اهمیت تنظیم صحیح اقاله نامه
آیا می‌دانید چگونه یک معامله ثبت شده را به صورت قانونی و با رضایت طرفین برهم بزنید؟ اقاله یا تفاسخ، راهکار قانونی برای انحلال قراردادها با توافق دوجانبه است.
رای وحدت رویه ردیف ۶۴ کانون سردفتران و دفتریاران، پیش از تصویب آیین‌نامه جدید، رویه مشخصی را برای این کار تعیین کرده بود. هرچند با تصویب آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در سال ۱۳۹۹، ماده ۴۴ جایگزین بخش‌هایی از رویه قبلی شده است، اما درک مفاد این رای و ارتباط آن با قوانین فعلی، همچنان برای تنظیم صحیح سند اقاله و جلوگیری از مشکلات حقوقی بعدی، برای متعاملین و سردفتران، ضروری است.
در این مطلب، به تفصیل به بررسی نحوه تنظیم اقاله نامه می‌پردازیم.
اقاله به زبان ساده یعنی چه؟
اقاله در اصطلاح حقوقی به معنای برهم زدن معامله با رضایت و توافق طرفین آن معامله است.
فرض کنید شما خانه‌ای را فروخته‌اید و خریدار نیز آن را خریده است، اما پس از مدتی هر دو طرف به هر دلیلی تصمیم می‌گیرید که معامله را فسخ کنید.
در این حالت، با تنظیم سند اقاله، می‌توانید به صورت قانونی اثرات قرارداد اولیه (خرید و فروش خانه) را از بین ببرید، گویی که از ابتدا چنین معامله‌ای رخ نداده است (البته با رعایت شرایط قانونی).
رویه تنظیم اقاله طبق رای وحدت رویه ردیف ۶۴ (شرایط قبل از آیین‌نامه ۱۳۹۹)
رای وحدت رویه ردیف ۶۴ کانون سردفتران و دفتریاران، پیش از اصلاحات سال ۱۳۹۹، نحوه عمل دفاتر اسناد رسمی در زمان تنظیم سند اقاله را مشخص می‌کرد. این رای دو حالت کلی را پیش‌بینی کرده بود:
الف) اقاله در دفترخانه تنظیم کننده سند اصلی
اگر طرفین معامله برای اقاله به همان دفترخانه‌ای مراجعه می‌کردند که سند اولیه معامله را تنظیم کرده بود، سردفتر طبق بند (ب) ماده (۲۳) آیین‌نامه سابق دفاتر اسناد رسمی (مصوب ۱۳۱۷)، باید:
- مراتب اقاله را در ستون ملاحظات ثبت مربوط به سند اولیه قید می‌کرد.
- مراتب را در حاشیه سند اولیه نیز درج می‌نمود.
- اطلاعنامه فسخ (اقاله) را با استناد به ماده ۱۰۴ آیین‌نامه قانون ثبت و بندهای ۷۵ و ۱۰۲ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی (که البته این بندها بعداً اصلاح یا نسخ شدند)، به اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک اعلام می‌کرد.
ب) اقاله در دفترخانه‌ای دیگر
چنانچه طرفین به دفترخانه دیگری (غیر از دفتر تنظیم کننده سند اصلی) مراجعه می‌کردند، آن دفترخانه پس از تنظیم سند اقاله، موظف بود:
- موضوع تنظیم سند اقاله را به دفترخانه تنظیم کننده سند اولیه اطلاع دهد.
- موضوع را به اداره ثبت اسناد و املاک مربوطه نیز اعلام نماید.
این رویه مطابق بند (۲) بخشنامه شماره ۱۸/۵۰۰۱ مورخ ۱۳۸۱/۱/۳۱ کانون سردفتران و دفتریاران بود که به تأیید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز رسیده بود.
نکته مهم: با تصویب آیین‌نامه جدید قانون دفاتر اسناد رسمی در سال ۱۳۹۹، ماده ۴۴ این آیین‌نامه جایگزین رویه‌های اجرایی ذکر شده در رای ردیف ۶۴ شد. بنابراین، امروزه دفاتر اسناد رسمی باید طبق ماده ۴۴ عمل کنند.
قانون جدید چه می‌گوید؟ ماده ۴۴ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی (مصوب ۱۳۹۹)
ماده ۴۴ آیین‌نامه جدید، تکلیف سردفتران را در خصوص اقاله و فسخ معاملات به صورت شفاف و به‌روز مشخص کرده است. این ماده تفاوتی بین تنظیم اقاله در دفترخانه اول یا دفترخانه‌ای دیگر قائل نشده و رویه یکسانی را بیان می‌کند:
الف) فسخ یک‌طرفه (اعمال حق خیار)
اگر یکی از طرفین معامله، به استناد حقی که در قرارداد برای او پیش‌بینی شده (حق خیار فسخ)، بخواهد معامله را یک‌طرفه فسخ کند:
- باید به دفتر اسناد رسمی مراجعه کند.
- سردفتر پس از بررسی سند و احراز وجود حق فسخ برای متقاضی، سند فسخ را تنظیم می‌کند.
- سند به امضای فسخ‌کننده می‌رسد و اثر انگشت وی نیز اخذ می‌شود.
- سردفتر مراتب را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد تأیید نهایی می‌کند.
- نسخه‌ای از سند فسخ برای اقدامات بعدی به اداره ثبت محل ارسال می‌شود.
ب) اقاله دوجانبه (توافق طرفین)
اگر هر دو طرف معامله با هم توافق کنند که معامله را برهم بزنند (اقاله):
- باید با هم به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند.
- سردفتر سند اقاله را تنظیم می‌کند.
- مراتب اقاله در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک مربوط به سند اولیه ثبت می‌شود.
- سند اقاله به امضای هر دو طرف معامله می‌رسد و اثر انگشت آنها نیز ثبت می‌شود.
- سردفتر مراتب را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد تأیید نهایی می‌کند.
- نسخه‌ای از سند اقاله برای اقدامات بعدی به اداره ثبت محل ارسال می‌شود.
همانطور که ملاحظه می‌شود، رویه جدید بر استفاده از سامانه‌های الکترونیک و ثبت دیجیتال تأکید دارد و فرآیند را یکپارچه‌تر کرده است.
نقش اداره ثبت اسناد: توضیحات ماده ۱۰۴ آیین‌نامه قانون ثبت
ماده ۱۰۴ آیین‌نامه قانون ثبت (مصوب ۱۳۱۷، با اصلاحات بعدی) همچنان به عنوان یک ماده مهم، نحوه عمل ادارات ثبت پس از دریافت اطلاعنامه فسخ یا اقاله از دفترخانه را مشخص می‌کند. اهم وظایف اداره ثبت طبق این ماده عبارتند از:
- ثبت خلاصه معامله (اعم از انتقال، فسخ یا اقاله) در دفتر املاک زیر ثبت ملک مربوطه.
- درج مراتب فسخ یا اقاله در ستون ملاحظات دفتر املاک.
- انجام اقدامات لازم برای به‌روزرسانی اطلاعات مالکیت در سوابق ثبتی و سند مالکیت.
- در صورت انتقال قسمتی از ملک یا حقوق عینی (مانند رهن)، ثبت دقیق جزئیات در دفتر املاک و سند مالکیت.
- اقدام فوری (ظرف ۲۴ ساعت) پس از وصول خلاصه معامله یا اطلاعنامه فسخ/اقاله از دفترخانه.
بنابراین، همکاری و هماهنگی بین دفتر اسناد رسمی و اداره ثبت محل برای نهایی شدن آثار حقوقی اقاله یا فسخ ضروری است.
نتیجه‌گیری: اقاله، راهکاری شفاف برای انحلال قرارداد
اقاله یک ابزار قانونی مهم برای برهم زدن معاملات با توافق طرفین است. رای وحدت رویه ردیف ۶۴ کانون سردفتران در زمان خود، گامی برای ایجاد وحدت رویه در این زمینه بود. با این حال، با تصویب ماده ۴۴ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در سال ۱۳۹۹، فرآیند تنظیم سند اقاله و فسخ در دفاتر اسناد رسمی به‌روز و شفاف‌تر شده است. سردفتران اکنون موظفند طبق این ماده عمل کرده و از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد، مراحل را انجام دهند. همچنین، اطلاع‌رسانی به اداره ثبت محل طبق تشریفات ماده ۱۰۴ آیین‌نامه قانون ثبت، برای تکمیل فرآیند و ثبت نهایی آثار اقاله در سوابق ملکی، همچنان الزامی است. آگاهی از این قوانین و رویه‌ها هم برای طرفین معامله و هم برای دست‌اندرکاران دفاتر اسناد رسمی، حیاتی است.
سوالات متداول
نسخه کامل متن رسمی رای وحدت رویه ردیف ۶۴ و مواد مرتبط
رای وحدت رویه ردیف ۶۴ کانون سردفتران و دفتریاران:
چنانچه اقاله در دفترخانه تنظیم کننده سند معامله صورت پذیرد مراتب اقاله با توجه به بند (ب) ماده (۲۳) آئین نامه دفاتر اسناد رسمی (مصوب سال ۱۳۱۷) در ملاحظات ثبت مربوطه و در حاشیه سند قید و اطلاعنامه فسخ با عنایت به ماده ۱۰۴ آئین نامه قانون ثبت و بندهای ۷۵ و ۱۰۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی به ثبت محل اعلام می گردد لكن چنانچه اقاله در دفتر خانه دیگری صورت پذیرد این دفترخانه پس از تنظیم سند اقاله موضوع را به دفترخانه تنظیم کننده سند و ثبت مربوطه اعلام می دارد.
(بند (۲) بخشنامه شماره ۱۸/ ۵۰۰۱ مورخ ۱۳۸۱/ ۱ / ۳۱ کانون سردفتران و دفتریاران مورد تأیید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور طبق نامه های شماره ۳۴/۱۳۷۰۳ – ۸۰ / ۱۲ / ۷ و شماره ۳۴/ ۲۴۹ – ۸۱/ ۱ / ۱۸ اداره کل امور اسناد و سردفتران).
ماده ۴۴ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی (مصوب ۱۳۹۹/۱۲/۲۸):
ماده ۴۴ – سر دفتر در مورد اقاله و فسخ معاملات باید به نحو زیر عمل کند:
الف – در صورتی که یکی از متعاملین متقاضی اعمال حق خیار فسخ خود باشد سر دفتر پس از رؤیت سند و احراز حق مزبور نسبت به تنظیم سند فسخ اقدام و به امضا فسخ کننده رسانده و پس از اخذ اثر انگشت وی آن را در سامانه تأیید نموده و سند فسخ را به اداره ثبت محل ارسال نماید.
ب – در صورتی که متعاملین به منظور اقاله معامله خود در دفترخانه حاضر شوند سردفتر باید پس از تنظیم سند و ثبت اقاله در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک مراتب را به امضای متعاملین رسانده و پس از ثبت اثر انگشت آنها در سامانه آن را تأیید نموده و سند اقاله را به اداره ثبت محل ارسال نماید.
ماده ۱۰۴ آئین نامه قانون ثبت (مصوب ۱۷ آبان ۱۳۱۷ با اصلاحات بعدی):
در موقع انتقال تمام یا قسمتی از ملک ثبت شده و یا واگذاری حقی نسبت به عین ملک سند معامله در دفتر اسناد رسمی ثبت و خلاصه آن در دفتر املاک زیر ثبت ملک به طریق آتی ثبت می‌شود:
۱- در مورد انتقال قطعی تمام ملک باید خلاصه انتقال را مطابق معمول در زیر ثبت ملک ثبت و خروج آن را از ملکیت مالک اولی نیز با مرکب قرمز و در ملاحظات دفتر املاک قید نمایند.
۲- اگر انتقال راجع به قسمتی از ملک مفروز یا مشاعاً باشد خروج آن را از ملکیت مالک اولی به نحوی که به منزله ذکر خلاصه معامله نیز محسوب شود با مرکب قرمز در زیر ثبت ملک یا در ستون ملاحظات به این شرح (یک دانگ مشاع یا دو دانگ مفروز یا دو هزار گز از ملک بالا را آقای مالک به موجب سند شماره … به آقای ….. منتقل کرده و در صفحه …….. این دفتر یا دفتر متمم شماره …….. ثبت و از ملکیت مالک بالا خارج گردید) قید و سپس مورد انتقال را اگر مشاع است به نحو ثبت املاک مشاعه و اگر مفروز است به طوری که ملک مستقل با تمام مشخصات و حدود و بها و حقوق در صفحه معینی از دفتر اصلی یا متمم ثبت و در ملاحظات ثبت آن یادداشت نمایند که اصل ملک در صفحه ثبت شده یا مورد ثبت از ملک شماره ……….. که در صفحه …………. ثبت شده افراز شده است.
هرگاه نسبت به هر یک از دو قسمت املاک بالا انتقالاتی به طور شرطی و رهنی یا قطعی واقع شود به وفق معمول سابق خلاصه آن را در زیر ثبت ملک ثبت و فسخ و فک را نیز در موقع خود در مقابل همان قسمت در ستون ملاحظات دفتر یادداشت نمایند و به همین طریق خلاصه کلیه معاملات راجعه به عین ملک مزبور در دفتر املاک به ترتیب تاریخ زیر یکدیگر ثبت خواهد شد.
در موارد بالا سر دفتر خلاصه معامله را در برگ مخصوص که برای این کار تهیه شده نوشته و به دفتر املاک حوزه ثبت ملک ارسال می‌دارد. خلاصه مذکور علاوه بر امضاء متعاملین باید به امضاء سردفتر و نماینده ثبت (چنانچه نماینده داشته باشد) رسیده باشد.
مسئول دفتر املاک باید خلاصه مذکور فوق را فوراً به طوری که در بالا مقرر است در زیر ثبت ملک قید نموده و به امضاء مدیر ثبت برساند.
در موقع فسخ معاملات نیز باید سر دفتر لاشه سند باطل شده و آگهی فسخ را به اداره ثبت بفرستد تا در ملاحظات دفتر املاک قید شود. متصدیان مربوطه ثبت املاک مکلفند پس از وصول خلاصه معامله از دفترخانه در ظرف ۲۴ ساعت آن را در دفتر املاک ثبت نموده و در پرونده مربوطه بایگانی نمایند و چنانچه خلاصه معامله دارای نواقص باشد در ظرف همان مدت از دفترخانه مربوطه توضیحات لازمه را بخواهند. تسامح و تأخیر و یا غفلت در اجرای این دستور مستلزم تعقیب اداری و کیفر خواهد بود.
هرگاه معامله راجع باشد به انتقال قطعی تمام ملک ثبت شده سر دفتر انتقال را در صفحات مخصوص به انتقالات سند مالکیت قید و امضاء کرده و به منتقل الیه تسلیم می‌نماید و مادام که در صفحات انتقالات جا دارد سند مالکیت به نام منتقل الیه تجدید نخواهد شد.
در موردی نیز که معامله مربوط به واگذاری حق عینی نسبت به ملک باشد مثل رهن و حقوق ارتفاقی و یا راجع به انتقال تمام یا قسمتی از عین ملک باشد ولی با حق استرداد سردفتر باید آن را در صفحات مخصوص به انتقالات سند مالکیت نوشته امضاء نماید. در مورد عمری و رقبی و سکنی و مواردی که معامله راجع به انتقال سود ملکی برای بیش از ۳ سال باشد مقررات بالا راجع به تنظیم خلاصه سند و فرستادن آن به اداره ثبت حوزه وقوع ملک و قید آن در زیر ثبت ملک در دفتر املاک و در سند مالکیت و بایگانی نمودن خلاصه معامله در پرونده باید مجری گردد.
در مواردی که معامله راجع به انتقال یک قسمت از ملک باشد خلاصه آن باید در صفحات مخصوص به انتقالات سند مالکیت قید و امضاء گردیده و سند مزبور به ناقل مسترد گردد و در این صورت منتقل الیه می‌تواند به اداره ثبت حوزه وقوع ملک مراجعه کرده و برای خود سند مالکیت مستقلی بگیرد.
در موارد صلح‌های محاباتی با حق خیار فسخ و یا استفاده از سود و غیره برای مصالح نسبت به املاک ثبت شده مطابق خلاصه معامله با قید حق خیار و سایر حقوق منظور شده به نام متصالح در دفتر ثبت و سند مالکیت صادر می‌شود و در صورت فسخ از طرف مصالح و یا انقضاء مدت خیار یا اسقاط حق مذکور مراتب در دفتر و در برگهای مالکیت قید می‌شود.
این رای وحدت رویه در ردیف ۶۴ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی (با در نظر گرفتن تغییرات بعدی در آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی و بخشنامه‌های مرتبط) منتشر شده است. برای مشاهده سایر آرای وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران می‌توانید به دسته‌بندی آرای وحدت رویه کانون سردفتران در سایت محضرچی مراجعه کنید.
