چک برگشتی دارید؟ قسط وام بانکی پرداخت نشده؟ یا شارژ ساختمان معوقه؟ دیگر نیازی نیست مستقیماً به ادارات اجرا مراجعه کنید! دفاتر اسناد رسمی دروازه اصلی صدور اجرائیه برای اسناد لازم‌الاجرا هستند. در این راهنمای جامع از محضرچی، تمام مراحل، مدارک مورد نیاز، نکات کلیدی و الزامات قانونی برای درخواست و پیگیری اجرائیه از طریق دفترخانه را به زبان ساده بیاموزید.
راهنمای جامع صدور اجرائیه از طریق دفاتر اسناد رسمی
اجرای تعهدات مالی از طریق اسناد رسمی
اجرای تعهدات مالی از طریق اسناد رسمی مانند چک یا قراردادهای بانکی، یکی از کارآمدترین روش‌های وصول مطالبات است و امروزه، نقطه شروع این فرآیند، دفاتر اسناد رسمی هستند. بر اساس آیین‌نامه جدید اجرای مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا، دفاتر اسناد رسمی نقش محوری در پذیرش درخواست و صدور اجرائیه ایفا می‌کنند.
گام اول و ضروری: ثبت‌نام در سامانه ثنا
پیش از هر اقدامی برای درخواست صدور اجرائیه، متقاضی (شخصی که می‌خواهد اجرائیه صادر شود) باید در سامانه ثنا (سامانه ثبت نام الکترونیکی قضایی) ثبت‌نام کرده و احراز هویت شده باشد. این سامانه برای ابلاغ اوراق قضایی و اجرایی به صورت الکترونیکی استفاده می‌شود.
بر اساس بخشنامه‌های متعدد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (از جمله بخشنامه شماره ۹۹/۱۴۸۴۷۹ مورخ ۱۳۹۹/۰۸/۱۱ – کد ۱۰۸۸)، دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از پذیرش درخواست صدور اجرائیه، از ثبت‌نام متقاضی در سامانه ثنا اطمینان حاصل کنند. اگر ثبت‌نام نکرده‌اید، دفترخانه می‌تواند شما را راهنمایی کرده و یا فرآیند ثبت‌نام را برایتان انجام دهد.
«بخشنامه لزوم ثبت نام متقاضی صدور اجراییه در سامانه ثنا تأکید می‌کند که از تاریخ ۱۳۹۹/۸/۲۴ امکان ارائه خدمات صدور اجرائیه به متقاضیان فاقد حساب کاربری در سامانه ثنا وجود نخواهد داشت.»
کدام دفتر اسناد رسمی برای درخواست اجرائیه صالح است؟
شما نمی‌توانید به هر دفترخانه‌ای برای درخواست اجرائیه مراجعه کنید. صلاحیت دفترخانه بستگی به نوع سند و محل‌های مرتبط دارد:
- اجرائیه چک: دفترخانه واقع در محل اقامت متقاضی (دارنده چک) یا دفترخانه واقع در محل اقامت بانک مُحالٌ علیه (بانکی که چک باید از حساب آن پرداخت می‌شد).
- اجرائیه قراردادهای بانکی: دفترخانه واقع در محل اقامت متعهدٌ له (بانک یا موسسه مالی که طلبکار است).
- اجرائیه شارژ ساختمان: دفترخانه واقع در محلی که ملک (ساختمان) در آن قرار دارد.
- سایر موارد: برای موارد دیگر، معمولاً دفترخانه محل اقامت متعهد یا محل تنظیم سند صالح است. (برای اطمینان با دفترخانه مشورت کنید).
مراحل و مدارک لازم برای انواع اجرائیه‌های رایج
پس از اطمینان از ثبت‌نام در ثنا و انتخاب دفترخانه صالح، باید با مدارک کامل مراجعه کنید:
۱. اجرائیه چک:
- اصل چک: حتماً باید ارائه شود. (در صورت عدم وجود، توضیحات کافی در گواهی عدم پرداخت لازم است، اما اصل چک اولویت دارد).
- اصل گواهی‌نامه عدم پرداخت: این گواهی که از بانک دریافت شده، حیاتی است و باید دقیقاً بررسی شود تا مغایرتی با اطلاعات چک و درخواست شما (مثل شماره چک، مبلغ، کد ملی صاحب حساب و …) نداشته باشد. گواهی باید ممهور به مهر و امضای بانک و دارای کد رهگیری باشد.
- علت برگشت چک: فقط چک‌هایی که به دلیل کسر یا فقدان موجودی برگشت خورده‌اند، از طریق اجرای ثبت قابل اقدام هستند. موارد دیگر مانند عدم تطابق امضا، خط خوردگی و… باید از طریق دادگاه پیگیری شوند.
- نوع چک: چک باید عهده یکی از بانک‌های ایرانی باشد و وعده‌دار نباشد (تاریخ سررسید آن فرا رسیده باشد).
- طرف اجرائیه: اجرائیه فقط علیه صاحب حساب و در صورت فوت، وراث او صادر می‌شود. اگر حساب متعلق به شرکت (شخص حقوقی) باشد، اجرائیه علیه شرکت و همچنین صاحبان امضای مجاز که چک را امضا کرده‌اند، صادر می‌شود.
- نکات دیگر: چک نباید مخدوش باشد. نوشتن عباراتی مانند “بابت تضمین” یا “بابت حقوق” در متن چک، مانع صدور اجرائیه ثبتی نمی‌شود. می‌توان برای چند چک مربوط به یک نفر، یک تقاضانامه تنظیم کرد.
۲. اجرائیه قراردادهای بانکی (وام و تسهیلات):
- اصل قرارداد: قرارداد رسمی منعقد شده با بانک یا موسسه مالی.
- طرف اجرائیه: اجرائیه علیه اشخاصی صادر می‌شود که قرارداد را به عنوان متعهد یا ضامن امضا کرده‌اند (صرفاً ذکر نام در قرارداد کافی نیست).
- مبلغ مورد مطالبه: شامل اصل بدهی، سود متعلقه طبق قرارداد و خسارت تأخیر تأدیه تا روز درخواست اجرائیه می‌باشد که معمولاً توسط بانک محاسبه و اعلام می‌شود.
۳. اجرائیه شارژ معوقه ساختمان:
- اثبات سمت مدیر ساختمان: درخواست باید توسط مدیر یا مدیران ساختمان (یا وکیل قانونی آنها) ارائه شود. ارائه صورت‌جلسه انتخاب مدیران که به امضای اکثریت مالکین رسیده باشد، ضروری است. (در برخی موارد اظهار مدیران نیز پذیرفته می‌شود).
- اظهارنامه قبلی: مدیر ساختمان باید ابتدا از طریق ارسال اظهارنامه رسمی، پرداخت مبلغ شارژ را از مالک یا متصرف بدهکار مطالبه کرده باشد.
- مدارک مالی: صورت‌حساب دقیق شارژ معوقه و ریز هزینه‌های ساختمان که مبنای محاسبه بوده، باید ضمیمه شود.
۴. اجرائیه بر اساس ارز خارجی:
مطابق بخشنامه کد ۱۰۷۳ سازمان ثبت، دفاتر اسناد رسمی مکلفند درخواست صدور اجرائیه بر اساس ارز خارجی (در مواردی که تعهد اصلی در سند، پرداخت ارز باشد، مانند برخی تعهدات دانشجویان بورسیه) را بپذیرند و در متن اجرائیه، مبلغ را به همان واحد ارزی قید کنند.
فرآیند پس از پذیرش درخواست در دفترخانه
- صدور و ارسال الکترونیکی: دفترخانه پس از دریافت مدارک و تنظیم تقاضانامه، اجرائیه را به صورت الکترونیکی صادر کرده و به همراه اسکن کلیه مدارک و مستندات، حداکثر ظرف ۴۸ ساعت از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد به اداره اجرای ثبت مربوطه ارسال می‌کند (بخشنامه کد ۱۰۷۵).
- دریافت شماره رهگیری: دفترخانه نسخه تأیید نهایی شده تقاضانامه را که حاوی شماره رهگیری پرونده الکترونیکی اجرایی است، به شما تحویل می‌دهد تا بتوانید مراحل بعدی را پیگیری کنید.
- پیگیری پرونده: شما می‌توانید با استفاده از شماره پرونده، روند رسیدگی به اجرائیه خود را از طریق پیامک‌های اطلاع‌رسانی سازمان ثبت و همچنین با مراجعه به پورتال سازمان ثبت به آدرس my.ssaa.ir پیگیری نمایید (بخشنامه کد ۱۰۸۵). دیگر نیازی به مراجعه حضوری مکرر به ادارات اجرا نیست.
- درخواست‌های بعدی: هرگونه درخواست بعدی مرتبط با پرونده اجرایی (مانند معرفی مال، درخواست توقیف، ارزیابی، مزایده، تخلیه و …) نیز باید از طریق همان دفترخانه اسناد رسمی تنظیم و به صورت الکترونیکی به اداره اجرا ارسال شود (بخشنامه کد ۱۰۷۵).
- رفع نقص احتمالی: اگر اداره اجرا نقصی در پرونده یا مدارک شما تشخیص دهد، مراتب را به صورت مکاتبه مکانیزه (الکترونیکی) به دفترخانه اعلام می‌کند و دفترخانه موظف است طبق راهنمای کد ۱۰۶۷، نسبت به رفع نقص و ارسال مجدد آن اقدام نماید.
هزینه‌های صدور اجرائیه در دفترخانه
مطابق بخشنامه کد ۱۰۸۷ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (تا تاریخ تنظیم این مطلب، لطفاً هزینه‌های به‌روز را از دفترخانه استعلام کنید):
- حق‌الزحمه پذیرش درخواست اولیه صدور اجرائیه: ۱،۰۰۰،۰۰۰ ریال
- حق‌الزحمه هر یک از درخواست‌های تبعی بعدی: ۱۵۰،۰۰۰ ریال
توجه: این مبالغ صرفاً حق‌الزحمه دفترخانه بابت پذیرش و ارسال درخواست است و هزینه‌های اجرایی دیگر (مانند نیم‌عشر دولتی، هزینه کارشناسی و …) را شامل نمی‌شود.
منابع و راهنماهای بیشتر
- شیوه‌نامه پذیرش درخواست اجرای مفاد اسناد لازم‌الاجرا (کد ۱۰۷۷): برای جزئیات کامل فرآیند، می‌توانید فایل PDF این شیوه‌نامه را از لینک زیر در وبسایت محضرچی دانلود کنید: دانلود شیوه‌نامه کد ۱۰۷۷
- پورتال پیگیری پرونده‌های اجرایی: my.ssaa.ir
نتیجه‌گیری
دفاتر اسناد رسمی به عنوان بازوی اجرایی سازمان ثبت اسناد و املاک، نقش مهمی در تسهیل و تسریع فرآیند صدور اجرائیه‌های ثبتی دارند. با آگاهی از مراحل، مدارک لازم، صلاحیت دفترخانه و الزامات قانونی مانند ثبت‌نام در سامانه ثنا، می‌توانید فرآیند وصول مطالبات خود از طریق اسناد لازم‌الاجرا را به صورت کارآمدتری آغاز و پیگیری نمایید.
آیا سندی لازم‌الاجرا دارید که می‌خواهید برای آن درخواست اجرائیه کنید؟
کارشناسان ما در محضرچی و همچنین سردفتران و دفتریاران محترم در دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور آماده‌اند تا شما را در این فرآیند راهنمایی کنند. توصیه می‌کنیم قبل از مراجعه، مدارک خود را کامل کرده و از ثبت‌نام خود در سامانه ثنا اطمینان حاصل نمایید.
برای دریافت مشاوره یا انجام امور مربوط به صدور اجرائیه، به نزدیک‌ترین دفتر اسناد رسمی معتمد خود مراجعه فرمایید.
