تسهیل فرآیند ثبت سند: رفع خودکار محدودیت قولنامه در سامانه ثبت آنی
با لازم‌الاجرا شدن «قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول»، تنظیم اسناد رسمی «تعهد به بیع» یا همان «قولنامه» در دفاتر اسناد رسمی به یکی از ابزارهای مهم برای تضمین حقوق طرفین در معاملات تبدیل شده است. این سند، با اینکه امنیت معامله را در فاصله زمانی بین توافق اولیه تا انتقال قطعی افزایش می‌دهد، اما یک چالش عملی به همراه داشت: ثبت این سند، یک «محدودیت» در سوابق ثبتی ملک ایجاد می‌کرد که نشان‌دهنده تعهد مالک به فروش ملک به شخص معین بود. رفع این محدودیت پس از تنظیم سند قطعی، نیازمند طی مراحل اداری و سیستمی بود. حال، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با صدور بخشنامه‌ای جدید، گامی بلند در جهت ساده‌سازی و هوشمندسازی این فرآیند برداشته است تا این محدودیت به صورت خودکار و بدون نیاز به اقدام اضافی، رفع گردد.
سند تعهد به بیع (قولنامه) و مشکل محدودیت در سند مالکیت
بر اساس ماده ۲ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول، دفاتر اسناد رسمی مکلفند به درخواست طرفین، اسنادی مانند تعهد به بیع (قولنامه) را تنظیم و ثبت نمایند. این سند به خریدار اطمینان می‌دهد که فروشنده نمی‌تواند ملک را به شخص دیگری بفروشد. برای تضمین این حق، پس از ثبت سند قولنامه، این موضوع به عنوان یک «محدودیت» در دفتر املاک و سوابق ثبتی ملک درج می‌شود. مشکل از اینجا آغاز می‌شد که پس از انجام کامل معامله و تنظیم سند انتقال قطعی به نام همان خریدار، این محدودیت باید به صورت دستی یا با طی مراحل اداری از سوابق ملک پاک می‌شد و گاهی اثر آن در توضیحات سند مالکیت جدید نیز باقی می‌ماند که موجب سردرگمی و نگرانی مالکین می‌گردید.
راهکار جدید سازمان ثبت: هوشمندسازی فرآیند رفع محدودیت
بخشنامه جدید به شماره ۱۴۰۴/۴۸۶۳۱ که توسط مدیرکل امور اسناد و سردفتران صادر شده، راهکاری فناورانه و هوشمند برای این مشکل ارائه می‌دهد. بر اساس این بخشنامه، دفتر توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیک سازمان ثبت موظف شده است تا «سامانه ثبت آنی» و «سامانه جامع املاک و کاداستر» را به نحوی اصلاح کند که فرآیند رفع محدودیت به صورت خودکار انجام پذیرد.
فرآیند هوشمند رفع محدودیت چگونه عمل خواهد کرد؟
مطابق دستورالعمل صادر شده، فرآیند جدید به شرح زیر خواهد بود:
- دفتر اسناد رسمی اقدام به تنظیم سند انتقال قطعی غیرمنقول برای ملکی می‌کند که قبلاً برای آن سند قولنامه ثبت شده است.
- سامانه ثبت آنی، متعاملین (خریدار و فروشنده) سند قطعی را با متعاملین سند قولنامه تطبیق می‌دهد.
- در صورت تطابق، سامانه به صورت هوشمند و خودکار، محدودیت ثبت شده مربوط به سند قولنامه را از سوابق ملک رفع می‌کند.
- شماره و تاریخ سند انتقال قطعی، به عنوان مجوز سیستمی برای رفع آن محدودیت در نظر گرفته می‌شود.
- نکته مهم: در سند مالکیت جدیدی که بر اساس این انتقال قطعی صادر می‌شود، دیگر هیچ اشاره‌ای به محدودیت ناشی از قولنامه قبلی نخواهد شد و سند مالکیت پاک و بدون این قید صادر می‌گردد.
اهمیت این بخشنامه برای طرفین معامله و دفاتر اسناد رسمی
این اقدام سازمان ثبت دارای مزایای متعددی است:
- کاهش بوروکراسی و مراحل اداری: دیگر نیازی به درخواست جداگانه برای رفع محدودیت نیست و همه چیز به صورت سیستمی انجام می‌شود.
- افزایش سرعت: فرآیند ثبت و صدور سند مالکیت نهایی تسریع می‌یابد.
- کاهش خطا: با خودکارسازی فرآیند، احتمال خطای انسانی در عدم رفع محدودیت از بین می‌رود.
- شفافیت و پاک بودن اسناد مالکیت: مالکین جدید، سند مالکیتی دریافت می‌کنند که فاقد هرگونه قید و توضیح اضافی در مورد معاملات قبلی است و این امر از نگرانی‌های آینده جلوگیری می‌کند.
- تسهیل امور دفاتر اسناد رسمی: سردفتران و کارکنان دفاتر نیز از پیگیری‌های بعدی برای رفع محدودیت آسوده می‌شوند.
مبنای قانونی و هزینه تنظیم سند قولنامه
لازم به ذکر است که بر اساس ماده ۲ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول، هزینه تنظیم سند قولنامه (تعهد به بیع) بر مبنای «ارزش معاملاتی» املاک (موضوع ماده ۶۴ قانون مالیات‌های مستقیم) محاسبه می‌شود که معمولاً مبلغی بسیار کمتر از قیمت واقعی معامله است. این امر، تنظیم این سند را برای طرفین معامله مقرون‌به‌صرفه می‌سازد تا بتوانند با هزینه‌ای اندک، از مزایای حقوقی و تضمینی آن بهره‌مند شوند.
متن کامل بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۴۸۶۳۱ سازمان ثبت
شماره: ۱۴۰۴/۴۸۶۳۱
تاریخ: ۱۴۰۴/۰۳/۱۲
پیوست: دارد
جناب آقای افخمی عمودیزج مدیر کل محترم ثبت اسناد و املاک استان تهران
موضوع: سند قولنامه
با سلام و احترام
عطف به نامه شماره ۱۰۱/۱۴۰۴/۱۷۳۳۱ – ۱۴۰۴/۲/۲۰؛ در مورد سند قولنامه و رفع محدودیت پس از تنظیم سند انتقال، به موجب نامه شماره ۱۴۰۴/۱۶۱۰۷ – ۱۴۰۴/۱/۳۱ مدیر کل محترم امور املاک به دفتر محترم توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیک اعلام گردیده:
“سامانه ثبت آنی و سامانه جامع املاک و کاداستر به نحوی طراحی گردد که در زمان تنظیم سند انتقال قطعی غیر منقول مرتبط با سند تعهد به بیع یا سند قولنامه تنظیمی (که اینگونه اسناد به عنوان محدودیت در دفتر محدودیت ثبت شده است)، پس از ارتباط متعاملین با سند قولنامه و سهام آنها با سند قطعی غیر منقول، به صورت هوشمند نسبت به رفع محدودیت سند قولنامه به طوری که شماره و تاریخ سند انتقال قطعی غیر منقول به عنوان شماره و تاریخ مجوز رفع محدودیت مد نظر قرار گیرد، اقدام لازم معمول و دیگر در سند مالکیت مستند به سند انتقال غیر قطعی از درج محدودیت مذکور خودداری گردد.”
سید عبدالعزیز الیاسی
مدیر کل امور اسناد و سردفتران
رونوشت:
– جناب آقای روشنی مسئول محترم امور دفتر توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیک جهت استحضار و اقدام لازم.
– جناب آقای مرادی مدیر کل محترم امور املاک جهت استحضار.
– مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استانها جهت استحضار.
– جناب آقای خندانی رئیس محترم کانون سردفتران و دفتریاران جهت استحضار و اقدام لازم.
شناسه نامه: ۷۵۶۴۴۵۳
www.ssaa.ir
نتیجه‌گیری
بخشنامه هوشمندسازی رفع محدودیت اسناد قولنامه، نمونه‌ای موفق از به‌کارگیری فناوری در جهت تسهیل و بهینه‌سازی فرآیندهای ثبتی است. این اقدام مثبت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، با حذف مراحل دست‌وپاگیر و خودکارسازی رویه‌ها، نه تنها به تسریع در انجام امور مردم و کاهش بوروکراسی کمک می‌کند، بلکه با افزایش دقت و شفافیت، به تقویت امنیت حقوقی و روانی در بازار معاملات املاک و مستغلات نیز می‌انجامد.
نظر شما در مورد این اقدام سازمان ثبت برای هوشمندسازی و تسهیل خدمات ثبتی چیست؟ تجربیات و دیدگاه‌های خود را در بخش نظرات با ما و سایر کاربران محترم محضرچی در میان بگذارید.
