سازمان ثبت اسناد و املاک کشور طی بخشنامه‌ای به تاریخ ۱۴۰۴/۰۳/۱۹، رویه واحدی را برای تکمیل «فرم بهره‌برداری از دفتر الکترونیک» توسط سردفتران، به‌ویژه سردفتران جدیدالانتصاب، تشریح و ابلاغ کرد. این راهنما با هدف پیشگیری از اشتباهات رایج و مکاتبات زائد، به تفکیک دفاتر جدیدالتاسیس و دفاتر بلاتصدی (دارای سابقه)، نحوه صحیح ورود شماره ترتیب اسناد را به صورت دقیق توضیح می‌دهد.
راهنمای تکمیل فرم بهره‌برداری از دفتر الکترونیک برای سردفتران جدید
جلوگیری از خطا در شماره ترتیب اسناد: دستورالعمل جدید سازمان ثبت برای دفتر الکترونیک
مقدمه: با حرکت نظام ثبتی کشور به سوی الکترونیکی شدن کامل خدمات، جایگزینی دفاتر دست‌نویس با دفاتر الکترونیک یکی از مهم‌ترین تحولات بوده است. راه‌اندازی این دفاتر، به‌ویژه برای سردفتران جدید، نیازمند دقت در تنظیمات اولیه است. یکی از حساس‌ترین مراحل، تکمیل «فرم بهره‌برداری از دفتر الکترونیک» و تعیین تکلیف شماره ترتیب اسناد است تا تسلسل سوابق ثبتی به درستی حفظ شود. بروز اشتباه در این مرحله می‌تواند منجر به مشکلات اداری و مکاتبات متعدد برای اصلاح گردد. به همین منظور، مدیرکل امور اسناد و سردفتران با صدور بخشنامه‌ای جدید، دستورالعملی شفاف و گام‌به‌گام برای این موضوع ارائه کرده است.
هدف بخشنامه: وحدت رویه و پیشگیری از اشتباه در راه‌اندازی دفتر الکترونیک
این بخشنامه با استناد به بخشنامه پیشین به شماره ۱۴۰۱/۱۰۳۶۹۹ و با توجه به صدور ابلاغ‌های سردفتران جدید، با دو هدف اصلی صادر شده است:
- ایجاد وحدت رویه: ارائه یک دستورالعمل یکسان برای تمام دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق در سراسر کشور.
- پیشگیری از مکاتبات زائد: جلوگیری از بروز اشتباهات رایج در تکمیل فرم بهره‌برداری و در نتیجه، کاهش نیاز به مکاتبات اداری برای اصلاح این اشتباهات.
این بخشنامه به طور مشخص دو سناریوی متفاوت را پوشش می‌دهد.
دستورالعمل برای دفاتر بلاتصدی (دفاتری که سابقه قبلی دارند)
سردفترانی که شماره یک دفترخانه بلاتصدی (دفترخانه‌ای که قبلاً فعال بوده و سردفتر آن به هر دلیلی دیگر در آنجا فعالیت ندارد) به آنها اختصاص یافته است، مکلفند موارد زیر را در راه‌اندازی دفتر الکترونیک رعایت کنند:
- حفظ تسلسل شماره‌ها: سردفتر جدید باید ادامه دهنده شماره ترتیب سوابق سردفتر قبلی باشد.
- تکمیل فرم بهره‌برداری: اولین سند تنظیمی در دفتر الکترونیک باید شماره‌ای یک عدد بالاتر از آخرین شماره ثبت شده در دفتر دست‌نویس سردفتر قبلی داشته باشد.
نکته فنی بسیار مهم برای دفاتر بلاتصدی:
در فرم بهره‌برداری، فیلد «آخرین شماره ترتیب ثبت شده در دفتر دست‌نویس» غیرقابل ویرایش است. بنابراین، سردفتر باید:
- عدد صحیح را (که یک شماره بعد از آخرین سند دفتر دست‌نویس است) در فیلد «اولین شماره ترتیب ثبت در دفتر الکترونیک» وارد نماید.
- پس از این اقدام، سیستم به صورت خودکار، عدد قبلی آن را در فیلد غیرقابل ویرایش «آخرین شماره ترتیب ثبت شده در دفتر دست‌نویس» درج خواهد کرد.
دستورالعمل برای دفاتر جدیدالتاسیس (بدون سابقه قبلی)
دفاتری که به صورت کاملاً جدید تأسیس شده‌اند و هیچ‌گونه سابقه ثبت سند (نه در دفتر دست‌نویس و نه در دفتر الکترونیک سردفتر قبلی) ندارند، باید به شرح زیر عمل کنند:
- در فرم بهره‌برداری، فیلد «اولین شماره ترتیب ثبت در دفتر الکترونیک» باید عدد ۱ باشد.
- فیلد «آخرین شماره ترتیب ثبت شده در دفتر دست‌نویس» باید عدد ۰ باشد.
- سردفتران محترم باید از تغییر این اعداد که به صورت پیش‌فرض توسط سامانه تنظیم شده‌اند، خودداری نمایند.
نکته مهم برای دفاتر جدیدالتاسیس: پیش‌فرض سامانه
بخشنامه تأکید می‌کند که پیش‌فرض سامانه برای دفاتر جدید التاسیس، به درستی تنظیم شده است (آخرین شماره دست‌نویس: ۰ و اولین شماره الکترونیک: ۱). بنابراین، کافی است سردفتر این مقادیر را تغییر ندهد.
مستندات و شیوه‌نامه‌های مرتبط با دفتر الکترونیک
در انتهای بخشنامه یادآوری شده است که منظور از «دفتر الکترونیک»، همان است که در شیوه‌نامه‌های زیر تعریف و تبیین شده است:
- شیوه‌نامه دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی (شماره ۹۵/۱۰۵۷۵۸ مورخ ۱۳۹۵/۵/۲۳)
- شیوه‌نامه دفتر الکترونیک طلاق (شماره ۹۷/۲۰۵۸۷۳ مورخ ۱۳۹۷/۱۰/۱۲)
- شیوه‌نامه دفتر الکترونیک ازدواج (موضوع بخشنامه شماره ۱۴۰۰/۱۲۶۱۶۱ مورخ ۱۴۰۰/۷/۱۸)
متن کامل بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۵۲۹۷۲
به: مدیر کل محترم ثبت اسناد و املاک استان ………..
موضوع: تکمیل فرم بهره‌برداری از دفتر الکترونیک
شماره: ۱۴۰۴/۵۲۹۷۲ (شماره در اصل نامه ۱۲۰۲/۵۲۹۷۲ درج شده است)
تاریخ: ۱۴۰۴/۰۳/۱۹
پیوست: نداردبا سلام و احترام،
پیرو بخشنامه شماره ۱۴۰۱/۱۰۳۶۹۹ – ۱۴۰۱/۶/۷، با توجه به صدور ابلاغ‌های سردفتران جدیدالانتصاب، جهت اتخاذ وحدت رویه و پیشگیری از مکاتبات زائد در اصلاح اشتباهات در تکمیل فرم بهره‌برداری از دفتر الکترونیک، به شرح زیر اقدام گردد:
۱) سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق که شماره دفتر بلاتصدی به آنها اختصاص یافته، مکلفند در راه‌اندازی فرم بهره‌برداری از دفتر الکترونیک، تسلسل شماره ترتیب سوابق دفتر بلاتصدی (سردفتر قبلی) را رعایت و از ادامه آخرین شماره ترتیب سوابق دفتر بلاتصدی، اقدام به تکمیل فرم مذکور نمایند.
نکته: با توجه به این که فیلد «آخرین شماره ترتیب ثبت شده در دفتر دست‌نویس» قابل ویرایش نمی‌باشد، سردفتر باید در فیلد «اولین شماره ترتیب ثبت در دفتر الکترونیک» عدد مربوطه را که یک شماره بعد از آخرین شماره ترتیب ثبت شده در دفتر دست‌نویس می‌باشد و به اولین سند تنظیمی در دفتر الکترونیک اختصاص خواهد یافت را وارد کند. متعاقباً آخرین شماره ترتیب توسط سیستم در فیلد «آخرین شماره ترتیب ثبت شده در دفتر دست‌نویس» درج خواهد شد.
۲) چنانچه دفتر جدیدالتاسیس است (فاقد سابقه ثبت سند در دفتر دست‌نویس و دفتر الکترونیک سردفتر قبلی می‌باشد)، اولین شماره ترتیب ثبت در دفتر الکترونیک در فیلد مربوطه در فرم بهره‌برداری باید عدد یک و آخرین شماره ترتیب ثبت شده در دفتر دست‌نویس باید عدد صفر باشد. لذا سردفتر از تغییر اعداد مذکور خودداری نماید.
نکته: پیش‌فرض سامانه در فرم بهره‌برداری از دفتر الکترونیک به شرح زیر است: «آخرین شماره ترتیب ثبت شده در دفتر دست‌نویس» عدد صفر و «اولین شماره ترتیب ثبت شده در دفتر الکترونیک» عدد یک.
توجه: منظور از دفتر الکترونیک، موضوع شیوه‌نامه‌های دفتر الکترونیک شماره ۹۵/۱۰۵۷۵۸ – ۱۳۹۵/۵/۲۳ (سردفتر اسناد رسمی)، ۹۷/۲۰۵۸۷۳ – ۱۳۹۷/۱۰/۱۲ (دفتر طلاق) و شیوه‌نامه دفتر الکترونیک ازدواج موضوع بخشنامه شماره ۱۴۰۰/۱۲۶۱۶۱ – ۱۴۰۰/۷/۱۸ می‌باشد.
سید عبدالعزیز الیاسی
مدیر کل امور اسناد و سردفترانرونوشت:
– جناب آقای روشنی مسئول محترم امور دفتر توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیک: پیرو نامه شماره ۱۴۰۳/۹۷۶۳۸ – ۱۴۰۳/۵/۳۱ جهت استحضار و پیشگیری از اشتباه سردفتران در تکمیل فرم بهره‌برداری از دفتر الکترونیک، تبعات آن و تعاطی مکاتبات، دستور فرمایید در اسرع وقت اقدام لازم معمول و نتیجه را به این اداره کل اعلام نمایند.شناسه نامه: ۷۵۶۵۵۸۰
www.ssaa.ir
نتیجه‌گیری
بخشنامه اخیر سازمان ثبت، یک راهنمای شفاف و ضروری برای یکی از اولین و مهم‌ترین اقدامات سردفتران در آغاز به کار دفترخانه الکترونیک است. رعایت دقیق این دستورالعمل ساده، از بروز اشتباهاتی که می‌تواند منجر به ناهماهنگی در سوابق ثبتی و درگیری در فرآیندهای اداری زمان‌بر شود، جلوگیری می‌کند. توجه به تفاوت میان دفاتر «جدیدالتاسیس» و «بلاتصدی» و عمل به نکات فنی ذکر شده در خصوص نحوه ورود اطلاعات در سامانه، کلید راه‌اندازی صحیح و بدون دردسر دفتر الکترونیک است.
اولین شماره سند الکترونیک شما باید یک عدد بالاتر از آخرین شماره‌ای باشد که در دفتر دست‌نویس سردفتر قبلی آن دفترخانه ثبت شده است. برای مثال، اگر آخرین شماره ثبت شده در دفتر دست‌نویس ۱۲۵۰ بوده، شما باید کار خود را با شماره ۱۲۵۱ در دفتر الکترونیک آغاز کنید.
این موضوع طبیعی است. شما نباید این فیلد را ویرایش کنید. کافی است شماره شروع به کار خود را (که یک عدد بعد از آخرین شماره دست‌نویس است) در فیلد «اولین شماره ترتیب ثبت در دفتر الکترونیک» وارد نمایید. پس از این کار، سیستم به صورت خودکار عدد قبلی را در فیلد قفل شده نمایش خواهد داد.
برای دفاتر کاملاً جدید، «اولین شماره ترتیب ثبت در دفتر الکترونیک» باید عدد ۱ و «آخرین شماره ترتیب ثبت شده در دفتر دست‌نویس» باید عدد ۰ باشد. این مقادیر به صورت پیش‌فرض در سامانه قرار دارند و شما نباید آنها را تغییر دهید.
بله، در متن بخشنامه به صراحت ذکر شده که این دستورالعمل برای «سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق» لازم‌الاجراست.
حفظ تسلسل و توالی شماره‌ها برای یکپارچگی، اعتبار و قابلیت استناد سوابق ثبتی یک دفترخانه ضروری است. هرگونه خلل یا شماره‌گذاری تکراری و اشتباه می‌تواند اعتبار اسناد را زیر سوال برده و مشکلات حقوقی و بایگانی فراوانی ایجاد کند.
سردفتران محترم، تجربیات و سوالات خود را در خصوص راه‌اندازی و تکمیل فرم بهره‌برداری از دفتر الکترونیک با ما و سایر همکاران در بخش نظرات در میان بگذارید.
2 دیدگاه. Leave new
با سلام عرض ادب . دفتر ثبت ازدواج و طلاق صرفا با ارسال یک اظهارنامه توسط کارمند دفتر که یک اخطاریه حضور فاقد مهر و امضا و شماره ثبت دفتر و مهلت یک هفته ای برای اجرای دادنامه طلاق. در پی عدم حضور زوج اقدام به ثبت طلاق نموده و اکنون یک ماه هست به زوج واقعه ثبت طلاق ابلاغ نشده . ایا اخطاریه فاقد مهر و امضا. توسط اظهار نامه ارسال شده از دفاتر خدمات قضایی توسط کارمند دفتر خانه ارزش قانونی دارد . با سپاس
جناب آقای شهاب،
با سلام؛ سوال حقوقی بسیار مهمی را مطرح کردید.
اقدام شما: شما باید فوراً با یک وکیل متخصص در امور خانواده مشورت نمایید. شما می‌توانید با استناد به همین ایرادات (اخطاریه ناقص و عدم ابلاغ رسمی واقعه طلاق) دادخواستی مبنی بر «اعلام بطلان واقعه طلاق» را در دادگاه خانواده مطرح کنید. لطفاً در این خصوص سریعاً اقدام نمایید.