سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با صدور بخشنامه‌ای، دفاتر اسناد رسمی را از تکرار اطلاعات متعاملین و موضوع سند در بخش «شرایط و متون حقوقی» منع کرد. این اقدام با هدف جلوگیری از بروز اشتباهات، تسهیل جستجو و گزارش‌گیری، و رفع اشکالات حقوقی احتمالی صورت گرفته است. در این پست به بررسی دقیق‌تر این بخشنامه و نکات کلیدی آن می‌پردازیم.
تأکید سازمان ثبت بر درج صحیح اطلاعات در اسناد رسمی: از جداول تا متون حقوقی
راهنمای جامع بخشنامه سازمان ثبت درباره نحوه درج اطلاعات در اسناد رسمی
تنظیم دقیق و صحیح اسناد رسمی، همواره از ارکان اصلی اعتبار و استحکام معاملات و تعهدات بوده است. دفاتر اسناد رسمی به عنوان امانت‌داران این حوزه، نقش بسزایی در حفظ حقوق افراد و پیشگیری از اختلافات ایفا می‌کنند.
در همین راستا، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به منظور ارتقای دقت و کارایی در تنظیم اسناد، بخشنامه‌ای صادر نموده است که توجه به آن برای تمامی سردفتران و دفتریاران محترم ضروری است. این بخشنامه با شماره ۹۲/۱۸۹۶۴۰ و تاریخ ۹۲/۱۱/۷، بر نحوه صحیح درج اطلاعات در اسناد رسمی تأکید دارد و از تکرار غیرضروری اطلاعات در بخش‌های مختلف سند جلوگیری می‌کند.
مشکل کجاست؟ تکرار اطلاعات
بر اساس گزارش‌های دریافتی سازمان ثبت، برخی از دفاتر اسناد رسمی متأسفانه اقدام به تکرار اطلاعات مربوط به متعاملین و موضوع سند، هم در جداول مخصوص و هم در قسمت «شرایط و متون حقوقی» می‌نمایند. این رویه اگرچه ممکن است در نگاه اول بی‌ضرر به نظر برسد، اما در عمل می‌تواند مشکلات جدی به همراه داشته باشد. مهم‌ترین این مشکلات عبارتند از:
- کاهش قابلیت کنترل و جستجو: اطلاعات تکراری در بخش «شرایط و متون حقوقی» قابلیت جستجو و گزارش‌گیری سیستماتیک را از بین می‌برد. این امر در بلندمدت می‌تواند فرایند بررسی و نظارت بر اسناد را با مشکل مواجه سازد.
- بروز اختلافات حقوقی: در صورت مغایرت بین اطلاعات درج‌شده در جداول و متن سند، ابهامات و اختلافات حقوقی پیچیده‌ای ایجاد خواهد شد. تعیین مرجع صحیح اطلاعات در چنین شرایطی دشوار بوده و می‌تواند منجر به دعاوی و مشکلات بعدی گردد.
بخشنامه سازمان ثبت: راهکار چیست؟
به منظور رفع مشکلات ذکر شده، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در بخشنامه شماره ۹۲/۱۸۹۶۴۰، راهکارهای عملی و دقیقی را به دفاتر اسناد رسمی ارائه نموده است. بر اساس این بخشنامه، دفاتر مکلفند از این پس به نکات زیر توجه ویژه داشته باشند:
- عدم تکرار اطلاعات در «شرایط و متون حقوقی»: اطلاعات مربوط به متعاملین، وکلا، نمایندگان قانونی، مورد معامله، و اموال موضوع وکالت، منحصراً باید در جداول و فیلدهای مربوط وارد شود. از تکرار این اطلاعات در قسمت «شرایط و متون حقوقی» جداً خودداری گردد.
- اسناد رهنی بانکها و موسسات مالی: در خصوص اسناد رهنی بانکها و موسسات مالی نیز، رویه مشابهی باید اتخاذ شود. در صورت توافق بر درج شرایط خاص در این اسناد، تحریر آن در قسمت «شرایط و متون حقوقی» باید بدون ذکر اقلام اطلاعاتی مورد معامله باشد. در صورت نیاز به ارجاع به اطلاعات مندرج در جداول، از ضمایر و عبارات مناسب استفاده شود.
مثال کاربردی
به عنوان مثال، در بخش “شرایط و متون حقوقی” نیازی به تکرار مشخصات مورد معامله نیست. به جای آن، این اطلاعات باید در فیلد مربوط به “مورد معامله” ذکر شود. در بخش “شرایط و متون حقوقی” می‌توان نوشت: “مورد معامله با مشخصات فوق”. همچنین، نیازی به تکرار نام طرفین قرارداد در این بخش وجود ندارد. به جای آن می‌توان عباراتی مانند “متعهد به مشخصات مارالذکر” را درج کرد.
این روش نه تنها باعث صرفه‌جویی در فضا و جلوگیری از تکرار اضافی می‌شود، بلکه به شفافیت و ساختارمندی متن حقوقی کمک می‌کند.
چرا این بخشنامه مهم است؟ اهداف سازمان ثبت
صدور این بخشنامه از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در راستای اهداف مهمی صورت گرفته است که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- افزایش دقت و صحت اطلاعات: با جلوگیری از تکرار اطلاعات و تمرکز بر ورود داده‌ها در جداول مشخص، احتمال بروز اشتباهات انسانی کاهش یافته و صحت اطلاعات اسناد افزایش می‌یابد.
- تسهیل فرایند جستجو و گزارش‌گیری: ورود اطلاعات به صورت ساختاریافته در جداول، امکان جستجو و گزارش‌گیری دقیق و سریع را برای مراجع ذی‌صلاح فراهم می‌سازد.
- رفع ابهامات و اختلافات حقوقی: با یکسان‌سازی نحوه درج اطلاعات و جلوگیری از مغایرت بین بخش‌های مختلف سند، از بروز ابهامات و اختلافات حقوقی پیشگیری شده و اعتبار اسناد رسمی تقویت می‌گردد.
- ارتقای کارایی و سرعت عمل: با مشخص شدن محل صحیح ورود اطلاعات، فرایند تنظیم اسناد برای دفاتر اسناد رسمی روان‌تر و سریع‌تر انجام خواهد شد.
نتیجه‌گیری
بخشنامه اخیر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، گامی مهم در جهت ارتقای کیفیت و دقت در تنظیم اسناد رسمی محسوب می‌شود. رعایت مفاد این بخشنامه برای تمامی دفاتر اسناد رسمی الزامی بوده و انتظار می‌رود با اجرای صحیح آن، شاهد بهبود چشمگیر در فرایندهای مربوط به ثبت و تنظیم اسناد باشیم. از تمامی سردفتران و دفتریاران محترم تقاضا می‌شود با مطالعه دقیق این بخشنامه، نسبت به اجرای کامل و صحیح آن اهتمام ورزند.
نسخه کامل متن رسمی:
شماره: ۹۲/۱۸۹۶۴۰
تاریخ: ۹۲/۱۱/۷
از: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
به: جناب آقای دشتی اردکانی، رئيس محترم هیأت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران
با سلام؛
احتراماً برابر گزارش‌های رسیده، برخی از دفاتر اسناد رسمی هنگام تنظیم اسناد علاوه بر درج اطلاعات متعاملین و موضوع سند در جداول مربوط، در قسمت «شرایط و متون حقوقی» سند نیز بعضی از اقلام مذکور را تکرار می نمایند . با توجه به اینکه اطلاعات وارد شده در این قسمت قابلیت کنترل، جستجو و گزارش گیری ندارد و به علاوه در صورت بروز اختلاف بین اطلاعات مندرج در جداول مربوط و متن سند، اشکالات حقوقی جدی بروز خواهد کرد، لذا ضرورت دارد به طریق مقتضی به کلیه دفاتر اسناد رسمی اطلاع رسانی شود که:
اولاً، مشخصات هر یک از متعاملین، وکلا یا نمایندگان قانونی آنها و اطلاعات مربوط به مورد معامله و اموال موضوع وکالت و مانند آن را فقط در جداول و فیلدهای مربوط وارد نمایند و از تکرار اسامی و سایر مشخصات در قسمت «شرایط و متون حقوقی» جداً پرهیز نمایند.
ثانیاً؛ در مورد اسناد رهنی بانکها و موسسات مالی و اعتباری نیز به همین نحو عمل شود و چنانچه درج شرایطی در این گونه اسناد مورد توافق متعاملین باشد، تحریر آن در قسمت «شرایط و متون حقوقی» بدون ذکر اقلام اطلاعاتی مورد معامله باشد و در صورت نیاز، با استفاده از ضمایر و عبارات مناسب به قسمت اطلاعات مندرج در جداول مربوط ارجاع داده شود.
محمد مهدی انجم شعاع، معاون امور اسناد
سوالات متداول:
سوال 1: آیا این بخشنامه شامل تمامی اسناد رسمی می‌شود؟
پاسخ: بله، این بخشنامه برای تمامی دفاتر اسناد رسمی و تمامی انواع اسناد رسمی (از جمله اسناد رهنی بانکها و موسسات مالی) لازم‌الاجرا است.
سوال 2: اگر در سند رسمی تنظیم‌شده قبل از این بخشنامه، اطلاعات به صورت تکراری درج شده باشد، چه باید کرد؟
پاسخ: بخشنامه جدید ناظر بر تنظیم اسناد از تاریخ صدور به بعد است. در خصوص اسناد تنظیم‌شده قبل از این تاریخ، نیازی به اصلاح نیست، اما رعایت مفاد بخشنامه در تنظیم اسناد جدید الزامی است.
سوال 3: منظور از «جداول مربوط» و «قسمت «شرایط و متون حقوقی»» در سند رسمی چیست؟
پاسخ: در ساختار سند رسمی، بخش‌هایی به صورت جدول برای ورود اطلاعات ساختاریافته (مانند مشخصات متعاملین و مورد معامله) و بخشی با عنوان «شرایط و متون حقوقی» برای درج توضیحات و شروط تکمیلی در نظر گرفته شده است. بخشنامه تاکید دارد که اطلاعات ساختاریافته فقط در جداول درج شوند و از تکرار آنها در بخش متون حقوقی خودداری گردد.
«آیا سوال دیگری در مورد این بخشنامه دارید؟ سوالات خود را در بخش دیدگاه‌ها با ما در میان بگذارید.»
«برای مطالعه سایر بخشنامه‌ها و اطلاعیه‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، به بخش «بخشنامه‌های ثبتی» وب‌سایت محضرچی مراجعه نمایید.»
