرفاً نظارتی: حضور نماینده دادستان در هنگام تنظیم و امضای این اسناد، صرفاً جنبه “نظارت بر حسن جریان امور” را دارد.
- عدم حق مداخله در مفاد: نماینده دادستان “بدون حق مداخله در مفاد اسناد” حضور می‌یابد.
تفاوت نقش نظارتی و استصوابی
درک تفاوت بین نقش نظارتی (اعلامی) و استصوابی بسیار مهم است:
- نقش نظارتی/اعلامی: به معنای مشاهده و حصول اطمینان از اینکه فرآیند طبق روال قانونی و بدون تخلف یا اجبار انجام می‌شود. نماینده در اینجا صرفاً یک ناظر بی‌طرف بر فرآیند است.
- نقش استصوابی: به معنای داشتن اختیار برای تأیید، رد، یا درخواست تغییر در محتوای عمل انجام شده است. در این حالت، موافقت فرد دارای نقش استصوابی برای اعتبار عمل ضروری است.
نظریه کانون البرز به صراحت تأکید می‌کند که نقش نماینده دادستان از نوع اول (نظارتی) است و نه دوم (استصوابی).
مسئولیت احراز اراده و تطبیق با قانون بر عهده کیست؟
این نظریه همچنین وظیفه اصلی سردفتر را یادآوری می‌کند: “احراز حاکمیت اراده صاحبان اسناد در هنگام تنظیم اسناد و تطبیق آن در چهارچوب مقررات از وظایف سردفتر بوده”. این بدان معناست که مسئولیت حصول اطمینان از اینکه زندانی با رضایت کامل و آگاهی از مفاد سند، آن را امضا می‌کند و همچنین تطبیق محتوای سند با قوانین و مقررات کشور، منحصراً بر عهده سردفتر اسناد رسمی است و حضور نماینده دادستان این مسئولیت را از دوش سردفتر برنمی‌دارد یا در آن تغییری ایجاد نمی‌کند.
اهمیت این نظریه برای زندانیان و سردفتران
این نظریه مشورتی از چند جهت حائز اهمیت است:
- حفظ حقوق زندانی: تضمین می‌کند که اراده و خواست زندانی در تنظیم اسناد، بدون دخالت یا فشار احتمالی از سوی نماینده دادستان، ملاک عمل قرار گیرد.
- تثبیت جایگاه و مسئولیت سردفتر: بر اختیارات و وظایف قانونی سردفتر در احراز اراده و تطبیق سند با قوانین، حتی در شرایط خاص تنظیم سند در زندان، تأکید می‌کند.
- شفاف‌سازی رویه اجرایی: ابهام موجود در خصوص حدود اختیارات نماینده دادستان را برطرف کرده و رویه روشنی را برای دفاتر اسناد رسمی در این زمینه مشخص می‌نماید.
- جلوگیری از اختلافات آتی: با تعیین دقیق نقش‌ها، از بروز اختلافات احتمالی در خصوص اعتبار اسناد تنظیم شده در زندان به دلیل دخالت احتمالی نماینده دادستان، جلوگیری می‌کند.
نتیجه‌گیری: شفاف‌سازی حدود اختیارات
نظریه مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران استان البرز گامی مهم در جهت شفاف‌سازی نقش نماینده دادستان در فرآیند تنظیم اسناد زندانیان است. این نظریه با تأکید بر نقش صرفاً نظارتی نماینده و عدم وجود هرگونه اختیار قانونی برای دخالت در مفاد سند، ضمن حفظ حقوق زندانیان، جایگاه قانونی و مسئولیت خطیر سردفتر در احراز اراده و تطبیق سند با مقررات را مورد تأکید قرار می‌دهد. این شفاف‌سازی به اجرای صحیح‌تر قوانین و جلوگیری از بروز ابهامات و اختلافات در آینده کمک شایانی خواهد کرد.
نسخه کامل متن رسمی نظریه مشورتی
تاریخ: ۱۴۰۴/۰۱/۳۱
شماره: ۵۶۱۳ /ک/ص ۰۴
به نام خدا
از: کانون سردفتران و دفتریاران استان البرز
به: سردفتر محترم دفتر اسناد رسمی ۲۸۰ کرج
با سلام و احترام،
بازگشت به شماره ۳۵ مورخه ۱۴۰۴/۰۱/۱۸، بدین وسیله نظریه مشورتی دفتر حقوقی و حمایت قضایی کانون سردفتران و دفتریاران استان البرز در خصوص این پرسش: “با عنایت به اینکه مطابق تبصره ذیل ماده ۴۲ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، تنظیم و ثبت اسناد زندانیان با حضور نماینده دادستان مقرر گردیده است، آیا حضور و امضا نماینده دادستان جنبه اعلامی دارد یا استصوابی؟ به عبارت دیگر آیا نماینده دادستان حق درخواست تغییر در مفاد و مندرجات اسناد تنظیمی را دارد یا خیر؟” به شرح زیر اعلام می‌گردد:
در هیچ یک از قوانین و مقررات جاری، مجوزی بابت دخالت در مفاد و مندرجات اسناد تنظیمی اشخاصی که به دلیل معذوریت حضور در دفتر اسناد رسمی، تنظیم و ثبت سند آنها باید با حضور نماینده دادستان انجام پذیرد، تجویز نگردیده و احراز حاکمیت اراده صاحبان اسناد در هنگام تنظیم اسناد و تطبیق آن در چهارچوب مقررات از وظایف سردفتر بوده و حضور نماینده دادستان در هنگام تنظیم و امضای اسناد یاد شده، بدون حق مداخله در مفاد اسناد، صرفاً جهت نظارت بر حسن جریان امور می‌باشد.
رئیس دفتر حقوقی و حمایت قضایی، امیر حسینی جلیلیان
کانون سردفتران و دفتریاران استان البرز
سوالات متداول
نظرات و تجربیات خود را در خصوص تنظیم اسناد برای زندانیان و نقش نماینده دادستان در بخش دیدگاه‌ها با ما در میان بگذارید. اگر سوال دیگری دارید، حتما بپرسید.
