تنظیم سند با شرکت‌های دولتی: راهنمای احراز سمت و اختیارات نماینده
شرکت‌ها و موسسات دولتی و عمومی، بخش بزرگی از فعالیت‌های اقتصادی و حقوقی کشور را تشکیل می‌دهند و روزانه اسناد متعددی را در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌کنند. اما این نهادها، برخلاف اشخاص حقیقی، خودشان قادر به امضا نیستند و همواره از طریق نمایندگان انسانی خود عمل می‌کنند. سوال کلیدی برای سردفتران و طرف‌های معامله با این شرکت‌ها این است که چگونه می‌توان از صحت نمایندگی و کافی بودن اختیارات فردی که به عنوان نماینده معرفی شده، اطمینان حاصل کرد؟ رای وحدت رویه ردیف ۱۱۰ کانون سردفتران و دفتریاران، با استناد به قانون تجارت، یک چارچوب مشخص و سه مرحله‌ای را برای این کار تعیین کرده است که رعایت آن، ضامن اعتبار و نفوذ حقوقی سند تنظیمی است.
شخصیت حقوقی شرکت‌های دولتی و مبنای قانونی آن (ماده ۵۸۷ قانون تجارت)
اولین نکته‌ای که رای وحدت رویه به آن اشاره می‌کند، شخصیت حقوقی این نهادهاست. برخلاف شرکت‌های خصوصی که شخصیت حقوقی آن‌ها پس از ثبت در اداره ثبت شرکت‌ها ایجاد می‌شود، موسسات و تشکیلات دولتی و عمومی وضعیت متفاوتی دارند. ماده ۵۸۷ قانون تجارت در این باره می‌گوید:
«موسسات و تشکیلات دولتی و بلدی به محض ایجاد و بدون احتیاج به ثبت دارای شخصیت حقوقی می‌شوند.»
این یعنی شرکت‌هایی مانند شرکت ملی نفت، بیمه ایران، شرکت‌های آب و فاضلاب، برق، گاز و سایر شرکت‌های دولتی، به صرف تأسیس قانونی (معمولاً با تصویب یک قانون در مجلس یا مصوبه هیئت وزیران)، یک «شخص حقوقی» مستقل محسوب شده و می‌توانند طرف حق و تکلیف قرار گیرند، معامله کنند و در محاکم طرح دعوی نمایند. رای ردیف ۱۱۰ نیز با ذکر مثال‌هایی از این شرکت‌ها، بر همین ماده قانونی تاکید می‌کند.
پرسش اصلی: روند قانونی معرفی نماینده از سوی یک شرکت دولتی چیست؟
با توجه به اینکه یک شرکت دولتی، شخصیتی فرضی و حقوقی دارد، این سوال پیش می‌آید که این «شخص» چگونه اراده خود را برای انجام یک معامله (مثلاً خرید یک ساختمان یا فروش یک خودرو) اعلام می‌کند؟ چه کسی از طرف این شرکت مجاز است فردی را به عنوان نماینده به دفترخانه معرفی کند و سردفتر بر چه اساسی باید به این معرفی‌نامه اعتماد کند؟ آیا صرف یک نامه با سربرگ و مهر شرکت کافی است؟
راهکار ردیف ۱۱۰: فرآیند سه مرحله‌ای احراز سمت برای سردفتر
رای وحدت رویه ردیف ۱۱۰، در پاسخ به این پرسش، یک فرآیند کنترلی و تطبیقی سه مرحله‌ای را پیش روی سردفتر قرار می‌دهد. سردفتر نمی‌تواند به صرف ارائه یک معرفی‌نامه اقدام به تنظیم سند کند، بلکه مکلف است سه شرط اساسی زیر را بررسی و احراز نماید:
- تأسیس قانونی شرکت: آیا این شرکت واقعاً به صورت قانونی ایجاد شده است؟
- صلاحیت مقام معرف: آیا شخصی که معرفی‌نامه را امضا کرده، طبق اساسنامه «مقام صلاحیت‌دار» برای این کار بوده است؟
- حدود اختیارات: آیا موضوع سند (مثلاً فروش ملک) در محدوده اختیارات مصرح در اساسنامه آن مقام صلاحیت‌دار قرار دارد؟
گام اول: اطمینان از تأسیس قانونی شرکت
اولین وظیفه سردفتر، اطمینان از وجود خارجی و قانونی خود شرکت دولتی است. این امر معمولاً با استناد به قانون تأسیس آن شرکت یا موسسه، یا آگهی تأسیس مندرج در روزنامه رسمی کشور احراز می‌گردد. این مرحله تضمین می‌کند که طرف معامله، یک نهاد قانونی و واقعی است.
گام دوم: شناسایی «مقام صلاحیت‌دار» برای معرفی نماینده
این مرحله بسیار حساس و کلیدی است. هر کارمندی در یک شرکت دولتی، صلاحیت معرفی نماینده برای تنظیم سند را ندارد. معرفی‌نامه باید توسط «مقام صلاحیت‌دار» امضا شده باشد. اما این مقام کیست؟ پاسخ در اساسنامه آن شرکت نهفته است.
سردفتر باید از نماینده شرکت بخواهد که علاوه بر معرفی‌نامه، آخرین آگهی روزنامه رسمی شرکت (که مدیران و صاحبان امضای مجاز را معرفی کرده) و نسخه‌ای از اساسنامه شرکت را نیز ارائه دهد. در اساسنامه به صراحت مشخص شده که چه شخصی (مثلاً مدیرعامل، رئیس هیئت مدیره) یا چه رکنی (مثلاً هیئت مدیره) اختیار معرفی نماینده برای انعقاد قراردادها و تنظیم اسناد را دارد. سردفتر با تطبیق امضای ذیل معرفی‌نامه با نام شخص معرفی شده در روزنامه رسمی و اختیارات ذکر شده در اساسنامه، صلاحیت مقام معرف را احراز می‌کند.
گام سوم: بررسی «اساسنامه» برای تطبیق حدود اختیارات
پس از شناسایی مقام صلاحیت‌دار، نوبت به بررسی «حدود اختیارات» او می‌رسد. صرف اینکه شخصی مدیرعامل است، به معنای داشتن اختیار برای انجام هر معامله‌ای نیست. اساسنامه شرکت معمولاً برای معاملات، سقف مالی و حدود مشخصی را برای مدیران تعیین می‌کند.
برای مثال:
- ممکن است در اساسنامه شرکت گاز قید شده باشد که مدیرعامل می‌تواند املاک شرکت را تا سقف ۵۰ میلیارد تومان رأساً بفروشد، اما برای مبالغ بالاتر، نیاز به مصوبه هیئت مدیره دارد.
- در این حالت، اگر سند مورد نظر فروش ملکی به ارزش ۱۰۰ میلیارد تومان باشد، صرف معرفی‌نامه مدیرعامل کافی نیست و سردفتر باید علاوه بر آن، مصوبه هیئت مدیره شرکت مبنی بر موافقت با این فروش را نیز مطالبه و رؤیت نماید.
بنابراین، سردفتر مکلف است موضوع سند را با اختیارات ذکر شده در اساسنامه تطبیق داده و اطمینان حاصل کند که معامله در محدوده اختیارات قانونی نماینده و مقام معرف او قرار دارد.
نتیجه‌گیری: فراتر از یک معرفی‌نامه ساده
رای وحدت رویه ردیف ۱۱۰ یک پیام روشن دارد: تنظیم سند برای اشخاص حقوقی دولتی، یک فرآیند مبتنی بر تحقیق و تطبیق اسناد است، نه اعتماد صرف به یک معرفی‌نامه. سردفتر به عنوان حافظ حقوق عمومی و صحت معاملات، وظیفه دارد با طی کردن سه مرحله کلیدی زیر، از اعتبار و نفوذ حقوقی سند اطمینان حاصل کند:
- احراز وجود قانونی شرکت (با استناد به قانون تأسیس).
- احراز صلاحیت مقام معرف (با تطبیق معرفی‌نامه، روزنامه رسمی و اساسنامه).
- احراز کفایت اختیارات (با بررسی موضوع سند و حدود اختیارات مندرج در اساسنامه).
رعایت این فرآیند، هم از حقوق شرکت دولتی در مقابل اقدامات احتمالی خارج از اختیار نمایندگانش محافظت می‌کند و هم به طرف دیگر معامله، اطمینان خاطر نسبت به صحت و اعتبار قانونی سند را می‌بخشد.
متن کامل رای وحدت رویه ردیف ۱۱۰ و ماده قانونی مرتبط
۱. متن رای وحدت رویه ردیف ۱۱۰ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی
شرکت‌های مالی و اعتباری بنیاد ملی نفت، بیمه ایران، آب و فاضلاب، برق و گاز و سایر شرکت‌های دولتی از مصادیق ماده ۵۸۷ قانون تجارت بوده و دارای شخصیت حقوقی هستند.
چنانچه شرکت مطابق قانون تأسیس شده باشد، مقام صلاحیت‌دار در محدوده اختیارات مصرح در اساسنامه، می‌تواند اقدام به معرفی نماینده نسبت به تنظیم و ثبت سند در دفاتر اسناد رسمی نماید.
مستند به: بند (۴) بخشنامه شماره ۲۹/۴۶۹۴۳ مورخ ۱۳۸۲/۱۲/۳ کانون سردفتران و دفتریاران (مورد تایید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور طبق نامه های شماره ۳۴/۱۳۶۹۵ – ۸۲/۱۰/۲۰ و ۳۴/۱۳۷۰۳ – ۸۲/۱۱/۱ و ۳۴/۱۳۶۹۱ – ۸۲/۱۱/۵ اداره کل امور اسناد و سردفتران).
۲. ماده قانونی مرتبط
ماده ۵۸۷ قانون تجارت: موسسات و تشکیلات دولتی و بلدی به محض ایجاد و بدون احتیاج به ثبت دارای شخصیت حقوقی می‌شوند.
ارجاع: این رای وحدت رویه در ردیف ۱۱۰ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی (منتشر شده توسط کانون سردفتران و دفتریاران) چاپ شده و مستند به بند (۴) بخشنامه شماره ۲۹/۴۶۹۴۳ مورخ ۱۳۸۲/۱۲/۳ کانون می‌باشد.
برای مشاهده سایر آرای وحدت رویه و بخشنامه‌های مرتبط، می‌توانید به دسته‌بندی زیر در سایت محضرچی مراجعه نمایید:
آرای وحدت رویه کانون سردفتران در سایت محضرچی
