مجموعه کامل و به‌روز بخش اول بخشنامه های ثبتی (تا اول مهر 1365) + PDF

• بند 15: تحویل و تحول دفترخانه توسط خود

به منظور تسریع در كار سردفتران و دفتریاران در مواقع استفاده از مرخصی، دستور فرمایند در كلیه مواردی كه سردفتر و یا دفتریار تغییر نمی‌كند و یا معلق نمی‌شود صورتمجلس تحویل و تحول را خود سردفتران و دفتریاران بشرحی كه حاوی شماره آخرین سند تنظیمی و تعهد پرداخت هر نوع بدهی تا تاریخ تنظیم صورتمجلس باشد تنظیم و یك نسخه آن را به این اداره کل ارسال دارند.

• بند 16: حضور منظم سردفتران و دفتریاران در محل كار خویش

چون طبق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354، سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین برابر مقررات اقدام نمایند، بنابراین حضور منظم سردفتر و دفتریار، جز در ایام مرخصی و سایر معاذیر قانونی در دفترخانه الزامی می‌باشد.

بخشنامه شماره 1400/215957 مورخ 1400/11/24 معاونت امور اسناد

• بند 17: اشخاص ممنوع‌المعامله و املاک بازداشتی و املاک بند ز

در خصوص اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشتی و غیره مطابق اطلاعات مندرج در سامانه‌ها تا قبل از رفع بازداشت یا ممنوعیت از طرف مرجع ذی‌صلاح از تنظیم هرگونه سند خودداری گردد. مراتب به دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی ذی‌ربط ابلاغ گردد.

اصلاحی بخشنامه شماره 123708 مورخ ۶ مهر ۱۴۰۱ معاونت امور اسناد سازمان ثبت

• بند 21: عدم ترك محل كار قبل از دریافت ابلاغ بازنشستگی

نظر به تبصره ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیرماه 1354 مادام كه حكم بازنشستگی صادر و به سردفتر یا دفتریار ابلاغ نشده است باید به كار خود ادامه دهد.

• بند 24: استفاده از شماره دفاتر رسمی منحله برای دفاتر جدید

مادام كه شماره دفاتر منحله و یا دفاتر متعلق به سردفتران متوفی باقیست باید از دادن، شماره جدید خودداری و كفالت دفاتر مزبور به ترتیب به سردفتران جدید پیشنهاد شود.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 28: اعتبار پاسخ استعلام ثبت

اعتبار پاسخ استعلامیه‌هائی كه محل وقوع دفترخانه و اداره ثبت در یك شهر است یك‌ماه و دوایر و شعب تابعه همان حوزه 45 روز است.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 29 مجموعه بخشنامه های ثبتی: پاسخ استعلام

دفاتر اسناد رسمی نمی‌توانند استعلامیه‌ای را كه به عنوان دفتر دیگری صادر شده است مستند ثبت معامله قرار دهند و خود باید راساً استعلام نمایند و در مواردی كه پاسخ استعلام حكایت از استعلام قبلی دفترخانه دیگر دارد پس از استعلام از دفترخانه مذكور و احراز اینكه قبلا سند ثبت نشده، مبادرت به ثبت سند معامله نمایند.

• بند 35 مجموعه بخشنامه های ثبتی: فتوكپی بجای رونوشت

دادن فتوكپی بجای رونوشت از اسنادی كه ادارات ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می‌نمایند یا سردفتر مكلف به ارسال است مشروط بر این كه فتوكپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر به خارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه با متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضاء و مهر شود بلااشكال است.

• بند 37: سند مالكیت مورث

در مواقعی كه وراث یا یكی از آنها با سند مالكیت مورث برای ثبت سند مراجعه می‌نماید، باید پس از استعلام از ثبت محل در صورتی كه سند مالكیت بنام وارث مراجعه كننده صادر نشده باشد، سند ثبت و عین سند مالكیت پس از قید خلاصه انتقال برای تعویض به ثبت محل ارسال شود.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 40: امكان استفاده از یك سند برای دو وام

الف. در مورد اسناد شرطی و رهنی و بطور كلی كلیه معاملات با حق استرداد و قراردادهای حسن انجام خدمت، بدهكار میتواند به موجب سند جدید مورد معامله سند اولی را با حفظ جمیع حقوق بستانكار مقدم جهت اخذ وام جدید نزد همان بستانكار یا شخص دیگری به وثیقه بگذارد.

ب. نظر به اینکه در اجرای ماده ۱۱۸ آیین‌نامه اجرایی سند رسمی، مکاتبات زیادی از طرف ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی به عمل آمده لذا تا اصلاح ماده مذبور، مقرر میگردد:

1. چنانچه دفترخانه به هر علت تعطیل بوده و کفیل حق تنظیم سند جدید در دفتر مکفول عنه را نداشته باشد سند متمم در دفتر کفیل ثبت و مراتب توسط سردفتر کفیل در حاشیه ملاحظات ثبت سند اولیه در دفتر مکفول عنه قید و امضا می گردد.
2. هر گاه دفتر اسناد رسمی منحصر به فرد بوده و سوابق آن تحویل اداره ثبت محل شده باشد، از طرف سازمان اجازه تنظیم و ثبت سند عندالاقتضا به نزدیکترین دفتر اسناد رسمی داده می‌شود و دفتر مذبور با اخذ رونوشت سند از اداره ثبت محل نسبت به تنظیم و ثبت سند متمم با رعایت مقررات مربوطه اقدام و ضمن ارسال رونوشت سند متمم مراتب جهت انعکاس موضوع در حاشیه ثبت سند به اداره ثبت محل اعلام می دارد.

در موارد فوق صدور اجرائیه با دفترخانه‌ای است که سند متمم را ثبت نموده است.

• بند 42: تنظیم سند انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان

چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان مبادرت به تنظیم اسناد می‌نماید كه مغایر با قانون نحوه انتقال اراضی به زارعین مشمول قوانین و مقررات اصلاحات ارضی مصوب 1352/9/25 مخصوصا تبصره 2 ماده 19 قانون اصلاحی قانون اصلاحات ارضی میباشد لذا تنظیم سند انتقال املاكی كه بر طبق مقررات اصلاحات ارضی به زارعین صاحب نسق واگذار میشود بدون كسب نظر از مراجع صالحه اكیداً ممنوع است و دفاتر اسناد رسمی به هیچ عنوان و به هیچ صورت مجاز در تنظیم اینگونه اسناد نیستند.

• بند 44 مجموعه بخشنامه های ثبتی: ثبت شماره حساب بانكی موجر موقع تنظیم سند اجاره

به منظور رفاه حال مراجعین و فراهم آوردن امكانات هرچه بیشتر در جهت تسهیل كار آنها مقرر می‌دارد:

1. در موقع تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی به تقاضای بستانكار شماره حساب جاری او را در یكی از بانك‌ها در متن سند قید و تصریح شود كه بدهكار بتواند بدهی خود را براساس شروط و مندرجات سند به حساب جاری بستانكار كه در متن سند قید شده واریز نماید، در این صورت پس از واریز دین به بانك بدهكار بایستی اصل فیش پرداختی را به دفترخانه تنظیم كننده سند تسلیم و فتوكپی آن را نزد خود نگه دارد.
2. در مورد اسنادی كه قبلاً تنظیم شده، بستانكار می‌تواند دفترخانه تنظیم كننده سند و در مورد اسناد عادی، به نزدیكترین دفترخانه به محل وقوع ملك مراجعه و با ارسال اخطاریه رسمی شماره حساب جاری خود را در یكی از بانك‌ها به بدهكار اعلام و درخواست نماید كه منبعد بدهی خود را به حساب جاری بستانكار طبق قسمت اخیر بند 1 این بخشنامه عمل نماید.
3. در صورتی كه بستانكاران نخواهند اینگونه وجوه به حساب جاری آنها واریز گردد و از اعلام شماره حساب جاری خود در یكی از بانكها خودداری نمایند بر اساس مذاكراتی كه با مقامات بانك ملی ایران به عمل آمده موافقت گردیده است كه بدهكاران با مراجعه به نزدیكترین شعبه بانك ملی ایران به محل وقوع ملك در مركز و شهرستان‌ها و ارائه فتوكپی یا رونوشت مصدق سند و مدرك خود از بانك مذكور تقاضا نمایند كه مبلغ بدهی آنها را دریافت و به حساب مخصوص كه شعب بانك ملی افتتاح خواهند نمود واریز نمایند و قبض پرداخت را به دفترخانه تنظیم كننده سند و در مورد اسناد عادی به نزدیكترین دفترخانه به محل وقوع ملك تسلیم و رسید دریافت دارند.
4. در مورد اسناد اجاره و سایر شرطی و رهنی و غیره كه قبوض اقساطی در اختیار بستانكار می‌باشد در صورتی كه متعهدله از دریافت وجه و استرداد قبض اقساطی خودداری كند، بدهكار می‌تواند پس از واریز مبلغ بدهی به حساب مخصوص كه در شعب بانك ملی افتتاح خواهد شد یك نسخه از فیش بانكی دائر به پرداخت بدهی را به دفترخانه تنظیم كننده سند در مقابل رسید تسلیم نماید. دفتر اسناد رسمی بایستی مراتب را در ستون ملاحظات دفتر (محضرچی: دفتر الکترونیک) ثبت سند قید نماید و واحدهای اجرای ثبت در موقع صدور اجرائیه نسبت به این گونه اسناد موظفند قبلاً جریان را از دفترخانه اسناد رسمی تنظیم كننده سند استعلام و پس از حصول اطینان از عدم پرداخت بدهی برابر مقررات مبادرت به صدور اجرائیه نمایند.
5. چون اجرای این رویه كمك به سزایی در تسهیل كار مراجعین و ایجاد حسن رابطه بین بستانكار و بدهكار خواهد داشت و از طرفی از مراجعه عده كثیری به بانك ملی شعبه سازمان ثبت جلوگیری می‌نماید لازم است سردفتران در موقع تنظیم سند مفاد این بخشنامه را دقیقاً برای متعاملین تشریح و آنها را نسبت به اجرای مفاد آن تشویق و ترغیب نمایند.

• بند 46: حق تعقیب مضمون عنه از طرف ضامن در صورت پرداخت بدهی

چون غالب سردفتران اسناد رسمی در موقع تنظیم اسناد ضمان این موضوع را قید نمی‌كنند كه در صورت پرداخت بدهی از طرف ضامن (مطابق ماده 709 قانون مدنی) حق دارد به موجب همان سند مضمون‌عنه را تعقیب و علیه او اجرائیه صادر نماید و در نتیجه مشكلاتی به وجود می‌آید، مقتضی است به كلیه دفاتراسناد رسمی حوزه ثبتی خود دستور دهید كه سردفتران اسناد رسمی در اسناد ضمان تصریح نمایند كه ضامن (درصورت بدهی) حق مراجعه به مضمون‌عنه و وصول وجه را از طریق صدور اجرائیه دارد، البته پس از احراز این موضوع كه دین بوسیله ضامن پرداخت شده است ضامن میتواند با صدور اجرائیه حسب مورد طلب خود را از مضمون عنه وصول كند.

• بند 47: صدور اجرائیه بعد از صدور حكم قطعی تعدیلی

در اجرای مدلول مقررات قانون جدید روابط موجر و مستاجر مصوب مرداد ماه سال 1356 مقتضی است به كلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی واقع در حوزه تابعه ابلاغ فرمایند: هرگاه حكم قطعی بر تعدیل اجاره بها دائر به افزایش آن از محاكم دادگستری صادر و مورد مسبوق به تنظیم اجاره نامه رسمی بین طرفین باشد، نظر به اینكه حكم صادره قانوناً جایگزین توافق طرفین بوده و به منزله تصریح در سند اجاره تلقی می‌گردد، لذا در مواردی که حکم مزبور به ضمیمه گواهی ابلاغ آن به مستاجر از طرف موجر به دفتر اسناد رسمی تنظیم کننده سند اجاره ابراز و تقاضای صدور اخطاریه ده روز برای پرداخت مابه‌التفاوت اجاره بها شود، قبول این درخواست و ارسال اخطاریه به مستاجر و متعاقب آن صدور اجرائیه علیه مستاجر به پرداخت آن از تاریخ ابلاغ حكم قطعی به بعد خالی از ایراد قانونی بوده و دفاتر اسناد رسمی و مراجع اجرای ثبت مكلف به انجام این درخواست می‌باشند.

• بند 52: پرداخت مال الاجاره به حساب سپرده موقت

در زمینه تحقق نظر سازمان ثبت و امكان اجرای سیستم پرداخت مال الاجاره به بانك اخیراً بانك ملی ایران در كلیه شعب خود در مركز و شهرستان‌ها حساب مخصوص بنام حساب سپرده موقت افتتاح و دستورالعمل لازم نیز صادر نموده و با این ترتیب اجرای رویه مزبور را در تهران از تاریخ بیستم شهریور ماه 1355 و در شهرستانها از تاریخ یكم مهرماه سال جاری مقرر میدارد بمنظور تامین رفاه حال مراجعین سردفتران اسناد رسمی كوشش نمایند، حتی المقدور بستانكاران اسناد رسمی را مكلف به افتتاح و اعلام شماره حساب بانكی خود بمایند تا برای بدهكاران از نظر واریز بدهی خود تسهیلات لازم فراهم باشد و دفاتر اسناد رسمی مكلفند پس از علام شماره حساب بانكی بوسیله بستانكار مراتب را فوراً بوسیله اخطاریه به بدهكار ابلاغ نمایند.

در مورد اسنادی كه قبلاً تنظیم شده و شماره حساب بانكی در آنها قید نشده و یا بستانكاران از اعلام حساب بانكی خودداری مینمایند، چون بعضاً ممكن است بدهكاران از مشخصات كامل بستانكاران بی اطلاع باشند، بنابراین برای بار اول بدهكار به دفترخانه محل تنظیم سند و در مورد اسناد عادی به نزیكترین دفترخانه محل وقوع ملك مراجعه و دفتر اسناد رسمی پس از احراز هویت و مالكیت بستانكار طبق فرم مخصوص معرفی نامه‌ای به عنوان بانك ملی به بدهكار تسلیم خواهد نمود و بدهكار به استناد معرفی نامه مزبور به بانك مراجعه و بدهی خود را به حساب سپرده موقت مخصوص واریز و یك نسخه از فیش مربوطه را به دفترخانه تسلیم می كند تا برابر مقررات به بستانكار ابلاغ شود.

برای دفعات بعد صدور معرفی نامه از دفترخانه لازم نیست و بدهكار با در دست داشتن معرفی نامه قبلی میتواند همه ماهه نسبت به پرداخت بدهی خود اقدام نماید.

استرداد وجوه سپرده به بستانكاران كه بوسیله بدهكار در حساب مخصوص بانك ملی (حساب سپرده موقت) واریز شده موكول به صدور حواله پرداخت از طرف دفترخانه در ظهر قبوض سپرده طبق رویه سابق خواهد بود.

از كلیه سرفتران و دفتریاران اسنادرسمی كشور انتظار دارد با راشاد و راهنمائی مراجعین ترتیبی اتخاذ نمایند كه اجرای رویه مزبور به نحو مطلوب تحقق یافته و از این راه تسهیلات لازم در زمینه كار مراجعین فراهم گردد.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 53: خودداری از ثبت اقرار كتبی نسبت به وصول صداق وسیله دفاتر ازدواج و طلاق

با توجه به ماده 1287 قانون مدنی اقرار كتبی موقعی رسمی است كه برابر این ماده در دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنان واقع یا ثبت شده باشد چون در عمل مشاهده شده است كه زوجه به دفترخانه ثبت ازدواج مراجعه و اقرار به وصول صداق كرده و یا ابراء ذمه نموده است و مراتب را در ملاحظات ثبت واقعه منعكس می كنند و چون ثبت اقرار با توجه به صراحت ماده 2 قانون ازدواج و ماده 2 نظامنامه قانون مذكور بشرح مزبور رسمیت ندارد و سند عادی محسوب است و در نتیجه مشكلاتی از نظر صدور اجرائیه پیش می‌آید برای جلوگیری از این مشكلات اكیداً به دفاتر ازدواج ابلاغ میشود كه از ثبت اقرار به وصول صداق خودداری كرده و مراجعین را برای تنظیم اقرارنامه رسمی به دفاتر اسناد رسمی راهنمائی كنند.

• بند 54: ثبت آراء شورای اصلاحات ارضی در ستون ملاحظات سند مالكیت

در مواردی كه بر طبق آراء شورای اصلاحات ارضی سند رسمی مستند به ماده 38 آئین نامه اصلاحات ارضی مصوب 1343/05/03 و بر طبق مقررات باطل و كان لم یكن می‌شود پس از ابلاغ آراء صادره از طریق شورای مزبور وسیله ثبت محل، دفاتر اسناد رسمی مكلفند رای صادره را در ستون ملاحظات دفتر سند مربوطه قید نمایند.

• بند 57: رقبات متعدد در مورد معامله شرطی و رهنی

در موردی‌كه رقبات متعدد مورد معامله شرطی و رهنی واقع می‌شود برای اینكه در مقام انتشار آگهی مزایده و تنظیم صورتمجلس ایجاد اشكال نشود، لازم است حتی الامكان ثمن معامه هر یك از رقبات تفكیكاً تعیین شود و اگر طرفین حاضر به تفكیك نباشد در متن سند تذكر داده شود: مدلول این دستور به طرفین تفهیم گردید، حاضر به تفكك ثمن نشدند.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 60 مجموعه بخشنامه های ثبتی: اجرائیه اجور و وجه التزام

اجرت المثل و وجه التزام روزانه و ماهیانه و غیره فقط به میزانی كه ذینفع حین تقاضای اجراء استحقاق مطالبه آن را دارد قابل صدور اجرائیه است.

• بند 61: قید شماره چاپی سند مالكیت در متن اسناد

شماره چاپی سند مالكیت نیز علاوه بر شماره ثبت ملك و شماره صفحه دفتر املاك در اسناد قید شود.

(محضرچی: ماده۴۰ آیین‌نامه قانون دفاتر: در تنظیم اسناد معاملات املاک در جریان ثبت باید شماره پلاک، حدود و فواصل ملک مورد معامله و در مورد املاک ثبت شده مشخصات سند مالکیت، قید گردد.)

• بند 62: معامله قنات

معامله قنوات از لحاظ وصول مالیات مانند معاملات غیر منقول است.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 63 مجموعه بخشنامه های ثبتی: رد اسناد و مدارك متعاملین

اسناد و مدارك اصحاب معامله كه ملاحظه آن برای ثبت سند ضرورت دارد باید بلافاصله مسترد شود و اگر نگهداری آن ضروری باشد، باید سردفتر شخصاً به ذینفع رسید داده و بلافاصله پس از انجام معامله مسترد نماید. نگهداری اسناد و مدارك اصحاب معامله پس از انجام معامله ممنوع است مگر آنكه طبق آئین نامه باید نزد سردفتر بماند.

• بند 64 مجموعه بخشنامه های ثبتی: انتقال امتیازنامه و مانند آن

امتیازنامه، گواهی نامه و پروانه كه مخصوص اشخاص معین و تابع مقررات خاصی است قابل نقل و انتقال نمی‌باشد مگر با موافقت مرجع صالح.

در مورد انتقال امتیاز برق، مفاصای سازمان برق مطالبه و در صورت نبودن مفاصا در متن سند تصریح شود كلیه بدهی مود انتقال به عهده خریدار است.

• بند 65: تعیین تكلیف تحویل ملك مورد معامله

در اسناد معاملات قطعی و اجاره‌نامه باید تكلیف تحویل ملك روشن شده و در صورت تعهد فروشنده یا موجر به تحویل، قبض رسمی صادر و به خریدار و مستاجر تسلیم و در حاشیه ثبت دفتر رسید اخذ شود و نیز در اجاره‌نامه‌ها تكلیف خودداری موجر از تحویل گرفتن مورد اجاره نیز تعیین شود.

در هر حال اگر ملك ثبت نشده باشد ذینفع باید در باب تحویل و تخلیه به دادگاه صالح رجوع نماید.

• بند 66: فسخ سند با اقرارنامه و بدون اقرارنامه

در مواردی كه طرفین سند بخواهند به موجب اقرانامه آن را در دفتر دیگری فسخ نمایند، آقایان سردفتران مكلفد مراتب را از دفترخانه تنظیم كننده سند تحقیق نمایند.

چنانچه اجرائیه صادر شده باشد پس از استعلام از اداره اجراء مبادرت به ثبت سند نموده رونوشت اداری اقرانامه را به دفترخانه مربوطه ارسال دارند تا در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند و نیز در مواردی كه طرفین سندی كه نسبت به آن اجرائیه صادر شده یا یكی از آنها بخواهند طبق مقررات آن را در دفتر تنظیم كننده سند فسخ نمایند باید قبلاً نظر اجراء استعلام و سپس در حدود مقررات اقدام به فسخ شود.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 67: قید اجاره ثانی در ورقه مالكیت و دفتر املاك

در مواردی كه ملكی بیش از سه سال اجاره داده می‌شود و مستاجر هم طبق اختیار مصرح در سند، مورد اجاره را برای مدت بیش از سه سال به غیر انتقال می‌دهد قید انتقال اخیر در ورقه مالكیت و دفتر املاك ضروری نیست.

• بند 68: واگذاری منافع معامله شرطی و رهنی

در مواردی كه حق انتقال منافع در سند شرطی و رهنی و وثیقه از معامل سلب نشده باشد، هنگام تنظیم و ثبت سند، متعامل را متذكر نمائید كه اگر ملك مورد معامله از طرف مالك در مدت سند شرطی یا رهنی یا وثیقه به اجاره وگذار گردید، قوانین مربوط به اجاره حاكم بر موضوع اجاره خواهد بود.

• بند 70: سند مالی و غیر مالی

سندی كه به منظور تغییر در شرایط سند ثبت شده قبلی تنظیم و ثبت شود مشروط بر اینكه وجهی رد و بدل نشود، غیر مالی بوده و مشمول ماده 50 قانون دفاتر اسناد رسمی می‌باشد.

ولی هرگاه به عنوان متمم سند قبلی تنظیم و مبلغی اضافه بر مبلغ سند قبلی پرداخت شود، به میزان مبلغ پرداختی حقوق دولتی و هزینه های قانونی باید وصول و سند ثبت شود.

• بند 71: ثبت معاملات واحدهای شناور

نظر به اینكه به موجب مقررات قانون دریائی مصوب سال 1343 و آئین نامه آن، ثبت هرگونه معامله راجع به كشتی‌ها كه در قانون مذكور توضیح داده شده است، با دفاتر اسناد رسمی كه برای انجام این امر اجازه مخصوص از سازمان ثبت دارند و نیز انتقال آنها اعم از قطعی و شرطی و رهنی و همچنین انتقالات اجرائی تابع تشریفات خاص می‌باشد، و در مورد اخیر ملازمه با تحصیل حكم فروش از دادگاه صلح دارد، بنابراین به كلیه دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی تذكر می‌دهد كه در مورد معاملات راجع به كشتی‌ها مقررات قانون مزبور را از هر حیث رعایت و دفاتر اسناد رسمی كه دارای اجازه قبلی نمی‌باشند، از ثبت این قبیل معاملات خودداری نمایند.

بخشنامه های ثبتی

• بند 72 مجموعه بخشنامه های ثبتی: معاملات اموال منقول

در اسناد مربوط به اموال منقول باید مشخصات كامل مورد معاله به نحوی كه ابهامی باقی نماند قید شود.

• بند 73: تغییر وضعیت در زمین مورد معامله

در مواردی كه مالك زمین مدعی است در مورد معامله احداث بنا از قبیل خانه و دكان و غیره شده است، نامبرده را هدایت كنید با مراجعه به ثبت محل درخواست اعزام نماینده به محل برای انعكاس تغییر وضعیت در ملك نموده و سپس با دریافت رونوشت صورت‌مجلس معاینه محل و گواهی ثبت مربوطه اقدام به ثبت با مستحدثات آن بنمایند و هرگاه طرفین معامله علاقمند باشند بنا به اظهار خودشان تغییر وضع ملك در سند منعكس شود، در این صورت به خریدار تذكر دهید كه مسئولیت با خود اوست.

• بند 74 مجموعه بخشنامه های ثبتی: قید صدور اجرائیه در ملاحضات ثبت

دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مكلفند مراتب صدور اجرائیه اسناد را در ملاحظات ثبت مربوطه با ذكر تاریخ قید و امضاء نمایند.

• بند 76: فسخ اسناد، اجاره و ثبت تخلیه عین مستاجره

در مواردی كه تخلف مستاجر از مقررات مربوط به روابط موجر و مستاجر محرز است، قید فسخ سند اجاره جز با حضور و امضاء طرفین و با صدور حكم دادگاه ممنوع است و در مواردی كه از مرجع صالح تخلیه عین مستاجره اعلام می‌شود، باید مراتب در ملاحظات ثبت دفتر قید و امضاء شود.

• بند 77: ثبت وكالت متضمن معاوضه

محضرچی: به موجب کد 464 مچموعه بخشنامه های ثبتی، این بند باطل گردیده.

بخشنامه های ثبتی

کد 464: ابطال بخشنامه بند ۷۷ درباره ثبت وکالت متضمن معاوضه:

پیرو بخشنامه ثبتی شماره 10/4614 مورخ 1360/06/19 مندرج در مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر ماه ۱۳۶۵ و بخشنامه شماره ۲۰۷۴ – س /۲ مورخ 1366/9/23 این اداره کل، چون هیئت عمومی دیوان عدالت اداری به موجب دادنامه شماره ۷۵ و ۷۴ مورخ 1367/9/15 حکم به ابطال بند ۷۷ مجموعه بخشنامه های ثبتی که متضمن منع سردفتر اسناد رسمی از ثبت وکالتنامه‌ای که مدلولاً انتقال ملک غیر منقول یا وسائط نقلیه به وکیل یا شخص ثالث یا متضمن معاوضه ملک یا اعیانی تلقی می‌شود، داده است لذا خواهشمند است مراتب را به واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نمایند.

• بند 78 مجموعه بخشنامه های ثبتی: ثبت اجیرنامه

دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ثبت قرارداد مربوط به مبحث سوم از فصل چهارم قانون مدنی و به خصوص در مورد ماده 512 از آن قانون، رعایت قانون كار و آئین نامه مربوطه را نموده تا سندی مخالف مادتین 10 و 219 قانون مدنی و ماده 6 آئین دادرسی مدنی تنظیم نشود.

تنظیم و ثبت اجیرنامه طبق تبصره 5 ماده 2 قانون اصلاحات ارضی ممنوع می‌باشد.

تبصره 5 ماده 2 قانون اصلاحات ارضی: از تاريخ تصويب اين قانون هر گونه اقداماتي كه براي فرار از اجراي مقررات اين قانون به عمل آيد ولو به عنوان نقل و انتقال و صلح و وقف و غيره، نسبت به دهات ممنوع و در صورت انجام كان لم يكن خواهد بود. مرجع تشخيص اينكه معامله مشمول مقررات اين تبصره مي‌باشد شوراي اصلاحات ارضي خواهد بود و ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمي مكلف هستند نظريه شورا را كه قطعي است در دفاتر ثبتي منعكس و عمليات بعدي را طبق مقررات اين قانون انجام دهند.

• بند 79: بانوان به عنوان معرف و معتمد

هیچ گونه منع قانونی برای اینكه بانوان به عنوان معرف و معتمد شناخته شوند وجود ندارد.

بخشنامه های ثبتی

• بند 83: منع صدور سفته بجای قبوض اقساطی

چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای تسهیل در امر بازرگانی هنگام ثبت سند استقراضی به جای قبوض رسمی اقساطی سفته مورد موافقت طرفین را قبول و در سند قید می‌نمایند و این عمل بر خلاف ماده 30 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی می باشد، لزوماً متذكر می‌گردد اصولاً مجوزی برای اخذ سفته‌های تجارتی به جای قبوض رسمی از بدهكار نیست و قابل صدور اجرائیه هم نمی‌باشد.

• بند 84 مجموعه بخشنامه های ثبتی: قبوض اقساطی

در قبوض اقساطی كه پرداخت آن طبق متن سند مشروط است، در متن قبوض تصریح (طبق شرط مقرر در سند) تا موقع صدور اجرائیه توجه بشود و در مواردی كه متعهدله متعدد است برای هر یك به میزان طلب قبض قسطی جداگانه صادر گردد، در اسنادی كه بدهی یكجا پرداخت می‌شود، صدور قبوض قسطی مورد ندارد.

• بند 85: دخالت شخص ثالث و قید اقامتگاه او

در كلیه اسنادی كه شخص ثالث به عنوان ضمانت یا تعهد یا هر عنوان دیگری دخالت و امضاء دارد باید محل اقامت آنها طبق ماده 17 آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی قید شود.

(محضرچی: در آیین نامه جدید قانون دفاتر اسناد رسمی ماده 31 جایگزین ماده 17 شده است)

• بند 86: احراز تخلف متعهد سند با گواهی عادی شخص ثالث (داور)

در مواردی كه اصحاب معامله انجام تعهد یا احراز تخلف متعهد را طبق سند موكول به گواهی عادی شخص ثالث (داور) می‌نمایند، باید در متن سند حق صدور اجرائیه طبق گواهی عادی برای متعهد له تصریح شود.

• بند 87: نحوه گرفتن اثر انگشت از افراد بی سواد

اغلب مشاهده میشود موقعی كه ارباب رجوع دفاتر اسناد رسمی بیسواد هستند و برای تسجیل اوراق و دفاتر و سایر اسناد بجای امضاء ذیل آنها را انگشت می‌زنند، اكثر قریب به اتفاق اثرات انگشت مذكور كامل و واضح گرفته نمی‌شود و مواقعی كه ادعای انكار و یا جعل سندی مطرح می‌گردد تطبیق آثار انگشت غیر ممكن و باعث تضییع حقوق اشخاص ذیحق و سوء استفاده افراد سودجو می‌گردد.

علیهذا مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نمایند كه هنگام گرفتن اثر انگشت سبابه دست راست ارباب رجوع ذیل اوراق و اسناد و دفاتر به موارد زیر توجه نمایند:

1. اثر انگشت كاملاً تمیز و خشك باشد.
2. انگشت به قدری به جوهر استامپ آغشته گردد كه پس از انگشت زدن خطوط بند اول انگشت آن به طور واضح روی اسناد منعكس شود.
3. از بكار بردن جوهر خودنویس و یا جوهر خودكار و غیره كه باعث محو شدن اثر انگشت می‌گردد اكیداً خودداری شود.
4. از اشخاص مزبور خواسته شود هنگام انگشت زدن، انگشت خود را به طور ملایم از راست به چپ بچرخانند به نحوی كه خطوط تمامی سطح سر انگشت آنها روی برگ منعكس شود.
5. محلی كه روی بند باید انگشت زده شود فاقد هرگونه نوشته و علامت گذاری و غیره باشد كه بعداً با خطوط اثر انگشت تداخل ننماید.

ادارت تشخیص هویت و پلیس بین الملل در تهران و دوایر شعب تشخیص هویت در شهربانی‌های شهرستان‌ها آماده دادن هرگونه آموزش و راهنمائی در مورد مسائل مربوط به انگشت نگاری می‌باشد.

بخشنامه های ثبتی

• بند 88 مجموعه بخشنامه های ثبتی: گواهی امضاء

الف: سردفتران باید از گواهی امضای اوراقی كه متن آن به زبان خارجی است، قبل از ترجمه رسمی و حصول اطلاع از مدلول آن خودداری و در صورت اخذ ترجمه رسمی عناون آن را از قبیل (وكالت نامه، افرازنامه، دعوت نامه و غیره) در عبارت گواهی قید و در هر مورد كه گواهی امكان‌پذیر باشد موضوع را در دفتر مربوطه ثبت و كلیه تشریفات را انجام و پس از امضاء متقاضی آن را گواهی نمایند.

ب: سردفتران باید در موقع گواهی امضاء مفاد بند 2 از ماده 12 آئین نامه اصلاحی دفاتر اسناد رسمی مصوب 1360/12/08 را رعایت نمایند.

(محضرچی: در آیین نامه جدید قانون دفاتر اسناد رسمی ماده 36 جایگزین ماده 12 شده است)

ج: گواهی اثر انگشت افراد بی‌سواد به منزله گواهی امضاست.

• بند 89 مجموعه بخشنامه های ثبتی: گواهی سردفتران در قبال قولنامه های عادی

مداخله و مباشرت دفاتر اسناد رسمی در تهیه و تنظیم قولنامه عادی خلاف شئون سردفتری و ممنوع است.

• بند 90 مجموعه بخشنامه های ثبتی: تسجیل اسناد عادی

سردفتران حق ندارند اسناد عادی را تسجیل یا تایید نمایند.

• بند 99: واریز درآمد دفاتر اسناد رسمی به بانك

به طوری كه گزارش‌های اداره كل امور مالی حاكی است بعضی از دفترخانه‌ها در تحویل صورت حساب دفترخانه در موقع مقرر اقدام نمی‌نمایند و نیز درآمدهای وصولی را غالباً با تاخیر به بانك ملی تحویل و واریز می‌نمایند، لذا اكیداً خاطر نشان مینماید سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی باید صورتحساب درآمد ماهانه دفترخانه را تا پنجم ماه بعد به اداره درآمد اداره كل امور مالی تسلیم نمایند، تخلف از اجرای دستور یا تاخیر درپرداخت درآمدها موجب پیگرد انتظامی خواهد شد.

• بند 101: محاسبه و وصول هزینه تفكیك

الف: با توجه به اینكه به موجب بند ث تبصره 90 قانون بودجه سال 1361 كل كشور هزینه تفكیك موضوع ماده 150 الحاقی به قانون ثبت از هر ده هزار ریال 60 ریال به هر ده هزار ریال دویست هزار ریال افزیش یافته است و طبق قاعده كلی وقتی درآمدهای ثبتی قابل وصول است كه عملیات ثبتی مربوط در هر مرحله برحسب مورد انجام شده باشد مگر آنكه قانون ترتیب دیگری را معین نموده باشد، لذا در مورد اخذ هزینه تفكیك و ماخذ آن ملاك و مبنای محاسبه، تاریخ ثبت صورت مجلس تفكیکی در دفتر و ارسال آن به دفترخانه مربوطه است، بدین معنی كه اگر صورت مجلس تفكیكی تا قبل از 1361/1/1 (تاریخ اجرای قانون بودجه) در دفتر ثبت و به دفترخانه ارسال شده باشد، هزینه تفكیك مطابق تعرفه كلی به قرار هر ده هزار ریال شصت ریال محاسبه خواهد شد و چنانچه بعد از تاریخ مرقوم صورت مجلس تفكیكی ثبت و فرستاده شده باشد مطابق تعرفه مندرج در بند ث تبصره 90 قانون بودجه سال 1361 به قرار هر ده هزار ریال دویست هزار ریال وصول می‌شود.

ب: با عنایت به اینكه كلیه شركت‌ها با تابعیت ایرانی (داخلی) محسوب و با تابعیت غیر ایرانی (خارجی) نامیده می‌شود، بنابراین بر اساس تعریفات مندج در قانون تجارت و سایر مقررات مربوطه، انواع شركت‌ها اعم از سهامی عام و یا خاص و یا با مسئولیت محدود و غیره تماماً جزو شركت‌های داخلی محسوب و مطابق ردیف 25 جدول موضوع بند (ج) تبصره 90 قانون بودجه سال 1361 كل كشور، تقاضانامه ثبت این قبیل شركت ها به هر نوع از تاریخ 1361/1/1 به قرار هر نسخه 300 ریال بایستی وصول شود.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 109: حق التحریر اسناد قطعی مشتمل به رهن

به اسناد قطعی مشتمل به رهن فقط یك حق التحریر بابت معامله قطعی تعلق می‌گیرد.

• بند 111 مجموعه بخشنامه های ثبتی: همکاری با ماموران دارائی

در مواردی كه مامورین دارائی محل طبق حكم صادره برای رسیدگی به امور مالیاتی مراجعه می‌نمایند، سردفتران باید در حدود مقررات با آنها همكاری نمایند.

• بند 113: مرجع رفع ابهام در اجرای قانون مالیات بر درآمد

رفع هرگونه ابهام و اشكالی كه در اجرای قوانین مالیاتی پیش آید، با مراجع مصرح در قوانین مربوطه است.

• بند 115: ثبت اسناد اتباع بیگانه در ایران

عقود و معاملات و اقاریر و وصایای اتباع بیگانه در ایران، با توجه به ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی، باید مطابق تشریفات ثبت سند که در قوانین ایران مقرر است، ثبت شود. امتناع از ثبت سند، تخلف محسوب می‌شود و متخلف، مورد تعقیب انتظامی واقع خواهد شد. بدیهی است که از نظر ماهوی، رعایت مواد 7 و 967 و 968 قانون مدنی و سایر موارد نظیر آنها، ضرورت دارد.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 117: ثبت معاملات غیرمنقول با حق استرداد بیگانگان

در مورد ثبت معاملات غیر منقول با حق استرداد بیگانتگان بعنوان متعامل باید تفهیم شود كه در صورت صدور اجرائیه و انجام تشریفات قانونی صدور سند انتقال موكول به رعایت مقررات مربوط به استملاك اتباع بیگانه خواهد بود و اگر ممنوع از تملك باشد صدور سند انتقال مجوزی نخواهد داشت و باید حقوق خود را در عین مورد معامله به اتباع ایرانی واگذار نماید.
در مورد ثبت معاملات غیرمنقول با حق استرداد بیگانگان به‌عنوان متعامل، باید تفهیم شود که در صورت صدور اجراییه و انجام تشریفات قانونی، صدور سند انتقال، موکول به رعایت مقررات مربوط به استملاک اتباع بیگانه خواهد بود. و اگر ممنوع از تملک باشد، صدور سند انتقال مجوزی نخواهد داشت و باید حقوق خود را در عین مورد معامله به اتباع ایرانی واگذار نمایند.

• بند 119: اعتبار اسناد تنظیم شده در خارج از کشور

اسناد تنظیم شده در خارج از کشور با رعایت ماده 1295 قانون مدنی و با تأیید محاكم معتبر است.

• بند 122 مجموعه بخشنامه های ثبتی: ثبت سند اجاره موقوفه

در مواردی که اداره اوقاف به علت ممنوع‌المداخله بودن متولی، برای حفظ درآمد موقوفه، ناگزیر از تنظیم اجاره‌نامه بیش از سه سال است و دسترسی به سند مالکیت ندارد، برای هر ملک فقط یک بار ثبت سند با رعایت کامل مقررات، بدون قید خلاصه اجاره‌نامه در ستون انتقالات سند مالکیت، بلااشکال است.

• بند 123 مجموعه بخشنامه های ثبتی: توجه به مدارک قبلی در نقل و انتقال اتومبیل

مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابع ابلاغ فرمایید که هنگام تنظیم اسناد مربوط به نقل و انتقال اتومبیل‌ها، علاوه بر دفترچه مالکیت (شناسنامه اتومبیل)، به سایر مدارک و اسناد قبلی آن نیز توجه نمایند.

• بند 124 مجموعه بخشنامه های ثبتی: احراز صلاحیت طرفین معامله و ملاحظه برگ سبز گمرکی و مالیاتی

قبل از احراز صلاحیت طرفین معامله و ملاحظه برگ سبز دائر بر پرداخت حقوق و عوارض گمرکی و مفاصا حساب مالیاتی، از ثبت هر گونه معامله ولو به صورت وکالت و صلح حقوق و غیره خودداری نمائید، اعم از این که شماره آن شهربانی یا سیاسی یا ارتشی یا ترانزیتی باشد.

• بند 129: اعلام خلاصه معاملات شرطی و رهنی اتومبیل

خلاصه‌ی کلیه‌ی معاملات شرطی و رهنی اتومبیل در حاشیه‌ی اسناد خرید رسمی قید و به دفترخانه‌ی مربوطه اعلام شود.

• بند 130: ابلاغ گزارش تخلفات سردفتران و دفتریاران

در مواردی که گزارش مربوط به تخلفات سردفتران و دفتریاران است، باید موارد تخلف ضمن صورتمجلس‌هایی که به امضای سردفتر و دفتریار مربوطه رسیده باشد، منعکس شود. موارد تخلف به طور صریح با قید شماره و تاریخ سند مربوطه در صورتمجلس قید شده باشد. دو نسخه از صورتمجلس برای تعقیب سردفتر یا دفتریار ارسال شود و مدیر ثبت شخصاً نسبت به موارد تخلف اظهارنظر نماید. هرگاه تخلف مشمول مرور زمان شده باشد، موضوع در گزارش قید شود.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 131 مجموعه بخشنامه های ثبتی: نحوه بازرسی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق

رؤسای ادارات مكلفند دفترخانه‌های تابعه مقر اداره را اعم از اسناد رسمی و ازدواج و طلاق اقلاً ماهی یک بار و دفاتر خارج از مقر اداره را حداقل هر شش ماه یك مرتبه شخصاٌ یا به وسیله بازرس یا كارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرم‌های پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورتمجلس بازرسی به نكات زیر توجه فرمایند:

1. بازرسان موظفند كلیه نكات مندرج در فرم صورتمجلس بازرسی را با دقت كامل و رعایت ترتیب مقرر در فرم، یك به یك دقیقاٌ بررسی و در هر مورد صریحاٌ اظهار نظر و در صورتمجلس بازرسی خود قید فرمایند.
2. در امور مالی مراقبت و دقت بیشتری معمول و صریحاٌ معلوم نمایند سردفتر در رسیدگی‌های قبلی هم بدهی داشته یا خیر؟ و در صورت داشتن بدهی قبلی تاریخ پرداخت آن صریحاٌ در صورتمجلس قید و مدارك مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند.
3. چنانچه سردفتر و دفتریار بدهكار باشند تذكر دهند فوراٌ در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاكی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورتمجلس منعكس فرمایند.
4. در مواردی كه امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به كفالت اداره می‌شود نام و نام خانوادگی كفیل را در صورتمجلس ذكر نمایند.
5. هر گاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند كه در فرم به آن اشاره نشده و انعكاس آن در صورتمجلس ضروری باشد، آخر فرم در قسمت توضیحات مطلب را قید فرمایند.
6. در كلیه مواردی كه تهیه و تنظیم فهرست‌های اشاره شده در فرم صورتمجلس ضرورت دارد، مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد نسخ صورتمجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند.
7. صورتمجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظیم و ذیل هر یك از نسخ و ضمائم آن را سردفتر و دفتریار و بازرس اعزامی با ذكر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء و دو نسخه از صورتمجلس تنظیمی را به اداره كل ثبت مناطق ارسال فرمایند.
8. مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورتمجلس بازرسی بر اساس فرم‌های پیوست با مدیران كل هر منطقه ثبتی بوده كه بایستی مراقبت كامل نمایند در گزارش و تنظیم صورتمجلس به تمام موارد مذكور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیف‌های مندرج در آن به ترتیب به نحوی كه محتاج به هیچ نوع مكاتبه و استیضاح مجدد نباشد رسیدگی قطعی و منجز به عمل آمده باشد.
9. مقتضی است مدیران كل ثبت مناطق، یك نسخه از صورتمجلس بازرسی و ضمائم آن را برای رسیدگی و اقدامات لازم به اداره كل امور اسناد و سر دفتران ارسال فرمایند.

فرم صورتجلسه بازرسی از دفاتر اسناد رسمی:

1. شماره دفترخانه اسناد رسمی
2. محل دفترخانه و حوزه ثبتی
3. نام و نام خانوادگی سردفتر
4. نام و نام خانوادگی دفتریار
5. نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان
6. شماره / تاریخ حکم یا دستور بازرسی
7. مرجع صدور حکم بازرسی
8. تاریخ شروع و خاتمه بازرسی به عدد ….. /به حروف …..
9. شماره / تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده: از سند شماره ….. / تا سند شماره ….. / تاریخ …..
10. در صورت بازرسی قبلی دفترخانه:
    • الف: شماره / تاریخ اولین سند تا آخرین سند بازرسی شده.
      • قبلی: از سند شماره ….. تاریخ …..
      • تا سند شماره ….. تاریخ …..
    • ب: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان قبلی …..
11. اگر سردفتر کفالت دفترخانه‌های دیگری را نیز به عهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ کفالت ذکر شود
12. تعداد دفاتر جاری مورد عمل دفترخانه «دفاتر ثبت اسناد » هنگام بازرسی …..جلد …..

امور مالی دفترخانه:

الف: دفتر درآمد دفترخانه بازرسی و حقوق دیوانی متعلقه به هر یك از اسناد تنظیمی با تعرفه و ضوابط مقرر در ماده 123 اصلاحی قانون ثبت و اصلاحیه‌های بعدی آن محاسبه و همچنین بهای مندرج در اسناد تنظیمی با ارقام قید شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبیق داده شده و جمع صفحات نیز كنترل و با اقلام مندرج در صورت‌حساب‌های ماهیانه تطبیق و نتیجتاٌ دفترخانه با توجه به حقوق دولتی متعلقه به اسناد مورد بازرسی و اقلام واریز شده به حسابهای مربوطه بدهی و كسر پرداختی: نداشت/ داشت كه مراتب به سردفتر تذكر داده شده و مشارالیه مبلغ ….. ریال كسر پرداختی بابت حقوق دولتی اسناد تنظیمی را به موجب فیش شماره ….. مورخ ….. به حساب مربوطه واریز نمود. ضمناٌ فهرست كامل مشخصات اسنادی كه بابت حقوق دولتی، كسری پرداخت داشت ضمیمه این صورتجلسه است.

ب: با ملاحظه دفتر گواهی امضای دفترخانه، تعداد گواهی‌های انجام شده جمعاٌ….. فقره بود كه حقوق دولتی متعلق به آنها صحیحاٌ وصول و ایصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نیز جزء صورتحساب ماهیانه منظور و حق السهم كانون سردفتران و دفتریاران از گواهی جمعاٌ به مبلغ ….. ریال پرداخت و دفترخانه از این بابت بدهی و كسری پرداخت نداشت / داشت كه مبلغ ….. ریال كسر پرداختی با تذكر لازم به سردفتر به موجب فیش شماره ….. مورخ ….. تأدیه گردید.

پ: با ملاحظه سوابق مدارك موجود در دفترخانه، بابت بقایای ثبتی و یا هزینه تفكیك، و یا نیم عشر اجرایی بدهی و یا كسر پرداختی ملاحظه نشد/ شد كه با تذكر مراتب به سردفتر مبلغ ….. ریال كسر پرداختی و بدهی مزبور به موجب فیش شماره ….. مورخ ….. پرداخت گردید. ضمناٌ فهرست مشخصات اسنادی كه بدهی و كسر پرداخت داشت منظم به این صورتجلسه است.

ت: قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و كنترل گردید. ردیف جمع دفتر ….. و ردیف هزینه ….. و تعداد قبوض ….. فقره بود و در این مورد اختلافی به نظر نرسید/ رسید كه جهت رفع نقص آموزش‌های لازم داده شد و در خلال بازرسی نقائص موجود مرتفع گردید. ضمناٌ موارد نقص و چگونگی امر به شرح فهرست منضم به این صورتجلسه است.

ث: نسبت به اقلام حق التحریر وصولی دفترخانه قبض لازم صادر و تسلیم و رسید اخذ شده بود و رقم عایدی حق التحریر در دفتر مربوطه صحیحاٌ ثبت و جمع بندی و با تعرفه قانونی تطبیق می نماید/ نمی‌نماید ….. كه موارد اشكال به شرح فهرست جداگانه منظم به این صورتجلسه است.

ج: میزان حق التحریر وصولی دفترخانه بابت اسناد تنظیمی مورد بازرسی جمعاٌ مبلغ ….. ریال می‌باشد كه سهمیه كاركنان از درآمد دفترخانه موضوع لایحه قانونی راجع به حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن مصوب 1359 طبق تعرفه و ضوابط مقرر در لایحه قانونی مذكور جمعاٌ ….. ریال است كه كلاٌ به حساب‌های مربوطه واریز و دفترخانه از این بابت بدهی و یا كسر پرداختی نداشت/ داشت ….. كه مراتب به سردفتر متذكر و مشارالیه مبلغ ….. ریال كسر پرداختی را به موجب فیش‌های شماره ….. پرداخت نمود.

چ: با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلی دفترخانه كه در صورتجلسه بازرسی قبلی منعكس است و همچنین اسناد مورد بازرسی موضوع این صورتجلسه جمعاٌ تعداد ….. فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است كه فهرست مشخصات این قبیل اسناد و علل و جهات نقائص آنها به شرح فهرست ضمیمه این صورتجلسه می‌باشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلی كه با رعایت مقررات مربوطه تكمیل شده كلیه حقوق دیوانی متعلقه به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و از اسناد مذكور رفع نقص به عمل آمده است.

امور فنی دفترخانه:

1. با ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، كلیه صفحات هر دفتر دارای شماره مسلسل و مهر و امضای نماینده دادستان و نخ كشی و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعایت تسلسل گردیده و در تمام موارد قید مراتب عدم ثبت سند در ذیل دفاتر مراعات گردیده است/ نگردیده است كه در این مورد تذكرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشكال منضم به این صورتجلسه است.
2. تعرفه قانونی حق الثبت و حق التحریر اسناد، به نحوی كه در نظر عمومی قرار گرفته باشد در دفترخانه الصاق شده است/ نشده است كه تذكر داده شده منبعد رعایت و الصاق نمایند.
3. حقوق دولتی و میزان حق التحریر وصولی و بهای اوراق در صدر اسناد تنظیمی و در محل مخصوص خود و نیز در ذیل ثبت دفتر به تفكیك قید شده است / نشده است كه فهرست مشخصات اسنادی كه رعایت این امر نشده ضمیمه این صورتجلسه است.
4. به هنگام تنظیم كلیه اسناد، مفاضا حساب مالیاتی، شهرداری، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر مدارك و مستندات قانونی مقرر اخذ و پیوست سابقه اسناد تنظیمی شده است / نشده است كه فهرست اسنادی كه ضمائم و مدارك آن ناقص بوده و همچنین موارد نقص آنها به شرح پیوست این صورتجلسه است.
5. برگ خلاصه معاملات و فسخ‌نامه‌ها به طور مرتب و منظم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنین فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری برای كلیه اسناد معامله وسائط نقلیه تنظیم و مرتباٌ به ادارات راهنمایی و رانندگی محل شماره گذاری خودرو فرستاده شده است / نشده است كه در خصوص ارسال مرتب آنها تذكرات لازم داده شد و فهرست اسنادی كه برگ خلاصه معامله یا فسخ نامه و یا فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری آنها ارسال نشده ضمیمه این صورتجلسه است.
6. دفاتر قانونی دفترخانه موضوع ماده 11 آئین نامه قانون دفاتر مصوب 1354 و تبصره 2 الحاقی به ماده 120 آئین نامه قانون ثبت كامل و مرتب و منظم بود و بر حسب مورد رعایت ماده 2 اصلاحی آئین نامه قانون ثبت مصوب 1323 گردیده است.
7. به طور كلی در جریان بازرسی مواردی كه مغایر و مخالف با ضوابط و موازین مقرر در مواد 49 تا 53 و 55 تا 68 و 86 تا 89 و 100 قانون ثبت اسناد و املاك و نیز مواد 14 و 18 و 19 و 21 و 23 و 29 الی 31 و 50 و 51 و 52 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 و سایر مقررات جاری باشد ملاحظه نگردید و در رابطه با نقائص جزئی نیز آموزش‌های لازم به مسئولین دفترخانه داده شد و فهرست كامل مواردی را كه رعایت مقررات و ضوابط مورد عمل و جاری نشده است نیز پیوست این صورتجلسه است.

توضیحات: این صورتجلسه در ….. نسخه تنظیم و در تاریخ به عدد / به حروف ….. به امضای سردفتر و دفتریار دفترخانه و بازرس/ بازرسان رسید.

ضمائم پیوست این صورتجلسه عبارتند از:

• الف: …
• ب: …
• پ: …
• ت: …

امضاء سردفتر | تاریخ | امضاء دفتریار | تاریخ | امضاء بازرس یا بازرسان | تاریخ

• بند 132: اقدامات لازم در صورت ادعای معامله معارض در دفترخانه

هر زمان که از طرف شخص حقیقی یا حقوقی ادعای انجام معامله معارض در دفترخانه‌ای بشود، لازم است فوراً بررسی دقیق و اعزام بازرس مطلع به دفترخانه و تحقیق لازم از سردفتر و دفتریار مورد اتهام با تنظیم صورتمجلسی که به امضای سردفتر و دفتریار (هرگاه دفتریار هم مورد اتهام باشد) خواهد رسید، مراتب را به دادسرای شهرستان محل اعلام و چگونگی قضیه را با توضیح کافی (به طوری که نیاز به خواستن مجدد نباشد) و اظهار نظر صریح به مرکز گزارش دهند.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 133: اقدامات لازم برای جلوگیری از تفریط و لاوصول شدن وجوه عمومی در دفاتر اسناد رسمی

چون غالباً مشاهده شده که دفاتر اسناد رسمی سندی را که به امضای اصحاب معامله نرسیده، برای وصول حق‌الثبت موضوع ماده 123 اصلاحی قانون ثبت، بهای مورد معامله اسناد ناقص را به مبلغ کمی در سند قید و در موقع بازرسی، همان مبلغ ملاک وصول حقوق دولتی قرار داده‌اند. و بعداً اسناد مذکور با اصلاح قیمت واقعی (مبلغ بیشتر) به امضاء رسیده و بعضی از سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی، مابه‌التفاوت آنها را به حساب منظور ننموده‌اند. و بازرسان بعدی هم آخرین بازرسی را مبدأ رسیدگی قرار می‌دهند. و در نتیجه، وجوه عمومی لاوصول و تفریط می‌شود. لذا، به منظور جلوگیری از وقوع امر، مقتضی است به بازرسان اعزامی به دفاتر ابلاغ نمایند که در موقع رسیدگی به امور مالی، صورت این قبیل اسناد را با ذکر شماره و تاریخ در صورتجلسه بازرسی منعکس و یادآور شوند که در رسیدگی‌های بعدی، موضوع را دقیقاً مورد توجه قرار داده و چنانچه در مبلغ اسناد مورد بحث تغییری حاصل شده باشد و مابه‌التفاوت آن به حساب منظور نشده باشد، جزء بدهی دفترخانه محسوب و وصول شود. بدیهی است تخلف از این دستور موجب مسئولیت خواهد بود.

• بند 134 مجموعه بخشنامه های ثبتی: آمار شركتهای ثبت شده

همانطور که طی دستورالعمل شماره 2/1857ـ51/ت مورخ 1363/10/22 دفتر تشکیلات به تفصیل توضیح داده شده، به منظور پیشگیری از ثبت نام تکراری و حفظ حقوق صاحبان نام شرکت‌های ثبت شده و نیز در اختیار داشتن اطلاعات دقیق و مطمئن از شرکت‌هایی که در مرکز و شهرستان‌ها به ثبت می‌رسد، از کاربرد کامپیوتر در تنظیم و گردآوری این اطلاعات استفاده می‌شود. علاوه بر آنکه مشخصات کلیه شرکت‌های ثبت شده تا به حال کلاً به حافظه کامپیوتر سپرده شده، حداکثر هر سه ماه یکبار نیز اطلاعات جدید مربوط به آن مدت به کامپیوتر اضافه می‌شود تا اطلاعات به روز نگهداری شود. علیهذا مقتضی است در اجرای دقیق بخشنامه فوق‌الذکر نهایت مراقبت و دقت را معمول و حداکثر تا پنجم ماه بعد مشخصات کلیه شرکت‌های جدید ثبت شده در هر واحد ثبتی و یا تغییرات احتمالی حاصله در شرکت‌های ثبت شده قبلی شامل اصلاحات و تغییرات احتمالی در نوع شرکت، نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و تاریخ انحلال آن را مطابق فرم منضم به بخشنامه فوق‌الذکر تهیه و مستقیماً به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت ارسال دارند. به دفتر مذکور دستور داده شده فهرست واحدهای ثبتی را که در ارسال آمار مذکور تاخیر و تعلل می‌نمایند جهت اتخاذ تصمیم به سازمان ثبت گزارش نمایند.

• بند 135: نحوه تصدی ثبت شرکت‌ها در محل‌های بلامتصدی

با توجه به نظام‌نامه قانون تجارت مصوب ۱۳۱۱/۲/۱۳ در صورتی که امور ثبت شرکت‌ها در محلی بلامتصدی باشد، تصدی ثبت شرکت‌ها تا تعیین متصدی جدید به مدیر ثبت محول می‌شود.

(محضرچی: ماده 1 نظامنامه قانون تجارت وزارت عدلیه مصوب 1311: در هر محلی که اداره ثبت اسناد و یا دفتر اسناد رسمی موجود است شرکت‌های تجارتی که در آن محل تشکیل می شود باید به موجب شرکت‌نامه رسمی تشکیل گردد.)

• بند 136: شرایط ثبت اتحادیه شرکت‌های تعاونی روستایی

– مستبط از ماده 60 قانون شرکت‌های تعاونی و مواد بعدی آن مصوب سال ۱۳۵۰ برای ثبت اتحادیه شرکت‌های تعاونی روستایی احتیاجی به استعلام شهربانی نیست.

• بند 137: معافیت شركت‌های تعاونی از حق الثبت و حق تمبر سهام

طبق قانون شركت‌های تعاونی و اصلاحیه‌های آن، شركت‌ها و اتحادیه‌های تعاونی از پرداخت حق الثبت و حق تمبر سهام معاف هستند.

مستند ماده 108 قانون شركت‌های تعاونی و تبصره 2 ماده 208 قانون مالیات‌های مستقیم. (محضرچی: ماده 48 قانون مالیات‌های مستقیم جدید)

• بند 138: نحوه انتخاب نام شركت یا موسسه تجاری

در موقع ثبت شركت‌ها و موسسات غیرتجارتی جدیدالتأسیس بایستی دقت لازم به عمل آورند كه نام انتخاب شده قبلاً به ثبت نرسیده باشد.

بدین منظور: اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی باید با مراجعه به «مجموعه دفاتر كامپیوتری حاوی مشخصات شركتهای ثبت شده» و حصول اطمینان از عدم سابقه ثبت عین و یا مشابه و نظیر، نام مورد درخواست نسبت به پذیرش نام شركت و یا مؤسسه غیرتجارتی جدید اقدام قانونی معمول و در شهرستانها:

عجالتاً هر واحد ثبتی تلگرافاً از اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی مراتب را استعلام و پس از وصل گواهی اداره كل مزبور مبنی بر عدم سابقه ثبت نام درخواستی، اقدام لازم معمول دارند.

به منظور ایجاد تسهیل و تسریع در این امر، اداره كل ثبت مناطق بایستی ضمن هماهنگی و همكاری با اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی و دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش در مركز، نسبت به تهیه مجموعه دفاتر كامپیوتری حاوی آخرین فهرست مشخصات شركتهای ثبت شده اقدام و در مركز منطقه نگهداری و هر ششماه یكبار كه مجموعه دفاتر جدید كامپیوتری با درج آخرین تغییرات و تحولات، آماده تكثیر میشود، مجموعه های تكمیلی بعدی را نیز منظماً تهیه و برای استفاده جایگزین مجموعه های قبلی نمایند.

پس از تحقق این امر و آمادگی ثبت مناطق، هر یك از واحدهای ثبتی شهرستانها برای ثبت شركتها و مؤسسات غیرتجاری جدید، كافی است مراتب را از ثبت منطقه متبوعه خود استعلام، و مناطق نیز با مراجعه به مجموعه دفاتر كامپیوتری موجود به موضوع استعلام رسیدگی و در صورت نداشتن سابقه ثبت، برای تطبیق نام مورد استعلام با آن دسته از شركتهائی كه در فاصله بین از تاریخ چاپ مجموعه كامپیوتری مورد عمل تا زمان استعلام به ثبت رسیده اند، بنحو مقتضی، از اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی كسب نظر نمایند.

در اینصورت كافی است اداره كل مزبور فقط به فهرست شركتها و مؤسسات ثبت شده از بعد از تاریخ چاپ مجموعه كامپیوتری در مورد عمل تا زمان استعلام مراجعه و به سهولت و سرعت پاسخگوئی ثبت مناطق باشد، در خاتمه یادآور میشود كه ثبت شركتهای تعاونی كشورزی نیاز باستعلام ندارد.

بمنظور جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه و بی ترتیبی، ثبت مناطق و همچنین اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی بایستی هر ششماه یكبار پس از تحویل مجموعه های كامپیوتری جدید، بلافاصله آنها را جایگزین مجموعه های قبلی نموده و تمامی جلدهای مجموعه های قبلی و نیز دفاتر مخصوصی را كه برای یادداشت و قید اسامی شركتهای ثبت شده در فاصله بین تحویل مجموعه قبلی تا زمان استفاده و بكارگیری مجموعه كامپیوتری جدید مورد استفاده قرار می داده اند را بنحو مقتضی منسوخه و از رده خارج و در دسترس قرار ندهند.

• بند 139: رویه پلمب دفاتر تجاری با شماره فیش حقوق دولتی

شماره فیش وجوهی كه بابت حقوق دولتی متعلقه پلمب دفاتر تجارتی وصول می‌شود بایستی در اول جلد داخلی خود دفتر قید شود. و در مواردی كه متقاضی برای پلمب دفاتر متعددی ارائه نماید باید شماره فیش حقوق دولتی علاوه در اظهارنامه در اول جلد داخلی هر دفتر نیز قید گردد.

• بند 140: نحوه ثبت و تغییرات شركتها و مؤسسات غیرتجاری

طبق ماده 5 آئین‌نامه سازمان اداری و وظائف ثبت شركت‌ها و مالكیت صنعت مصوب سال 1340 اداره ثبت شركت‌ها در تهران و دوایر ثبت شركت‌ها در شهرستان‌ها، در ثبت شركت‌نامه قائم مقام دفترخانه‌های رسمی می‌باشد و لذا به منظور اتخاذ رویه واحد مقتضی است مسئولان و متصدیان ثبت شركت‌ها:

1. در موقع ثبت شركت‌های دارای شركت‌نامه و شركت‌های با مسئولیت محدود، نسبی، تضامنی، تعاونی متن شركت‌نامه را عیناً در دفتر ثبت شركت‌نامه ثبت نموده و وصول سرمایه توسط مدیران را نیز در دفتر ذكر كرده و این عبارت را در ذیل ثبت مربوط قید نمایند:
   • (در تاریخ: روز ……. ماه …….. سال ………) در دفتر ثبت شركت‌نامه ثبت شركت‌های داخلی تحت شماره ….. ثبت و هویت شركاء بر اینجانب محرز گردید، سپس هر یك از شركاء و مدیران امضا كننده شركت‌نامه مدارك لازم را جهت احراز هویت خود به متصدی مربوط ارائه داده و بعد از نوشتن (ثبت با شركت‌نامه برابر است) دفتر را امضا نمایند و متصدی ثبت نیز دفتر را امضاء می‌نماید و در مورد شركت‌های سهامی باید مفاد اظهارنامه را عیناً در دفتر ثبت شركت‌نامه ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء كننده اظهارنامه و متصدی ثبت با ذكر عبارات فوق و قید جمله (ثبت با اظهارنامه برابر است) به جای جمله ثبت با شركت‌نامه برابر است دفتر را امضاء نمایند و در مورد مؤسسات غیرتجاری متن تقاضانامه ثبت مؤسسه را عیناً در دفتر ثبت مؤسسات غیرتجاری ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء كننده تقاضانامه و متصدی ثبت با ذكر عبارات مندرج در بند یك و قید جمله (ثبت با تقاضانامه برابر است) به جای جمله ثبت با شركت‌نامه برابر است دفتر را امضاء نمایند.
2. در مورد ثبت تغییرات شركت‌ها و مؤسسات غیرتجاری برطبق ماده 200 اصلاحی قانون تجارت مصوبه 1347 مربوط به مقررات راجع به ثبت شركت‌ها و نشر شركت‌نامه و همچنین ماده 106 قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت و مواد 9 و 10 و 11 آئین‌نامه اصلاحی ثبت تشكیلات و مؤسسات غیرتجاری بایستی تغییرات مندرج در صورتجلسه را در ذیل ثبت قبلی در دفتر مربوطه ثبت، افراد امضاء كننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضاء دفتر همان است كه برای ثبت اولیه حسب مورد در هر یك از بندهای فوق‌الذكر قید گردیده است كه با ذكر جمله (ثبت با متن صورتجلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است) دفتر را امضاء می‌نمایند.

• بند 141: ارسال آمار شرکت‌های ثبت و منحل شده به ادارات دارایی

الف: هر ماه آمار شرکت‌هایی را که ثبت و یا منحل می‌شوند به اداره دارایی محل ارسال دارید.

ب: در اجرای ماده ۱۶۲ قانون مالیات‌های مستقیم مصوب سال ۴۵، اداره کل ثبت شرکت‌ها و ادارات ثبت مکلفند در آخر هر ماه صورتی حاوی نام اشخاص حقیقی و حقوقی را که دفاتر قانونی خود را در ادارات مذکور ثبت و پلمپ نموده‌اند را با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره‌های آن به ادارات دارایی محل اقامت مؤسسه ارسال دارند.

(محضرچی: ماده 184 قانون مالیات های مستقیم جدید جایگزین ماده 162 شده است. | ماده 184: ادارات ثبت مکلف‌اند در آخر هر ماه فهرست کامل ‌شرکت‌ها و مؤسساتي را که در طول ماه به ثبت مي‌رسند و تغييرات‌ حاصله در مورد شرکت‌ها‌ و مؤسسات موجود و نيز نام اشخاص حقيقي يا حقوقي را که دفتر قانوني به ثبت رسانده‌اند با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره‌هاي آن به اداره امور مالياتي محل ‌اقامت مؤسسه ارسال دارند.)

• بند 142 مجموعه بخشنامه های ثبتی: استعلام سهم الشرکه قبل از انتقال و واگذاری

دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از هر نوع انتقال و واگذاری نسبت به سهم الشرکه شرکت‌های نسبی و تضامنی و با مسئولیت محدود و مختلط سهامی و غیرسهامی وضعیت شرکت را از اداره ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی در مرکز و ادارات ثبت در شهرستان‌ها استعلام و سپس نسبت به تنظیم سند رسمی اقدام کنند.

• بند 143: امضای صاحبان سهام و مدیران شرکت‌ها

صاحبان سهام و شرکا یا نمایندگان قانونی آن‌ها باید زیر شرکت‌نامه و زیر ثبت مربوطه را امضا کنند. پس از این‌که شرکت در دفتر ثبت شد، مدیران هر شرکت و اشخاصی که از طرف شرکت حق امضا دارند در ستون هشتم دفتر زیر ثبت را نیز امضا نمایند.

• بند 144: پلمب دفاتر مؤسسات غیر بازرگانی

پلمب دفاتر كل و روزنامه برای مؤسسات غیرتجاری كه به ثبت رسیده باشد مانعی ندارد.

• بند 146: مقررات مربوط به تابلو و مهرهای اسناد رسمی و ازدواج و طلاق

الف: مهرها و تابلوهای دفاتر ازدواج و طلاق باید طبق نمونه تصویبی سازمان ثبت باشد و سردفتران ازدواج و طلاق حق دخل و تصرف در آن را ندارند و باید در كلیه اوراق شماره و محل دفترخانه و نام و مشخصات كامل سردفتر چاپ شود.

ب: پیرو بندهای ۲ و ۱۴۶ مجموعهٔ بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه ۱۳۶۵، نظر به این‌که بر طبق گزارش‌های واصله، بعضی از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از مهرهای ژلاتینی یا مهرهایی که دارای تیترها و علائم مختلف است، استفاده می‌نمایند، لذا بدین‌وسیله مقرر می‌دارد که کلیهٔ دفاتر مزبور منحصراً از یک مهر پِرِسی طبق نمونهٔ تصویبی ادارهٔ کارپردازی سازمان ثبت که به دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تحویل گردیده، استفاده نمایند. همچنین ادارات ثبت مکلفند به تعداد دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزهٔ تابع، فوراً نسبت به درخواست مهرهای جدید و سپس اعادهٔ مهرهای فعلی از طریق آن ادارهٔ کل اقدام نمایند. ضمناً حفظ و نگهداری مهرهای تحویلی به عهدهٔ سردفتران است و هرگونه اهمال در این رابطه موجب مسئولیت آنان خواهد بود. اقتضا دارد مراتب را به کلیهٔ واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزهٔ تابعه ابلاغ و در صورت تخلف نسبت به معرفی سردفتر مربوطه اقدام گردد.

• بند 150 مجموعه بخشنامه های ثبتی: فهرست وقایع

سردفتران ازدواج و طلاق مكلفند پرسش‌نامه‌های تسلیمی اداره ثبت احوال را با كسب اطلاع و پرسش از زوجین تكمیل همزمان با تسلیم اعلامیه به اداره مزبور تسلیم نمایند.

• بند 152: استعلام حق زوجه و اعلام طلاق به دفتر ازدواج

در كلیه موارد انتقال صداق و نیز در مورد اقرار به وصول صداق كه در غیر دفتر ازدواج مربوطه صورت می‌گیرد باید بدواً بقای حق زوجه از دفتر ازدواج مربوطه استعلام شود، همچنین است در مورد ثبت طلاق خلع و مبارات كه پس از ثبت انتقال به شرح بالا مراتب بایستی ظرف 24 ساعت به دفتر ازدواج مربوطه اعلام و رسید اخذ شود.

• بند 153 مجموعه بخشنامه های ثبتی: صداق غیرمنقول

الف. در مورد صداق غیرمنقول سردفتر ازدواج باید قبل از ثبت واقعه ازدواج (حالت اول در صورت ایجاد زیرساخت فنی) یا (حالت دوم در صورت عدم امکان استعلام برخط از واحد ثبتی از طریق دفتر اسناد رسمی) وضعیت ملک را از اداره ثبت محل مربوطه از طریق سامانه استعلام نماید و در صورت نبودن اشکال قانونی نسبت به ثبت واقعه اقدام نماید. سپس از طریق سامانه مربوطه مراتب را جهت تنظیم سند صداق غیرمنقول به دفتر اسناد رسمی اعلام می‌نماید و سردفتر اسناد رسمی مکلف است نسبت به تنظیم سند صداق غیرمنقول اقدام و سند ازدواج را عیناً در سامانه ثبت الکترونیک اسناد رسمی برابر مقررات ثبت نماید.

ب. در مورد بذل یا هبه صداق غیرمنقول دفتر اسناد رسمی باید وضعیت ملک را از ثبت محل استعلام و پس از دریافت پاسخ و نبودن اشکال اقدام به ثبت نماید و مراتب را به دفتر ازدواج مربوطه اعلام نماید.

ت. در مورد بذل یا هبه صداق غیرمنقول سردفتر طلاق باید مفاد ثبت دفتر را به دفتر اسناد رسمی که سند صداق را ثبت کرده بفرستد تا مراتب را برابر مقررات ثبت و خلاصه آن را به ثبت محل ارسال دارند.

ج. اگر مال غیرمنقول دیگری به غیر از صداق در هنگام ثبت واقعه طلاق مورد بذل یا هبه باشد باید مانند سند ازدواج عیناً طبق مقررات در دفتر اسناد رسمی ثبت و خلاصه آن را به ثبت محل بفرستد.

د. هزینه‌های تنظیم سند در دفتر اسناد رسمی بر عهده هر یک از زوجین می‌باشد.

اصلاحی به موجب بخشنامه ۱۴۰۱/۵۳۱۳ مورخ ۱۴۰۱/۱/۱۶ معاونت امور اسناد

• بند 159 مجموعه بخشنامه های ثبتی: ثبت بذل و رجوع

در مورد بذل و رجوع بمابذل باید مراتب را در ملاحظات دفتر ثبت الکترونیک سند مربوطه قید و جریان امر را به دفتر ازدواج و دفتر رسمی مربوطه و زوج مطابق مقررات ابلاغ نمایند.

بند ۲۰۷ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال ۴۹ | اصلاحی بخشنامه ۱۴۰۱/۵۳۱۳ مورخ ۱۴۰۱/۱/۱۶ معاونت امور اسناد

• بند 160: اقرار به رجوع بمابذل

در مورد رجوع زوجه به آنچه بذل كرده می‌تواند مراتب را به موجب سندرسمی اعتراف نماید در این صورت سردفتر تنظیم كننده سند مكلف است ظرف مدت 24 ساعت رونوشت اداری سند را به دفتر طلاق مربوطه ارسال دارد، همچنین است در مورد هر اعتراف و یا توافق رسمی طرفین نسبت به واقعه ازدواج ثبت شده در دفتر اسناد رسمی و دفتر ازدواج.

• بند 161: منع ثبت وقایع جدید در دفاتر

سردفتران ازدواج و طلاق كه كفالت دفاتر دیگر به آنها واگذار و سوابق تحویل می‌شود نباید واقعه جدیدی را در دفاتر مزبور ثبت نمایند.

• بند 164 مجموعه بخشنامه های ثبتی: حكم دادگاه درباره سن

در مواردی كه سن شخصی طبق حكم قطعی داده اصلاح شود ملاك حكم دادگاه می‌باشد و باید سن مندرج در شناسنامه در متن سند قید و موضوع حكم توضیح داده شود.

• بند 165: خروج از حوزه مأموریت

صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق حق ندارند بدون كسب اجازه قبلی از ثبت محل از حوزه مأموریت خود خارج شوند.

• بند 166: شمول مواد 53 و 54 قانون ثبت نسبت به سران دفاتر ازدواج و طلاق

ماده 53 و 54 قانون ثبت شامل سردفتران ازدواج و طلاق نیز می‌باشد.

ماده 53: مسئول دفتر نمی‌تواند اسنادی را كه به منفعت خود یا كسانی كه در تحت ولایت یا وصایت یا قیمومیت او واقعند یا با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تا درجه سوم دارند و یا در خدمت او هستند، ثبت نماید.

ماده 54: در مواقعی كه مسئول دفتر به واسطه مرض و امثال آن از انجام وظیفه معذور است، عمل ثبت به عهده مسئول دفتر دیگری كه در آن حوزه ماموریت دارد واگذار خواهد شد. در مورد ماده 53 اگر مسئول دفتر منحصر به فرد باشد مشارالیه با حضور امین صلح و مدعی العموم محل یا نماینده او سند را ثبت خواهد كرد.

• بند 168: دعوی فوت شوهر

ادعای فوت شوهر بدون قید در شناسنامه مسموع نیست. باید مدعی به اداره ثبت احوال راهنمائی شود مگر آن كه فوت شوهر طبق مدارك قانونی از قبیل گواهی حصر وراثت و غیره محرز باشد.

• بند 173 مجموعه بخشنامه های ثبتی: ارسال پاسخ مقامات رسمی

دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق موظفند پاسخ مقامات رسمی و واحدهای ثبتی را ظرف یک هفته و دفاتر ازدواج و طلاق و اسناد رسمی را ظرف 48 ساعت پاسخ بدهند.

بند 213 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 | اصلاحی بخشنامه شماره 1401/5313 مورخ 1401/1/16

• بند 177: وضع دفاتر ازدواج و طلاق بعد از تعلیق یا انفصال صاحب دفتر

هر یك از صاحبان دفاتر كه معلق و منفصل یا بركنار می‌شوند شخصاً و در صورت فوت سردفتر وارث آنها مكلف هستند كه پس از وصول ابلاغ تعلیق یا انفصال و همچنین فوت سردفتر به هیچ وجه مداخله و تصرفی در دفاتر و اوراق مربوطه به آن ننمایند و كلیه سوابق را طبق صورت مجلس به كفیل یا كسی كه از طرف ثبت متبوعه تعیین می‌شود تحویل نمایند.

• بند 178: تفهیم شروط مندرج در نكاحیه به زوجین

در رابطه با نکاحیه‌های جدید که متن آن به تصویب شورای عالی قضایی رسیده است، لازم است به کلیه دفاتر ازدواج و طلاق سراسر کشور ابلاغ نمایید که تکلیف شرعی و قانونی دارند قبل از انشاء عقد ازدواج یک یک شروط مندرج در نکاحیه را برای زوجین قرائت و تفهیم و هر شرطی که مورد توافق زوجین قرار گرفت ذیل آن را امضاء نمایند و سردفتران ازدواج مکلفند شروط مورد توافق را ضمن عقد نکاح ایجاب نمایند و لازم است قبل از اجرای صیغه عقد به زوجین تذکر دهند که قبول شروط مندرج در نکاحیه الزامی نیست و منوط به توافق قبلی طرفین است. ضمناً متذکر می‌گردد تخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی خواهد شد.

• بند 180: روش جدید ارسال مدارک بانوان ایرانی که با مردان خارجی ازدواج می‌کنند

مقتضی است به کلیه دفاتر ازدواج تابعه ابلاغ نمایید تا اطلاع بعدی از اخذ و ارسال شناسنامه و گذرنامه ایرانی بانوان ایرانی که با مردان خارجی ازدواج می‌نمایند صرف‌نظر و پس از انجام تشریفات مربوطه به ثبت ازدواج نسبت به استرداد مدارک شناسایی اینگونه متقاضیان اقدام لازم معمول و فقط نسبت به ارسال خلاصه واقعه ازدواج تنظیمی آنان به ضمیمه پروانه ازدواج به شهربانی کشور (اداره اقامت بیگانگان) در مرکز و به شهربانی‌های محل در شهرستان‌ها اقدام مقتضی به عمل آورند.

بدیهی است مورد مذکور شامل حال بانوان خارجی که با مردان ایرانی ازدواج می‌نمایند به استناد بند ۶ از ماده ۹۷۶ قانون مدنی کتاب تابعیت [محضرچی | ماده 976: اشخاص زیر تبعه ایران محسوب می‌شوند: بند6: هر زن تبعه خارجی که شوهر ایرانی اختیار کند]، به تابعیت دولت ایران مفتخر می‌شوند نبوده و روش کنونی مبنی بر اخذ و ارسال مدارک شناسایی بانوان خارجی پس از ثبت ازدواج کماکان به قوت خود باقی است.

• بند 181 مجموعه بخشنامه های ثبتی: پروانه اقامت

در مواردی که یکی از زوجین تبعه بیگانه است، بایستی علاوه بر گذرنامه پروانه اقامت معتبر از شهربانی در دست داشته باشد و مهر اقامت سه ماه یا بیشتر که در گذرنامه این قبیل اشخاص زده می‌شود نمی‌تواند پروانه اقامت برای ازدواج محسوب گردد.

• بند 182: تشریفات بعد از ثبت ازدواج زنان خارجی با ایرانیان

پس از ثبت ازدواج نسوان خارجی با اتباع ایرانی گذرنامه خارجی و جواز اقامت نسوان خارجی را که به عقد ازدواج اتباع ایران درآمده‌اند اخذ و به ضمیمه اعلامیه حاکی از مراتب ذیل:

1. تاریخ وقوع ازدواج با قید شماره و تاریخ و محل صدور عقدنامه
2. اسم و نام خانوادگی زوجه قبل از ازدواج با اسم پدر و شماره و تاریخ و محل صدور گذرنامه و جواز اقامت او
3. تابعیت زوجه قبل از ازدواج
4. اسم و نام خانوادگی و اسم پدر زوج و تاریخ و شماره و محل صدور شناسنامه او
5. محل سکونت زوجین

به وسیله ثبت محل به اداره کل شهربانی در مرکز و شهربانی‌های مربوطه در ولایات ارسال دارند تا موافق مقررات اقدام نمایند.

• بند 183: شرایط اقامت برای ازدواج با بیگانه

هرگاه یکی از زوجین بیگانه باشد، پیش از دیدن جواز اقامت نباید عقد واقع شود. کسی که جواز اقامت ندارد، به اداره ثبت اطلاع دهید تا وسیله شهربانی برای رسیدگی به علت نداشتن جواز اقدام شود.

مهر اقامت سه ماهه یا بیشتر که در گذرنامه زده می‌شود، نمی‌تواند پروانه اقامت برای ازدواج محسوب گردد.

• بند 184: اجازه‌نامه وزارت کشور برای ازدواج با بیگانه

با توجه به ماده ۱۰۶۰ قانون مدنی و آئین‌نامه زناشویی بانوان ایرانی با اتباع بیگانه و مقررات ماده ۱۷ قانون ازدواج یا بانوان ایرانی، بدون کسب اجازه از وزارت کشور مبادرت به ثبت ازدواج نکنید. شماره و تاریخ اجازه‌نامه را در ستون ملاحظات دفتر ازدواج قید کنید و از درج موضوع عقد در گذرنامه خودداری کنید.

• بند 185 مجموعه بخشنامه های ثبتی: اعلامیه ازدواج زنان ایرانی با بیگانگان

در مورد ازدواج زنان ایرانی با بیگانگان، پس از رعایت مقررات ماده ۱۷ قانون ازدواج و وقوع عقد و ثبت در دفتر ازدواج، باید اعلامیه‌ای حاکی از مراتب ذیل:

1. اسم و نام خانوادگی
2. تابعیت زوج
3. نمره گذرنامه زوج و محل صدور آن
4. نمره جواز اقامت و اظهارنامه زوج و محل صدور آن (اظهارنامه اتباع خارجه در صفحه اول جواز اقامت آنها مندرج است)
5. نمره و محل صدور اجازه‌نامه ازدواج که طبق ماده ۱۷ قانون به عمل آمده
6. جایگاه زوج و زوجه
7. نمره ورقه هویت زوج و محل صدور آن

بوسیله ثبت محل به شهربانی محل ارسال دارند تا شهربانی مطابق مقررات اقدام و مراتب را به دفتر ثبت احوال اطلاع دهد.

[محضرچی: قانون ازدواج، به موجب قانون حمایت خانواده نسخ گردیده. به ماده 1059 قانون مدنی مراجعه شود]

• بند 188 مجموعه بخشنامه های ثبتی: احراز مجرد بودن زن خارجی

در مورد ازدواج زنان غیر ایرانی با ایرانی باید مجرد بودن زن احراز شود.

• بند 189: اعلام به دفتر ازدواج در صورت ثبت طلاق

سردفتران طلاق مكلفند به محض ثبت نهایی واقعه طلاق رونوشت اداری ثبت دفتر الکترونیک طلاق را به دفترخانه‌ای که واقعه ازدواج را ثبت کرده از طریق سامانه ارسال نمایند که سردفتر ازدواج موضوع را در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک ثبت مربوطه درج نماید.

بند 208 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 | اصلاحی بخشنامه شماره 1401/5313 مورخ 1401/1/16 معاونت امور اسناد

• بند 190: عدم تأخیر اجرای حكم دادگاه در مورد ثبت واقعه طلاق

به‌طوری که مشاهده می‌شود، بعضی از سردفتران طلاق، ثبت واقعهٔ طلاق را موکول به پرداخت نیم عشر اجرائی مربوط به مهریه که برای وصول آن اجرائیه صادر شده است، می‌نمایند و حال آن‌که هیچ‌گونه ارتباطی بین ثبت واقعهٔ طلاق و وصول نیم عشر نیست؛ زیرا اجراء خود مکلف به وصول حقوق دولتی است. بنابراین، پرسش از اجرای ثبت اسناد راجع به ختم پروندهٔ اجرائی و در نتیجه تأخیر در اجرای دستور دادگاه صالح، مجوزی ندارد. تخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی سردفتر متخلف خواهد شد.

بخشنامهٔ شمارهٔ ۱۴۰۱/۵۳۱۳ مورخ ۱۴۰۱/۱/۱۶ معاونت امور اسناد

• بند 192: رجوع بمابذل

در مورد رجوع به مورد بذل مراتب را در طلاق‌نامه و ستون ملاحظات ثبت دفتر قید و امضاء نموده، مراتب را فوراً ضمن اخطار به زوج اطلاع دهند.

تمام بخشنامه‌های این فصل از مجموعه بخشنامه های ثبتی، بر اساس بخشنامه تنقیحی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، لغو شده است.

• بند 199: نحوه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق

روساء هر حوزه ثبتی مكلفند دفاتر ازدواج و طلاق مقر اداره را اقلاً ماهی یكبار و خارج از مقر اداره را هر شش ماه یك‌بار دقیقاً از نظر اجرای تكالیف قانونی و مواردی كه در فصل مربوط به ازدواج و طلاق در این مجموعه چاپ شده دقیقاً بررسی نموده و چنانچه تخلفی مشاهده نمودند با تنظیم و ارسال صورت‌مجلس كه به امضای سردفتر متخلف رسیده باشد در دو نسخه حتی الامكان ماشین شده والا با خط خوانا جریان را گزارش نمایند و سردفتران ازدواج و طلاق خارج از مقر اداره مكلفند هر سه ماه یك بار دفاتر خود را برای رسیدگی به مقر اداره بیاورند و متصدیان امر باید ظرف سه روز رسیدگی و اعلام نظر نمایند.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 200 مجموعه بخشنامه های ثبتی: دفتر بازرسی

دفاتر رسمی ازدواج و طلاق باید دفتری بنام بازرسی داشته باشند كه همیشه در دسترس بازرسان اعزامی قرار داده شود تا نتیجه بازرسی را درآن قید و امضاء نمایند.

• بند 201: مرجع صدور اجرائیه

صدور اجرائیه‌های قبوض اقساطی بدون قید و شرط با ثبت محل می‌باشد. ولی در موردی كه طلبكار بخواهد از شرط سند (هر نوع كه باشد) استفاده كند صدور اجرائیه با دفترخانه مربوطه است.

• بند 202: رویه صدور و ابطال اجرائیه برای قبوض اقساطی

هنگام صدور اجرائیه نسبت به قبوض اقساطی، مسئول امضاء اجرائیه مکلف است ظَهر قبض را با مهری که حاکی از صدور اجرائیه با ذکر تاریخ و کلاسه پرونده باشد، ممهور نموده و رونوشت یا فتوکپی قبض را اخذ و مطابقت آن را با اصل گواهی پیوست اجرائیه نماید. اجراء مکلف است موقع پرداخت وجه وصولی، اصل قبض را دریافت و ابطال نموده و در پرونده مربوطه بایگانی نماید.

• بند 203: اجرائیه اسناد عندالمطالبه

صدور اجرائیه اسناد عندالمطالبه احتیاج به صدور اخطار و ابلاغی قبلی ندارد، مگر اینكه در متن سند صدور اخطار مزبور یا اظهارنامه و ابلاغ آن شرط شده باشد.

• بند 204: استعلام از دفترخانه قبل از صدور اجرائیه برای قبوض اقساطی

در مورد قبوض اقساطی که برای صدور اجرائیه به اجرای ثبت ارائه می‌شود، چون ممکن است بدهکار قبلاً تغییر محل اقامت خود را به دفترخانه مربوطه داده و یا اینکه بدهی خود را در صندوق ثبت تودیع کرده باشد، بنابراین باید قبلاً جریان کار از دفترخانه تنظیم کننده سند استعلام شود.

• بند 205 مجموعه بخشنامه های ثبتی: اجرای چك‌های بانكی وعده‌دار

چكهای بانكی وعده دار قبل از رسیدن موعد پرداخت در اجرای ثبت قابل اقدام نمی‌باشد.

• بند 206: تفویض تکالیف اجرایی در ثبت اسناد رسمی

مدیران ثبت در شهرستان‌ها و رئیس اجرایی در تهران نمی‌توانند تکالیفی که به موجب آیین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی به عهده آن‌ها محول شده، از جمله صدور دستور اجرای سند، به شخص دیگری تفویض نمایند، مگر این‌که رئیس ثبت در مرخصی استحقاقی یا استعلاجی باشد که در این صورت معاون او تکالیف رئیس ثبت در کلیه امور مربوط به اجرای مفاد اسناد رسمی، اعم از صدور دستور اجرا و امور مربوط به سایر عملیات اجرائی را عهده‌دار خواهد بود و نیازی به صدور ابلاغ مرکزی ندارد، ولی در واحدهای ثبتی که فاقد معاون است باید برای عضو ارشد ابلاغ مرکزی کفالت صادر شود.

• بند 207: دفتر عملیات مأمور اجراء

برای سهولت كنترل عملیات مأمورین اجراء هر یك از آنان موظفند عملیات روزانه خود را در دفتر مخصوص وارد نموده و مراقبت نمایند هر عملی را كه از بابت بدهی اشخاص یا حقوق دیوانی می‌نمایند در ستون‌های مخصوص یادداشت نمایند.

• بند 208: روش ابلاغ اخطارها و اجرائیه‌ها در ثبت اسناد رسمی

مأمورین اجرا و ابلاغ باید اخطارها و اجرائیه‌ها را طبق مقررات قانونی و آیین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی ابلاغ نمایند و مراتب را با جوهر ثابت و عبارت خوانا با قید تاریخ و ساعت تمام حروف در برگ ابلاغ شده قید کنند.

• بند 209 مجموعه بخشنامه های ثبتی: اخذ رسید پرونده

برای تسلیم پرونده به ممیز، مأمور اقدام باید در دفتر مخصوص وارد و رسید اخذ کند. ممیز نیز مکلف است فوراً تکلیف خود را انجام و پرونده را مسترد و رسید خود را باطل کند.
برای امضای رؤسای مربوطه، پرونده تحت مسئولیت مدیر بایگانی تسلیم و پس از امضا حضوراً مسترد خواهد شد.

• بند 210: دفاتر مورد عمل اجرا

اداره اجراء ثبت و ادارات ثبت شهرستان‌ها بایستی دفتر اوقات و دفتر عملیات اجرائی و دفتر پرونده‌های مختومه اجرائی را مانند پیش مرتباً عمل کنند.

• بند 211: نحوه تماس با ادارات آموزش و پرورش

مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی و ادارات تابعه اعلام شود كه اوراق و اسناد و اخطاریه‌های اداره آموزش و پرورش را در تهران به دفتر حقوقی آن وزارتخانه ابلاغ نمایند و از ارسال آن به نواحی یا سایر ادارات تابعه آن وزارتخانه خودداری نمایند.

• بند 213: اثر قراردادهای تنظیمی در اجراء

قراردادهایی كه طرفین نسبت به پرونده اجرائی در حضور مدیر ثبت یا مدیر اجراء یا مأمورین اجرای پرونده در حدود صلاحیت قانونی آن‌ها منعقد می‌نمایند ذاتاً رسمی بوده و در حدود مقررات لازم الاجراء است.

• بند 214: كارشناسی

لازم است به كارشناسانی كه همه ساله از طرف اداره فنی وزارت دادگستری فهرست اسامی آنها منتشر می‌شود با ملاحظه پروانه همان سال و در حدود تخصص آنها كار ارجاع شود.

• بند 215 مجموعه بخشنامه های ثبتی: اعلام تخلیه عین مستأجره به دفترخانه

ادارات ثبت در مورد تخلیه عین مستأجره باید مراتب را به دفترخانه اسناد رسمی مربوطه اعلام دارند كه در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند.

• بند 216: اجرائیه‌های صادره از طرف ارتش

در مورد اجرائیه‌های صادره از طرف هیئت مشاور حقوقی و قضائی وزرات دفاع و همچنین اجرائیه‌های صادره از طرف كلیه واحدهای ارتش در ایران منحصراً با هیئت مشاور حقوقی و قضائی وزارت دفاع مكاتبه و كسب تكلیف نمائید.

• بند 217: اجرائیه مالیاتی و مطالبات دولت از اشخاص

در مورد اجرائیه‌هائی كه ادارات و دوایر دولتی برای وصول طلب خود علیه اشخاص صادر می‌كنند چنانچه مقررات خاص (مانند مقررات اجرائی مالیات) وجود نداشته باشد مطابق آئین‌نامه اجرای ثبت عمل می‌شود.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 218: اجرائیه‌های موضوع تبصره ماده واحده افزایش اعتبارات كشاورزی

نسبت به اجرائیه‌های موضوع تبصره ماده واحده قانونی افزایش اعتبارات كشاورزی مصوب 1339/02/25 باید طبق نمونه‌های تصویب شده مانند اسناد رسمی اقدام شود.

[محضرچی: تبصره 5 قانون اصلاح قانون افزايش اعتبارات كشاورزي مصوب 24 آذر ماه 1338 مجلس سنا بشرح ذيل اصلاح مي‌شود: اسناد ذمه كه از طرف گيرندگان وام به شعب و نمايندگي‌هاي بانك كشاورزي داده مي‌شود و همچنين اسناد ذمه مربوط به صندوق‌هاي روستائي ‌و شركت‌هاي تعاوني كه تحت نظر بانك اداره مي‌شود تا ميزان بيست هزار ريال در حكم اسناد رسمي است كه لازم‌ الاجراء خواهد بود.] ‌

• بند 219: اجرائیه‌هایی كه متعهد آن دولت است

در مورد اجرای اجرائیه‌های صادره علیه مؤسسات دولتی ادارات ثبت باید با رعایت مقررات قانونی محاسبات عمومی و سایر مقررات مالی دولت بر طبق آئین‌نامه اجرائی مفاد اسناد رسمی عمل نمایند.

• بند 220: اجراء پس از حكم اعسار

در مواردی كه حكم اعسار بدهكار صادر می‌شود اجراء مكلف است هر وقت مالی از بدهكار بدست آورد حقوق دولت و طلب بستانكار را به تقاضای او استیفا نماید.

• بند 221: شرایط تقاضای بازداشت حساب جاری بدهکار در ثبت اسناد رسمی

در مواردی که بستانکار برای استیفای طلب خود تقاضای بازداشت معادل طلب خود از موجودی حساب جاری بدهکار در یکی از بانک‌ها را می‌نماید، مقتضی است نام و نام خانوادگی و اسم پدر و شماره شناسنامه و محل اقامت و شغل بدهکار را به نحوی که اشکالی برای بانک تولید نشود در تقاضانامه ذکر کنند. تخلف از اجرای این دستور موجب تعقیب اداری است.

• بند 222: جلوگیری از خروج بدهکاران اجرائی با ابلاغ به اداره گذرنامه

یکم:

الف: در اجرای مقررات بند ب ماده ۹ قانون تذکره مصوب دی‌ماه سال ۱۳۱۱ در مواردی که اجرائیه علیه محکوم علیه و یا متعهد سند لازم الاجراء صادر می‌شود، در صورتی که از طرف نامبرده‌گان یا قائم مقام قانونی آن‌ها مالی معرفی نشود و یا دسترسی به اموال آن‌ها نباشد، برحسب تقاضای محکوم‌له و یا متعهدله لازم است در مورد اجرائیه صادره از اجرای ثبت مراتب را به اداره کل ثبت گزارش دهید تا مراتب به اداره گذرنامه در تهران یا شهرستان‌ها اعلام شود که از صدور گذرنامه متعهد سند لازم الاجراء خودداری نمایند. بدیهی است پس از اجرای مفاد لازم الاجراء و یا رضایت کتبی متعهدله باید فوراً اطلاع دهید تا از دستور صادره رفع اثر به عمل آید. ضمناً توجه داشته باشند که صدور دستور فوق مختص مقام قضایی است.

ب: در مورد بالا باید نام – نام پدر – نام خانوادگی – سن – شماره و محل صدور شناسنامه – شغل – محل اقامت و علت تقاضا در گزارش قید گردد. به نحوی که بر اثر تشابه اسمی موجبات مزاحمت اشخاص دیگر فراهم نشود.

دوم:

چون در مورد نحوه اقدام در خصوص بند ۲۲۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر ماه ۱۳۶۵ استعلاماتی شده است لذا مراتب به استحضار مقام محترم معاونت وزارت دادگستری و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور رسید و چنین مقرر فرمودند: “در اجرای بند ۲۲۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر ماه ۱۳۶۵ با توجه به ماده ۱۷ قانون گذرنامه چون مقرر شده است که دولت می‌تواند از خروج بدهکاران اجرائی طبق شرایط و مقرراتی که در آیین‌نامه تعیین می‌شود، جلوگیری نماید لذا مقتضی است در مواردی که بستانکار پرونده اجرائی یا قائم مقام قانونی آن چنین درخواستی از دوایر اجرای ثبت می‌نماید، واحدهای ثبتی در شهرستان‌ها و اداره اجرای ثبت تهران، در تهران باید عیناً درخواست را با تعیین میزان بدهی مسلم مدیون به اداره گذرنامه ارسال نمایند.

• بند 223: اقدامات اجرایی در مورد مازاد معاملات شرطی و رهنی و مال بازداشت شده

در موردی که مازاد معاملات شرطی و رهنی یا مال بازداشت شده از طرف دادگاه و سایر مراجع صالحه طبق مقررات به نفع ثالث بازداشت و مراتب به اجرای ثبت رسماً ابلاغ می‌شود، اجرای ثبت باید عملیات اجرائی را طبق مقررات تعقیب و در صورت وجود مازاد به مرجع بازداشت کننده ارسال والا بلافاصله بعد از تنظیم صورت مجلس مراتب را به مرجع مزبور اعلام کند. اگر معامله شرطی فسخ و یا بازداشت مقدم رفع شود، بازداشت مؤخر جانشین آن خواهد شد.

• بند 224: نحوه نوشتن آگهی مزایده و بازداشت املاک در ثبت اسناد رسمی

در آگهی‌های مزایده و همچنین بخش بازداشت املاک باید میزان طلب بستانکار یا مبلغی که مزایده از آن شروع می‌شود و شماره پلاک ملک در مورد بازداشت یا مزایده، تمام حروف نوشته شود تا هنگام ثبت بازداشت‌نامه یا چاپ آگهی در روزنامه اشتباهی رخ ندهد. تخلف موجب تعقیب اداری است.

• بند 225 مجموعه بخشنامه های ثبتی: توقیف اتومبیل

در مواردی كه مأمور اجراء اتومبیل را بازداشت می‌نماید، چنانچه مورد بازداشت از طرف سایر مراجع قانونی دیگر پلمب شده باشد، باید پس از بازداشت مراتب فوراً به مرجع مذكور اعلام شود.

• بند 226 مجموعه بخشنامه های ثبتی: تطبیق نوبت اول آگهی با پیش‌نویس

آگهی‌های مزایده را پس از انتشار نوبت اول با پرونده امر تطبیق و چنانچه اشتباهی شده باشد، فوراً در اصلاح و رفع آن اقدام گردد.

• بند 227: توقف و ادامه عملیات اجرائی در صورت صدور قرار توقیف

به محض وصول قرار توقیف عملیات اجرائی اقدامات بعدی اجراء متوقف می‌شود و اگر قبل از صدور قرار، مالی از بدهکار بازداشت نشده باشد، چنانچه تمام موضوع لازم الاجراء به عنوان تأمین در صندوق دادگستری نقداً سپرده شده باشد، مال بازداشتی آزاد و مراتب به دادگاه صادر کننده قرار اعلام می‌شود که در صورت رد قرار یا صدور حکم بر بی‌حقی خواهان قرار، وجوه سپرده شده را بابت طلب بستانکار ارسال دارند. در صورت صدور حکم بدوی بر بی‌حقی خواهان قرار، اگر چنانچه ضمن صدور حکم قرار لغو شده باشد، عملیات اجرائی تعقیب می‌شود والا تعقیب عملیات اجرائی موکول به صدور و ابلاغ حکم قطعی خواهد بود.

بند ۲۲۸: توقف اجرائیه در صورت ورشکستگی متعهد

در مورد اجرائیه‌هایی که بدهکار آن‌ها ورشکست می‌شود باید پرونده به اداره تصفیه محل ارسال و اداره ثبت از اقدام اجرائی خودداری نماید (در این صورت حق الاجراء تعلق نمی‌گیرد مگر این‌که حکم ورشکستگی نقص و عملیات اجرائی در ثبت به انجام برسد) در مورد اسنادی که وثیقه دارد و عملیات اجرائی طبق ماده ۳۴ قانون ثبت و اصلاحی ماده ۳۴ باید علیه بازرگانان متوقف یا ورثه او که متوقف می‌شود تعقیب شود نظر به مستفاد از ماده ۴۱۹ قانون تجارت هرگونه اطلاع که مدیون داده می‌شود به اداره تصفیه هم مراتب اطلاع داده شود و چنانچه مازاد در مزایده داشته باشد به اداره مزبور ارسال گردد.

بند ۲۲۹ مجموعه بخشنامه های ثبتی: ابلاغ اجرائیه به ورثه بدهکار فوت شده

در صورتی‌که متعهد فوت نموده و متعهدله به استناد ماده ۶ آیین‌نامه اجرایی درخواست صدور اجرائیه کرده باشد و ابلاغ اجرائیه به شخص ورثه یا قیم مقدور نباشد طبق ماده ۱۸ آیین‌نامه مصوب سال ۵۵ اجرائیه باید به وسیله روزنامه ابلاغ شود و جریان اجرائی تعقیب گردد. صدور سند انتقال و تحویل ملک متوقف بر ارائه گواهی حصر وراثت نخواهد بود و در صورت عجز متعهدله از معرفی ورثه اجرای ثبت تکلیفی نخواهد داشت.

بند ۲۳۰: شرایط پرداخت دیون قبل از صدور سند انتقال

در مورد کلیه پرونده‌های اجرائی که عملیات آن منتهی به صدور سند انتقال می‌شود بدهکاران پرونده‌های مزبور چنانچه حاضر به پرداخت دین باشند می‌توانند قبل از صدور سند انتقال اجرائی کلیه بدهی خود و اجور و خسارات را تا روز پرداخت وجه در صندوق ثبت ایداع تا از صدور سند انتقال خودداری به عمل آید مقتضی است مراتب را به بدهکاران این گونه پرونده‌های اجرائی اخطار نمایید.

بند ۲۳۱: شرایط صدور سند انتقال برای اموال منقول

صدور سند انتقال نسبت به اموال منقول مورد ندارد مگر در مواردی که طبق مقررات نیاز به تنظیم سند باشد.

بند ۲۳۲: تعیین و تحویل حافظ در صورت عدم قبول مال توسط ذینفع

در مواردی که مالی در محل مورد تخلیه موجود بوده و به حفاظت موجر یا شخص دیگری تفویض می‌شود، چنانچه حافظ تقاضای تحویل مال مورد حفاظت را بنماید و ذینفع حاضر به قبول آن نشود، باید حافظ دیگر تعیین و مال مورد حفاظت به او تحویل شود و مادام که حافظ دیگر تعیین نشده، مسئولیت حفاظت با حافظ قبلی خواهد بود.

عنوان بند ۲۳۳: حریم اجرائی و عدم دخالت کارمندان ثبت

از نظر اهمیت مسئولیتی که در حین اجرای مقررات و حفظ حقوق مردم به عهده کارکنان ثبت واگذار شده، باید از دخالت مستقیم و غیرمستقیم در امور اجرائی خودداری و حتی از ضمانت بدهکاران اجرائی یا گواهی اعتبار ضامن بدهکار اجتناب نمایند. تخلف از این دستور موجب پیگرد قانونی است.

عنوان بند ۲۳۴ مجموعه بخشنامه های ثبتی: ابلاغ ختم پرونده به دفترخانه تنظیم کننده سند

به محض ختم پرونده‌های اجرائی موضوع معاملات مذکور در ماده ۳۴ قانون ثبت، مسئول امر باید مراتب را جهت فسخ معامله و ابطال سند به دفترخانه تنظیم کننده سند اعلام کند.

• بند 235: ابلاغ اجرائیه به كارمندان

اجرائیه به كارمندان باید به وسیله مأمور اجراء یا ابلاغ طبق مقررات ابلاغ شود. ارسال آن به ادارات مجوزی ندارد.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند ۲۳۶: شیوه ابلاغ اوراق قضائی به افراد مقیم خارج کشور

به موجب ماده ۱۰۵ قانون آیین دادرسی مدنی، چنانچه مدعی علیه در خارج از ایران اقامت داشته باشد، ابلاغ بوسیله وزارت امور خارجه به‌عمل خواهد آمد و بر طبق ماده ۹۵ قانون مذکور، گواهی مأمورین سیاسی یا کنسولی راجع به ابلاغ اوراق به مخاطب کافی است و مأمورین نامبرده در انجام وظیفه قانونی خود نسبت به ابلاغ اوراق قضائی مکلف به رعایت مقررات ابلاغ توسط مأمورین و اشخاص دیگر مذکور در قانون آیین دادرسی مدنی نیستند و گزارش آنها بر ابلاغ یا شناخته نشدن مخاطب در محل یا استنکاف او از گرفتن برگه‌ها یا ابلاغ توسط پست کافی خواهد بود و در مواردی که دولت ایران در کشور محل توقف مخاطب اصولاً نمایندگی سیاسی یا کنسولی نداشته باشد و ابلاغ دادخواست یا اوراق به طریق دیگری برای وزارت امور خارجه میسر نباشد، وزارت مرقوم مسلماً تکلیفی در این مورد نخواهد داشت و در صورت اعلام وزارت مذکور مانعی ندارد که اوراق قضائی در چنین صورتی مستقیماً بوسیله پست از طرف دفتر دادگاه به نشانی تعیین شده ارسال گردد.

• بند ۲۳۷: شیوه ابلاغ اجرائیه ثبتی و سایر اوراق اجرائی

در مورد ابلاغ اجرائیه ثبتی و سایر اوراق اجرائی و اخطارهای لازم که بوسیله ادارات ثبت ابلاغ می‌شود، چون در عمل مشاهده شده است که بعضی از مأمورین به تشخیص خود ابلاغ واقعی را در پاره‌ای از موارد ضروری می‌دانند، لزوماً یادآور می‌شود که ابلاغ اعم از ابلاغی واقعی و قانونی است.

• بند ۲۳۸: شیوه ابلاغ اجرائیه به مالک و راهن

چون در مورد املاکی که مالکان آنها رضایت می‌دهند وثیقه دین مدیون قرار گیرد (از طریق دادن وکالت و غیره)، اسناد اینگونه وثائق منتهی به صدور اجرائیه می‌شود، روبه ادارات ثبت نسبت به ابلاغ اجرائیه یکسان نیست و غالباً از اداره کل ثبت کسب تکلیف می‌نمایند، لذا با در نظر گرفتن مدلول ماده ۱۱۵ آیین‌نامه اصلاحی مصوب سال ۱۳۵۵ مقرر می‌گردد که چون در این قبیل موارد ابلاغ اجرائیه هم به بدهکار و هم به مالک وثیقه ضرورت دارد، لذا اجرائیاتی که از این به بعد علیه مدیون صادر می‌شود، نام مالک نیز در اجرائیه قید و اجرائیه بایستی به بدهکار و مالک وثیقه (اعم از منقول و غیرمنقول) ابلاغ شود.

• بند ۲۳۹: قید مشخصات در حواله‌های بانکی

در حواله‌های بانکی که بموجب آن وجوهی را برای حوزه ثبتی دیگری می‌فرستید باید مشخصات کامل بدهکار و بستانکار و شماره پرونده امر و سوابق مربوطه در حواله قید شود.

• بند ۲۴۰ مجموعه بخشنامه های ثبتی: نگهداری حساب نیم‌عشر اجراء

برای نگهداری حساب نیم عشر اجراء مقررات ذیل را در نظر گرفته و به موقع اجراء گذارید. کلیه فیش‌های صادره بابت نیم عشر به ترتیب شماره و تاریخ با ذکر اسامی بستانکار و بدهکار و مبلغ در ستون‌های مخصوص دفتر مربوطه ثبت و بدین وسیله جمع کل عایدات همیشه معلوم خواهد گردید.

• بند ۲۴۱: وصول نیم عشر پرونده‌های اجرائی ماده ۳۴ و نیم عشرهای لاوصولی

در مود پرونده اجرائی که اجرائیه طبق ماده ۳۴ قانون ثبت صادر و ابلاغ شده با انقضاء مهلت مقرر در ماده مزبور هرگاه بستانکار برای پرداخت هزینه انتشار آگهی مزایده و تعقیب عملیات اجرائی حاضر نشود و از تاریخ ابلاغ یکسال گذشته باشد چون ملک بدهکار وثیقه است مراجعه به او برای وصول نیم‌عشر مورد ندارد ولی براساس تبصره ماده ۱۳۱ قانون ثبت مراجعه به بستانکار اشکالی ندارد و همچنین در مورد پرونده‌هایی که با تنظیم صورتمجلس مزایده و نبودن خریدار و عدم پرداخت بدهی از ناحیه بدهکار باید ملک مورد وثیقه به بستانکار واگذار شود. و چنانچه بستانکار حاضر به پرداخت نیم‌عشر و حق حراج و تقاضای تنظیم سند انتقال نشود با وصول نیمعشر و حق حراج از بستانکار پرونده را از ردیف خارج و هر وقت مراجعه کرد در تنظیم سند انتقال و تحویل مورد مزایده اقدام نمایند و بموجب رأی مورخه 1343/02/10 شورای عالی ثبت از هزینه آگهی مزایده نباید نیمعشر اجرائی اخذ شود.

• بند ۲۴۲: وصول نیم عشر تخلیه

در مواردی که بعلت عدم پرداخت اجور، اجرائیه بر تخلیه عین مستاجره صادر می‌شود، چنانچه بعد از ابلاغ اجرائیه و قبل از تخلیه طرفین سازش نمایند و یا موجر (بستانکار) از تخلیه منصرف شود، نیمعشر اجور و تخلیه باید طبق مقررات وصول گردد، لیکن در مواردی که بعلت پرداخت شدن اجور از تخلیه عین مستاجره خودداری و ختم عملیات اجرائی موکول به صدور حکم قطعی دادگاه می‌شود، مادام که عمل تخلیه انجام نگردیده، مطالبه نیمعشر تخلیه مورد نخواهد داشت.

• بند ۲۴۳: حق الاجراء قبل از ابلاغ اجرائیه

حق الاجراء قبل از ابلاغ اجرائیه نسبت به موضوع لازم الاجراء و همچنین نسبت به مبلغی که قبل از ابلاغ مستقیماً پرداخت شده تعلق نمی‌گیرد ولی باید مراقبت شود اجرائیه ظرف مدت مصرح در آیین‌نامه اجراء ابلاغ شود. نسبت به پرونده‌های تشکیل شده در زمانی كه حق الاجراء دو برابر شده بود تا تاریخ 1333/10/14 به همان مأخذ وصول خواهد شد. انصراف بستانكار از مطالبه تمام یا بعض از اصل طلب موثر در مطالبه و وصول نیم عشر نیست.

• بند ۲۴۴: هزینه ابلاغ اجرائیه و اظهاریه‌هایی که بدهکار و مخاطب متعدد دارند

در مورد اجرائیه‌هایی که بدهکار متعدد و اظهاریه‌هایی که مخاطب متعدد دارند چون مربوط به یک موضوع می‌باشند فقط باید هزینه قانونی یک فقره ابلاغ دریافت گردد.

• بند ۲۴۵: هزینه آگهی

در موردی که بدهکار مالی بلامعارض و قابل فروش معرفی و از پرداخت هزینه آگهی خودداری می‌نماید بستانکار می‌تواند هزینه را پرداخت و با طلب خود مطالبه و دریافت دارد.

• بند ۲۴۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی: استرداد هزینه ابلاغ اجرائیه

هزینه ابلاغ اجرائیه‌هایی که عمل آن در خارج تصفیه می‌گردد و بستانکار قبل از ابلاغ اجرائیه وصول وجه را اعلام می‌دارد، به تقاضای ذینفع قابل استرداد می‌باشد.

• بند ۲۴۷: وصول نیم عشر لاوصولی

لازم است دستور دهند کلیه پرونده‌های اجرائی ثبت را بررسی و آنچه نیم عشر وصول نشده علت آن را معلوم دارند و نسبت به وصول آن برابر مقررات اقدام نمایند.

• بند ۲۴۸ مجموعه بخشنامه های ثبتی: هزینه سند انتقال اجرائی

الف: در هر مورد که سند انتقال به نام بستانکار پرونده اجرائی تنظیم می‌شود پرداخت حقوق دیوانی، حق حراج، هزینه آگهی، هزینه ثبت سند در دفترخانه به عهده او است و چنانچه مورد انتقال مازادی نداشته باشد بستانکار می‌تواند بقیه هزینه‌های مربوطه و مالیات‌های متعلقه را پرداخت و سند انتقال دریافت دارد.

ب: چنانچه خریدار شخص ثالث باشد سوای مبلغی که در صورت‌مجلس مزایده قید و نقداً پرداخته و یا بستانکار موافقت بر نسیه کرده، اگر برای پرداخت بقیه هزینه‌های قانونی (مالیات گذشته، مالیات انتقال قطعی، مفاصا حساب شهرداری و هزینه سند انتقال) محلی نباشد ثالث می‌تواند برابر ضوابط مقرره با پرداخت آن، سند انتقال دریافت دارد.

ج: در مورد واگذاری رقبات بازداشتی کلیه حقوق و عوارض و مالیات و هزینه ثبت سند انتقال برابر ضوابط مقرره از محل بهای ملک برداشت و بقیه پس از پرداخت طلب بستانکار اگر وجود داشته باشد به بدهکار پرداخت خواهد شد و در صورتی که طلب بستانکار باقی داشته باشد می‌تواند به سایر اموال بدهکار مراجعه نماید.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند ۲۴۹: پرداخت وجوه توقیف شده به غیر ذینفع

هرگاه وجهی بابت طلب شخصی بازداشت شده باشد پرداخت آن به غیر ذینفع بازداشت مجوزی ندارد. در مورد وجوه وصولی طبق ماده ۹۰ آیین‌نامه اجراء بایستی طبق تبصره ماده ۶۴ عمل شود.

• بند ۲۵۰: پرداخت وجه پرونده اجرائی به ذینفع

پرداخت هر وجهی به ذینفع بابت پرونده اجرایی باید به دستور مسئول اجرا باشد، احراز هویت دریافت کننده با مسئول پرداخت وجه است.

• بند ۲۵۱ مجموعه بخشنامه های ثبتی: حق حراج

در مواردی که مورد حراج به بستانکار هم واگذار شود حق حراج نیز علاوه بر سایر حقوق قانونی باید از بستانکار وصول شود.

• بند ۲۵۲: تقسیم حق النسبی

اول: حق النسبی از حق الاجراء هر پرونده اجرائی برابر ماده ۱۵ قانون متمم بودجه سال ۱۳۳۷ برداشت و برابر آیین‌نامه تقسیم حق‌النسبی پرداخت می‌شود. در مواردی که مأمورین اجراء حق الاجرا را مستقیماً وصول نکرده بلکه در اثر عملیات آنها از قبیل ابلاغ، اجرائیه و غیره حق الاجرا وصول شده حق النسبی آنها طبق ماده ۸ اصلاحی آیین‌نامه مزبور به نسبت حق بین آنها تقسیم می‌شود و سایر اشخاص حق اخذ وجهی بابت حق النسبی ندارند و باید منحصراً به کارکنان اجراء پرداخت شود.

دوم: چون تعدادی از واحدهای ثبتی شهرستان‌ها در خصوص بند ۲۵۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا مهر ماه ۱۳۶۵ سؤالاتی می‌نمایند لذا بدینوسیله اعلام می‌دارد که ضوابط مقرر در بند ۲۵۲ مربوط به نحوه برداشت و تقسیم وجوه حق النسبی از حق الاجراء می‌باشد و لاغیر و در مورد اصل کلی موضوع که همانا مستند و مجوز پرداخت حق النسبی است با توجه به ماده واحده مصوب سال ۱۳۵۸ شورای انقلاب مبنی بر لغو درآمدهای اختصاصی وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و نیز تبصره ۲۸ قانون بودجه سال ۱۳۵۸ کل کشور فعلا پرداخت حق النسبی از حق الاجراء مجوزی ندارد و تأدیه آن مستلزم تحصیل مجوز قانونی مجدد خواهد بود.

• بند 254: رقبات متعدد كه بدون تفكیك ثمن مورد معامله رهنی و با حق استرداد واقع شده

در مواردی‌كه رقبات متعدد واقعه در حوزه‌های مختلف بدون تفكیك ثمن مورد معامله شرطی و رهنی واقع می‌شود باید آگهی مزایده در روزنامه مربوط به حوزه هر یك از رقبات منتشر و آگهی الصاقی در محل هر یك از رقبات مزبور الصاق و در متن آن تصریح شود جلسه مزایده در اجرای ثبت محل تنظیم سند تشكیل خواهد شد.

• بند ۲۵۵: صدور اجرائیه در معاملات شرطی و رهنی عادی

نسبت به معاملات شرطی و رهنی عادی که معامل تقاضای ثبت کرده و موضوع معامله را در اظهارنامه تصریح کرده و در آگهی نوبتی هم درج شده باشد، صدور اجرائیه به عهده مدیر ثبت است.

• بند ۲۵۷: قبوض اقساطی معاملات شرطی و رهنی

در مورد قبوض اقساطی که نسبت به معاملات شرطی و رهنی تنظیم می‌شود، اگر قبوض اقساطی در مقابل مقداری از ملک است (مدت و ملک و ثمن تقسیط شده)، اجرای ماده ۳۴ قانون ثبت نسبت به آن مقدار که مدت آن سررسیده است، اشکالی ندارد و اگر فک ملک منوط به تأدیه تمام دین است، اجرائیه تا سررسید مدت معامله موقوف‌الاجراء می‌باشد.

• بند ۲۵۸ مجموعه بخشنامه های ثبتی: تقاضای ثبت املاک دولتی

تقاضای ثبت املاک دولتی و املاکی که به موجب قوانین خاص در مالکیت دولت قرار می‌گیرد، از طرف سازمان‌های مربوطه بعمل می‌آید.

• بند ۲۵۹: درخواست ثبت و تحدید حدود سهام مجهول‌المالک

در موقع درخواست ثبت سهام مجهول‌المالک املاکی که قسمتی از آن درخواست ثبت و تحدید حدود شده، احراز تصرفات مالکانه متقاضی ثبت ضرورت دارد. نمایندگانی که مأمور تحدید حدود سهام مشاعی این قبیل املاک هستند، بایستی برای تسهیل کار نام مالک و یا مالکین سهام مشاعی مجهول‌المالک را تحقیق و در صورت مجلس تحدید منعکس نمایند.

• بند ۲۶۰: درخواست ثبت معادن و زمین شامل معدن

قبول درخواست ثبت معادن و اراضی ملکی اشخاص که مشتمل بر معادن است با توجه به قانون و مقررات مصوبه به عمل می‌آید.

• بند ۲۶۱: رعایت ماده ۱۷ قانون تقسیم و فروش در قبول ثبت اراضی

الف: قبول تقاضای ثبت اراضی موات از اشخاص ممنوع است.

ب: ادامه عملیات ثبتی و صدور سند مالکیت به درخواست ثبت‌های جاری موکول به احراز موات نبودن مورد ثبت و عدم تجاوز به اراضی موات است.

• بند ۲۶۲: اظهارنامه ثبتی و درخواست ثبت ملک

مشخصاتی که در اظهارنامه و پاسخ استعلام و صورتمجلس تحدید و سند مالکیت باید قید شود:

در کلیه اظهارنامه‌ها علاوه بر نشانی متقاضی حتی‌الامکان نقشه یا کروکی ملک ضمیمه شده و مساحت ملک ضمن تعیین محل وقوع و مشخصات آن از حیث نام قریه و بخش و خیابان و کوچه با کمال وضوح قید و در پاسخ استعلام دفاتر و همچنین در صورتمجلس تحدیدی و سند مالکیت مشخصات مزبور درج شود.

• بند ۲۶۳: تسهیل در امر قبول تقاضای ثبت

به منظور رفاه بیشتر در اجرای قانون ثبت عمومی و ترغیب افراد به ثبت املاک خود مقرر می‌دارد که تقاضای ثبت را بر مبنای بهای تعیین شده از طرف مالک قبول نمایند.

بدیهی است در موقع ثبت ملک در دفاتر املاک طبق ماده 18 آئین‌نامه قانون ثبت ارزیابی و بقیه حقوق دولتی وصول خواهد شد تا بدین طریق هر چه زودتر عملیات ثبتی املاكی كه تاكنون به ثبت نرسیده خاتمه پذیرد.

• بند 264: درخواست ثبت قبرستان‌های عمومی و بستر مسیلها

الف: قبول درخواست ثبت قبرستان های عمومی و بستر مسیلها از اشخاص اكیداً ممنوع است.

ب: در مورد املاكی كه حدود آنها مجاورت با رقبات فوق الذكر دارد در موقع تحدید حدود علاوه بر ارسال یك نسخه از آگهی تحدیدی به مراجع ذیصلاح نماینده مرجع مربوطه را هم دعوت نمایند كه از تجاوز احتمالی مجاورین با پلاك‌های عمومی فوق الاشعار جلوگیری شود.

• بند 265: تكمیل اظهارنامه های ثبتی

چون طبق بند سوم ماده 22 آئین نامه قانون ثبت املاك باید حدود ملك و متعلقات آن در اظهارنامه‌هائی كه فاقد ذكر حدود است و حدود را معطوف به استشهادیه پیوست اظهارنامه می‌كند خودداری و متقاضی را راهنمائی كنند كه اظهارنامه را تكمیل كند.

• بند ۲۶۶: نحوه ثبت غیرمنقول براساس حکم دادگاه

در مورد ثبت مال غیرمنقول که به موجب اجرائیه دادگاه از مال محکوم‌علیه منتقل به غیر گردیده است، ثبت آن به نام منتقل‌الیه باید مسبوق به دستور تملیک محاکم رسمی دادگستری بوده باشد.

• بند ۲۶۷: عدم قبول تقاضای ثبت انهار طبیعی و سیلاب‌ها

چون براساس قانون توزیع عادلانه آب‌ها که کلیه آبهای جاری در رودخانه‌ها و انهار طبیعی و سیلابها و فاضلابها و غیره در اختیار حکومت جمهوری اسلامی ایران است و حفظ و بهره برداری از آن به وزارت نیرو محول و ایجاد هر نوع اعیانی در بستر آنها و رودخانه‌ها بدون اجازه وزارت مزبور ممنوع می‌باشد و نظر به اینکه قلمرو شمول این اختیار وزارت نیرو می‌باشد و با عطف توجه به ماده ۵۲ قانون مرقوم که مقرر می‌دارد کلیه قوانین و مقررات مغایر با آن در قسمتی که مغایرت دارد ملغی است، علیهذا مقررات تبصره ۶ ماده ۹۶ قانون اصلاح قانون شهرداری‌ها مصوب سال ۱۳۴۵ با تصویب قانون مذکور در این قسمت منسوخ است.

[محضرچی: تبصره ۶ مصوب ۱۳۴۵/۱۱/۲۷ ماده ۹۶ قانون شهرداری مصوب ۱۱ تیر ۱۳۴۴ با اصلاحیه های بعدی: اراضی کوچه‌های عمومی و میدان‌ها و پیاده‌روها و خیابان‌ها و به طور کلی معابر و بستر رودخانه‌ها و نهرها و مجاری فاضلاب شهرها و باغ‌های عمومی و گورستان‌های عمومی و درخت‌های معابر عمومی واقع در محدوده هر شهر که مورد استفاده عموم است، ملک عمومی محسوب و در مالکیت شهرداری است. ایجاد تأسیسات آبیاری از طرف وزارت آب و برق در بستر رودخانه‌ها واقع در محدود شهرها بلامانع است. شهرداری‌ها نیز مکلفند برای اجرای هرگونه عملیات عمرانی در بستر رودخانه قبلاً نظر وزارت آب و برق را جلب نمایند.]

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند ۲۶۸ مجموعه بخشنامه های ثبتی: اماکن باستانی

از قبول درخواست ثبت اماکن و آثار باستانی اراضی مربوطه که فهرست آن از طرف مراجع ذی‌صلاح اعلام شده یا می‌شود از اشخاص خودداری و چنانچه نسبت به این قبیل اماکن قبلاً تقاضای ثبت پذیرفته شده باشد، با رسیدگی لازم و معاینه محل مراتب را به سازمان ثبت گزارش و به علاوه هنگام تحدید حدود رقبات مجاور اماکن و اراضی مزبور وقت تحدید حدود را ضمن ارسال یک نسخه آگهی تحدیدی مراتب را قبلاً به مراجع ذی‌صلاح اصلاح دهند.

• بند ۲۶۹: تقاضای ثبت، تحدید یا تفکیک حدود اراضی مجاور املاک متعلق یا مورد تصرف ارتش

در موقع پذیرفتن درخواست ثبت ملک از اشخاص که قطعاً با معاینه محلی قبلی صورت خواهد گرفت و همچنین در موقع تحدید حدود ملک اشخاص که در مجاورت املاک مورد ثبت یا مورد تصرف ارتش قرار گرفته در حدود قانون و مقررات دقت‌های لازم از قبیل تصرف مالکانه متقاضی و تبعیت از حدود قانونی املاک مزبور مرعی داشته و توجه نمایند حقی از ارتش ضایع نشود.

• بند ۲۷۰: قبول تقاضای ثبت

به قرار اطلاع اغلب اشخاص مسیل و یا رودخانه متروکه را تسطیح نموده و درصدد تقاضای ثبت آن بر می‌آیند، برای جلوگیری از این امر لازم است قبل از قبول تقاضای ثبت اراضی نقشه هوایی از ذینفع مطالبه و پس از تطبیق آن با وضع محل و اطمینان به این‌که مورد تقاضا مسیل و یا رودخانه متروکه نباشد نسبت به قبول تقاضای ثبت با رعایت مقررات و دستورات صادره قبلی اقدام نمایند.

• بند ۲۷۱: تقاضای ثبت اراضی مجاور ساحلی

طبق ماده ۱ قانون اراضی ساحلی، اراضی که از پایین رفتن سطح دریای خزر و دریاچه‌ها و خشک شدن مرداب‌ها و باطلاق‌ها حاصل می‌شود مستحدثه ساحلی محسوب و متعلق به دولت است و به‌هیچ وجه اشخاص حق تقاضای ثبت آن را ندارند. در موقع قبول تقاضای ثبت اراضی مجاور اراضی ساحلی، نماینده وزارت کشاورزی را دعوت و با اطلاع و تأیید مأمور و نماینده وزارت مزبور اقدام لازم معمول دارید.

• بند ۲۷۲: چگونگی ادامه عملیات ثبتی توام با انتقال ملک

نظر به این‌که بعضی از واحدهای ثبتی در مورد معاملاتی که قبل از درخواست ثبت ملک به موجب سند عادی در محل‌هایی که قانون ثبت اجراء گردیده انجام می‌شود، سوالاتی نموده‌اند لزوماً اشعار می‌دارد:

هرگاه شخصی که در دفتر توزیع اظهارنامه پلاکی بنام وی معرفی و ثبت شده باشد و قبل از درخواست ثبت با سند عادی پلاک موصوف را به دیگری انتقال دهد و با رسیدگی کامل اداره ثبت تصرفات مالکانه خریدار سند عادی محرز باشد قبول تقاضای ثبت با شرایط مذکور از خریدار بلااشکال می‌باشد، و همچنین نسبت به املاکی که در دفتر توزیع اظهارنامه به نام دولت یا شهرداری یا وقف معرفی شده و اشخاص به عنوان ملك خریداری تقاضای ثبت دارند قبل از جلب موافقت مراجع ذیربط از قبول تقاضای ثبت خودداری و با ادارات مربوطه تشریك مساعی نموده و مراقبت نمایند عمل خلافی صورت نگیرد.

• بند 273 مجموعه بخشنامه های ثبتی: ثبت ملك متوفای بلاوارث بنام دولت

اعلام اداره امور سرپرستی و درخواست خزانه داری كل از نظر اجرای بند 9 ماده 299 قانون امور حسبی برای ثبت ملك متوفای بلاوارث بنام دولت كافی خواهد بود. مطالبه مدارك دیگری لازم نیست.

[محضرچی: ماده ۲۹۹ قانون امور حسبی: ترتيب صدور سند مالکیت به نام ورثه یا موصی‌له نسبت به اموال غیرمنقول که به نام مورث ثبت شده است در آئین نامه وزارت دادگستری معین می‌شود.

ماده ۹ آئین نامه راجع به ماده ۲۹۹ قانون امور حسبی: در مورد متوفای بلاوارث اگر در ظرف 10 سال مقرر در قانون امور حسبی وصیت نامه‌ای ابراز شود که قابل ترتیب اثر بوده و برای تحریر ترکه آگهی نشده باشد مفاد وصیت نامه به ترتیب مذکور در ماده فوق و با قید اینکه متوفی بلاوارث معرفی شده است آگهی می‌گردد و در صورتی که در مدت سه ماه از تاریخ انتشار آخرین آگهی اعتراضی نرسیده مورد وصیت به نام موصی‌له یا مصرفی که برای آن وصیت شده است ثبت و باقی ملک پس از ۱۰ سال اگر وارثی پیدا نشد به نام دولت ثبت خواهد شد.]

• بند 274: نحوه تعیین پلاک ثبتی

1. به طوری که در ادارات ثبت معمول است در موقع تحدید حدود نماینده ثبت برای مجاوری که فاقد شماره پلاک است شماره پلاک تعیین می‌نماید، چون این رویه در عمل ایجاد اشکال نموده و احتمالاً موجب تضییع حق مجاور خواهد شد، مقتضی است منبعد در موقع قبول تقاضای ثبت این عمل انجام شود یعنی برای مجاورین ملک که فاقد شماره پلاک هستند شماره پلاک تعیین و در دفتر توزیع اظهارنامه قید و در موقع تحدید حدود این قبیل املاک سعی شود که تحدید حدود حتماً با اطلاع مجاور انجام گردد و نسبت به تقاضای ثبتی که قبلاً پذیرفته شده باید قبل از تحدید حدود پلاک مورد درخواست پلاک مجاورین تعیین گردد.
2. همچنین در موقع قبول تقاضای ثبت اراضی مخصوصاً از دو هزار متر مربع به بالا نقشه مورد تقاضا به وسیله متقاضی تهیه و پیوست اظهارنامه گردد که در موقع تحدید حدود مورد توجه مأمور عمل قرار گیرد.
3. اغلب دیده شده است نمایندگان ثبت در موقع تحدید حدود ملک را به باغ محدود می‌نمایند بدون آن‌که دقت شود که مجاور باغ است یا خیر و باید توجه داشته باشند که مجاور را قانوناً و یا عرفاً بتوان باغ اطلاق نمود.
4. صحیح است که در ماده 17 قانون تقسیم و فروش املاک مورد اجاره به زارعین مستأجر تأیید و تصدی اراضی موات را تا شعاع سی کیلومتر سازمان مسکن و زائد برآن به عهده اداره تعاون و امور روستا محول شده ولی این موضوع رفع تکلیف از اداره ثبت نمی‌کند و نمایندگان ثبت مکلفند در موقع قبول تقاضای ثبت به تصرفات مالکانه متقاضی ثبت دقیقاً رسیدگی نموده و از قبول ثبت اراضی که آثار تصرف در آن مشهود نیست و ظاهراً موات یا مرتع به نظر می‌رسد، شدیداً خودداری نمایند.

[محضرچی: مستخرج از مجموعه تنقیح شده قوانین و مقررات ثبت اسناد و املاک که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در پاییز ۱۴۰۱ منتشر شده است: احتراماً به استحضار می‌رساند در اجرای قانون حدنگار (کاداستر) و آیین نامه اجرایی آن مقرّر گردیده، موجبات تثبیت و جانمایی کلیه اراضی و املاک در سامانه کاداستر فراهم گردد. مفاد گزارشات دریافتی حاکی است بعضی از کارشناسان واحدهای ثبتی در ذکر مشخصات دقیق مجاورین دقت لازم را ننموده و بعضاً حدود املاک را به باقیمانده یا ملک مجاور قید می‌نمایند با توجه به این که در تعیین حدود و تثبیت املاک قید مشخصات دقیق املاک مجاور الزامی است. لذا دستور فرمایید، رؤسا، معاونین و کارشناسان محترم واحدهای ثبتی در هنگام اجرای هرگونه عملیات ثبتی پلاک فرعی و اصلی مجاور را در صورت جلسات تنظیمی و نقشه ملک درج نمایند و چنانچه ملک مجاور فاقد پلاک فرعی است، شماره قطعه درج شود. همچنین در قسمتی که به کوچه یا خیابان محدود می‌شود؛ علاوه بر نام معبر، عرض معبر و در صورت امکان شماره پلاک ماوراء در سوابق درج گردد.]

• بند 275: اصلاح ماده یک آیین‌نامه قانون ثبت

پیرو شماره 494 مورخ 1354/01/30 موضوع اضافه شدن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه به دفاتر مندرج در ماده یک آیین‌نامه قانون ثبت، اینک آیین‌نامه اصلاحی ذیلاً نقل می‌شود:

نظر به ماده هفت قانون ثبت اسناد و املاک مورخ 26 اسفند ماه 1310 ماده یک اصلاحی آیین‌نامه قانون مزبور به شرح زیر اصلاح می‌شود:

ماده 1: هر اداره یا دایره ثبت اسناد و املاک دارای دفاتر زیر خواهد بود:

1. دفتر املاک
2. دفتر نماینده املاک
3. دفتر املاک توقیف شده
4. دفتر ثبت موقوفات
5. دفتر گواهی امضاء
6. دفتر سپرده‌ها
7. دفتر توزیع اظهارنامه‌ها
8. دفتر املاک مجهول المالک
9. دفتر ثبت شرکت‌ها
10. دفتر اسناد رسمی
11. دفتر ثبت قنوات
12. دفتر آمار و ثبت اظهارنامه

• بند 276 مجموعه بخشنامه های ثبتی: دفتر آمار و اظهارنامه

اکنون که دفتر کد 304 به عنوان دفتر ثبت اظهارنامه‌ها تهیه و بوسیله اداره کارپردازی به آن واحد ثبتی ارسال می‌شود، لازم است، اولاً دفتر مزبور تحت نظارت مستقیم رئیس ثبت بوده و در ثانی کلیه ستون‌های مربوط به آن به وسیله شخص رئیس ثبت تکمیل و کمال مراقبت به عمل آید که به هیچ وجه قلم خوردگی نداشته باشد.

• بند 277: اضافه شدن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه به دفاتر مندرج در ماده یک آیین‌نامه قانون ثبت

برحسب پیشنهاد شماره 3/244 مورخ 1354/01/20 سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و تصویب وزارت دادگستری، ماده یک آیین‌نامه اصلاحی قانون ثبت طی شماره 3/494 مورخ 1354/01/30 بخشنامه شده است و ضمن آن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه به دفاتر قانونی ثبت اضافه شده تا مندرجات اظهارنامه با حدود و مشخصات ملك در دفتر مذكور ثبت گردد تا در مواقعی كه اظهارنامه‌ها پاره شود و حدود ملك مشخص نباشد و یا احیاناً اظهارنامه مفقود و از بین برود از دفتر مذكور استفاده گردد.

بنابراین به اداره كارپردازی سازمان ثبت دستور داده شد در چاپ و توزیع دفتر مزبور اقدام نمایند تا واحدهای ثبتی سریعاً به این تكلیف قانونی عمل نمایند.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 278: ابطال اسناد مالکیت املاک موضوع حکم نهایی دادگاه املاک واگذاری حین قبول تقاضای ثبت

درخواست ثبت املاکی که طبق احکام نهایی دادگاه‌های املاک واگذاری و صورتمجلس تحویلی به عمل می‌آید چنانچه اختلافی بین دادنامه و مدارک و صورتمجلس تحویلی نباشد پس از احراز و ابطال سند مالکیت صادره به نام محکوم‌علیه (نسبت به ملک مورد تقاضا) پذیرفته می‌شود و چنانچه اداره املاک مربوط از ارسال سند مالکیت خودداری نماید و پذیرفتن درخواست فقط موقوف به ابطال تمام یا قسمتی از آن باشد ثبت محل با تعیین ضرب‌الاجل دو ماهه جریان امر را به اداره املاک و مستغلات مزبور اعلام و چنانچه در مدت مذکور سند مالکیت مورد بحث به ثبت محل فرستاده نشود و یا موارد اشکال و اختلاف اعلام نگردد و به درخواست متقاضی ثبت اقدام، و نسبت به وظایفی که جهت ابطال سند مالکیت بر عهده ادارات ثبت است اقدام خواهد شد.

• بند 279 مجموعه بخشنامه های ثبتی: تعقیب جریان ثبتی – موضوع دادنامه دادگاه املاک واگذاری

نسبت به املاکی که طبق دادنامه نهایی دادگاه محکوم به ملکیت اشخاص شده و صورتمجلس تحویلی هم در دست دارند، چنانچه مسبوق به درخواست ثبت قبلی محکوم‌له بوده و جریان ثبتی آن بدون معترض خاتمه یافته باشد عملیات ثبتی محکوم‌له با رعایت بند مربوطه این مجموعه از نظر ابطال سند مالکیت محکوم‌علیه نسبت به مورد حکم به نام متقاضی تعقیب شود، والا با اجرای تشریفات مندرج در دو بند بعدی این مجموعه درخواست ثبت از محکوم‌له پذیرفته شده و کسانی که حقی برای خود قائل هستند از حق اعتراض استفاده خواهند کرد.

• بند 280: تقاضای ثبت موضوع دادنامه دادگاه املاک واگذاری

در مواردی که قراء و مزارع متعدد متصل، به صورت واحد به نام محکوم‌علیه تحدید حدود و در دفتر املاک ثبت و سند مالکیت صادر شده و سپس نسبت به قسمتی از محدوده بالا بدون ذکر حدود و مشخصات بر وفق دادنامه‌های صادره از دادگاه املاک واگذاری و صورتمجلس تحویلی به مالکیت اشخاص درآمده و محکوم‌به مذکور به نام محکوم‌له سابق تقاضای ثبت و تحدید ندارد و باید تقاضای ثبت شود، لازم است ضمن مطالبه سند مالکیت نماینده اداره مربوطه و متقاضی ثبت را نیز جهت تفکیک حدود محکوم‌به از سایر قسمت‌ها دعوت و در حدود مقررات با حضور و امضاء نماینده مزبور و در صورت عدم حضور نماینده نامبرده با رعایت بند بعدی این مجموعه و با حضور متقاضی ثبت در تفکیک حدود مورد حکم اقدام و سپس با حدود مندرج در صورت تفکیکی تقاضای ثبت محکوم‌له را قبول و به جریان قانونی بگذارید.

• بند 281: تکلیف متصدی تنظیم اظهارنامه و آگهی‌ها و تطبیق آگهی‌ها

متصدیان تنظیم اظهارنامه و پیش‌نویس آگهی‌ها و تطبیق و کنترل و غلط‌گیری باید، دقت نمایند تا اشتباهی رخ ندهد. در صورت وقوع اشتباه متصدیان مربوطه باید ضمن گزارش برای طرح در هیئت نظارت تاریخ وقوع اشتباه و نام اشتباه‌کننده را به منظور تعقیب قانونی صریحاً ذکر نمایند.

• بند 282: تنظیم دفاتر جهت آگهی‌های ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و اجرائی

به منظور جلوگیری از مشکلات مربوط به آگهی‌های ثبتی و اجرائی اعم از اشتباه در ذکر شماره ملک یا نوع آن و مشخصات مستدعیان ثبت یا مال و مبلغ و روز مزایده و سایر جهات و رعایت مقررات مربوطه تاریخ و ترتیب انتشار آگهی مذکور در روزنامه‌ها و همچنین حفظ و نگهداری آگهی‌ها و روزنامه‌ها حاوی آنها که در آینده از لحاظ تسریع در رسیدگی به پرونده‌ها و اتخاذ تصمیم قانونی حائز اهمیت می‌باشد، لازم است از تاریخ وصول این دستور:

1. برای ثبت و کنترل آگهی‌ها دو دفتر (یکی برای آگهی‌های ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و یکی هم برای ثبت و کنترل آگهی‌های اجرائی) تشکیل داده و در مرکز برای تصدی و کنترل آگهی‌های ثبتی یک نفر و برای ثبت و کنترل آگهی‌های اجرائی یک نفر از کارمندان خود را با صدور ابلاغ کتبی منصوب نمایید و در ثبت مناطق و شهرستان‌ها تصدی و کنترل آگهی‌های ثبتی نیز به عهده یک نفر از کارمندان و امور مربوط به آگهی‌های اجرائی را که چندان زیاد نیست به عهده متصدیان امور اداری و در دوایر و شعب تابعه به عهده رئیس ثبت اجراء محول نمایند.
2. هر یک از متصدیان مذکور مکلفند در موقع خود به کلیه مطالب مندرج در آگهی‌های ثبتی و اجرائی برحسب مورد از لحاظ انطباق موارد مذکور در آنها با مقررات مربوط از هر جهت دقیقاً رسیدگی و پس از اطمینان به صحت مندرجات آگهی هم از حیث صحت عبارات و هم از جهت تطبیق آن با مقررات و پرونده امر متن آگهی مربوط به امور ثبتی را در دفتر مربوط به آگهی‌های ثبتی و آگهی‌های اجرائی را در دفتر مربوط به آگهی‌های اجرائی با قید ترتیب و تاریخ انتشار و ذکر سایر خصوصیات با استفاده از وسایل موجود و سهل‌ترین روش ممکن در دفتر مربوطه خود ثبت نموده و ذیل دفتر صحت و تطبیق آن را با نسخ دیگر صریحاً تصدیق و امضاء نمایند و نسخه مربوطه را برای درج و انتشار به روزنامه‌ای که برای این کار تعیین و معرفی شده ارسال دارند.
3. متصدیان نامبرده مکلفند با تماس مرتب با دفتر روزنامه ناشر آگهی اقدام لازم برای دریافت روزنامه معمول و حتی در موارد استثنایی ولو با خرید یک شماره روزنامه حاوی آگهی را بررسی و با دفتر تطبیق نموده، چنانچه آگهی صحیحاً درج و منتشر شده است مراتب را با ذکر شماره و تاریخ روزنامه در دفتر مربوط گواهی و امضاء نمایند و در صورتی که احیاناً اشتباهی در مندرجات روزنامه رخ داده باشد با در نظر گرفتن مقررات مربوطه به اشتباهات مراتب را فوراً جهت طرح در هیئت نظارت و صدور دستور مقتضی گزارش و نتیجه حاصله را نیز در دفتر منعکس و امضاء نمایند.
4. در مواردی که اشتباه ناشی از عدم علاقه و مراقبت کارکنان روزنامه ناشر آگهی است در وهله اول مراتب را به دفتر روزنامه کتباً تذکر دهند و چنانچه با وصف تذکر کتبی باز هم وقوع اشتباهات ناشی از عدم دقت کارکنان روزنامه تکرار شود، چگونگی را برای اقدام لازم، ولدی‌الاقتضاء قطع سهمیه روزنامه مربوط به مرکز گزارش دهند.
5. رؤسای واحدهای ثبتی نیز موظفند علاوه بر مراقبت و نظارت و كنترل مستمر در آخر هر ماه دفتر مزبور را رسیدگی و كنترل نمایند تا صفحات آنها به طور منظم نوشته شده و از هر جهت تكمیل و مصون از هرگونه اشتباه و تأخیر در كار و نقص باشد. به نحوی كه بتواند ملاك عمل و اقدام قانونی قرار گیرد، چنانچه ضمن بررسی ماهیانه نواقصی مشاهده نمایند فوراً در رفع آن اقدام مقتضی را معمول دارند، ضمناً در پایان هر سال نیز روزنامه‌های حاوی آگهی‌های ثبتی و اجرائی را به طور جداگانه مجلد نموده در بایگانی نگهداری و حفاظت نمایند تا با این اقدام مشكلات مربوط به اشتباهات و عدم دسترسی به آگهی‌ها و روزنامه‌های مربوط كه در سال‌های گذشته مبتلا به اكثر ادارات ثبت بوده به كلی رفع گردد.

• بند 283 مجموعه بخشنامه های ثبتی: دفتر آگهی‌های ثبتی و اجرائی

با توجه به اینکه نمونه دفتر آگهی‌های ثبتی و اجرائی از طریق اداره کارپردازی تهیه و ارسال شده و در بخشنامه مزبور تذکر داده شده است که برای ثبت و کنترل آگهیهای نوبتی و تحدیدی یک نفر و برای ثبت و کنترل آگهیهای اجرائی یک نفر از کارمندان خود را با صدور ابلاغ کتبی علاوه بر وظایف منصوب نمائید، بدیهی است با توجه به شرح وظایف کارمندان اصلح این است که در مورد ثبت و کنترل آگهیهای نوبتی و تحدیدی ابلاغ لازم به مسئول بایگانی و اجراء داده شود و در صورتی که مدیر بایگانی به علت کثرت کار قادر به انجام آن نباشد این وظیفه به دیگری محول شود، در هر حال باید کاملاً مراقبت شود که مفاد بخشنامه شماره ۳۷۵۸ – ۱۳۵۲/۶/۲۸ دقیقاً اجراء گردد.

بند ۲۸۴: تعیین مسئول آگهی‌های ثبتی

براساس ضوابط مقرر در روش تنظیم و نشر آگهی‌های وزارت دادگستری و ادارات تابعه، ادارات ثبت مکلفند یک نفر از کارمندان خود را که از هر جهت شایستگی داشته و مورد اعتماد باشد با صدور ابلاغ داخلی برای انجام وظایف مربوط به آگهی‌های ثبت آنجا تعیین و رونوشت ابلاغ صادره را به دایره آگهی‌های سازمان ثبت ارسال دارند.

بند ۲۸۵: طرز ارسال آگهی به روزنامه و درج آن

الف) چنانچه روزنامه ناشر آگهی‌های ثبتی و اجرائی در مقر ثبت محل باشد باید آگهی‌های مذکور با دفتر رسید و در غیر این صورت با پست سفارشی به روزنامه مربوطه ارسال شود.

ب) روزنامه ناشر بایستی آگهی‌ها را در صفحات اصلی روزنامه درج و در سرلوحه یا پایین صفحه اول شماره صفحات روزنامه را قید و از چاپ و درج آگهی‌های مزبور در صفحات لایی روزنامه خودداری و آگهی‌ها را در موعد قانونی که در خود آگهی تعیین شده درج و منتشر کند.

بند ۲۸۶: درج تاریخ انتشار نوبت اول آگهی در نوبت بعد

در آگهی‌های نوبتی و اجرائی باید تاریخ انتشار نوبت اول که مبدأ اعتراض است در نوبت بعدی هم قید شود.

بند ۲۸۷ مجموعه بخشنامه های ثبتی: آگهی الصاقی

آگهی‌های ثبتی به ترتیبی که در آیین‌نامه‌های مربوطه مقرر شده بایستی در تاریخ‌های مندرج در آگهی در اماکن مربوطه الصاق و منتشر گردد. یک نسخه از آگهی‌های الصاقی نوبتی و تحدیدی را به ادارات دارایی – راه – منابع طبیعی و آب و برق و اوقاف و سازمان زمین و شهرداری و تعاون روستایی و هیئت‌های هفت نفری و در مورد ارتش در شهرستان‌ها به پادگان‌های نظامی و در تهران به اداره مهندسی ارتش ارسال دارید.

بند ۲۸۸: تطبیق آگهی پس از انتشار

ادارات و دوایر ثبت منتشر کننده آگهی‌های نوبتی مکلفند به محض انتشار آگهی‌های نوبتی در مقام تطبیق آن برآمده چنانچه به اشتباهی برخورد نمایند اشتباه مزبور را در پرونده ثبتی مربوطه ثبت کرده هر استعلامی که از دفاتر و بانک‌ها می‌رسد ضمن اعلام جریان ثبتی اشتباه را هم یادآور شده و در رفع اشتباه مزبور هم چنانچه در حدود اختیارات مفوض باشد در حوزه ثبتی مربوطه والا با گزارش به هیئت نظارت ثبت منطقه اقدام و موارد اشتباه را چنانچه ناشی از عمل روزنامه باشد از حق الدرج وی کسر و چنانچه ناشی از عمل کارمند مربوطه باشد مراتب را جهت پیگرد وی گزارش نمایند و در مورد آگهی‌های اجرائی نیز مراتب را رعایت کنند.

بند ۲۸۹: آگهی تحدیدی اختصاصی

پس از انتشار آگهی تحدیدی عمومی یک قطعه و یا یک بخش نسبت به شماره‌هایی که تعیین حدود نشده انتشار آگهی تحدیدی اختصاصی به تقاضا و به هزینه متقاضی مانعی ندارد ولی اگر اشخاص متعددی درخواست انتشار آگهی تحدیدی اختصاصی نسبت به شماره‌های یک قریه یا یک قطعه یا یک بخش بنمایند رعایت شماره ترتیب همان قریه و قطعه یا بخش لازم است.

بند ۲۹۰ مجموعه بخشنامه های ثبتی: انعکاس عبارت آگهی‌های ثبتی در پرونده

به محض انتشار آگهی‌های نوبتی و تحدیدی در روزنامه، مدیر یا مسئول بایگانی مکلف است عبارت آگهی‌ها را استخراج و روی اظهارنامه ثبتی با قید شماره و تاریخ و اسم روزنامه ناشر منعکس و ذیل آن را امضا نموده و به مهر بایگانی ممهور کند.

بند ۲۹۱: ارسال یک نسخه آگهی به اداره کل مطبوعات – وزارت ارشاد

هنگام پرداخت حق الدرج هر یک از آگهی‌ها که برای درج و انتشار به روزنامه داده‌اید، علاوه بر نسخ مورد احتیاج خود، یک نسخه اضافه از روزنامه مطالبه و همراه با برگ گواهی صحت درج آگهی مستقیماً به اداره کل مطبوعات وزارت ارشاد [وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی] ارسال دارید.

بند ۲۹۲: نحوه قید آگهی‌های ثبتی در صورتمجلس تحدیدی و مجلد نمودن آگهی‌های نوبتی و تحدیدی

غالباً ملاحظه می‌شود که واحدهای ثبتی به علت مفقود شدن آگهی‌های نوبتی و تحدیدی و یا عدم امضای مالک و یا نماینده و مسئول ثبت ذیل اظهارنامه‌های ثبتی و یا عدم ثبت به موقع برگ تحدید حدود برای ادامه عملیات ثبتی مواجه با مشکل گردیده و مبادرت به مکاتبه می‌نمایند. اقتضا دارد برای پیشگیری از بروز این نوع معضلات که به علت عدم توجه به موقع مأمورین واحدهای ثبتی حادث می‌گردد، به نکات زیر دقیقاً توجه نموده و به موقع اجرا بگذارند:

1. علاوه بر دقت کافی در جمع‌آوری آگهی‌های مربوطه و مجلد نمودن آنها، هنگام عملیات تحدید حدود، نماینده محدد مکلف است شماره آگهی‌های نوبتی و تحدیدی و نام روزنامه مربوطه را در بالای صورتمجلس تحدید با ذکر عبارت آگهی و تصریح صحت و سقم انتشار آگهی‌ها قید نماید تا در مواقع لزوم امکان مراجعه به روزنامه مربوطه و اخذ عین یا رونوشت آگهی‌ها میسر گردد.
2. صورتمجلس تحدید حدود را نماینده ثبت مکلف است حداکثر یک هفته پس از عملیات تحدیدی به ضمیمه نقشه ترسیمی، نقشه بردار و پیش‌نویس سند مالکیت به ثبت محل گزارش نماید تا پس از ملاحظه مسئول ثبت و صدور دستور مقتضی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد. در زمینه صورتمجلس تحدیدی که در پرونده‌های ثبتی موجود ولی ثبت دفتر اندیکاتور نشده است، با مراجعه به سوابق و احراز اینکه صورتمجلس تحدیدی تکراری نبوده و آگهی تحدیدی آن منتشر شده، صورتمجلس تحدیدی را ثبت دفتر اندیکاتور نموده و نسبت به ادامه عملیات ثبتی با رعایت مقررات اقدام نمایند. بدیهی است گواهی بایگان و مسئول بایگانی هر واحد ثبتی کافی برای احراز عدم وجود صورتمجلس تحدیدی تکراری می‌باشد.
3. برای تکمیل اظهارنامه‌های ثبتی از نظر امضاهای ذیل آن، همواره با مطالعات لازم و احراز واقعیات امر، اظهارنامه‌ها را تکمیل و از این نظر رفع نقص نمایند. ضمناً کارپردازی سازمان ثبت نسبت به تهیه برگ تحدید حدود به کیفیتی که حاوی مطالب چاپی فراز یک این بخشنامه باشد اقدام خواهد نمود ولی تا وصول برگ تحدید حدود، نمایندگان محدد مکلفند در بالای صورتمجلس تحدیدی مطالب مورد نظر را خطی قید نمایند. با این ترتیب واحدهای ثبتی نسبت به موارد فوق حق استعلام جدید از مراجع ذیصلاح که موجبات تعاطی مکاتبات و اتلاف وقت مأمورین و سرگردانی متقاضیان را موجب می‌گردد، ندارند. تخلف از مدلول بخشنامه موجبات پیگرد تخلف را فراهم خواهد نمود.

بند 293: مجلد کردن آگهی‌های نوبتی و تحدیدی

ادارات و دوایر ثبت مکلفند یک نسخه از روزنامه‌ای که آگهی‌های نوبتی و تحدیدی را منتشر کرده است را جمع‌آوری و آخر هر سال مجلد کرده و در بایگانی نگهداری کنند. به هر حال صدور سند مالکیت را به عذر عدم دسترسی به آگهی‌های نوبتی نباید به عهده تأخیر انداخت و ادارات ثبت موظفند به هر طریق که می‌سر است در به‌دست‌آوردن آگهی خواه از طریق مراجعه به پرونده‌هایی که در گذشته اسناد مالکیت آنها صادر شده و خواه از طریق مراجعه به دفتر روزنامه و یا مکاتبه با ادارات ثبت همجوار و کسب اطلاعات لازم در حل این معضل اقدام کنند و چنانچه با استفاده از همه امکانات در به‌دست‌آمدن آگهی‌ها توفیق حاصل نشود و انتشار آگهی با توجه به پرونده‌هایی که در گذشته اسناد آنها صادر شده و پیش‌نویس‌های موجود و سایر قرائن انتشار آگهی به نظر رئیس واحد مربوطه محرز و مسلم باشد بنا به اصل صحت چون عدم دسترسی دلیل عدم انتشار نیست در حدود مقررات در ادامه عملیات ثبتی اقدام کنند و در گذشته هم آرایی به همین نحو از هیئت نظارت سابق صادر و به موقع اجرا گذارده شده است.

بند ۲۹۴: تکالیف رؤسای ثبت

در مواردی که مؤسسات دولتی قانوناً برای حفظ حقوق دولت مکلف به دادن دادخواست اعتراض به ثبت و یا به تحدید حدود املاک مورد تقاضای ثبت اشخاص هستند چون عمل به این تکلیف مستلزم آگاهی از هویت و اقامتگاه و میزان سهام متقاضی ثبت و سایر اطلاعات لازم از طریق مراجعه به پرونده ثبتی مربوط به منظور تقدیم دادخواست جامعی که مصون از اخطار رفع نقص دادگاه و محفوظ از تضییع حقوق دولت باشد، در این زمینه با مؤسسات مذکور همکاری کنند. در مواردی که نمایندگان وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی وابسته به دولت و شهرداری‌ها از لحاظ حفظ حقوق دولت براساس قانون مصوب ۱۳۳۵/۶/۲۵ و دیگر قوانین مربوطه مراجعه می‌کنند ادارات ثبت مکلفند در حدود مقررات با آنها همکاری کنند و کسانی که سمت و صلاحیت ندارند حق مراجعه به پرونده‌های ثبتی و اجرائی ندارند و اشخاص واجد سمت باید تحت نظر مسئول امر مراجعه و رفع نیاز کنند.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

بند ۲۹۵ مجموعه بخشنامه های ثبتی: استرداد دعوی اعتراض

نسبت به اعتراضاتی که پس از تسلیم به اداره ثبت و زدن مهر واخواهی به اظهارنامه ثبتی و پوشه جهت رسیدگی به دادگاه‌های عمومی فرستاده می‌شود چنانچه بین خواهان و خوانده قبل از صدور دادنامه و در خلال رسیدگی دادگاه سند رسمی بر رفع اعتراض و صلح دعوی تنظیم و به ثبت برسد در صورتی قابل ترتیب اثر در اداره ثبت است که از حیث مشخصات خواهان و خوانده و ملک مورد واخواهی منعکس در پرونده ثبتی تطبیق داشته باشد ولی چنانچه معترضین به تقاضای ثبت مزبور متعدد باشند مصالحه یکی از آنها کافی نبوده و بایستی منتظر نتیجه نهایی کلیه اعتراضات بود.

بند ۲۹۶: اعتراض به تحدید حدود توسط مالکین مشاعی

چون مشاهده شده است واحدهای ثبتی اعتراض بر تحدید یک نفر از مالکین مشاعی ملکی را که توسط سایر شرکاء تحدید حدود شده با استنباط از مفاد ماده ۲۰ اصلاحی قانون ثبت و تحت این عنوان که اعتراض از طرف غیر مجاور داده شده مردود اعلام نموده و این امر موجب بروز اشکالاتی گردیده است. لزوماً متذکر میگردد که در این قبیل موارد چنانچه اعتراض به تحدید حدود از ناحیه شریک هم باشد باید اعتراض به حد تلقی و طبق قسمت اخیر ماده ۲۰ قانون ثبت جهت رسیدگی به دادگاه فرستاده شود.

بند ۲۹۷: عدم ثبت بیش از یک واقعه در یک صفحه دفاتر ارسالی به مرکز

(یکم): با آنکه قسمت اخیر ماده سه اصلاحی آیین‌نامه قانون ثبت صراحت داشته و قبلاً هم تذکر داده شده برای دفاتر املاکی که به مرکز ارسال می‌شود منظور نمودن سه صفحه سفید و ثبت انتقالات بعدی ضرورتی ندارد اخیراً مشاهده شده است که بعضی از واحدهای ثبتی در یک صفحه دفتر ارسالی به مرکز بیش از یک ثبت درج نموده‌اند که این عمل باعث اشکال شده است از این رو به منظور وحدت رویه و جلوگیری از هرگونه بی‌ترتیبی مقتضی است مراقبت شود در هر صفحه از دفتری که به مرکز ارسال می‌شود از قید بیش از یک ثبت خودداری گردد بدیهی است با این ترتیب رعایت تسلسل شماره ثبت نیز خواهد شد. بخشنامه شماره ۳/۳۰۱۶ – ۵۴/۴/۲۹). (دوم) باید شماره‌های مسلسل ثبت املاک در هر نسخه دفتر املاک اعم از نسخه مخصوص ثبت شهرستان و نسخه‌ای که به مرکز ارسال می‌شود یکی باشد معذا به موجب گزارش‌های رسیده از بعضی ادارات ثبت حاکی است که شماره مسلسل ثبت املاک در دو دفتر املاک با هم تطبیق نمی‌کند لازم است آقایان مدیران کل ثبت استان‌ها ضمن مراقبت تأکید نمایند که واحدهای ثبتی تحت سرپرستی از اعمال سلیقه خودداری و مطابق مقررات اقدام کنند و در موقع سرکشی به واحدها مراقبت نمایند که عمل خلافی صورت نگیرد.

[محضرچی: ماده ۳ (اصلاحی ۱۳۵۴/۲/۷) آیین‌نامه قانون ثبت املاک: برای ثبت املاک هر بخش یک دفتر املاک تخصیص و برای ثبت هر شماره‌ی مستقل مجموعاً سه صفحه و به جهت ثبت هر شماره از املاک مزروعی علاوه بر گنجایش مقدار ثبت لااقل سه صفحه سفید برای انتقالات بعدی آن منظور خواهد شد. برای نسخه دفتر املاک شهرستان‌ها که به مرکز ارسال می‌شود منظور نمودن سه صفحه سفید و ثبت انتقالات بعدی ضروری نخواهد بود و با اشاره به ثبت و صفحه دفتر املاک که در اداره باقی خواهد ماند املاک به طور مسلسل ثبت می‌شود.]

بند ۲۹۸: ثبت خلاصه معامله و اطلاع‌نامه فسخی

الف: رؤسای ثبت باید نسبت به ثبت خلاصه معاملات و اطلاع‌نامه‌های املاک ثبت شده و بایگانی نمودن کلیه خلاصه‌ها در پرونده‌های ثبتی نظارت مستقیم داشته و مراقبت نمایند خلاصه‌های واصله ظرف ۲۴ ساعت در دفاتر مربوطه ثبت و چنانچه ثبت آن متوقف به رفع نواقصی داشته باشد بایستی ظرف همان مدت مورد اقدام قرار داده و پس از رفع نقص بدون تأخیر به ثبت برسد و اگر خلاصه معامله مربوط به املاکی است که ثبت نشده ظرف ۲۴ ساعت در پرونده ثبتی مربوطه بایگانی و فهرست شود.

ب: در موقع انتقال رؤسای ادارات باید تعداد خلاصه‌های ثبت نشده در صورت مجلس تحویل و تحول قید شود.

ج: رؤسای ثبت باید نظارت کامل نمایند که خلاصه معاملات ظرف ۲۴ ساعت پس از وصول در دفتر املاک ثبت شود و در صورت وجود نقصی ظرف همان مدت رفع نقص نمایند.

د: (اصلاحی طبق بخشنامه شماره ۱/۴۱/۲۴۲۸۷ مورخ ۱۳۸۷/۷/۱۲ سازمان ثبت) در مواردی که املاک ثبت شده به طور مشاع و یا به قطعات مفروز تقسیم و متدرجاً مورد معامله قرار می‌گیرند خروج آنها به ترتیب وصول طبق بند ۲ ماده ۱۰۴ آئین نامه قانون ثبت در دفتر املاک مربوطه قید و در دفتر جاری به نام خریدار ثبت نماید

[محضرچی: بند ۲ ماده ۱۰۴ آئین نامه قانون ثبت املاک: اگر انتقال راجع به قسمتی از ملک مفروز یا مشاعاً باشد خروج آن را از ملکیت مالک اولی به نحوی که به منزله ذکر خلاصه معامله نیز محسوب شود با مرکب قرمز در زیر ثبت ملک یا در ستون ملاحظات به این شرح: (یک دانگ مشاع یا دو دانگ مفروز یا دو هزار گز از ملک بالا را آقای مالک به موجب سند شماره… به آقای… منتقل کرده و در صفحه … این دفتر یا دفتر متمم شماره ثبت و از مالکیت مالک بالا خارج گردید) قید و سپس مورد انتقال را اگر مشاع است به نحو ثبت املاک مشاعه و اگر مفروز است به طوری که ملک مستقل با تمام مشخصات و حدود و بها و حقوق در صفحه معینی از دفتر اصلی یا متمم ثبت و در ملاحظات ثبت آن یادداشت نمایند که اصل ملک در صفحه … دفتر … ثبت شده یا مورد ثبت از ملک شماره… که در صفحه … ثبت شده افراز شده است.]

مجموعه بخشنامه های ثبتی

بند ۲۹۹ مجموعه بخشنامه های ثبتی: تکمیل دفاتر املاک

به طوری که اطلاع دارند اغلب واحدهای ثبتی به عللی موفق نشده‌اند کلیه خلاصه معاملات ثبت شده را در دفاتر املاک ثبت نمایند و به همین مناسبت بی‌ترتیبی و مشکلاتی جهت انتقال گیرندگانی که برای صدور و اخذ سند مالکیت مورد انتقال به واحدهای ثبتی مراجعه می‌نمایند ایجاد می‌شود بنابراین برای رفع این محظور دفاتر اسناد رسمی باید همکاری بیشتری در این مورد با واحدهای ثبتی مبذول دارند و در مواقعی که نسبت به املاک ثبت شده به منظور انجام معامله بازداشت یا عدم بازداشت ملک مورد معامله استعلام می‌شود، فتوکپی یا رونوشت سند مالکیت را که به وسیله ذی‌نفع تهیه و مورد تأیید دفترخانه قرار می‌گیرد، ضمیمه استعلام نموده به واحد ثبتی ارسال نمایند و ادارات ثبت فوراً ستون خلاصه معاملات را با دفاتر املاک تطبیق نموده و در صورتی که خلاصه معامله‌ای به شرح ستون خلاصه معاملات سند در دفتر املاک ثبت نشده باشد نسبت به ثبت آن در دفتر املاک اقدام نموده و سپس با قید این جمله که معاملات مندرج در ستون معامله سند مالکیت کلاً در دفتر املاک ثبت شده است به صدور پاسخ استعلام مبادرت نمایند. در صورتی که ستون نقل و انتقالات سند مالکیت سفید باشد و مالک برای اولین بار قصد انجام معامله را داشته باشد و سردفتر اسناد رسمی در برگ استعلام کتباً عدم انجام معامله قبلی را گواهی و تأیید نمایند، احتیاجی به ارسال فتوکپی یا رونوشت سند مالکیت ندارد. انتظار دارد با اجرای این دستور در تکمیل دفاتر املاک اقدام نمایند تا مشکلات مراجعه‌کنندگان مرتفع گردد.

بند ۳۰۰ مجموعه بخشنامه های ثبتی: تنظیم و نگهداری دفتر نماینده املاک

1. تخصیص دفتر واحدی برای هر بخش یا دهستان در صورتی که دارای شماره‌های اصلی و فرعی زیادی نباشد لازم نیست و می‌تواند از یک جلد دفتر برای چند قطعه یا بخش که به ثبت عمومی گذاشته شده به طور مسلسل استفاده نمائید، مشروط بر اینکه اولاً در ظهر ورق اول دفتر مزبور فهرست منظم شماره‌های اصلی و فرعی هر قطعه را با ذکر تعداد صفحات مربوطه قید و ثانیاً پس از ختم شماره‌های اصلی و فرعی هر قریه‌ای به تناسب احتیاج چند صفحه برای ثبت شماره‌های فرعی از قلم افتاده و امثال آن سفید گذارده شود.
2. پس از انتشار آگهی‌های نوبتی شماره‌های اصلی هر ملك و فرعی‌های مربوط به شماره اصلی كه در موقع توزیع اظهارنامه تعیین شده به ترتیب در دفتر مزبور ثبت می‌شود.
3. مشخصات ملك و تاریخ و شماره ثبت و صفحه دفتر املاك بعد از صدور ورقه ملكیت در ستون‌های مربوطه دفتر مزبور قید و دفتر نامبرده در دفتر املاك حفظ و نگهداری می‌شود.
4. با منظم نگهداشتن دفتر مزبور دیگر ضرورتی برای تنظیم و نگهداری دفتر آمار مربوط به املاك وجود ندارد.

• بند 301: تبدیل اسناد مالكیت مشاعی به یك جلد

در مواردی‌كه مالك یك قسمت از ملك مورد ثبت سند مالكیت خود را مشاعاً یا مفروزاً قبلاً به یك نفر انتقال داده و می‌خواهد باقیمانده مورد ثبت را به همان شخص انتقال دهد لازم است سردفتر تنظیم كننده سند معامله اخیر، اصل سند مالكیت را با خلاصه معامله به ثبت محل ارسال دارد كه سند مالكیت جدید طبق مقررات صادر شود، چون در این بخشنامه تكلیف اشخاصی كه دارای اسناد مالكیت مشاعی متعدد می‌باشند تعیین نگردیده لزوماً تذكر می‌دهد كه تبدیل اسناد مالكیت مشاعی متعدد به یك جلد اشكال ندارد. بنابراین با درخواست مالك اسناد مالكیت مشاعی را اخذ و در پرونده بایگانی نموده و با رعایت مقررات یك جلد سند مالكیت به مقدار مجموع اسناد مالكیت مشاعی ابطال شده صادر و به مالك تسلیم نمائید.

• بند 302: امضای سند مالكیت و دفتر املاك

مدیر ثبت و دارنده اختیار امضای اسناد مالكیت باید در مورد اسنادی كه ثبت دفتر املاك شده به جهت تغییر متصدی مربوطه یا جهت دیگر به امضاء نرسیده اگر اشكالی در بین نباشد با قید تاریخ، سند مالكیت و دفتر املاك را امضاء كند.

• بند 303 مجموعه بخشنامه های ثبتی: صدور سند مالكیت زمین به نام وارث

هرگاه وارثی با تسلیم مدارك مربوطه تقاضای صدور سند مالكیت نسبت به سهم الارث خود را از رقبه‌ای كه منحصراً سند مالكیت آن به عنوان زمین به نام مورث آنها صادر شده باشد بنمایند و مدعی باشند كه در زمین مورد نظر هیچ نوع اعیانی وجود نداشته و ندارد در این مورد در صورتی‌كه رقبه منظور به نام مورث به عنوان زمین مطلق سند مالكیت صادر و تسلیم شده باشد و با معاینه محل معلوم شود كه زمین به حال اولیه باقی است و فاقد هر نوع اعیانی می‌باشد و این موضوع مورد تأیید و تصدیق رئیس واحد ثبتی قرار گیرد وضع و استثناء ثمینه اعیانی از سهم الارث وارث مورد ندارد.

• بند 304: نحوه صدور سند مالكیت باقی مانده و المثنی و رسیدگی به هزینه آن

در مورد املاكی كه سند مالكیت آن مفقود و یا از طرف مالك به نحوی تقاضای تجدید سند می‌شود در مورد فقدان پس از انجام تشریفات مقرر در ماده 120 آئین‌نامه قانون ثبت و تبصره‌های آن و در سایر موارد پس از اخذ سند مالكیت اصلی، چنانچه مورد ثبت قبلاً تفكیك و نسبت به قطعات تفكیكی معامله انجام شده باشد نقل تمام انتقالات در سند مالكیت المثنی كار زائدی است لذا مانعی ندارد كه با رسیدگی لازم و دقیق و در صورت لزوم با معاینه محل و تنظیم صورتمجلس لازم تعیین نمایند چه مقدار از مورد ثبت به ملكیت مالك باقی است و همان مقدار را در دفتر املاك ثبت و سند مالكیت صادر شود بدیهی است چنانچه قطعه مورد ثبت تفكیكی سابق باشد باید هزینه تفكیك بر طبق ماده 150 قانون ثبت احتساب و وصول شود و چنانچه مورد درخواست باقیمانده بوده و نسبت به آن عمل تفكیك انجام نشده باشد طبعاً به باقی مانده هزینه تفكیكی تعلق نخواهد گرفت.

• بند 305: ثبت ملك به نام ارتش طبق دادنامه قطعی

هر موقع كه از طرف وزارت دفع یا نمایندگان ارتش دادنامه قطعی بر تملیك ملكی به ارتش ارائه شود، در صورت اجرای دادنامه قطعی مزبور ارتش قائم مقام متقاضی ثبت بوده و همانطور كه در مورد كلیه احكام قطعی صادره از محاكم رسمی دادگستری عمل می‌كنند براساس و مدلول حكم صادره و بر طبق قانون پس از طی تشریفات قانونی ملك را به نام ارتش به نمایندگی دولت در دفتر املاك ثبت نموده سند مالكیت صادر نمائید، بدیهی است در این قبیل موارد مطالبه سند انتقال و خلاصه معاملات موردی نخواهد داشت.

• بند 306: تبدیل حد به كوچه و اصلاح سند مالكیت

چنانچه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاك ثبت شده و تبدیل حد به كوچه اصلاح سند مالكیت در حدی كه قبلاً به ملك مجاور و فعلاً به كوچه محدود است تقاضا شود، پس از معاینه محل و احراز وجود كوچه اصلاح حد سند مالكیت با رعایت ضوابط مقرر فراز یك در بند “ز” امور متفرقه اختیارات تفویضی هیأت نظارت به رؤسای واحدهای ثبتی مانعی ندارد.

• بند 307: ذكر ابنیه مستحدثه در اسناد مالكیت اراضی

چون ماده 117 آئین‌نامه قانون ثبت مشعر بر این است كه تغییر وضعیت املاك ثبت شده مستلزم تغییر سند مالكیت نیست بنابراین موافقت با درخواست تغییر سند مالكیت و دادن سند جداگانه مقدور نیست ولی هرگاه مالك بخواهد برای اجاره دادن ساختمان‌های احداث شده در زمین ثبت شده در سند مالكیت زمین منعكس گردد می‌تواند یا اعزام نماینده و معاینه محل و تنظیم صورتمجلس و در صورت لزوم اخذ جواز ساختمان و پایان كار ساختمان‌هائی را كه مالك در داخل محدود زمین ثبت شده ایجاد نموده با تعیین شماره فرعی از شماره اصلی زمین مراتب را در ملاحظات ثبت زمین در دفتر املاك و در سند مالكیت قید نمود، بدیهی است در اجرای این دستور باید از لحاظ تطبیق محل با مورد ثبت و اینكه ساختمان‌های احداثی كلاً داخل در محدوده سند مالكیت است كمال دقت و مراقبت به عمل آید كه طبق مدلول آن اقدام نمائید. در مواردی كه مالك بخواهد قسمتی از ملك خود را مورد معامله شرطی یا رهنی و نظائر آن قرار دهد بایستی پس از انجام عملیات تفكیكی با حدود تفكیكی مبادرت به تنظیم سند گردد.

بخشنامه های ثبتی

• بند 308: اعاده دادرسی و خوداری از صدور سند مالكیت

ارائه رونوشت قرار قبولی دادخواست اعاده دادرسی قبل از ثبت ملك در دفتر املاك نسبت به احكامی كه در جریان اعتراض به ثبت صادر شده تا حصول نتیجه نهائی رسیدگی برای خودداری از صدور سند مالكیت كافی بوده ولی چنانچه بجای رونوشت قرار مزبور گواهی تقدیم دادخواست تسلیم و پس از اخطار اداره ثبت هم ظرف یكماه رونوشت قرار مزبور از طرف ذینفع داده نشود جریان ثبتی تعقیب خواهد شد.

• بند 309: تقاضای دادسرا در صدور سند مالكیت وثیقه به نام دولت

در مواردیكه دادستان بخواهد طبق ماده 136 مكرر قانون آئین دادرسی كیفری عمل كند میتواند ملك مورد وثیقه را ضبط نموده و به كسی كه ملك را به وثیقه گذاشته (اعم از متهم یا دیگری كه به نفع متهم ملك را به وثیقه گذارده) موضوع را اخطار كند شخصی كه به او اخطار شده میتواند در موعد مقرر به دادگاه مراجعه كند. اگر ذینفع به دادگاه مراجعه ننمود و یا دادگاه پس از مراجعه عمل دادستان را تأیید كرد دادستان می‌تواند تقاضای ثبت ملك یا قسمتی از آن را به نفع دولت بنماید بنابراین لازم است مفاد دستور را بموقع اجراء گذارده و مراتب را به دادسراهای مربوطه اعلام نمایند.

• بند 310: متمم اسناد مالكیت

پس از پرشدن ستون‌هائی كه برای قید انتقالات ملك در صفحات آخر اسناد مالكیت پیش بینی شده به تقاضای مالك ملك و دستور رئیس اداره مربوطه دفترچه متمم اسناد مالكیت را طبق نمونه به سند مالكیت مربوطه ضمیمه و پس از پلمپ یا اخذ بها به متقاضی تسلیم می‌شود.

• بند 311: صدور سند مالكیت بعد از تنظیم و ثبت سند انتقال اجرائی

ادارات ثبت پس از طی تشریفات اجرائی و تنظیم و ثبت سند انتقال و اعلام مراتب به دفاتر اسناد رسمی مبنی بر بی اعتباری سند مالكیت قبلی به تقاضای خریدار نسبت به صدور سند مالكیت مورد انتقال اقدام نمایند.

• بند 312: نگاه‌داری سند مالكیت و تحریر آن

برای جلوگیری از سوء استفاده احتمالی از اسناد مالكیت سفید، باید مراتب ذیل رعایت شود:

الف: كلیه اسناد مالكیت سفید باید در قفسه آهنی به مسئولیت مدیر بایگانی و كارمند مورد اعتماد دیگری نگهداری شود و اسناد مالكیت مزبور به ترتیب شماره چاپی در دفتر نمونه 1095 ثبت و در موقع تحریر سند مالكیت با ذكر شماره پرونده ثبتی به متصدی پاكنویس اسناد مالكیت با اخذ رسید تسلیم شود.

ب: برای تحریر اسناد مالكیت از كارمندانی كه دارای خط خوب و خوانا بوده استفاده شود و در صورتیكه اشتباه در تحریر موجب ابطال سند مالكیت شود باید با توضیح لازم در مقابل رسیدی كه قبلاً در دفتر مزبور داده شده سند مالكیت سفید دیگری اخذ گردد و در آخر هر سال اسناد مالكیت باطل شده با تشكیل كمیسیونی مركب از رئیس اداره و متصدی امر و رئیس حسابداری و تنظیم صورت مجلس كه حاوی شماره چاپی و شماره دفتر رسید باشد معدوم نموده و یك نسخه از صورتمجلس به كارپردازی ثبت محل فرستاده شود. رؤسای ادارات مربوطه در این مورد مسئولیت مستقیم خواهند داشت.

• بند 313 مجموعه بخشنامه های ثبتی: تجمیع

(یکم): به منظور تسریع بیشتر در كار مراجعین و جلوگیری از مكاتباتی كه ممكن است برای متقاضیان ایجاد معطلی و مشكل نماید به كلیه مدیران ثبت مناطق و شهرستان‌ها و واحدهای ثبتی كه اختیار امضاء اسناد مالكیت و ثبت دفتر املاک داده شده اجازه داده می‌شود در مواردیكه دو یا چند پلاك كه در اثر ساختمان یا لااقل دیواركشی به صورت واحدی درآمده باشد و یا قطعاتی كه وصل به هم باشد و با رعایت مقررات مربوطه و در نظر گرفتن شرایط این دستور مالك تقاضای تجمیع نماید و یا مالك یا مالكین املاك مزبور سهام مشاعی برابر در املاك مورد تجمیع داشته باشند و با تسلیم اسناد مالكیت صادره قصد تجمیع حدود داشته باشند و انجام تقاضا به هیچ وجه مخالف مقررات جاری نبوده و موجب تضییع حق و تعارض و تولید اختلافی نگردد و ملك در بیع شرط و یا وثیقه و بازداشت و بند (ز) نباشد با ترسیم نقشه و تنظیم صورتمجلس كه متضمن حدود تجمیع شده باشد مشروط براینكه تجاوزی به مجاورین و كوچه‌ها و معابر و اموال عمومی نشود و حدود تجمیعی با حدود املاك مجاورین از هر حیث مطابق و با دفتر املاك نیز تطبیق نماید دستور اصلاح و تجمیع را با بایگانی نمودن اسناد مالكیت اولیه و صدور سند مالكیت جدید صادر و مراتب را با در نظر گرفتن كلیه مقررات مربوطه در دفتر املاك توضیح دهند. ضمناً تذكر می‌دهد نسبت به پلاك‌هائی كه حدود آنها به مسیل و یا كوه و یا نظایر آن محدود شده از شمول این دستور خارج است بدیهی است این اجازه مانع نظارت كامل مدیران مناطق بر حسن جریان نخواهد بود.

(دوم): پیرو بخشنامه موضوع بند 313 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه 1365 در صورتی که ملک رهن باشد در صورت توافق طرفین و با باقی ماندن مجموع پلاک‌ها در رهن، مانعی برای تجمیع ثبتی نمی‌رسد و بند مذکور به شرح فوق اصلاح می‌شود.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 314 مجموعه بخشنامه های ثبتی: ارزش ملك در سند مالكیت

قید ارزش ملك در سند مالیكت صرفاً برای تشخیص حقوق دولت است و در موقع تجدید سند مالكیت به نام خریداران در ستون ارزش ملك جمله (طبق سند انتقال) نیز علاوه می‌شود و در مورد اسناد مالكیت المثنی بایستی از بهای مذكور در ثبت دفتر املاك تبعیت شود و ارزیابی آن در صورت وجود تفاوت فاحش فقط از نظر اجرای تبصره یك ماده 120 آئین نامه ثبت از جهت انتشار یا عدم انتشار آگهی مانعی ندارد.

• بند 315: تسهیل در مورد اسناد مالكیتی كه پلمپ آن مفقود گردیده است

در مواردیكه پلمپ سند مالكیت مفقود گردیده و به تقاضای مالك ملك نسبت به پلمپ سند اقدام می‌شود عملاً رویه ادارات و نواحی ثبت مركز بر این است كه این مورد را با حضور و امضای نماینده دادستان ضمن صورت مجلس انجام میدهند به منظور تسهیل در كار مراجعین و با عنایت به اینكه دخالت نماینده دادستان در موارد مذكور در دستورات صادره تجویز نشده است، لذا در دو مورد فوق الذكر حضور و امضای نماینده دادستان ضروری به نظر نمی‌رسد. مقرر می‌گردد بنا به تقاضای مالك ملك و دستور رئیس اداره مربوطه پس از تطبیق سند مالكیت ارائه شده با ثبت دفتر املاك و عدم وجود اختلاف و احراز اصالت سند عمل شود.

• بند 316: منع قید حقابه در اظهارنامه و سند مالكیت و اسناد و انتقال

چون به موجب ماده 9 قانون آب و نحوه ملی شدن آن صدور اسناد رسمی راجع به حقابه ممنوع گردیده و طبق قانون مذكور حقابه عبارت از حق مصرف آبی است كه به منظور استفاده مفید و معقول از آب با رعایت مقررات پیش بینی شده در قانون از طریق صدور پروانه به اشخاص حقیقی یا حقوقی واگذار می‌شود، لازم است در موقع قبول تقاضای ثبت املاك مجهول المالك و انتشار آگهی‌های نوبتی آن و هنگام صدور اسناد مالكیت املاكی كه جریان ثبتی آنها با ذكر حقابه خاتمه یافته و همچنین تنظیم اسناد انتقال اعم از معاملات قطعی، شریط، رهنی، وثیقه و غیره در مورد رقباتی كه با قید حقابه یا حق‌الشرب درخواست ثبت یا سند مالكیت صادر گردیده از ذكر حق مزبور خودداری نموده و به جای آن عبارت با حق استفاده از مقررات قانون آب را بر طبق نحوه ملی شدن آن قید نمایند، ضمناً توجه می‌دهد كه قنوات مشمول مقررات قانون مذكور نمی‌باشد.

• بند 317: نحوه ابطال سند مالكیت المثنی

به طوری‌كه از اداره كل ثبت تهران گزارش رسیده در مورد نحوه ابطال سند مالكیت المثنی بعد از اینكه سند مالیكت اصلی بدست آمده و از طرف مالك اعلام میشود كسب تكلیف شده، بدینوسیله خاطرنشان مینماید در هر مورد كه سند مالكیت اصلی بدست آید و از طرف مالك كتباً اعلام گردد چنانچه با سند مالكیت المثنی معامله انجام نشده باشد ابطال سند مالكیت المثنی مانعی ندارد، بدیهی است مراتب باید پیرو بخشنامه مربوط به فقدان سند مالكیت به دفاتر اسناد رسمی تابعه بخشنامه شود. و چنانچه با سند مالكیت المثنی معامله‌ای انجام شده باشد، سند مالكیت اصلی اخذ و پس از ابطال در پرونده ثبتی مربوطه ضبط گردد.

• بند 318: صدور سند مالكیت برای تمام طبقات آپارتمان حسب درخواست مالك

نسبت به آپارتمان‌هایی كه با رعایت ضوابط مقرره تفكیك شده است، در صورت درخواست مالك، اداره ثبت براساس صورتمجلس تفكیكی و با ابطال سند مالكیت اولیه در مورد هر یك از آپارتمان‌ها، سند مالكیت تفكیكی جداگانه صادر و تسلیم نمایند.

• بند 319 مجموعه بخشنامه های ثبتی: مرجع رسیدگی به اعتراض مالكان آپارتمان‌ها

چون از نظر نحوه وصول و دریافت هزینه‌های مشترك آپارتمان‌ها و مرجع مربوطه ممكن است اختلاف پیش‌آید، لذا خاطر نشان می‌نماید:

1. در این مورد براساس لایحه قانونی اصلاح قانون الحاق ماده ده مكرر و دو تبصره به قانون تملك آپارتمان مصوب 1359/03/17 شورای انقلاب جمهوری اسلامی به شرح زیر عمل شود:
   • (متن ماده ده قانون فوق الذكر) ماده 10 مكرر قانون تملك آپارتمان‌ها مصوب سال 1351 و تبصره‌های آن به شرح زیر اصلاح و یك تبصره به عنوان تبصره 3 به آن افزوده می‌گردد: ماده 10 مكرر: در صورت امتناع مالك یا استفاده كننده از پرداخت سهم خود از هزینه‌های مشترك از طرف مدیر یا هیئت مدیران وسیله اظهارنامه با ذكر مبلغ بدهی و صورت ریز آن مطالبه می‌شود. هرگاه مالك یا استفاده كننده ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه سهم بدهی خود را نپردازد مدیر یا هیئت مدیران می‌توانند به تشخیص خود و با توجه به امكانات از دادن خدمات مشترك از قبیل شوفاژ، تهویه مطبوع، آب گرم، برق، گاز و غیره به او خودداری كنند و در صورتی‌كه مالك و یا استفاده كننده همچنان اقدام به تصفیه حساب ننماید اداره ثبت محل وقوع آپارتمان به تقاضای مدیر یا هیئت مدیران برای وصول وجه مزبور بر طبق اظهارنامه ابلاغ شده اجرائیه صادر خواهد كرد، عملیات اجرائی وفق مقررات اجرای اسناد رسمی صورت خواهد گرفت و در هر حال مدیر یا هیئت مدیران موظف می‌باشند كه به محض وصول وجوه مورد مطالبه یا ارائه دستور موقت دادگاه نسبت به برقراری مجدد خدمات مشترك فوراً اقدام نمایند.
     • تبصره 1: رونوشت مدارك مثبت سمت مدیر یا هیئت مدیران و صورت ریز سهم مالك یا استفاده كننده از هزینه‌های مشترك و رونوشت اظهارنامه ابلاغ شده به مالك یا استفاده كننده باید ضمیمه تقاضانامه صدور اجرائیه گردد.
     • تبصره 2: نظر مدیر با هیئت مدیران ظرف ده روز پس از ابلاغ اظهارنامه به مالك در دادگاه نخستین محل وقوع آپارتمان قابل اعتراض است، دادگاه خارج از نوبت و بدون رعایت تشریفات آئین دادرسی مدنی به موضوع رسیدگی و رأی می‌دهد این رأی قطعی است. در مواردی كه طبق ماده فوق تصمیم به قطع خدمات مشترك اتخاذ شده و رسیدگی سریع به اعتراض ممكن نباشد دادگاه به محض وصول اعتراض اگر دلائل را قوی تشخیص دهد دستور متوقف گذاردن تصمیم قطع خدمات مشترك را تا صدور رأی خواهد داد.
     • تبصره 3: در صورتی‌كه مالك یا استفاده كننده مجدداً و مكرراً در دادگاه محكوم به پرداخت هزینه‌های مشترك گردد علاوه بر سایر پرداختی‌ها مكلف به پرداخت مبلغی معادل مبلغ محكوم بها به عنوان جریمه می‌باشد. شورای انقلاب جمهوری اسلامی ایران.
2. در صورتی‌كه مالكان در تشكیل مجمع عمومی توافق نكنند به دستور ماده 6 آئین‌نامه مصوب اردیبهشت ماه 1347 باید به وزارت مسكن و شهرسازی مراجعه نمایند.

• بند 320: امضاء و مهر نمودن پاسخ استعلامیه های ثبتی اعم از كامپیوتری و غیره

شایسته است با دقت كامل نسبت به امضاء و مهر نمودن پاسخ استعلامیه‌ها اعم از كامپیوتری و غیر آن اقدام لازم معمول و در حفظ و حراست مهرهای تحویلی و جلوگیری از هرگونه سوء استفاده احتمالی نهایت دقت را مبذول دارند.

• بند 321: ارسال پاسخ به مراجع قضائی راجع به وثائق معرفی شده

در مورد استعلاماتی كه از مراجع قضائی راجع به وثائق معرفی شده از طرف متهمین به عمل می‌آید لازم است جریان ثبتی ملك كه حاوی كلیه اطلاعات و خصوصیات و همچنین شمول دارای موانع قانونی باشد سریعاً در پاسخ استعلام و ضمناً در مواقعی كه پاسخ استعلام مراجع مذكور صادر می‌گردد باید فوری برای جلوگیری از معامله معارض اقدام و قبل از احراز اینكه وثیقه معرفی شده قبول و قرار قبولی صادر و یا اساساً قراری كه دراین باب صادر نشده از صدور پاسخ استعلام به دفاتر اسناد رسمی خودداری شود.

• بند 322: نحوه پاسخ به استعلامات ثبتی

چون مشاهده می‌شود كه بعضی از واحدهای ثبتی در ذیل پاسخ استعلامات صادره به دفاتر اسناد رسمی (موضوع ماده 31 آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 و تبصره الحاقی به آن) مطالبی اضافه می‌نمایند كه مورد سئوال واقع نشده است و این امر مورد شكایت عدیده ارباب رجوع گردیده است، علیهذا مقتضی است واحدهای ثبتی منحصراً در حد موضوع مورد استعلام پاسخ تهیه و به دفاتر اسناد رسمی ارسال دارند. بدیهی است نسب به پاسخ استعلام وضعیت املاك جاری جواب باید جامع و روشن باشد كه حاجت به سئوال مجدد از طرف دفاتر نباشد.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

• بند 323 مجموعه بخشنامه های ثبتی: املاك بند (ز)

نسبت به املاك مشمول بند (ز) ماده واحده قانون اراضی دولت و شهرداری‌ها نكات زیر لازم الرعایه است:

الف: چنانچه دادخواست علیه متقاضی ثبت اولیه داده شده و قبل از سال 1335 انتقال واقع شده است مشمول بند (ز) نیست.

ب: چنانچه دادخواست علیه منتقل‌الیه داده شده است ولو آنكه انتقال قبل از سال 1335 به عمل آمده باشد مشمول بند (ز) می‌باشد.

ج: انتقال قهری اعم از اینكه قبل از سال 35 و یا بعد از سال 35 حادث شده باشد از موارد مشمول بند (ز) خارج نیست.

د: مفاد ماده واحده مصوب اسفند ماه 49 موضوع اصلاح ماده 6 قانون اراضی دولت و شهرداری‌ها و اوقاف و بانك‌ها در مورد املاك مشمول بند (ز) لازم الرعایه است.

• بند 324: بازداشت و رفع بازداشت از ملك

در كلیه مواردی‌كه از مراجع صلاحیت‌دار قانونی دستور بازداشت ملكی داده می‌شود، زدن مهر بازداشت و قید شماره و مشخصات نامه بازداشت و نیز پس از رفع بازداشت زدن مهر (خروج از بازداشت) روی پوشه و اظهارنامه ثبتی ضروری است.

• بند 325 مجموعه بخشنامه های ثبتی: توقیف ملك

بازداشت املاكی كه به عنوان وثیقه و تضمین به دادگاه‌ها و دادسراها معرفی می‌شوند وقتی قابل ثبت است كه طبق مقررات از مراجع صالحه بازداشت كننده رسماً ابلاغ شود. مطالبی كه بازپرسی‌ها یا دادسرا در سند مالكیت می‌نمایند بازداشت قانونی نیست.

• بند 326 مجموعه بخشنامه های ثبتی: ثبت بازداشت

در هر مورد كه درخواست بازداشت ملكی از مراجع صلاحیت دار از قبیل: (دادگاه‌ها، دادسراها، دارائی، اجرائیات ثبت و دادگستری و سایر مراجع ذیصلاح) می‌شود بایستی در همان روز وصول تقاضا، پس از رسیدگی به مالكیت كسی كه علیه او درخواست بازداشت شده و منطبق با پرونده ثبتی و دفتر املاك باشد، بازداشت مزبور را ثبت و به مراجع مربوطه اعلام نمود و هرگاه مدعی علیه مالكیت نداشته باشد، طبق مقررات آئین دادرسی مدنی، باید ظرف دو روز مراتب به مرجع بازداشت كننده اعلام شود.

• بند 327: نحوه عمل بایگانی‌ها

از نظر تسهیل و كنترل بیشتر در امر بایگانی واحدهای ثبتی اقتضا دارد منبعد پس از اتمام پوشه‌های فعلی پوشه پرونده‌های ثبتی مربوطه به املاك در جریان ثبتی و سند مالكیت صادر شده (ثبت شده) با دو رنگ متمایز و مختلف با یكدیگر تهیه نمایند تا در موقع مراجعه به پرونده معلوم شود ملك مزبور ثبت شده است یا در جریان ثبت است.

• بند 328 مجموعه بخشنامه های ثبتی: ثمن اعیانی

ثمن اعیانی شامل قنوات هم می‌شود و مانند سایر اعیان است و مشمول حكم سایر اموال غیرمنقول می‌باشد.

• بند 329: حق احداث اعیانی برای غیر

چنانچه ملكی به عنوان زمین درخواست ثبت شده باشد و در جریان ثبت حق احداث اعیانی به غیر منتقل شود، همانطوری كه متقاضی ثبت اگر در جریان ثبت ملك خود رأساً اقدام به احداث اعیانی نماید درخواست ثبت مجدد لازم ندارد، درخواست ثبت منتقل‌الیه نیز كه قائم مقام قانونی ثبت نسبت به اعیانی مستحدثه است مجوزی نخواهد داشت در این صورت پس از احداث اعیانی از طرف منتقل‌الیه در موقع تحدید حدود ملك حدود اعیانی صاحب نیز تحدید خواهد شد و چنانچه احداث اعیان بعد از تحدید و یا حتی بعد از ثبت عرصه به نام متقاضی باشد یا احیاناً در موقع تحدید حدود اعیان تحدید نشده باشد طبق ماده 104 مكرر آئین نامه ثبت عمل می‌شود منتهی در صورت عدم صدور سند مالكیت عرصه صدور سند مالكیت اعیان موكول با تمام تشریفات قانونی و انقضای مواعد اعتراض نسبت به اصل ملك مورد تقاضای ثبت و عم اعتراض نسبت به اصل ملك و حدود خواهد بود، به این ترتیب پس از اتمام تشریفات مزبور صدر سند مالكیت اعیان حتی قبل از صدور سند مالكیت عرصه بلااشكال است.

• بند 330 مجموعه بخشنامه های ثبتی: تغییر وضعیت ثبت اعیانی

در ماده 117 آئین‌نامه تصریح شده: (تغییر در وضعیت املاك ثبت شده مستلزم تغییر سند مالكیت نیست مگر…) در صورتی‌كه سند مالكیت به عنوان دكان و غیر آن صادر شده باشد و دارنده سند تغییری در نوع ساختمان داده و یا سند مالكیت به عنوان زمین صادر شده و بعد از طرف مالك در آن احداث بنا شده و تقاضای قید بنا یا تغییر بنا بشود مانعی ندارد كه با معاینه محل و تنظیم صورتمجلس و با احراز موضوع مراتب را در ستون ملاحظات ثبت ملك و سند مالكیت توضیح دهند. بدیهی است این توضیح منافات با ماده 117 مذكور ندارد در این باره تكالیفی هم به عهده دفاتر اسناد رسمی از نظر هدایت مدعیان تعیین وضعیت در زمین مورد معامله محول گردیده كه به نوبه خود لازم الاجراء است.

• بند 331: تعیین مشخصات اراضی وزارت دفاع

علاوه بر همكارهایی كه در مورد تعیین محل زمین‌های خریداری ارتش و اندازه گیری مساحت و ابعاد و پیاده نمودن نقشه‌های متصرفات ارتش در اراضی مورد تملك معمول داشته‌اید در مواردی هم كه اسناد مالكیت اراضی مورد تملك ارتش فاقد مساحت و ابعاد است در تعیین مشخصات و مساحت آن با اداره مهندسی وزارت دفاع تشریك مساعی و همكاری نمایند.

• بند 332: فقدان پرونده‌های ثبتی

چون گزارش‌های فقدان پرونده واصله از واحدهای ثبتی در مورد تشكیل پرونده المثنی افزایش یافته و ازدیاد این قبیل گزارش‌ها مؤید بی نظمی در امور بایگانی واحدهاست لذا متذكر می‌گردد منبعد از ارسال گزارش‌های فقدان پرونده قبل از تعیین متخلف و اعلام موضوع به دادسرای محل خودداری و برای جلوگیری از هرگونه بی‌ترتیبی در آینده دستور فرمائید كلیه واحدهای تابعه حداكثر تا آخر سال جاری صورت پرونده‌های مفقود را ضمن تعیین و معرفی متخلف به دادسرا به آن منطقه گزارش و پس از بررسی و حصول نتیجه قطعی مراتب را با اظهار نظر صریح اعلام فرمائید.

• بند 333: اعلام موضوع فقدان پرونده‌های ثبتی به دادسرا قبل از صدور گزارش و تعیین متخلف

چون گزارش‌های فقدان پرونده واصله از واحدهای ثبتی در مورد تشكیل پرونده المثنی افزایش یافته و ازدیاد این قبیل گزارش‌ها مؤید بی‌نظمی در امور بایگانی واحدها است لذا متذكر می‌گردد منبعد از ارسال گزارش‌های فقدان پرونده قبل از تعیین متخلف و اعلام موضوع به دادسرای محل خودداری و برای جلوگیری از هرگونه بی‌ترتیبی در آینده دستور فرمایند كلیه واحدهای تابعه حداكثر تا آخر سال جاری صورت پرونده های مفقود را ضمن تعیین و معرفی متخلف به دادسرا به آن منطقه گزارش و پس از بررسی و حصول نتیجه قطعی مراتب را با اظهار نظر صریح اعلام فرمائید.

• بند 334 مجموعه بخشنامه های ثبتی: تنظیم سند معاملات املاك مزروعی

تنظیم سند معاملات مربوط به دهات و املاک مزروعی موکول به استعلام از مراجع ذیربط است.

بند ۳۳۵: معافیت معاملات اصلاحات ارضی از حقوق دیوانی

کلیه معاملات مربوط به اجرای قانون اصلاحات ارضی و همچنین اسناد تضمین و تأمین که مالکین و متصرفین املاک برای دریافت وجوه تودیع شده و اسناد انتقال قبوض اقساطی که برای تبدیل به سهام کارخانجات دولتی و یک سوم وام زارعین تنظیم می‌نمایند از هرگونه حق‌الثبت، مالیات و بهای اوراق معاف است.

بند ۳۳۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی: صورت مجلس تفکیکی

در اسناد راجع به موضوع تبصره ماده ۱۵ آئین‌نامه اصلاحات ارضی مصوب ۱۳۴۳/۵/۳ مطالبه صورت‌مجلس تفکیکی از اداره ثبت الزامی نیست و اسناد را بر مبنای تقسیمی که از طرف نمایندگان سازمان اصلاحات ارضی طبق مقررات مربوط اتخاذ شده تنظیم و ثبت نمایند و در این گونه اسناد قید شود که: (متعاملین ضمن عقد خارج لازم اصلاحات ارضی را وکیل در حیات و وصی پس از ممات قرار دادند که در هر مورد احتمالاً در تطبیق تقسیمی که شده با مقررات ثبتی و در موقع تعیین حدود و نقشه‌برداری ملک به وسیله نمایندگان و مهندسین ثبت اشکال یا اختلافی پیش آید وکیل یا وصی مذکور رفع اختلاف کرده و نظر وکیل یا وصی برای طرفین لازم‌الاتباع است ولو اینکه منجر به تعیین حدود و کسر و نقصان حصه هر یک از طرفین گردد ادارات ثبت مجازند که طبق نظر وکیل یا وصی عمل کرده و امضاء وکیل یا وصی به منزله امضاء موکل و موصی و قاطع اختلاف خواهد بود.)

بند ۳۳۷ مجموعه بخشنامه های ثبتی: امتناع از تسلیم سند مالکیت

چنانچه هنگام اجرای مقررات قانون تقسیم و فروش املاک مورد اجاره به زارعین مستأجر سند مالکیت در دسترس ادارات اصلاحات ارضی که به مقام مقامی مالکین مستنکف اسناد مربوطه را امضاء می‌نمایند نباشد بایستی ادارات ثبت با ملاحظه پرونده و سوابق ثبتی و ثبت دفتر املاک جریان ثبتی کامل ملک را به دفتر تنظیم‌کننده سند اعلام و پس از تنظیم و ثبت سند انتقال به زارعین برای جلوگیری از انتقال مجدد مراتب را به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ و متذکر شوند که در صورت مراجعه مالک سابق و ارائه سند مالکیت آن را اخذ و برای قید مفاد انتقال به اداره ثبت ارسال دارند در مورد املاکی که در اجرای مرحله اول به دولت واگذار شده چنانچه دارنده سند مالکیت از تسلیم آن خودداری نموده مراتب به دفاتر اسناد رسمی ابلاغ شود که از انجام معامله به استناد سند مالکیت قبلی خودداری و در صورت ارائه آن را دریافت و به اداره ثبت ارسال دارند.

بند ۳۳۸: اراضی و املاک منتقل شده به زارعین

در اجرای ماده واحده متمم قانون ثبت املاک در مناطق عشایری و تبصره ذیل آن مصوب ۲۱ آذر ماه سال ۱۳۵۲ و به منظور اتخاذ رویه واحدی برای ادارات ثبت مناطق مربوطه و رفع هرگونه ابهام لزوماً خاطرنشان می‌نماید: به طوری که کسب اطلاع شده بعضی از ادارات ثبت در مورد آن قسمت از اراضی و املاکی که براساس قانون و مقررات اصلاحات ارضی به زارعین انتقال یافته پس از صدور رأی هیئت حل اختلاف نسبت به تعارض در تصرف و مالکیت از مدعیان مالکیت این قبیل املاک و اراضی بر طبق ماده ۱۴۳ الحاقی به قانون ثبت با دریافت حق‌الثبت و هزینه مقدماتی اقدام به قبول درخواست و انتشار آگهی می‌نمایند و حال آنکه این تکلیف مستنداً به تبصره ماده مذکور به عهده هیئت‌های حل اختلاف محول و مقرر شده مدعیان مالکیت سابق آن اراضی و املاک می‌توانند به هیئت‌های حل اختلاف مراجعه و هیئت حل اختلاف با توجه به دلائل و مدارک مالکیت آنها به شرح مندرج در تبصره مذکور عمل و اقدام نمایند، بنا به مراتب بالا در نظر گرفتن مفاد تبصره مذکور در هر مورد که هیئت با توجه به دلائل و مدارک مالکیت به تقاضای مدعین مالکیت رسیدگی نموده و تصمیم خود را اعلام و در محل آگهی شده و خلاصه طبق تبصره مزبور كاملاً عمل گردیده نیازی به قبول تقاضای ثبت و انجام تشریفات مندرج در ماده ۱۴۳ نبوده و ادارات ثبت بایستی پس از رسیدگی و انجام تشریفات قانونی از طرف هیئت‌های حل اختلاف نسبت به پرداخت وجوه تودیع شده یا تسلیم قبوض یا دستور پرداخت‌ها بر طبق مقررات مذکور عمل و اقدام نمایند.

بند ۳۳۹: ثبت خلاصه معاملات

در مورد خلاصه معاملات املاکی که در اجرای قانون اصلاحات ارضی به دولت منتقل و براساس ماده ۳ قانون مذکور بدون ذکر تعداد و نوع و حدود و مشخصات ملک برای انتقال دهنده استثناء گردیده ثبت خلاصه معاملات این قبیل املاک که مسبوق به ثبت در دفتر املاک است به نام زارعین (انتقال گیرنده) به همان نحو که معامله با قید استثناء مستثنیات ماده ۳ انجام یافته خالی از اشکال است و هر اقدام دیگری نسبت به مستثنیات متعلق به مالک اولیه موکول به تعیین نوع و حدود و مشخصات مستثنیات مزبور با حضور نماینده اصلاحات ارضی و مالکین مشاعی خواهد بود و در مورد املاک در جریان ثبت هم خلاصه معامله در پرونده مربوطه بایگانی و پس از مراجعه ذیحق به شرح بالا اقدام می‌گردد.

بند ۳۴۰: دستور پرداخت به جای قبض اقساطی و تسلیم خلاصه معامله به اصلاحات ارضی

در مواردی که به جای قبوض اقساطی دستور پرداخت صادر می‌گردد بایستی مفاد ماده ۲۸ آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی را از جهت ذکر شماره و تعداد در متن و ملاحظات دفاتر اسناد رسمی و دریافت رسید رعایت گردد ضمناً نسخه دوم خلاصه انتقال املاک خریداری اصلاحات ارضی بایستی به اداره مزبور تحویل شود.

[محضرچی: ماده 45 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی: در تنظیم اسناد معاملات اقساطی رعایت موارد زیر الزامی است:

• الف‏‏ ـ قبوض رسمی به تعداد اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تأدیه اقساط در آن‌ها قید شده و به امضای متعهد برسد.
• ب‏‏ ـ قبوض مزبور باید به دائن تسلیم و تعداد شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک درج شده و به امضای متعهد‌له برسد.
• پ‏‏ ـ درصورتی‌که متعهد ضامن داشته باشد، باید نام و نام خانوادگی و شماره ملی ضامن در قبوض اقساطی درج شده و به امضای وی برسد.
• ت‏‏ ـ چنانچه قبوض اقساطی و اجاره مربوط به اصل معاملات با حق استرداد یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور، رهنی و یا با حق استرداد بودن معامله قید شود.
• تبصره‌ ـ در تنظیم اسناد معاملات اقساطی و رهنی شماره حساب دائن و تعداد اقساط می‌تواند جایگزین قبوض شود.]

بند ۳۴۱: تسلیم قبوض اقساطی و دستور پرداخت و حواله قبوض سپرده

در مواردی که ذینفع برای اخذ سپرده یا قبوض اقساطی و دستور پرداخت مربوط به اصلاحات ارضی که تسلیم آن قانوناً بلااشکال است به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می‌نماید دفاتر مزبور با بررسی دقیق موضوع و احراز صلاحیت برای دریافت قبوض طبق مقررات جاری ظهر قبض امانی را به عنوان حسابداری اداره مربوطه حواله و مهر و امضاء و تسلیم ذینفع نموده و مراقبت نمایند در استرداد وجوه قبوض با رعایت مقررات اقدام شود.

بند ۳۴۲: تبدیل چک نقدی قسط اول به قبض سپرده

نظریه مورخ ۴۶/۲/۱۸ کمیسیون متشکله در سازمان اصلاحات ارضی در مورد نحوه تودیع وجوه مربوط به اصلاحات ارضی برای اجرا ذیلاً درج می‌شود:

چک‌های مربوط به قسط اول املاک خریداری و دستور پرداخت‌های آن در مورد املاکی که به ثبت آنها اعتراض شده همچنین املاک به ثبت نرسیده و مجهول المالک باید به وسیله ادارات اصلاحات ارضی از طریق محاضر تنظیم کننده اسناد خرید به ثبت محل تسلیم شود و ادارات ثبت باید پس از وصول وجه چک‌های صادره از شعب بانک کشاورزی قبض سپرده صادر و یک نسخه از قبوض صادره را به دفترخانه مربوطه ارسال و دفترخانه کننده سند انتقال ملک رسید قبض سپرده را طبق نمونه‌های موجود به ادارات اصلاحات ارضی اعلام خواهد نمود.

در مورد معاملاتی که در گذشته انجام شده و ثمن معامله در صندوق ثبت تودیع شده است چنانچه تاکنون قبض سپرده صادر نشده باشد ادارات ثبت باید قبض سپرده صادر و از طریق دفترخانه تنظیم کننده سند به شرح فوق اقدام شود.

بند ۳۴۳: صدور سند مالکیت املاک مورد اعتراض

چون طبق قسمت اخیر بند (ب) از ماده ۴ قانون الحاقی به آئین‌نامه اصلاحات ارضی مصوب ۴۶/۲/۱۲ که مقرر می‌دارد: (…در هیچ مورد و به هیچ عنوان املاک تقسیم شده از زارعین مسترد نخواهد شد و دعاوی مطروحه در محاکم قضائی تا تاریخ تصویب این قانون منجر به صدور حکم قطعی شده مشمول مقررات این ماده است) از تاریخ تصویب ماده مزبور، اعتراضات ماهوی و حدودی املاکی که به زارعین منتقل شده، منجر به صدور دادنامه محکومیت نسبت به عین نخواهد شد و در مورد املاک خالصه واگذاری به زارعین، با توجه به قسمت اخیر تبصره ۳ از ماده ۳ قانون انحلال خالصجات که مقرر می‌دارد: (در صورتی که دعوی منجر به صدور حکم قطعی به نفع اشخاص بشود، محکوم‌له منحصراً مستحق دریافت بهای دریافت شده از خریدار خواهد بود)، لذا وجود اعتراض در مورد املاکی که در اجرای مرحله اول قانون اصلاحات ارضی و یا در اجرای ماده ۳ قانون انحلال بنگاه خالصجات به زارعین واگذار شده، مانع صدور سند مالکیت به نام زارع انتقال گیرنده نیست.

بند ۳۴۴: نحوه رسیدگی و اجرای تبصره ۳ قانون ترتیب رسیدگی و ختم پرونده‌های اصلاحات ارضی

بدین وسیله، قانون رسیدگی و ختم پرونده‌های اصلاحات ارضی ابلاغ و متذکر می‌شود که در مورد تبصره سه قانون مزبور، با توجه به صورتجلسه‌ای که در این مورد با حضور نماینده این سازمان تنظیم گردیده، اقدام لازم معمول دارید. متن صورتجلسه تنظیمی ذیلاً درج می‌شود:

پیرو دعوتنامه شماره ۷۳۱۷-۱-۱۲-۱۶۹۲۶-۱۳۵۴/۵/۲۹، به منظور تعیین نحوه اجرای تبصره ۳ قانون ترتیب رسیدگی و ختم پرونده‌های اصلاحات ارضی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۳، کمیسیونی با حضور اعضاء ذیل تشکیل و پس از بحث و استماع بیانات آقایان نمایندگان وزارت دادگستری و سازمان ثبت اسناد و املاک، به این شرح اظهار نظر شد:

اشتباهات مذکور در تبصره ۳ مربوط به یکی از موارد ذیل خواهد بود:

1. اشتباه در نام و یا در یکی از مشخصات متعاملین، به این توضیح که در اسناد تنظیمی مشخصات متقاضی عبارت است از نام و نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، محل سکونت. بنابراین، در صورتی که در یکی از مشخصات فوق اشتباه شده باشد، مورد شمول تبصره خواهد بود.
2. اشتباه در یکی از مشخصات ملک، به این توضیح که در اسناد تنظیمی مشخصات ملک در قسمت مورد معامله به این نحو ذکر می‌شود: مقدار، نام ملک، شماره پلاک، و بخش مربوطه. بنابراین، اگر در نام ملک و یا شماره پلاک و یا بخش مربوط اشتباه شود، مورد شمول تبصره است. لیکن، اشتباه در مقدار ملک مورد معامله به علت آنکه مستلزم اصلاح مورد معامله در اسناد دیگر می‌شود، از اشتباهات مشمول تبصره محسوب نمی‌شود و باید در شورای اصلاحات ارضی اصلاح شود.
3. اشتباه در ثمن معامله، در این مورد، تا آنجا که اشتباه مربوطه به مأخذ تعیین قیمت باشد، موضوع مشمول ماده ۳۸ آئین‌نامه اصلاحات ارضی و ماده ۴ قانون مواد الحاقی مصوب ۱۳۴۶/۲/۲۳ خواهد بود. ولی، اشتباه در محاسبه قیمت از لحاظ ضرب ارقام، مشمول تبصره خواهد بود.

در تمام مواردی که اشتباهات مشمول تبصره باشد، با توجه به مقررات ثبتی، اصلاح آن باید با حضور طرفین معامله در دفتر اسناد رسمی انجام شود. در غیر این صورت، موضوع باید در شورای اصلاحات ارضی مطرح و رأی لازم صادر گردد.

بند ۳۴۵: توضیح فراز سوم از صورتجلسه اداره حقوقی وزارت دادگستری

چون یکی از واحدهای ثبتی راجع به قسمت آخر فراز ۳ صورتجلسه تهیه شده در اداره حقوقی وزارت دادگستری که با حضور نماینده سازمان ثبت تدوین شده و راجع است به اشتباهات ثبتی مذکور در تبصره ۳ ماده واحده قانون ترتیب رسیدگی و ختم پرونده‌های اصلاحات ارضی، که طی شماره ۳/۴۰۰۰-۵۴/۶/۱۱ به کلیه واحدهای ثبتی ابلاغ شده، دچار خطای در استنباط شده و از سازمان ثبت استعلام کرده است، موضوع بررسی و به شرح زیر اظهار نظر می‌شود تا واحدهای ثبتی رویه واحدی در تصمیمات خود اتخاذ نمایند:

منظور از جمله ذکر شده در قسمت آخر فراز ۳ صورتجلسه‌ای که در اداره حقوقی تنظیم شده است این است که اگر رفع اشتباه خللی به حق یکی از طرفین معامله یا شخص ثالث وارد آورد و با توجه به مقررات ثبتی اصلاح آن باید با توافق طرفین معامله به موجب سند رسمی انجام شود. بدیهی است اگر رفع اشتباه موجب تضییع حق احد از طرفین معامله یا اشخاص ثالث نبوده یا از نوع اشتباهات مذکور در بند ۳ ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت مصوب سال ۱۳۵۱ باشد که در موقع تنظیم سند وقوع یافته است، باید موضوع در هیئت نظارت مطرح و اتخاذ تصمیم به عمل آید.

بند ۳۴۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی: اراضی موات

تقاضای ثبت اراضی موات فقط از دولت پذیرفته خواهد شد.

بند ۳۴۷ مجموعه بخشنامه های ثبتی: عدم پذیرش تقاضای ثبت جنگل ها به نام اشخاص

با توجه به ماده ۱ قانون ملی شدن جنگل‌ها مصوب ۴۱/۱۰/۲۷، از پذیرش تقاضای ثبت و تحدید حدود و صدور سند مالکیت املاک مشمول قانون مذکور به نام اشخاص خودداری کنید.

بند ۳۴۸: نحوه صدور سند مالکیت منابع ملی شده

منابع ملی شده ای که به موجب قانون ملی شدن جنگل ها و با رعایت ماده ۵۶ قانون حفاظت ملی شناخته شده و تاکنون منتهی به صدور سند مالکیت نگردیده، به سه دسته قابل تقسیم است:

1. منابع ملی شده‌ای که تاکنون تقاضای ثبت نشده اعم از اینکه مجهول المالک می‌باشد یا در اجرای ماده ۱۹ قانون املاک واگذاری بایستی تقاضای ثبت گردد.
2. منابع ملی شده‌ای که از طرف اشخاص یا مؤسسات تقاضای ثبت شده ولی تاکنون آگهی‌های نوبتی آن به جهتی منتشر نشده و یا در اثر اشتباه دستور تجدید آگهی آنها صادر گردیده است.
3. منابع ملی شده‌ای که در جریان ثبت است و آگهی‌های نوبتی آن منتشر شده، اعم از اینکه تحدید حدود شده باشد یا نشده باشد. در مورد منابع ملی شده مذکور در فراز یک، بایستی پس از دریافت مدارک لازم از قبیل آگهی ملی شدن، نقشه مربوطه، رأی کمیسیون مندرج در ماده ۵۶ قانون حفاظت و گواهی مذکور در ماده ۱۳ آئین‌نامه قانون ملی شدن جنگل‌ها، معاینه محلی که با حضور نماینده سرپرستی منابع طبیعی به عمل خواهد آمد و تطبیق حدود مذکور در اوراق مزبور با محل و احراز عدم وجود اختلاف، حدود کل محدوده ملی شده را به موجب صورت‌مجلس و بر طبق نقشه با ذکر طول اضلاع تعیین و چنانچه مستثنیاتی داخل در محدوده آن قرار داشته باشد، با نشان دادن محل و محدوده آن در نقشه، حدود مستثنیات را نیز در صورت‌مجلس ذکر و تذکر دهند که محدوده مذکور شامل چه پلاک‌هایی است. سپس، در صورت انطباق با مجاورین، پس از امضای نماینده سرپرستی منابع طبیعی و احراز اینکه کلاً یا جزئاً سابقه ثبت ندارد، نسبت به قبول تقاضای ثبت آن با یکی از پلاک‌ها و توضیح اینکه از چه پلاک‌هایی تشکیل شده، به نام دولت و به نمایندگی وزارت منابع طبیعی اقدام نمایند. چون مقصود از صدور آگهی‌های نوبتی و تحدیدی، اطلاع عامه از قبول درخواست ثبت و تعیین حدود است تا در صورتی که برای خود حقی قائل باشند، از طریق تسلیم واخواهی، احقاق حق شود و در مورد منابع ملی مذکور در فراز یک، این دستور قانون ملی شدن جنگل‌ها حقی برای افراد قائل نشده و تنها دارندگان دادنامه به نام جنگل و یا افرادی که دعاوی آنها در تاریخ تصویب قانون مزبور در محاکم قضایی یا هیئت‌های رسیدگی به املاک واگذاری مطرح بوده، پس از صدور رأی قطعی می‌توانند به استناد قسمت اخیر ماده پنج و با رعایت ماده ۹ قانون مزبور وجه مربوطه را دریافت دارند. لذا دیگر تصور تضییع حقی نمی‌رود و حقوق این قبیل افراد نیز محفوظ می‌باشد. بنا به مراتب مشروحه، صدور آگهی نوبتی و تحدیدی نسبت به این قبیل منابع ملی شده امری زائد و غیر ضروری است و بایستی پس از انجام تشریفات فوق و تنظیم اظهارنامه، مستنداً به ماده یک قانون ملی شدن جنگل‌ها، بر طبق حدودی که به شرح فوق تعیین شده و بایستی با کمال دقت و مراقبت معین شده باشد، مبادرت به صدور سند مالکیت به نام دولت، گردد. چون مستنبط از قانون ملی شدن جنگل‌ها این است که به هر حال جنگل‌های ملی شده به هیچ وجه قابل استرداد به مالکین سابق نیست و پرداخت بهای مذکور در ماده ۴ نسبت به املاکی که در جریان ثبت بود، بر طبق ماده پنج قانون ملی شدن جنگل‌ها، موکول به خاتمه جریان ثبتی است و در واقع معترض محکوم‌له از این جهت قائم مقام متقاضی ثبت شناخته خواهد شد. لذا در مورد املاک مذکور در فراز ۲ و ۳، چنانچه تمامی مورد ثبت، مستند به رأی مذکور در ماده ۵۶ قانون حفاظت و گواهی مذکور در ماده ۱۳ آئین‌نامه و نقشه و سایر سوابق، قطعاً ملی شناخته شده باشد، نسبت به کلی و در مورد رقباتی که مقداری از آن به شرح مذکور بالا ملی شناخته شده، نسبت به مقدار مزبور، پس از اجرای تشریفاتی که در مورد املاک مذکور در فراز یک ذکر شده، اقدام به صدور سند مالکیت به نام دولت خواهد شد.

النهایه، در مورد املاک مذکور در فراز ۲، قبلاً بایستی آگهی آن ضمن سایر آگهی‌های نوبتی با توضیح موضوع منتشر و در آن تصریحاً اضافه شود که افرادی که مدعی مالکیت سابق مورد تقاضا می‌باشند، به منظور استفاده از مقررات ماده ۹ قانون ملی شدن جنگل‌ها می‌توانند در موعد مقرر اعتراض خود را تسلیم دارند و وصول اعتراضات احتمالی مانع صدور سند مالکیت نیست. ضمناً چون در اثر تغییراتی که در قسمت‌های واگذاری از جنگل‌های ملی شده داده شده و می‌شود، حدود اغلب از جنگل‌ها قهراً تغییر نموده و یا خواهد نمود، لذا عملیات تحدیدی نسبت به جنگل‌های مذکور در فراز ۲ و ۳ غیر عملی است و ضرورتی هم ندارد و چنانچه مالکین سابق از این جهت اختلافی با جنگلبانی پیدا نمایند، تعیین تکلیف با مراجع صالحه خواهد بود.

بدیهی است در مورد املاکی که دارای سند مالکیت است و کلاً یا جزئاً ملی شناخته شده، پس از اجرای تشریفاتی مانند تشریفات مربوط به املاک مذکور در فراز یک، از جهت دریافت مدارک لازم و تطبیق با محل و تنظیم صورت‌مجلس، در صورت تسلیم سند مالکیت، با صدور بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی و قید مراتب در دفتر املاک، نسبت به صدور سند مالکیت به نام دولت و به نمایندگی وزارت منابع طبیعی، طبق مقررات، اقدام خواهد شد. بدیهی است در هر مورد که در اثر عدم وصول اعتراض بر نظر مأمورین وزارتخانه ذیربط، ظرف مدت مقرر قانونی، نظریه مزبور قطعی شده باشد، با دریافت گواهی قطعیت از ناحیه سرپرستی، بایستی اقدام لازم به عمل آید. همچنین، برای تسهیل کار در معاینات محلی، از نماینده و نقشه‌برداران مطلع که سابقه این کارها را دارند، استفاده خواهند نمود.

بند ۳۴۹: نحوه صدور سند مالکیت اراضی موات به نام دولت

براساس مصوبه شماره ۱/۱۸۴۷۵ – ۱۳۶۱/۶/۱ شورای عالی محترم قضائی در مواردی که در اجرای قانون و آئین نامه اراضی شهری و مطابق رأی قطعی کمیسیون ماده ۱۲ قانون مزبور تقاضای صدور سند مالکیت زمین موات به نام دولت می شود، مقتضی است براساس رأی قطعی صادره نوع ملک را در سند مالکیت قید نمایند.

بند ۳۵۰: جنگل و مرتع

در اجرای ماده ۱۳ آئین نامه قانون ملی شدن جنگلها و مراتع کشور مقتضی است ضمن تسریع در اعمال مقررات ماده مزبور مفاد ماده ۲۹ قانون اصلاح قانون حفاظت و بهره برداری از جنگلها و مراتع کشور مصوب مرداد ماه ۱۳۴۶ را نیز که ذیلاً نقل میگردد مورد توجه قرار دهند و برابر آن عمل نمایند

ماده ۲۹: در کلیه اقدامات ثبتی که نسبت به تملک منابع طبیعی ملی شده به عمل می آید سازمان جنگلبانی از پرداخت مالیات و عوارض ثبتی و حق الثبت و هرگونه الصاق تمبر معاف است ولی حقوقی که به سردفتران اسناد رسمی تعلق می‌گیرد باید به وسیله سازمان جنگلبانی پرداخت گردد.

بند ۳۵۱ مجموعه بخشنامه های ثبتی: ثبت غیر قانونی املاک مجاور موات

به طوری که اطلاع حاصل شده است در برخی از اراضی که با اراضی موات مجاورت داشته و اسناد مالکیت بدوی بدون نقشه و طول اضلاع و مساحت صادر شده است به دستاویز عمل تفکیک مقادیر زیادی از اراضی موات را جزو محدوده اصلی قلمداد و به صدور اسناد مالکیت تفکیکی مبادرت می نمایند. چون ماده ۲۲ قانون ثبت و سایر قوانین و مقرراتی که از اسناد مالکیت حمایت می کنند منوط و موکول به این است که با اجرای جریان مقدماتی از تقاضای ثبت و تحدید حدود و گذشتن مواعد اعتراض بر اصل و حدود یا صدور حکم نهائی در مواردی که اعتراض در موعد مقرر واصل شده است نسبت به مورد تقاضا جریان مقدماتی ثبت صحیحاً انجام شده باشد و نسبت به مازاد این قبیل اراضی از محدوده اولی هیچ نوع عملیات ثبتی صورت نگرفته است. لازم است به مجرد برخورد با این قبیل اراضی و احراز مقدار اولیه و تعیین قطعات اضافی که بدون هیچ تشریفاتی اقدام شده است، به دفاتر اسناد رسمی حوزه آن منطقه ابلاغ نمایید که از انجام هرگونه معامله ای نسبت به قطعات اضافی خودداری و پرونده را جهت تعقیب متخلف یا متخلفین به دادرسی محل ارسال و نتیجه را نیز در هر مورد علیحده به سازمان ثبت اعلام فرمایید.

بند ۳۵۲: تسریع در جریانات ثبتی مربوط به اراضی و املاک برنامه‌های عمومی و عمرانی و نظامی دولت

وزارت نیرو طی شماره ۹۲۸۲/۱۰۸۵/۴۵۰ – ۶۱/۴/۱۷ اعلام داشته که شرکت‌های تابع وزارت نیرو در اجرای مقررات تبصره دو ماده دو لایحه قانونی نحوه خرید و تملک اراضی و املاک برای برنامه‌های عمومی عمرانی و نظامی دولت مصوب ۵۸/۱۱/۱۷ به بعضی از واحدهای ثبتی مراجعه ولی ادارات ثبت در این مورد اقدام شایسته معمول نداشته‌اند دستور فرمائید در صورت مراجعه هر سازمان در اجرای مفاد تبصره فوق الذکر در اسرع وقت اقدامات قانونی معمول و چنانچه با مشکلی مواجه شوند که به لحاظ آن انجام تقاضا در مهلت مقرر میسر نباشد بلافاصله مراتب را با دلایل قانونی به سازمان متقاضی ابلاغ و رونوشت آن را با اعلام جریان کامل ثبتی و اظهار نظر صریح به طوری که احتیاج به مکاتبات بعدی نباشد به ثبت منطقه گزارش تا طبق مقررات قانونی رفع اشکال و ابهام به عمل آید.

[محضرچی: تبصره ۲ ماده ۲ لایحه قانونی نحوه خرید و تملک اراضی…: اداره ثبت اسناد و املاک محل مکلف است محل وقوع و وضع ثبتی ملک را با توجه به نقشه ارائه شده حداکثر ظرف ۱۵ روز از تاریخ استعلام پاسخ دهد.]

• بند 353 مجموعه بخشنامه های ثبتی: همكاری با ادارات اوقاف

مراجعه نماینده اوقاف به دفتر توزیع اظهارنامه برای تهیه صورت املاكی كه به عنوان وقف معرفی شده بلامانع است.

• بند 354: نحوه ثبت و صدور سند مالكیت اراضی موقوفه

از آنجائی كه ثبت رقبات موقوفه و تنظیم اسناد رسمی نسبت به این گونه املاك و رعایت ضوابط قانونی مقرر در این زمینه حائز كمال اهمیت است، موارد زیر را جهت آگاهی و توجه بیشتر اعلام می‌دارد:

1. در مواردی که ادارات اوقاف تقاضای قبول ثبت و یا صدور سند مالکیت رقبه‌ای را از ادارات ثبت دارند اقتضاء دارد نسبت به انجام خواسته آنها با رعایت موازین قانونی نهایت همکاری را معمول دارند.
2.  در مورد املاکی که عرصتاً و اعیاناً وقف می‌باشد و اعیانی موقوفه به مرور یا به عللی از بین رفته است با رعایت قوانین و مقررات مربوطه و با توجه به سوابق ثبتی و پس از اخذ مستندات لازم قانونی اقدام مقتضی در این خصوص در حدود مقررات بلامانع است.
3. با توجه به قانون و آئین‌نامه اوقاف، دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از تنظیم هرنوع سند نسبت به املاک موقوفه موافقت ادارات اوقاف محل را جلب نمایند و ادارات ثبت نیز قانون و آئین‌نامه قانون اوقاف را مراعات نمایند.
4. در مواردی که ادارات اوقاف نیاز به تشخیص املاک موقوفه دارند و جهت شناسائی و تهیه فهرست نماینده‌ای معرفی می‌نمایند، مقتضی است در این زمینه نهایت همکاری را به عمل آورند.
5. هرگاه ادارات اوقاف به عللی از قبیل آتش سوزی و غیره تقاضای صدور سند مالکیت المثنی و یا درخواست تهیه رونوشت اسناد رسمی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی را می‌نمایند لازم است نسبت به انجام درخواست آنها با رعایت مقررات در اسرع وقت اقدام شایسته معمول دارند.

بند ۳۵۵: سند مالکیت املاک موقوفه

چون صدور سند مالکیت املاک موقوفه به نام متصدی مثبت تولیت نیست اداره ثبت می‌تواند اسناد مالکیت املاک مورد تقاضای متولی را به تصدی وی صادر و اداره اوقاف هم می‌تواند رونوشت اسناد مالکیت وقفی را از ثبت محل دریافت دارد.

• بند 357: نحوه قبول تقاضای ثبت ملک از بیگانگان

درخواست ثبت اتباع بیگانه با رعایت مقررات مربوط به استملاک اتباع بیگانه و پس از کسب دستور از سازمان ثبت به عمل می‌آید.

 بند ۳۵۸: اظهارنامهٔ ثبت املاک اتباع بیگانه

در مورد اظهارنامهٔ راجع به تقاضای ثبت املاک اتباع بیگانه باید امضای متقاضی از طرف ثبت محل گواهی شود.

 بند ۳۵۹ مجموعه بخشنامه های ثبتی: تقاضای ثبت اتباع بیگانه

حسب تقاضای دفتر حقوقی وزارت امور خارجه شایسته است دستور فرمایید دفاتر اسناد رسمی حوزهٔ تابعه در آینده موقع تنظیم اظهارنامهٔ تقاضای ثبت اتباع بیگانه علاوه بر تعیین منطقهٔ ثبتی محل وقوع ملک مورد تقاضا و مشخصات و نشانی کامل ملک را تعیین و در اظهارنامه قید نمایند تا تعیین محل قطعی آن روی نقشهٔ شهری میسر باشد.

 بند ۳۶۰: ثبت اسناد معاملات غیرمنقول بیگانگان مقیم ایران

اتباع خارجی مقیم ایران نمی‌توانند قبل از کسب اجازهٔ مخصوص از سازمان ثبت به قائم‌مقامی از فرزند صغیر خود نسبت به قبول انتقال اموال غیرمنقول واقع در ایران اقدام نمایند.

 بند ۳۶۱: تملک یا اجارهٔ ملک توسط اتباع بیگانه

در هر مورد که اتباع بیگانه قصد تملک و یا اجارهٔ اموال غیرمنقول در ایران داشته باشند دفاتر اسناد رسمی بایستی قبلاً موافقت سازمان ثبت را جلب نمایند.

هرگاه مدت اجاره از پنج سال تجاوز ننماید جلب موافقت ضروری نیست و فقط بایستی مراتب را با ذکر خصوصیات و مشخصات موجر و مستاجر و محل مورد اجاره به ادارهٔ کل امور املاک گزارش نمایید.

 بند ۳۶۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی: نحوهٔ خرید ملک اتباع خارجی

چنانچه اتباع خارجی مقیم در ایران قصد خرید ملکی در نوار مرزی و نقاط نزدیک مرز داشته باشند علاوه بر تهیهٔ اوراق لازم از قبیل اظهارنامهٔ تقاضای ثبت املاک اتباع بیگانه و گواهی عدم سوء پیشینه و فتوکپی مصدق پروانهٔ اقامت محل دقیق ملک مورد نظر و نقشه و کروکی جامعی از وضعیت ملک که نمودار فاصله و موقعیت آن باشد تهیه و ارسال دارند تا از اتلاف وقت در صدور پاسخ جلوگیری شود.

• بند 363 مجموعه بخشنامه های ثبتی: رعایت حریم راه آهن

ادارات ثبت مكلفند در موقع تحدید حدود تفكیك حدود و صدور سند مالكیت املاك اشخاص با توجه به ماده 13 قانون بزه‌های راه آهن مصوب 1320 رعایت حریم قانونی راه آهن را نموده و در موقع انتشار آگهی‌های تحدیدی و نوبتی یك نسخه آن را هم به ادارات راه آهن بفرستند.

• بند 364: عملیات تحدید حدود پس از تجدید آگهی نوبتی

به طوری که اطلاع دارند در ماده ۱۴ قانون ثبت قید شده است تحدید حدود املاک واقعه در هر ناحیه متدرجاً به ترتیب نمره املاک مطابق نظام‌نامه به عمل خواهد آمد و نیز در ماده ۶۶ آیین‌نامه قانون ثبت تصریح دارد که آگهی تحدیدی منتشر نخواهد شد مگر پس از نشر اولین آگهی نوبتی و با اجرای این دو ماده در گذشته تحدید حدودهایی به عمل آمده است و بعداً در اثر اشتباه در آگهی نوبتی به دستور هیئت نظارت آگهی نوبتی تجدید می‌شود. به اعتبار این تجدید آگهی اغلب واحدهای ثبتی عملیات تحدید حدود گذشته را هم باطل شده تلقی و به تجدید آگهی تحدیدی و عملیات تحدیدی مبادرت می‌نمایند و حال آنکه در بند ۲ از ماده ۲۵ قانون اصلاحی ثبت تذکر داده شده هرگاه هیئت نظارت تشخیص دهد که در جریان مقدماتی ثبت املاک اشتباه مؤثری واقع شده آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی که اشتباه مزبور در آن مؤثر بوده ابطال و جریان ثبت تجدید و یا تکمیل خواهد شد. بنابراین اگر به دستور هیئت نظارت آگهی نوبتی تجدید شود، این تجدید آگهی دلیل بر ابطال عملیات تحدیدی نیست مگر اینکه تصریحاً در رأی هیئت نظارت تجدید عملیات تحدیدی هم قید شده باشد.

بنابراین لازم است با در نظر گرفتن این دستور صرفاً در اجرای رأی هیئت نظارت اقدام نموده و مراقبت نمایید بی جهت مشکلاتی برای ارباب رجوع در قسمت تجدید عملیات تحدیدی فراهم نشود.

 بند ۳۶۵: تعیین حدود توسط نماینده به تنهایی

در مواردی که نمایندگان ثبت بتوانند طول ابعاد و مساحت ملکی را در موقع تحدید حدود بدون نیاز به وجود نقشه‌بردار تعیین نمایند، تعیین طول ابعاد و مساحت ملک به وسیله نماینده محدود با رعایت کامل مقررات مانعی ندارد.

 بند ۳۶۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی: تبعیت از مجاور

در مواردی که مجاور ملک مورد تحدید یا مورد تفکیک قبلاً بدون تعیین طول ابعاد تحدید و یا ثبت شده باشد، تبعیت از مجاور از لحاظ حدفاصل (از قبیل دیوار یا نهر و غیره) لازم است و ذکر طول ابعاد مورد تحدید و تفکیک در این مورد با مشخص بودن حدفاصل مباینتی با ثبت مجاور نخواهد داشت.

 بند ۳۶۷: دعوت از نماینده و مهندس ثبت در دعاوی افراز

برای اینکه اجرای احکام افراز دادگاه‌ها در ادارات و دوایر ثبت از نظر تطبیق حدود و فواصل معینه در نقشه‌های ثبتی و محدوده اسناد مالکیت و صورت‌مجلسه‌های تحدیدی اشکال و اختلاف پیش نیاید، در مواردی که از دادگاه نماینده و مهندس ثبت به منظور تشریک مساعی در افراز دعوت شود، بایستی نماینده و مهندس به موقع به دادگاه اعزام گردد.

 بند ۳۶۸: تحدید حدود – تفکیک حدود

درخواست متقاضیان ثبتی که تحدید حدود ملک مورد تقاضا را طبق ماده ۱۵ قانون ثبت می‌نمایند، منوط به معاینه محل و تطبیق با مجاورین و تشخیص جهات اربعه ملک و با رعایت کامل تبصره اصلاحی ماده ۱۵ قانون ثبت مصوب ۵۱/۱۰/۱۸ صورت خواهد گرفت.

 بند ۳۶۹: جنگل عمومی و مراتع و موات

نمایندگان ثبت در موقع تحدید حدود املاک مورد تقاضا بایستی از تحدید تمام و یا یک قسمت از املاکی که جنگل و مرتع یا موات و امثال آن بوده و یا در تصرف مالکانه متقاضی ثبت نمی‌باشد خودداری نمایند.

بند ۳۷۰ مجموعه بخشنامه های ثبتی: تجدید تحدید

در مواردی که رأی هیئت نظارت تصریح بر تجدید آگهی‌های نوبتی دارد، عملیات تحدیدی در صورتی تجدید خواهد شد که در رأی هیئت نظارت قید شده باشد، در غیر این صورت تحدید حدود به قوت خود باقی است.

بند ۳۷۱: تحدید املاک مفروز که دارای مشاعات است

در موقع تحدید حدود املاک مفروز که دارای مشاعات نیز می‌باشد، پس از تحدید حدود مفروزات که در اظهارنامه و آگهی تحدیدی قید شده، حدود مشاعات نیز تعیین و در صورت مجلس تحدیدی قید می‌شود.

بند ۳۷۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی: اصلاح وضع املاک

هرگاه مالکین دو یا چند ملک مجاور به منظور اصلاح و بهبود وضع املاک خود نیاز به مبادله قسمت‌های جزئی از املاک خود را داشته باشند، می‌توان با تنظیم صورت‌جلسه توافق و سند رسمی و پرداخت حقوق و عوارض مربوطه عمل کرد و رعایت تشریفات تفکیک ضرورتی ندارد.

بند ۳۷۳: تفکیک اراضی مسیر لوله‌های نفت و گاز

در مورد تفکیک اراضی مسیر خطوط لوله مواد نفتی و گاز سراسری وقت معاینه محلی را به وزارتخانه مربوطه اطلاع داده و با رعایت کلیه مقررات عملیات مربوطه را انجام دهید.

بند ۳۷۴: اعلام وقت تفکیک اراضی مسیر لوله نفت

وقت تفکیک حدود اراضی مسیر لوله نفت را با مهلت معقول به آدرس تهران امور اداری قسمت خطوط لوله ابلاغ نمایند.

بند ۳۷۵: تفکیک ملکی که فاقد متراژ و نقشه است

در موقع تفکیک قسمتی از ملک مورد تحدید و یا ثبت شده که بدون قید طول اضلاع و مساحت سند مالکیت آن صادر شده نقشه برداری مورد تفکیک و باقیمانده آن با رعایت جهات مذکور در صورت‌مجلس تحدیدی و سند مالکیت ضروری است و باید از حدود مذکور در صورت‌مجلس تحدید و سند مالکیت تجاوز نشود. در صورت بروز اشکال گزارش و کسب تکلیف شود.

بند ۳۷۶: تفکیک ملک فاقد بنا و ملکی که تحدید نشده

تفکیک املاک فاقد ساختمان که دارای حدود مشخص نیست منوط به کنایه از طرف ذینفع است و نیز نسبت به املاکی که عمل تحدید حدود انجام نشده تفکیک قسمتی از آن به وسیله اداره ثبت برای انجام معامله ممنوع است.

بند ۳۷۷: افراز ملک مشاع که قسمتی از آن مجهول‌المالک است در دادگاه

هرگاه نسبت به ملکی که قسمتی از آن مشاعاً درخواست ثبت شده و بقیه مجهول‌المالک باشد رأی قطعی دادگاه بر افراز آن صادر شود، چنانچه آگهی نوبتی قسمت تقاضای ثبت شده صادر نشده باشد باید صدور آگهی نوبتی آن و نیز پذیرفتن درخواست ثبت سهام مجهول‌المالک طبق حکم مزبور صورت گیرد و در صورتی که آگهی نوبتی قبلاً به نحو اشاعه منتشر شده بقیه اقدامات ثبتی طبق رأی صادره تعقیب و چنانچه سهم مشاعی مزبور مسبوق به صدور سند مالکیت باشد مساحت و حدود مشخصات و حقوق ارتفاقی آن طبق حکم قطعی دادگاه با اشاره به شماره حکم در ملاحظات ثبت ملک قید و نسبت به سهم مجهول‌المالک به شرح فوق عمل می‌شود.

بند ۳۷۸ مجموعه بخشنامه های ثبتی: اجرای حکم افراز دادگاه

واحدهای ثبتی در موقع اجرای حکم افراز ضمن تطبیق مفاد حکم با محدوده ثبتی و سند مالکیت حدود و فواصل قطعات را ضمن تنظیم صورت‌مجلس تعیین و سپس مبادرت به صدور سند مالکیت می‌نمایند. اخیراً مشاهده شده است که بعضی از واحدها قبل از تطبیق مفاد حکم با محدوده ثبتی مبادرت به صدور سند مالکیت نموده‌اند و نتیجتاً قسمتی از مورد سند مالکیت صادره خارج از محدوده ثبتی بوده و به مجاورین یا اموال عمومی تجاوز شده است. لذا خاطر نشان می‌نماید در موقع اجرای احکام قطعی افراز دادگاهها باید قبل از هر اقدام مفاد حکم و یا نقشه کارشناس که ملاک حکم افراز بوده به دقت با وضع محل و محدوده سند مالکیت تطبیق و پس از اطمینان به اینکه کلیه قطعات مورد حکم داخل محدوده ثبتی و یا سند مالکیت است مبادرت به صدور سند مالکیت و یا اقدام بعدی گردد.

بند ۳۷۹: چگونگی افراز اراضی متعلق به سازمان مسکن

نظر به اینکه در ماده ۲ قانون افراز و ثبت اراضی مربوط به سازمان مسکن تصریح به تنظیم صورت‌مجلس تحدید حدود شده است و تنظیم صورت‌مجلس مذکور حسب مقررات قانون ثبت پس از صدور آگهی تحدید حدود از جهت اطلاع مجاورین و صاحبان حق امکان‌پذیر است. لذا انتشار آگهی تحدیدی لازم به نظر می‌رسد و ادارات ثبت پس از قبول تقاضای ثبت سازمان مسکن به انتشار آگهی تحدیدی مبادرت و تحدید حدود را انجام و با رعایت موازین قانونی و احراز شرایط به صدور سند مالکیت اقدام و سپس به انتشار آگهی نوبتی بپردازند و اقدام اداره ثبت در صدور سند مالکیت هم مانع این نیست که معترضین نسبت به تقاضای ثبت یا تحدید حدود نتوانند در مدت مقرر اعتراض خود را تقدیم نمایند.

بند ۳۸۰: تفکیک عرصه بر اساس تملک اعیانی

در مواردی که مالک اعیان قصد خرید عرصه زیربنا را داشته باشد و تحدید حدود اعیان هم عملی شده باشد در تفکیک عرصه اقدام و پس از انجام تشریفات مقرر انتقال در صدور سند مالکیت اقدام می‌نمایید. بدیهی است حدود عرصه تابع حدود اعیان خواهد بود و انجام تفکیک عرصه مزبور نیز احتیاجی به جلب نظر شهرداری ندارد.

بند ۳۸۱: تعیین حدود و نقشه‌برداری املاک و اراضی

با اینکه در تبصره الحاقی به ماده ۷۵ آئین‌نامه قانون ثبت مقرر گردیده که در موقع تحدید حدود املاک نقشه ملک ترسیم و نتیجتاً سند مالکیت با قید مساحت و طول ابعاد صادر گردد، باز ملاحظه می‌شود که اغلب اسناد مالکیت مربوط به اراضی و املاک اعم از محصور و یا غیر محصور بدون قید مساحت و طول ابعاد صادر می‌گردد. با توجه به اینکه اکثر اختلافات به علت عدم قید مساحت در سند مالکیت و یا عدم ترسیم نقشه ملک در موقع تحدید حدود پیش می‌آید، لزوماً خاطرنشان می‌نماید که در موقع تحدید و یا تفکیک و افراز اراضی و یا بعد از آن نقشه ملک به طور صحیح ترسیم و حتماً سند مالکیت با قید مساحت و طول ابعاد صادر شود.

بند ۳۸۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی: تفکیک اعیانی‌ها

در مواردی که مالک اعیانیهای ثبت شده بر اساس ماده ۱۰۴ مکرر آئین‌نامه تقاضای تفکیک می‌نماید و عرصه متعلق به دیگری است، همان طوری که در ماده ۱۰۴ مکرر آئین‌نامه قانون ثبت قید شده است در موقع تحدید حدود اعیانی باید مراتب به مالک عرصه و مجاورین اخطار شود لازم است در موقع تفکیک هم به منظور محفوظ بودن حق مالک ،عرصه مراتب به مشارالیه ابلاغ و اخطار گردد، بدیهی است با صدور سند مالکیت اعیانی دیگر ادعائی نسبت به اصل مالکیت مسموع نخواهد بود.

بند ۳۸۳ مجموعه بخشنامه های ثبتی: نحوه تفکیک املاک

به منظور ایجاد وحدت رویه در مورد تفکیک و افراز املاک در واحدهای ثبتی خاطرنشان می‌نماید:

1. ادارات ثبت مکلفند در موقع تفکیک اراضی محدوده قانونی شهر و حریم آن عمل تفکیک و افراز را در اجرای ماده ۱۵۴ اصلاحی قانون ثبت طبق نقشه‌های انجام دهند که براساس ماده ۱۰۱ قانون اصلاحی شهرداریها به تصویب شهرداری رسیده باشد.
2. در مورد تفکیک ساختمانهایی که به صورت آپارتمان احداث شده‌اند با توجه به گواهی پایان کار صادره از شهرداری و قانون تملک آپارتمانها و آئین‌نامه آن اقدام می‌شود.
3. در مورد تفکیک چند ساختمان که مجزا از هم در یک قطعه زمین احداث گردیده چنانچه بر طبق گواهی پایان کار این ساختمانها دارای مشترکات از قبیل انباری راهروها، تابلوهای آب و برق مرکز حرارتی و برودتی و تهویه و غیره باشند و یا اینکه شهرداری در گواهی صادره عرصه را قابل تفکیک نداند ادارات ثبت بایستی فقط نسبت به تفکیک اعیان ساختمانها با رعایت ضوابط مقرر در قانون تملک آپارتمانها اقدام نمایند و در مواردی که این قبیل ساختمانها براساس گواهی پایان کار دارای مشترکات نباشند ادارات ثبت رأساً نسبت به تفکیک عرصه و اعیان اقدام خواهند نمود.
4. در مورد ساختمانهای احداثی قبل از سال ۱۳۴۹ مستنداً به تبصره ۸ از ماده ۱۰۰ اصلاحی قانون شهرداریها ارائه گواهی پایان کار ضرورتی نداشته و ادارات ثبت رأساً اقدام به تفکیک نمایند.
5. در مورد افراز اراضی خارج از محدوده قانونی شهرها نسبت به افراز سهام مشاعی مالکین با توجه به رأی وحدت رویه شماره ۴۸ – ۶۳/۱۰/۲۴ هیئت عمومی دیوانعالی کشور براساس قانون و آئین‌نامه افراز و فروش املاک مشاع عمل می‌شود.
6. تکلیف تفکیک اراضی و ساختمانهای خارج از محدوده قانونی و حریم شهرها را آئین‌نامه استفاده از اراضی و احداث بنا و تأسیسات در خارج از محدوده قانونی و حریم شهرها روشن نموده است.

بند ۳۸۴: اشتباهات ثبتی اشتباه در نوبت اول آگهی‌های نوبتی

چون مبدأ اعتراض به تقاضای ثبت از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی است لذا چنانچه ادارات ثبت بعد از نشر اولین آگهی نوبتی با اشتباهی برخورد نمایند دستور تصحیح در نوبت‌های بعدی صحیح نبوده و در رفع اشتباه نیز بی‌اثر است در این قبیل پرونده‌ها با تهیه گزارش نظر هیئت نظارت را جلب کنید.

بند ۳۸۵: تفویض اختیار در مورد اشتباهات ثبتی

رؤسای واحدهای ثبت که به قائم‌مقامی از طرف هیئت نظارت اختیار اظهار نظر و انشاء رأی نسبت به بعضی از اشتباهات ثبتی طبق فهرست مصوبه هیئت نظارت را دارند باید به مسئولیت خطیری که به عهده آنها محول است توجه داشته و آراء خود را کاملاً با موضوع اشتباه و رأی هیئت نظارت که ضمن این بخشنامه ابلاغ شده تطبیق داده و دستور مقتضی صادر نمایند زیرا مسئولیت این موضوع مستقیماً و بدون پذیرفته شدن هیچگونه عذری متوجه آنها خواهد بود.

در هر مورد که در تطبیق اشتباه با رأی هیئت نظارت کوچکترین اختلاف یا تردیدی به نظر برسد یا مورد اشتباه خارج از موارد مندرج در فهرست مصوبه هیئت نظارت باشد باید کماکان گزارش امر را برای اظهار نظر به هیئت نظارت ثبت منطقه ارسال دارند.

بند ۳۸۶: تفویض اختیارات هیئت نظارت به رؤسای واحدهای ثبتی که به تصویب شورای عالی ثبت رسیده است

اختیارات تفویضی شماره ۱۴۰۰ – ۱۳۵۳/۴/۱ هیئت نظارت منطقه مرکزی که با توجه به ماده ۱۰ آئین‌نامه اجرائی رسیدگی به اسناد معارض و هیئت نظارت قانون ثبت از نظر وحدت رویه در جلسه مورخ ۵۳/۱۲/۲۴ مورد تصویب شورای عالی ثبت قرار گرفته جهت اجراء پیوست ارسال می‌شود مقتضی است مراتب را به کلیه واحدهای تابعه ابلاغ نمایند

بند ۳۸۷: تفویض اختیار هیئت نظارت به رؤسای واحدهای ثبتی

چون منظور از تصویب مواد اصلاحی قانون ثبت و آئین‌نامه‌ها انجام مراجعات و مشکلات ارباب رجوع می‌باشد و از طرفی در امور جاری هیئت نظارت ملاحظه می‌شود نسبت به بعضی موارد که اتخاذ تصمیم از ناحیه رؤسای واحدهای ثبتی (با اجازه این هیئت) در ظرف مدتی اندک امکان دارد و با رد و بدل شدن گزارش‌ها و احیاناً مکاتبات متعددی که برای روشن شدن مطالب به عمل می‌آید مدتها وقت مأمورین محلی و هیئت نظارت اشغال و طبعاً اتخاذ تصمیم مدتی به تأخیر می‌افتد، علیهذا هیئت نظارت ثبت منطقه مرکزی با اختیار حاصله از ماده ۱۰ آئین‌نامه ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت در جلسه مورخ ۲۸ خرداد ۱۳۵۳ ضمن تعیین موارد جدیدی علاوه بر موضوعات مذکور در دستور شماره ۳۷۰۰ – ۵۲/۸/۲۴ کلیه مواردی که اتخاذ تصمیم درباره آنها طبق نظریه کلی این هیئت به عهده آقایان رؤسای واحدهای ثبتی گذارده می‌شود به شرح زیر تأیید و تصویب می‌نماید:

الف: اشتباهات مؤثر در آگهی‌های نوبتی:

1. اشتباه در نام متقاضی ثبت یا قائم‌مقام قانونی او.
2. اشتباه در نام خانوادگی متقاضی ثبت در مواردی که نام خانوادگی اساساً آگهی نشده و یا تمام نام خانوادگی اشتباه شده باشد.
3. اشتباه در محل وقوع ملک در صورتی که طوری ذکر شده باشد که منطبق با محل دیگری گردد.
4. اشتباه در نوع ملک.
5. اشتباه در شماره اصلی ملک یا عدم ذکر آن.
6. اشتباه در شماره فرعی ملک در مواردی که اشتباه در اظهارنامه هم به عمل آمده باشد.
7. اشتباه در نام قریه یا مزرعه یا قنات مورد تقاضای ثبت.
8. در مواردی که تقاضا به دیگری منتقل شده و پرونده حاکی از امر انتقال بوده معهذا اشتباهاً آگهی‌های نوبتی به نام انتقال دهنده منتشر شده باشد

ب: اشتباهات غیر مؤثر در آگهی‌های نوبتی:

1. اشتباه در شماره فرعی ملک که در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در آگهی اشتباه شده باشد.
2. اشتباه در مضاف‌الیه نام خانوادگی یا عدم ذکر مضاف‌الیه
3. عدم قید نام خانوادگی مالک در صورتی که نام پدر قید شده باشد.
4. هرگاه آگهی زائد بر میزان مورد تقاضای ثبت منتشر شده باشد.
5. هرگاه اطلاع اداره ثبت از وقوع معامله بعد از انتشار آگهی‌ها بوده و مورد تقاضا به نام انتقال دهنده آگهی شده باشد.
6. اشتباه در ذکر شهرت ملک یا عدم ذکر آن

ج: اشتباهات مؤثر در آگهی تحدیدی:

1. اشتباه در شماره پلاک اعم از اصلی یا فرعی یا عدم ذکر هر یک از آنها.
2. اشتباه یا عدم ذکر نام یا نام خانوادگی متقاضی ثبت یا قائم‌مقام قانونی وی
3. اشتباه در محل وقوع ملک و همچنین عدم ذکر محل وقوع ملک.
4. اشتباه در نوع ملک همچنین عدم ذکر نوع ملک
5. عدم رعایت ماده ۱۴ قانون ثبت به این ترتیب که در انتشار آگهی تحدیدی رعایت ترتیب شماره املاک نشده باشد.
6. عدم رعایت ماده ۶۷ آئین‌نامه قانون ثبت که باید فاصله انتشار آگهی تحدید و روز تحدید حدود، کمتر از بیست روز و بیش از ۶۰ روز نباشد.
7. در صورتی که با وجود اطلاع اداره از وقوع معامله قبل از انتشار آگهی تحدیدی اشتباهاً آگهی تحدیدی به نام فروشنده منتشر شده باشد.

د: اشتباهات غیر مؤثر در آگهی تحدیدی:

1. اشتباه در مضاف‌الیه نام خانوادگی یا عدم قید آن.
2. عدم قید و یا اشتباه در ذکر نام و نام خانوادگی بعضی از شرکا مشروط بر اینکه حداقل نام و نام خانوادگی یکی از متقاضیان صحیح آگهی شده باشد.
3. اشتباه در ذکر مقدار مورد تقاضا اعم از اینکه بیشتر یا کمتر آگهی شده باشد.
4. اشتباه در نشر آگهی به نام فروشنده در صورتی که اطلاع اداره از وقوع معامله پس از انتشار آگهی تحدیدی باشد.
5. انتشار آگهی تحدید حدود اختصاصی قبل از آگهی انتشار ماده ۱۴ قانون ثبت.

هـ: اشتباهات در عملیات ثبتی:

1. هرگاه صرفاً در ذکر جهات اربعه ملک در صورتمجلس تحدید حدود اشتباه شده از تطبیق با مجاورین که تحدید آنها به عمل آمده و احراز عدم تجاوز به مجاورین و شوارع اصلاح صورتمجلس تحدید بلامانع است
2. هرگاه تحدید حدود ملکی به معرفی مالک یا نماینده قانونی او در وقت مقرر به عمل آمده و اشتباهاً صورتمجلس تحدید حدود به امضاء مالک یا نماینده قانونی او نرسیده باشد در صورتی که با مجاورین اختلافی در بین نباشد مانعی ندارد که صورتمجلس تحدیدی با حضور نماینده ثبت به امضاء متقاضی یا قائم‌مقام قانونی او برسد.
3. هرگاه تحدید حدود در غیر روز مذکور در آگهی تحدیدی به عمل آمده و همچنین در صورتی که صورتمجلس تحدیدی به امضاء نماینده محدد نرسیده باشد در هر دو مورد عملیات تحدیدی با انتشار آگهی تحدیدی تجدید خواهد شد.
4. در مواردی که نقشه بردار در عملیات تحدیدی حاضر بوده و نقشه مربوطه را تهیه و امضاء و تسلیم نموده است و صورتمجلس تحدیدی هم با ذکر طول اضلاع تنظیم شده ولی اشتباهاً صورتمجلس تحدیدی به امضاء نقشه بردار نرسیده باشد در صورتی که نقشه با صورتمجلس تحدیدی از هر حیث منطبق بوده و هیچگونه اختلافی نداشته باشد ادامه عملیات ثبتی بلامانع است.

و: اشتباهات در املاک ثبت شده:

1. هرگاه شماره و یا شهرت و یا نوع ملک و یا محل وقوع آن و همچنین نام یا نام خانوادگی مالک در اظهارنامه و آگهی‌های نوبتی صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا سند مالکیت یا در یکی از موارد مذکور اشتباهی شده باشد پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه مراتب در ستون ملاحظات ثبت و سند مالکیت توضیح داده شود.
2. هرگاه نام پدر مالک یا شماره شناسنامه مالک یا محل صدور آن در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا در سند مالکیت اشتباهی شده باشد، پس از رسیدگی و تطبیق شناسنامه متقاضی با اظهارنامه و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه در رفع اشتباه به طریق فوق اقدام گردد.
3. هرگاه نام یا نام خانوادگی یا شماره شناسنامه مالک در اظهارنامه و آگهی یا یکی از آنها اشتباه شده و با همان اشتباه ملک به ثبت رسیده باشد پس از انطباق شناسنامه متقاضی به وسیله تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز تصرفات مالکانه و بلامعارض بودن آن و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه به ترتیب فوق در رفع اشتباه اقدام گردد.
4. هرگاه سهم مالک اشتباهاً زائد بر میزانی که تقاضا و آگهی شده یا مورد انتقال واقع کتباً این گردیده ثبت و سند مالکیت صادر و تسلیم شده باشد و مالک در اداره حاضر و موضوع را گواهی و سند مالکیت را برای اصلاح تسلیم نماید با قید توضیح لازم در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام شود.
5. هرگاه در تعیین شماره ملک یکی از مجاورین در صورتمجلس تحدیدی و ثبت ملک یا یکی از آنها اشتباه شده باشد با معاینه محل و تطبیق با پرونده مجاور و احراز وقوع اشتباه و نبودن اختلاف و تعارض در صورتی که در حدفاصل تغییری داده نشود و اقدام به رفع اشتباه خللی به حق نرساند در رفع اشتباه یا قید شماره صحیح ملک در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت اقدام شود.
6. هرگاه معامله از نوع شرطی یا رهنی یا اجاره و امثال آن بوده ولی در موقع ثبت آن اشتباهاً به عنوان معامله قطعی ثبت دفتر املاک شده باشد و یا بالعکس پس از احراز وقوع اشتباه و تحقیق از دفترخانه مربوطه در صورتی که سند مالکیت از این جهت اشتباهی نداشته باشد دفتر املاک اصلاح والا پس از مطالبه و ملاحظه سند مالکیت یکجا اقدام گردد.
7. در موردی که ثبت ملک در دفتر املاک به استناد سند انتقال رسمی بوده و در یکی از مشخصات شناسنامه انتقال گیرنده موقع تنظیم سند انتقال اشتباهی رخ داده باشد و با همان اشتباه ملک به نام خریدار به ثبت رسیده و سند مالکیت صادر شده باشد باید در صورت امکان بدواً در اصلاح سند رسمی وسیله دفترخانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت قید شود و در صورت عدم حضور طرف معامله با تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه به شرح فوق اقدام گردد.
8. هرگاه در سند مالکیت و ثبت دفتر املاک به واسطه اشتباه دفترخانه در تنظیم خلاصه معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهی روی داده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و اعلام کتبی دفترخانه مربوط دائر بر اینکه سند معامله صحیح تنظیم گردیده با توضیح لازم در ستون ملاحظات ثبت یا سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام گردد
9. در مواردی که حدود اربعه ملک در صورتمجلس تحدید یا صورتمجلس تفکیک یا تقسیم نامه رسمی یا دادنامه افراز به طور صحیح قید شده لیکن در موقع ثبت ملک در دفتر املاک حدی ساقط یا اشتباه شود پس از احراز وقوع اشتباه با توجه به سوابق مربوطه و انطباق با مجاور و نبودن اختلاف مراتب در ملاحظات ثبت و سند مالکیت قید شود.
10. هرگاه در ذکر جهات اربعه ملک اشتباه شده و با همان اشتباه ملک در دفتر املاک ثبت شده باشد پس از احراز اشتباه به شرط اینکه اختلافی با مجاورین و همچنین اختلافی در حدفاصل نباشد اصلاح آن بلامانع است.

ز: امور متفرقه:

1. هرگاه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاک ثبت شده و تبدیل حد به کوچه اصلاح سند مالکیت در حدی که قبلاً به ملک مجاور و فعلاً به کوچه محدود است تقاضا شود در صورتی که کوچه مورد بحث بن بست نباشد و شهرداری نیز عمومی بودن کوچه را تأیید نماید اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت از این جهت مانعی نخواهد داشت.
2. در مورد کسر مساحت و طول اضلاع چنانچه مالک کتباً تقاضای اصلاح سند مالکیت خود را بنماید و با کسر مساحت و طول اضلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثیقه و بازداشت و بند (ز) نباشد اصلاح ثبت ملک و سند مالکیت بلامانع است.
3. در مواردی که مساحت و طول اضلاع ملکی به منظور اجرای طرح شهرداری کسر و ثبت دفتر املاک و سند مالکیت اصلاح شده باشد و بعداً شهرداری از طرح اصلاحی انصراف حاصل نماید و مالک تقاضای اصلاح سند مالکیت را به صورت اولیه بنماید اصلاح ثبت و سند به وضع اولیه به شرط موافقت شهرداری بلامانع است.

به منظور حسن اجرای تصمیمات فوق تذکرات ذیل برای توجه رؤسای واحدهای ثبتی ضروری به نظر می‌رسد:

1. دقت فرمایند که موارد موضوعاً با هر یک از اختیارات تفویضی کاملاً و بدون ابهام منطبق باشد و اگر کوچکترین تردیدی در عدم انطباق مورد با موارد اختیارات به نظرشان می‌رسد اصل را بر عدم انطباق گذارده مراتب را به هیئت نظارت گزارش نمایند.
2. تصمیماتی که به استناد این اختیارات اتخاذ می‌فرمایند باید با اشاره به هر یک از موارد اختیارات و رعایت کامل موازین قانونی و ثبتی باشد.
3. در مواردی که بر حسب تشخیص رئیس ثبت مقرر شود که آگهی‌های نوبتی تجدید گردد طبق تبصره یک ماده ۲۵ قانون اصلاحی ثبت آگهی نوبتی فقط یک نوبت با قید اینکه مدت اعتراض ظرف سی روز از تاریخ انتشار آگهی مجدد خواهد بود، منتشر خواهد شد.
4. در مواردی هم که مقرر شود آگهی تحدیدی تجدید شود مفاد تبصره اصلاحی ماده ۱۵ قانون ثبت و ماده ۷۶ آئین‌نامه که مربوط به اجرای تبصره مزبور است بایستی کاملاً رعایت شود به این توضیح که هرگاه حدود مجاورین از لحاظ عملیات ثبتی تثبیت و معین باشد تحدید حدود بدون انتشار آگهی با تبعیت از حدود مجاورین به عمل خواهد آمد.

بند ۳۸۸: گزارش اختلافات و اشتباهات ثبتی

ادارات ثبت بایستی گزارش‌های مربوط به اختلافات و اشتباهات ثبتی را در مواردی که اظهار نظر نسبت به آنها خارج از حدود اختیارات باشد با رعایت نکات زیر تهیه و به مرکز بفرستند:

• الف– نسبت به اشتباه در شماره ملک در آگهی‌ها تعیین گردد که شماره اصلی است یا فرعی و در محل نصب پلاک شده است یا نه؟ و همچنین تصریح شود که حدود مندرج در اظهارنامه با حدود ملک مطابق است یا نه؟
• ب– نسبت به اشتباه در آگهی و عملیات تحدیدی توضیح داده شود که عمل به دستور ماده ۱۵ قانون ثبت و تبصره اصلاحی ماده مزبور و اجرای ماده ۷۶ آئین‌نامه میسر یا نه؟ و ضمناً باید وضع ثبتی کلیه مجاورین از هر حیث و هر جهت روشن گردد.
• ج– در مورد اشتباه در نام و نام خانوادگی متقاضی تصریح شود که در سایر مشخصات وی اختلافی وجود دارد یا نه؟
• د– نسبت به اشتباه در شماره قریه و قنوات و مزارع ذکر شود اسم قریه و قنات و مزرعه صحیح آگهی شده است یا نه؟
• هـ– در مورد انتقال تمام یا قسمتی از مورد تقاضا به دیگری که اشتباهاً آگهی به نام انتقال دهنده منتشر می‌شود بایستی تصریح شود که اطلاع اداره ثبت از وقوع انتقال قبل از نشر آگهی‌ها بوده یا بعد و یا پس از انتشار آگهی نوبت اول و یا دوم و یا سوم؟
• و– در مواردی که درخواست کننده ثبت تقاضای ثبت ملکی را برخلاف ماده ۱۱ قانون ثبت و من غیر حق نموده باشد تصریح گردد که حاضر است طبق ماده ۱۰۲ آئین‌نامه قانون ثبت **اقرار به عدم مالکیت خود نماید یا خیر؟
• ز– در مورد حق الشرب به وسیله انهار اختصاصی و همچنین حق گردش آسیاب و یا کنه از آب قنات و نهر و غیره که در آگهی‌ها ساقط و یا اشتباه شده تعیین گردد که نسبت به آب درخواست ثبت به عمل آمده آگهی شده یا نه و جریان ثبتی آن چیست؟ و ضمن تقاضای ثبت یا تعیین حدود حق مزبور برای صاحبان ملک و آسیاب تصدیق شده و بالاخره حاضر به گواهی این حق هستند یا نه؟
• ح– در مورد اشتباه مربوط به یک یا چند قطعه ثبتی باید یک نسخه آگهی نوبتی یا خوانا یا رونوشت آن پیوست گزارش شود و همچنین نسبت به اشتباه مزبور به نوع و محل وقوع اعیانی و قطعات مفروزه در قراء تصریح شود که اسم قریه و محل وقوع آن صحیحاً آگهی شده یا خیر؟
• ط– چنانچه مورد تقاضا یک قطعه بوده و در موقع تحدید حدود معلوم شود دو قطعه است توضیح داده شود حدود و مشخصات مندرج در اظهارنامه شامل هر دو قطعه است یا یکی از آنها.
• ی– به طور کلی در گزارشهای ارسالی باید عین عبارت آگهی مربوطه قید شود.
• ک– چنانچه در جریان مقدماتی ثبت ملک اشتباهی رخ داده و بدون توجه به آن ملک در دفتر املاک ثبت ولی ثبت مزبور به امضاء نرسیده باشد بایستی از امضای ثبت دفتر خودداری و گزارش امر برای طرح در هیئت نظارت با نظر صریح رئیس واحد مربوطه به ثبت منطقه مربوطه فرستاده شود.
• ل– در مورد تقاضای ثبت قسمتی مفروز از خانه و نظایر آن که صحن حیاط و فضا و غیره مشاع و فقط از حيث بنا مفروز باشد بایستی ضمن گزارش مراتب تصریح و کروکی این نوع املاک نیز ضمیمه گردد.

بند ۳۸۹: قسمت املاک

در هر مورد که واحدهای ثبتی برای طرح موضوع در هیئت نظارت گزارشی ارسال می‌دارند باید بر طبق آئین‌نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیئت نظارت و شورای عالی مصوب شانزدهم اردیبهشت ماه ۱۳۵۲ باشد.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

بند ۳۹۰: نحوه ارسال گزارش به هیئت نظارت

چون با اصلاح ماده ۲۵ قانون ثبت، تشکیل هیئت‌های نظارت در مراکز استان‌ها ممکن است بعضی از واحدهای ثبتی برای فرار از زیر بار مسئولیت یا به تصور اینکه رسیدگی به هرگونه اشکال ثبتی در صلاحیت هیئت نظارت است به ارسال گزارش‌های بی مورد مبادرت و با این اقدام اوقات هیئت نظارت را ضایع و در کارهای ثبتی نیز ایجاد وقفه می‌نمایند بنابراین اقتضاء دارد تمام واحدهای تابعه ثبتی از ارسال گزارش موضوعی که رسیدگی به آن در صلاحیت هیئت نظارت نمی‌باشد، خودداری و کارشناسان منطقه نیز موظفند که گزارش‌های ارسالی ثبت شهرستان‌ها را با مقررات قانون ثبت تطبیق و در صورت انطباق نظر خود را دایر بر اینکه مورد با کدامیک از موارد قانون منطبق است در ذیل گزارش قید و صریحاً به صلاحیت و یا عدم صلاحیت هیئت نظارت اظهار نظر و سپس گزارش را تکمیل و جهت طرح در هیئت نظارت تسلیم نمایند.

ضمناً تعیین تکلیف و حل مشکلات واحدهای ثبتی نسبت به مواردی که رسیدگی به آنها خارج از حدود صلاحیت و اختیارات هیئت نظارت باشد با ثبت منطقه است و همه ماهه باید کارکرد هیئت نظارت را که حاوی تعداد موجودی وارده و آراء صادره باشد با نمودار افزایش یا نقصان موجودی تهیه و به دبیرخانه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال دارند.

بند ۳۹۱: نحوه اجراء ماده ۱۴۹ قانون ثبت در مورد اضافه مساحت

چون بخشنامه‌ها و نظرات مختلف و متعدد در مورد نحوه اجراء ماده ۱۴۹ قانون ثبت صادر گردیده لذا به منظور رفع مشکل و تسهیل کار مراجعین و سهولت اتخاذ تصمیم برای کارکنان و مسئولین سازمان ثبت پس از تلفیق کلیه نظرات و دستورات صادره در خصوص کیفیت اعمال ماده ۱۴۹ قانون ثبت و اضافه مساحت املاک، مقتضی است بدواً رئیس ثبت محل با بررسی دقیق و جامع پرونده، چنانچه موضوع از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت باشد طبق مقررات نسبت به اجرای ماده مذکور و ختم جریان پرونده اقدام قانونی به عمل آورد و در صورتی که به تشخیص رئیس ثبت محل موضوع از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت نباشد بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه کامل امر و اظهار نظر صریح و منجز مراتب را به اداره کل ثبت منطقه متبوعه گزارش نمایند.

ثبت منطقه موظف است با بررسی دقیق و کامل موضوع چنانچه نظریه ابرازی رئیس ثبت محل را در خصوص موضوع وارد تشخیص نداد یعنی موضوع را از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت دانست نظریه صریح و قاطع ثبت منطقه را ضمن ارشادات قانونی جهت اجراء به اداره ثبت مربوطه ابلاغ خواهد نمود ولی در نهایت چنانچه ثبت منطقه نیز پس از رسیدگی‌های لازم نظر ثبت محل را تأیید و موضوع را از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت تشخیص نداد در صورت لزوم می‌تواند در مورد اصلاح سند مالکیت با اظهار نظر صریح نسبت به گزارش ثبت محل جریان را در هیئت نظارت منطقه مطرح نمایند.

بند ۳۹۲: گزارش برای اصلاح حدود مساحت طول اضلاع

در مورد گزارش‌هایی که برای اصلاح حدود و طول اضلاع یا مساحت ملک بالاخص نسبت به املاک ثبت شده مشروط بر اینکه در شمول ماده ۱۴۹ قانون ثبت و بند ۳۹۱ این مجموعه نباشد برای طرح در هیئت نظارت فرستاده می‌شود بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه کامل امر و اظهارنظر صریح و منجز، نقشه و کروکی ملک مورد گزارش با معاینه محل و تحقیق لازم تهیه و با تصریح به اینکه هیچگونه تجاوزی به حدود و حقوق مجاورین داخل کادر نمی‌شود با نظر صریح رئیس اداره ثبت به ثبت منطقه مربوطه ارسال شود.

بند ۳۹۳: نحوه عمل و حدود اختیارات و وظایف هیئت‌های نظارت

با آنکه به موجب قانون اصلاح بعضی از مواد قانون ثبت و مواد الحاقی اختیارات و وظایف هیئت‌های نظارت معلوم و مشخص گردیده و بر طبق ماده پنج آئین‌نامه اجرائی قانون مزبور آراء صادره از هیئت‌های نظارت باید مستدل و مستند به ماده قانونی باشد، معهذا به طوری که ملاحظه می‌شود این مراتب در بعضی از هیئت‌های نظارت مورد توجه قرار نگرفته است هر چند این قبیل آراء بر اثر شکایت و تجدیدنظرخواهی یا با استفاده از اختیار حاصله در تبصره ۴ ماده ۲۵ اصلاحی در شورای عالی ثبت فسخ و گسیخته می‌شود با این حال چون صدور اینگونه آراء در عمل ادارات ثبت را مواجه با اشکالاتی خواهند نمود لذا با توجه به آرائی که در همین زمینه از شورای عالی ثبت صادر گردیده تذکر نکات زیر را لازم و ضروری می‌داند:

بعضاً مشاهده می‌شود با آنکه موضوع مورد طرح در هیئت نظارت با هیچ یک از شقوق ماده ۲۵ اصلاحی و مواد ۱۴۶ و ۱۴۷ الحاق به قانون ثبت منطبق نیست و هیئت نظارت فاقد صلاحیت رسیدگی نسبت به موضوع بوده معهذا با ورود در ماهیت امر به اتخاذ نظر ماهوی مبادرت نموده و حال آنکه لزوم رعایت مقررات ماده پنج آئین‌نامه و ذکر مستند قانونی رأی از همین جهت است که هیئت نظارت به صلاحیت خود توجه و از حدود اختیارات و صلاحیت خود تجاوز ننماید. در بعضی دیگر از آراء صادره با اینکه هیئت نظارت خود را صالح برای رسیدگی ندانسته و قرار عدم صلاحیت صادر نموده معهذا تعیین تکلیف را به رسیدگی و اتخاذ تصمیم دادگاه موکول نموده‌اند و همچنین در مورد دیگری ملاحظه شد که هیئت نظارت وقوع اشتباه را محرز ندانسته و رأی بر عدم وقوع اشتباه داده لیکن در پایان رأی خارج از حدود وظیفه قانونی تکلیفی نیز معین نموده است و حال آنکه وقتی هیئت نظارت صالح برای رسیدگی نیست و یا وقوع اشتباه محرز نمی‌باشد فقط باید عدم صلاحیت و یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیئت نظارت اعلام شود و دیگر تعیین تکلیف برای اداره ثبت و یا طرفین اختلاف معارض با اصل عدم صلاحیت بوده و موقعیت قانونی ندارد لذا از جهت لزوم رعایت این اصل برای اینکه مبنای صدور این بخشنامه مشخص گردد به ذکر مراتب ذیل مبادرت می‌شود:

(در مورد تفکیک باقیمانده پلاکی که منجر به تنظیم سند انتقال نشده هیئت نظارت ثبت یکی از مناطق ضمن صدور قرار عدم صلاحیت شاکی را به دادگاه هدایت نموده بود) با طرح موضوع در شورای عالی ثبت رأی شورا بدین شرح صادر شده است:

هیئت نظارت در دو مورد مذکور در شق ۶ ماده ۲۵ اصلاحیه قانون ثبت در مورد عملیات تفکیکی رسیدگی و لدی الاقتضاء رفع اشتباه می‌نماید و خارج از آن تکلیفی ندارد. بنابراین در صورتی که عملیات تفکیکی منتج به انتقال رسمی یا ثبت در دفتر املاک نشده باشد اقدام بر طبق مقررات با اداره ثبت است و چون بر طبق مدلول قسمت اخیر تبصره ۴ ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت از لحاظ وحدت رویه نظر شورای عالی ثبت برای هیئت‌های نظارت لازم الاتباع است لذا با ابلاغ مراتب انتظار دارد هیئت‌های نظارت مناطق با عنایت به موارد مذکور به تکلیف قانونی عمل و در اجرای موازین و مقررات مربوطه توجه لازم را مبذول فرمایید.

بند ۳۹۴: نحوه تهیه گزارش به هیئت نظارت اجرای فراز ۳ نظریه کمیسیون مربوط به تعیین روش‌ها

در مورد نحوه تهیه گزارش راجع به اشتباهاتی که در عملیات مقدماتی ثبت یا بعد از صدور سند مالکیت رخ داده و برحسب مورد به منظور قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیئت‌های نظارت تهیه می‌شود به طوری که سوابق امر حاکیست در گذشته نسبت به این موضوع نکاتی که محتاج به تذکر و راهنمایی بوده است طی بخشنامه‌ها و آئین‌نامه قانون اصلاحی به ادارات ثبت ابلاغ و تعیین تکلیف شده است، بنا به مراتب آنچه قابل توجه و تذکر می‌باشد این است که ادارات و دوایر و واحدهای ثبتی در بادی امر و در موقع تهیه گزارش با در نظر گرفتن برگه‌های اساسی پرونده رسیدگی و از باب مثال بدواً به نحو ذکر نام و نام خانوادگی و مشخصات دیگر مستدعی ثبت یا انتقال گیرنده یا ورثه مندرج در گواهی حصر وراثت توجه و هرگاه از هر جهت وفق قانون و مقررات مربوطه عمل و آگهی شده و اشتباهی نداشته باشد در مرحله بعدی به نوع ملک و کم و کیف آنکه در اظهارنامه ذکر و در آگهی‌های درج و منتشر شده است رسیدگی و پس از اطمینان به صحت آن به جریان تحدید حدود و عملیات تفکیکی و اقدام آن بررسی و بالاخره گزارش مربوط به اشتباه را به ترتیب فوق با ذکر مورد تهیه نمایند که پس از اتخاذ تصمیم بار دیگر محتاج به رسیدگی به سایر جهت نباشد. چه بسا دیده شده قبل از اینکه به وضع مورد تقاضا از لحاظ مشخصات متقاضی و مورد تقاضا بررسی و به صحت آن اطمینان حاصل شود به امر تحدید حدود رسیدگی نموده و حال آنکه هرگاه در مشخصات مستدعی ثبت یا مورد ثبت اشتباهی رخ داده باشد که مؤثر تشخیص و عملیات انجام شده تجدید شود چه بسا عملیات تحدیدی هم تجدید و موضوع اشتباه آن با فرض مؤثر بودن منتفی است. نکته قابل توجه دیگر ذکر مطالب زائد است. مثلاً در نام یا یکی از مشخصات متقاضی اشتباه شده و بر مبنای اختیارات تفویضی با تجربه حاصله از گذشته مؤثر به نظر می‌رسد در این مورد به جای اینکه به ذکر رئوس مطالب مربوط به موضوع اشتباه بپردازند به ذکر شماره و تاریخ روزنامه حاوی آگهی نوبتی پرداخته و در خلال این کار احیاناً در ذکر تاریخ انتشار یک نوبت از آگهی ضمن پاک‌نویس یا تهیه پیش‌نویس اشتباه پیش آمده و موجبات تکرار مکاتبه را فراهم می‌نماید در صورتی که در این مورد احتیاجی به ذکر تاریخ و شماره روزنامه یا آگهی منتشره نیست منظور اینکه هر قدر گزارشهای ارسالی روشن و کوتاه و فقط ذکر مطلب مورد اشتباه و مبتلا به اکتفا شود اتخاذ تصمیم سریع‌تر و از هر لحاظ مقرون به مصلحت اداری است به ویژه آنکه در موقع تهیه گزارش همان طور که فوقاً تذکر داده شده، پرونده امر از اولین برگ تشکیل شده به دقت رسیدگی و در هر مورد که اشتباه شده یادداشت و برای اشتباهات مربوطه به هر پرونده گزارش مجزا و بدون ابهامی تهیه نمایند تا در عمل احتیاج به اخذ توضیح و مکاتبه بعدی نبوده و در اولین فرصت ممکنه تصمیم قانونی اتخاذ و تعیین تکلیف شود.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

بند ۳۹۵: ضرورت قید بازداشت یا رهن بودن ملک در گزارشهای ارسالی

در کلیه مواردی که برای اصلاح سند مالکیت و ثبت دفتر املاک در مقام کسب تکلیف بر می‌آیند در این قبیل موارد و گزارش ارسالی باید وثیقه بودن ملک یا عدم آن حتی بازداشت یا عدم بازداشت رقبه را صریحاً قید و گواهی نمایند. تخلف از این دستور موجب پیگرد خواهد بود.

بند ۳۹۶: نحوه عمل هیئت‌های نظارت در صدور رای

با اینکه در ماده ۵ آئین‌نامه اجرائی رسیدگی اسناد معارض و هیئت نظارت و شورای عالی مقرر گردیده (آراء صادره هیئت نظارت باید مستند به مواد قانون باشد و در آن صریحاً قید شود که قطعی است و یا قابل تجدیدنظر می‌باشد) عملاً ملاحظه می‌شود که به مفاد ماده مزبور توجه نشده و اغلب آراء صادره به هیچ یک از شقوق ماده ۲۵ قانون اصلاحی اخیر اشاره نمی‌شود و بعداً که به رأی مزبور اعتراض شد و پرونده برای رسیدگی و طرح احتمالی در شورای عالی ثبت به مرکز ارسال گردید اتخاذ تصمیم نسبت به قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در شورای عالی ثبت به همین علت دچار اشکال می‌گردد.

لذا مجدداً تأکید می‌شود اولاً مدیران کل ثبت مناطق دقت کنند در آراء صادره هیئت نظارت صریحاً قید گردد که رأی صادره مستند به کدامیک از فراز ماده ۲۵ اصلاحی قانون است، ثانیاً در مواردی که به رأی هیئت نظارت اعتراض می‌شود ضمن گزارش ارسالی صریحاً تعیین نمایند که رأی هیئت نظارت اجراء شده است یا خیر؟ که در موقع اظهار نظر و اخذ تصمیم ادارات کل امور املاک و اسناد سازمان ثبت از این لحاظ دچار تردید نگردند لذا انتظار دارد مدیران مناطق مفاد بخشنامه مزبور را موردنظر قرار داده و مفاد آن کاملاً عمل نمایند.

بند ۳۹۷: قید بندهای ماده ۲۵ در آراء صادره هیئت نظارت

با اینکه در قسمت اخیر ماده ۵ آئین‌نامه مربوط به اجرای تبصره ۲ از ماده ۲۵ اصلاحی و تبصره ۲ ماده ۱۴۴ قانون اصلاحی ثبت مقرر گردیده است در آراء صادره از هیئت‌های نظارت تصریحاً قید شود که (قطعی است یا قابل تجدیدنظر می‌باشد) معهذا بنا به گزارش اداره اجراء در بعضی از آراء هیئت‌های نظارت بعضی مناطق رعایت ماده مذکور نشده لذا بدین وسیله اعلام می‌شود که مدیران مناطق در موقع طرح موضوع و اتخاذ تصمیم این نکته را به اعضای هیئت نظارت خاطرنشان نمایند.

بند ۳۹۸: شمول ماده ۱۷ آئین‌نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالکیت معارض به املاک شرکت‌ها و مؤسسات وابسته به دولت

در مورد املاک شرکت‌ها و مؤسسات وابسته به دولت هم بایستی ماده ۱۷ آئین‌نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و تبصره اصلاحی ماده ۱۵ قانون ثبت اجراء گردد.

بند ۳۹۹: چگونگی و دقت در تهیه گزارش واحدهای ثبتی جهت ادارات مختلف سازمان ثبت

چون در عمل مشاهده شده اغلب از گزارشهای ارسالی به مراجع مربوطه فرستاده نمی‌شود یعنی موردی که تعیین تکلیف آن با سازمان ثبت و یا ادارات امور املاک یا امور اسناد است به ثبت منطقه و بالعکس موردی که تعیین تکلیف آن با ثبت منطقه است و نیاز به طرح موضوع در هیئت نظارت دارد گزارش را به عنوان سازمان ثبت و یا ادارات امور املاک و اسناد ارسال می‌دارند که نتیجتاً موجب تبادل مکاتبه بین ادارات مذکور با واحد ثبتی گزارش دهنده و مآلاً سبب اتلاف وقت و سرگردانی ارباب رجوع می‌گردد لذا اکیداً متذکر می‌شود که رؤسا و معاونین واحدهای ثبتی باید گزارشهای تنظیمی را قبل از امضاء کاملاً مطالعه نموده و دقت کافی نمایند که:

اولاً گزارش به عنوان مرجع مربوطه تنظیم گردد.

ثانیاً در گزارش مستند قانونی خود را ذکر نمایند.

مثلاً در مورد اجرای ماده ۱۱ قانون ثبت که از نظر قبول تقاضای ثبت اختلاف و تعارض پیش آمده و یا بعد از قبول تقاضای ثبت پیش آید و یا اشتباهاتی در جریان ثبتی پیش آمده و یا در مورد شکایاتی که از عملیات اجرائی شده و به نظریه اداره اجراء اعتراض می‌شود که رسیدگی به آنها منحصراً از وظیفه هیئت نظارت است.

مستقیماً به ثبت منطقه با ذکر مواد قانونی و اینکه مورد را مشمول کدامیک از شقوق و بند و تبصره ای از ماده قانونی می‌دانید گزارش در مواردی که گزارش در مورد استعلام قانونی است و رؤسا واحدهای ثبتی با مشکلی مواجه می‌شوند که نیاز به ارشاد قانونی دارند گزارش خود را باید به ثبت منطقه مربوطه ارسال تا در صورت لزوم حسب مورد از ادارات امور املاک یا امور اسناد استعلام نمایند در مورد استفاده از اختیارات (موضوع اجرای ماده ۲ قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض) و ماده ده آئین‌نامه ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت واحدهای ثبتی با توجه به دستور ۱۴۰۰ – ۱۳۵۳/۴/۱ اقدام نمایند.

بند ۴۰۰: ارسال گزارشات واحدها به ثبت مناطق

اخیراً مشاهده می‌شود بعضی از واحدهای ثبتی مشکلات ثبتی خود را مستقیماً به اداره کل امور املاک یا اسناد سازمان ثبت گزارش و کسب تکلیف می‌نمایند و این امر علاوه بر اختلالی که از جهت عدم رعایت سلسله مراتب در نظم امور ایجاد می‌کند موجبات، رکود بیش از حد کارها و نارضائی ارباب رجوع را فراهم می‌نماید. لذا موکداً یادآور می‌شود که رؤسای واحدهای ثبتی با توجه به وظایف محوله و قانونی خود در این برهه از زمان باید قبول مسئولیت بیشتری نموده و در رفع مشکلات مردم اقدام لازم معمول دارند و در صورتی که با مشکلی مواجه شدند که رفع آن واقعاً در صلاحیت آنها نباشد مراتب را مشروحاً و با اظهار نظر صریح به اداره کل ثبت منطقه مربوط گزارش و از مکاتبه مستقیم به اداره کل امور املاک و اسناد جداً خودداری نمایند بدیهی است عدم رعایت مفاد این بخشنامه موجب مسئولیت خواهد بود.

• بند 401: وظایف مدیران مناطق و رؤسای واحدها و حسابداری بازرسی داخلی

مسئولین واحدهای ثبتی مکلفند:

الف: مدیران کل مناطق مکلفند حداقل ماهی یک بار واحدهای ثبتی تابعه را مورد بازرسی قرار داده و در صورت مشاهده تخلف و هرگونه بی‌ترتیبی ضمن ارشاد مسئولین نتیجه رسیدگی را ضمن معرفی متخلف به سازمان ثبت گزارش نمایند.

ب: عملیات مأمورین واحد ثبتی مربوطه را همه روزه دقیقاً بازرسی نموده و مخصوصاً امور مالی را از هر جهت تحت نظر مستقیم قرار داده و مراقبت نمایند کوچکترین غفلت یا تخلفی نشود.

ج: عمل مأمورین توزیع اظهارنامه و تحدید حدود را بلافاصله پس از انجام کار و قبل از پرداخت فوق‌العاده و هزینه سفر و سایر مأمورین را نیز حسب اهمیت وظیفه شغلی که دارند لااقل هر هفته یک مرتبه دقیقاً بازرسی و مراقبت کامل نمایند که کوچکترین غفلت و تخلفی نشود.

د: در هر مورد که هنگام بازرسی تخلفی مشاهده می‌شود و یا اطلاعی از وقوع تخلف و جرمی می‌رسد باید بلافاصله موضوع به طور واضح و کاملاً روشن در صورتمجلس منعکس و به امضاء متخلف برسد و در صورت استنکاف یا عدم حضور متخلف مراتب در صورتمجلس تصریح شود و جریان امر فوراً بدون اغماض در اجرای بند الف این بخشنامه به ثبت منطقه مربوطه گزارش و کلیه مدارک وقوع تخلف یا جرم را ضمن گزارش بفرستند.

بند ۴۰۲: محو آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته از اوراق و مطبوعات مورد استفاده ادارات

در اجرای اوامر صریح و موکد حضرت امام خمینی رهبر انقلاب و بنیانگذار جمهوری اسلامی ایران (ره) مبنی بر لزوم محو هرگونه آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته از اوراق و مطبوعات مورد استفاده ادارات و مؤسسات دولتی مقتضی است از به کار بردن اوراق و مطبوعات و اسناد اداری و ثبتی اعم از بهادار و غیربهادار که متضمن اینگونه آثار و علائم باشد اکیداً خودداری نمایید. مسئولیت اجرای دستور فوق به عهده شخص امضاء کننده اوراق خواهد بود.

بند ۴۰۳: نحوه استفاده از کاغذهای واتر مارک

پیرو بخشنامه شماره ۱۰/۲۵۴۳ – ۵۹/۴/۸ چون هدف از بخشنامه صادره محو هرگونه آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته بوده و انجام امر به کرات مورد سئوال قرار گرفته است در اجرای دستور صادره تذکر می‌دهد:

1. در مواردی که قانون لزوماً تنظیم سند را بر روی اوراق بهادار پیش‌بینی نکرده استفاده از اوراقی که علامت جمهوری اسلامی در آن مندرج است بلامانع است.
2. در مواردی که برابر قانون برای تنظیم سند استفاده از اوراق بهادار لازم است چون اوراق بهادار موجود واجد دو قسمت است بدین صورت که قسمت صدر آن دارای عنوان جمهوری اسلامی است لیکن در قسمت ذیل آن به صورت (واترمارک) آثار رژیم گذشته مشاهده می‌شود.
3. استفاده از صدر سند به شرط جدا کردن قسمت ذیل آن مانعی ندارد بدین صورت که قسمت صدر را از اصل جدا کرده و با ضمن آن به کاغذ معمولی در تنظیم سند اقدام و قسمت ذیل آن را که آثار رژیم منحوس گذشته در آن دیده می‌شود برای امحاء آن به کارپردازی سازمان ارسال دارند.

بند ۴۰۴: رسیدگی به وضع صندوق

رؤسا ثبت موظفند روزانه وضعیت حسابها و دفاتر و اوراق کارپردازی را مورد رسیدگی قرار دهند و حداقل ماهی یک مرتبه نیز با حضور نماینده دارایی و حسابدار و جمعدار وضعیت صندوق و اوراق بهادار را رسیدگی نموده ذیل دفاتر و صورت وضعیتها را امضاء و نتیجه رسیدگی را در چند نسخه صورتمجلس نموده یک نسخه به نماینده دارایی تسلیم و یک نسخه دیگر را با مدارک مربوطه ضمن گزارش جریان امر به دفتر تشکیلات و بودجه مرکز ارسال و یک نسخه را در محل بایگانی و نسخه‌ای نیز به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند.

بند ۴۰۵: نحوه تنظیم دفتر و نگهداری حساب اوراق بهادار

الف: دفتر حاوی ستونهای انواع اوراق بهادار را باید طبق نمونه تهیه شده وسیله سازمان ثبت تنظیم و مورد عمل قرار گیرد.

ب: دفتر مزبور باید حاوی موجودی برگهای بهادار دریافتی از چاپخانه یا واحد اوراق بهادار یا کارپردازی یا دارایی محل حسب مورد مصرفی موجودی تحویل درآمد به حساب مربوطه باشد.

ج: در ستون مصرفی دفتر باید علاوه بر تعداد برگهای مصرف شده بهای آن نیز قید گردد.

د: در ستون تحویل درآمد شماره قبوض تحویل درآمد برگهای بهادار به حساب مربوطه قید می‌شود به طوری که همیشه وضعیت اوراق بهادار قابل رسیدگی و کنترل باشد.

رؤسا ثبت مکلفند علاوه بر رسیدگی امور مالی دفتر مذکور وضع اوراق بهادار را نیز رسیدگی و کنترل نمایند.

بند ۴۰۶: نحوه استرداد وجوه اضافه وصولی

چون طبق ماده ۴۱ قانون محاسبات عمومی مصوب ۱۵ دی ماه ۱۳۴۹ وجوه اضافه دریافتی اعم از اینکه دریافت در سال جاری یا سنوات گذشته صورت گرفته باشد باید از درآمد وصولی مربوطه در سال جاری مسترد گردد. بنابراین در مورد استرداد اضافه دریافتی پس از اعلام کتبی مرجع تشخیص دهنده درآمد مربوطه مراتب را با قید شماره نامه مزبور موضوع استرداد و اینکه ضمن چه مبلغ و در چه تاریخ و به کدام حساب خزانه تحویل گردیده با تعیین شماره حسابی که وجوه مورد استرداد باید به آن حساب انتقال داده شود به خزانه اعلام نمایند تا خزانه پس از تطبیق مبلغ وصولی با دفاتر مربوطه در صورتی که وجوه مزبور مربوط به حساب تمرکز وجوه در مرکز باشد با صدور دستور انتقال وجه از حساب مربوط به حساب سپرده یا حساب رد اضافه دریافتی اقدام کند و هرگاه مبلغ وصولی به حساب تمرکز وجوه دارایی شهرستان منظور و یا مستقیماً به حساب خزانه تحویل شده باشد اجازه انتقال وجه از حساب تمرکز وجوه درآمد عنوان اداره دارایی صادر و رونوشت آن را به بانک ملی ایران شعبه شهرستان مربوطه صادر نمایند.

ذیحسابان و همچنین ادارات دارایی شهرستانها مکلفند در موقع رد وجوه اضافه دریافتی مبلغ مورد استرداد را با قید شماره چک و تاریخ آن در ستون ملاحظات دفتر درآمد در مقابل اصل مبلغ وصولی و همچنین در متن نسخ قبوض وصولی در برگ بستانکار قید و در دفتر درآمد جاری به عنوان برگشتی از درآمد مربوطه عمل نمایند و مدارک وجه استردادی را به ضمیمه حساب ماهانه درآمد به اداره کل تمرکز حسابها و امور حسابداریها ارسال دارند.

در مورد استرداد اضافه دریافتی مربوط به مالیاتهای مستقیم نحوه عمل کماکان طبق دستور شماره ۱۱۰۰۰۰/۲۶ – ۴۸/۱۲/۲۳ خواهد بود.

بند 407: ثبت شماره فیش وصول حقوق دولتی

در هر مورد از جمله اوراق، اجرائی، شرکت‌نامه‌ها و نکاحیه و غیره که از مهر وصول حقوق دولتی به جای الصاق تمبر استفاده می‌شود لازم است شماره فیش پرداختی در متن آن ثبت گردد.

بند ۴۰۸: وصول و ایصال حقوق دولتی

به موجب گزارش اداره کل امور مالی بعضی از ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی درآمدهای وصولی خود را که بایستی به حسابهای مربوط در بانک ملی ایران واریز نمایند به علت اینکه گاهی اوقات در نوشتن فیش‌ها دقت لازم به عمل نمی‌آید و درآمد هر حساب به جای آنکه به حساب مربوط به خود واریز شود به حساب دیگر منظور می‌گردد لذا مراقبت نمایند در موقع پرداخت درآمدها به حسابهای مربوط دقت شود که اشتباهی رخ ندهد.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

بند ۴۰۹: تکلیف سازمان‌های دولتی و مؤسسات وابسته به دولت و کلیه اشخاص حقوقی به کسر مالیات از مال الاجاره موضوع تبصره ۶ ماده ۲۰ قانون مالیاتهای مصوب سال ۱۳۴۵

چون بر اساس تبصره ۶ ماده ۲۰ قانون مالیاتهای مستقیم که مقرر می‌دارد، سازمان‌های دولتی و مؤسسات وابسته به دولت و کلیه اشخاص حقوقی مکلفند مالیات موضوع این بخش را از مال الاجاره‌هایی که پرداخت می‌کنند به اداره دارایی محل پرداخت نمایند و رسید مالیاتی آن را به موجر تسلیم کنند.

لذا مفاد بخشنامه‌های شماره ۲۲۵۷۵ – ۴۶/۸/۲۲ و ۲۶۸۴۹ – ۴۶/۱۰/۶ که طی شماره ۲/۲۷۰۹۵ – ۴۶/۱۰/۲۸ سازمان ثبت ابلاغ شده لازم‌الرعایه است.

بند ۴۱۰: ارسال پرونده به مراجع قضائی

در مواقعی که پرونده اجرائی مورد نیاز مقامات قضائی باشد باید اداره ثبت پرونده را وسیله یکی از کارمندان به آنجا فرستاده و پس از رفع نیاز اعاده دهند و اگر نگهداری آن ضروری باشد کتباً ضرورت امر و مدت نیاز معلوم شود.

بند ۴۱۱: دادن سواد اوراق پرونده ثبتی

در هر مورد که در گواهی مرجع قضائی تصریح به دادن سواد برگ معین از پرونده ثبتی نشده باشد اداره ثبت باید به استناد ماده ۳۰۴ قانون آئین دادرسی مدنی و ماده ۱۰۱ آئین دادرسی کیفری اشکال کار را از حیث اینکه وقوف اشخاص به مطالبی از پرونده منافی حق صاحب پرونده بوده و مطالعه پرونده‌های مفصل مستلزم نظارت مأمورین ثبت و صرف وقت زیاد است و اشکالات متصور دیگر با ذکر توضیح به مرجع صلاحیتدار قضائی اعلام دارد هرگاه دادگاه در گواهینامه صادره مستند به ماده ۳۰۴ قانون آئین دادرسی مدنی مشخصات اجمالی برگ مورد نیاز را ذکر کند به طوری که رافع ابهام باشد باید به تقاضای متقاضی ترتیب اثر داده شود.

بند ۴۱۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی: دادن رونوشت و گواهی

کلیه اشخاص ذینفع میتوانند از اوراق راجع به خود که در پرونده مربوطه بایگانی است از ثبت محل و آراء هیئت نظارت و شورای عالی ثبت از دفاتر مربوطه به هزینه خود رونوشت گواهی شده اخذ کنند دادن رونوشت به غیر ذینفع محتاج به صدور و ارائه گواهینامه مرجع صالح است

 بند ۴۱۳: وسائل نقشه برداری و مهندسی

وسائل نقشه برداری و مهندسی تحت نظر مستقیم رئیس اداره و سرپرست مهندسین بوده و فقط مواقع کار ثبتی بایستی دوربین و وسائل نقشه برداری توسط مهندس از اداره خارج شود. ضمناً حفظ و نگهداری وسائل مزبور را به مهندسین و نقشه برداران متذکر می‌گردد که کلیه خسارات وارده بر دستگاه‌های نقشه برداری مگر در مواقع پیش‌بینی‌نشده آتش‌سوزی و سرقت که آن هم بایستی ضمن تشریفات قانونی اعلام گردد به عهده رئیس اداره و مهندس ثبت می‌باشد و به مهندسین و نقشه‌بردارانی که با وسایل نقشه‌برداری جدید نقشه‌برداری می‌نمایند یادآور می‌شود که بایستی با دقت کامل دستورالعمل کار نقشه‌برداری را مراعات نمایند و در صورتی که نقشه‌هایی بدون توجه به اصول فنی نقشه‌برداری تهیه شود مورد مواخذه و حداقل توبیخ آنان، نقشه‌برداری مجدد با هزینه شخص آنان خواهد بود.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

بند ۴۱۴: گزارش اشکالات و تخلفات پرونده ثبتی

در هر موردی که گزارش نسبت به اشکالات و اختلافات پرونده‌های ثبتی یا اجرائی می‌دهد نام متخلفین و بود و نبود سوءنیت را صریحاً ذکر کنند و مراتب را محرمانه مستقیماً جهت اقدام قانونی به سازمان ثبت اعلام دارید.

بند ۴۱۵: ذکر نام و سمت کارمند

الف) رؤسای ادارات و معاونین و کارمندان باید نام و نام خانوادگی و سمت خود را در محل کار نصب نمایند.

ب) رؤسا و معاونین و کارمندان و مأموران اجراء و ابلاغ باید قبل از امضای اوراق اداری، نام و نام خانوادگی و سمت خود را قید نمایند.

بند ۴۱۶: تبدیل مهرهای سابق به مهر برجسته

بخشنامه به کلیه ادارات کل و ادارات ثبت مرکز و ثبت منطقه تهران و ثبت نواحی و کلیه واحدهای ثبتی تابعه ثبت منطقه تهران و اداره اجراء و دوایر تابعه آن همان‌طور که اطلاع دارند اوراق و نامه‌ها و اسنادی که از ناحیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و واحدهای تابعه صادر می‌شود از ارزش و اعتبار و اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و ماهیت اینگونه مدارک به اعتبار رسمیت و سندیت آنها ایجاب می‌نماید که همواره به طرق مقتضی و قابل اعتماد صحت صدور آنها با وسیله اطمینان‌بخشی محقق و معلوم گردد که یکی از ابزار و عوامل حصول اطمینان ممهور نمودن اوراق و نامه‌ها و اسناد صادره به مهر انحصاری و مخصوص واحدهای ذیربط سازمان ثبت است بنابراین ویژگی و خصوصیت مهم ضمن بررسی‌هایی که به عمل آمد ملاحظه شد اولاً هر یک از واحدها و ادارات ثبت به نحو متفاوت مهر ساده‌ای با عناوین و تیترها و علائم گوناگون و مختلف و بعضاً بسیار قدیمی و ناخوانا برای ممهور نمودن نامه‌ها و اسناد در اختیار داشته و ثانیاً مهر ادارات ثبت به طریقه مطمئن و امن محفوظی نگهداری نمی‌شود و در نتیجه احتمال به سهولت قرار گرفتن آن در دسترس افراد غیرمسئول زیاد و نهایتاً امکان هرگونه سوءجریانی در استفاده از امهار مزبور وجود دارد لذا به منظور رفع این محظورات و ایجاد هماهنگی و اعمال رویه یکنواخت و اعتماد و اطمینان از اصالت نامه‌ها و اسناد صادره از ادارات ثبت و امکان حراست بیشتر از امهار اخیراً با توجه به استقرار نظام بودجه استانی در سازمان ثبت توسط اداره کارپردازی این سازمان مهرهای پرسی برجسته‌ای مخصوص هر یک از ادارات تابعه سازمان ثبت در مرکز و واحدهای ثبتی منطقه تهران به تعداد مورد نیاز هر اداره تهیه و آماده توزیع شده است که نهایتاً با اتخاذ این روش جدید مقرر شد منبعد هر اداره صرفاً دارای یک مهر برجسته اصلی برای ممهور نمودن کلیه نامه‌ها و اسناد و اوراق صادره و نیز یک مهر ساده ورود به دفتر اداره باشد و مهر اصلی با تنظیم صورتجلسه‌ای منحصراً تحویل مسئول هر واحد خواهد شد تا به نحو مطمئن و صحیحی از آن استفاده و حفاظت و نگهداری و به هنگام ضرورت به تشخیص و با مسئولیت خود مهر مذکور را رسماً و مستنداً به مقام قابل اعتماد دیگر اداره تحویل نماید. علیهذا مقتضی است مدیران هر یک از واحدهای ثبت مرکز و ثبت نواحی کلیه واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران در اسرع وقت کلیه امهار قبلی مورد استفاده اداره خود را به هر تعداد که موجود است به اداره کارپردازی سازمان ثبت تسلیم و دو نمونه مهر جدید ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود را تحویل و منبعد مـورد استفاده قرار داده و در حفظ و نگهداری از آن نهایت کوشش را به عمل آورند.

ضمناً از تاریخ ۱۳۶۲/۵/۱۵ کلیه نمونه امهار قبلی ادارات مذکور از درجه اعتبار ساقط و تمام اسناد و اوراقی که از ادارات ثبت مرکز و واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران صادر می‌شود فقط در صورت ممهور بودن به مهرهای برجسته جدید معتبر خواهد بود.

بند ۴۱۷ مجموعه بخشنامه های ثبتی: مصاحبه

کارکنان سازمان ثبت مراقبت فرمایند هرگونه مصاحبه مطبوعاتی رادیوئی یا تلویزیون در مورد امور مربوط به سازمان ثبت مستلزم کسب اجازه قبلی از دستگاه متبوع می‌باشد.

بند ۴۱۸: مکاتبات با وزارتخانه‌ها و نمایندگان سیاسی

نظر به انحلال شعبه اجرائیات اداره سابق دادرسی ارتش و احاله وظایف آن به شعبه قضائی ستاد ارتش اخطارها و احضارها و امور مربوط به اجرا را مستقیماً به شعبه قضائی ستاد ارتش ارسال دارید و سایر مکاتبات قضائی را که به عنوان ارتش باشد به دفتر سازمان قضائی ارتش ارسال دارند از تماس و مکاتبه مستقیم با سفارتخانه‌ها و نمایندگی‌های سیاسی و کنسولی خارجی خودداری نموده و در هر مورد از طریق وزارت خارجه باید اقدام شود در مورد استعلامات و مراجعات نمایندگی‌های سیاسی خارجی که به وسیله وزارت امور خارجه به ادارات ثبت فرستاده می‌شود نتیجه اقدام را برای وزارت امور خارجه بفرستید در مورد سازمان ملل مکاتبات باید از طریق وزارت امور خارجه به عمل آید.

بند ۴۱۹: نامه‌های محرمانه

مقتضی است به منظور رعایت مقررات حفاظت و حفظ مطالب نامه‌ها و گزارش‌های طبقه‌بندی شده محرمانه، خیلی محرمانه، سری، به کلی سری

اولاً ترتیبی داده شود که این قبیل نامه‌ها را در پاکت لاک و مهر شده که درجه آن در روی پاکت ذکر شده باشد در تهران به دبیرخانه سازمان ثبت با اخذ رسید تحویل تا بدون آنکه مفتوح شود به نظر ریاست سازمان ثبت برسانند و در مناطق ثبتی اینگونه نامه‌ها مستقیماً به شخص مدیران کل تحویل گردد و در واحدهای ثبتی نیز به رؤسای واحدهای تسلیم خواهد شد.

ثانیاً چون می‌بایست مندرجات و مفاد این نامه‌ها کاملاً مخفی و از دسترس افراد غیرمسئول و غیرمجاز خارج باشد لازم است برای این قبیل امور بایگانی مخصوص ترتیب داده و مراقبت نمایید در پایان اوقات اداری هیچ نوع اسناد و نامه‌ای محرمانه که در جریان اقدام است روی میز نمانده و در قفسه‌های مخصوص نگهداری شود تا بدین ترتیب مطالب مورد نظر به وسیله اشخاص افشا نگردد.

بند ۴۲۰ مجموعه بخشنامه های ثبتی: کمیسیون مشورتی ادارات اوقاف

در مورد اعتراض به ثبت از طرف ادارات اوقاف باید رؤسای ثبت استان و شهرستان در کمیسیونی که با حضور رؤسای ادارات اوقاف تشکیل می‌شود حضور یافته و با رعایت غبطه موقوفه نظر مشورتی خود را اظهار نمایند.

بند ۴۲۱: مراجعات بازپرس و دادیار

رؤسای ثبت مراقبت نمایند که هنگام مراجعه بازپرسان یا دادیاران دادسراها با آنها همکاری شود.

بند ۴۲۲: نگاهداری پرونده‌ها و مدارک اداری

پرونده‌ها و مدارک اداری به جز امور محرمانه نباید در کشوی میز و قفسه‌های مخصوص کارمندان مخفی بماند و تنها رؤسای ادارات می‌توانند مدارک مهم را نزد خود در قفسه مخصوص نگاهداری نمایند

بند 423: طرز تشکیل و نگهداری پرونده‌ها

اوراق مربوط به پرونده‌ها باید بلافاصله در پرونده بایگانی و منگنه شده و فهرست آنها در ظهر پرونده نوشته شود.

بند ۴۲۴: اخذ رسید در مقابل دادن پرونده

تحویل پرونده به متصدیان داخلی اداره ثبت بدون استفاده از برگ رسید ممنوع است

بند 425: مهندس و ارزیاب ثبت

رؤسای ادارات باید از وجود مهندسین و ارزیابان ثبت در مواقعی که کار مهندسی و ارزیابی ندارند در امور فنی و اداری استفاده نمایند.

بند ۴۲۶: مکاتبات با واحدهای ثبتی

مقتضی است از مکاتبه مستقیم با واحدهای تابعه نیروی سه‌گانه ارتش خودداری نموده و برای حسن جریان امور و تسریع در صدور پاسخ‌های لازم در مواقع لزوم با واحدهای مربوطه مکاتبه نمایند.

بند ۴۲۷: عدم قبول درخواست انتقال متقاضیان از سایر وزارتخانه‌ها قبل از جلب نظر سازمان

اخیراً مشاهده می‌شود که بعضی از مناطق ثبتی درخواست متقاضیان انتقال از سایر وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی را به واحدهای ثبتی تابعه خود قبل از کسب نظر از سازمان پذیرفته و اقدامات مقدماتی را انجام و سپس در خصوص موضوع کسب نظر می‌نمایند چون این نحو اقدام از جهات مختلف برای سازمان مشکلاتی ایجاد نموده و در مواردی نیز سازمان را در مقابل عمل انجام شده قرار داده است لذا مقتضی است دستور فرمایند از تاریخ وصول این بخشنامه اکیداً از ایجاد هرگونه تعهدی در این مورد برای سازمان خودداری و درخواست متقاضیان انتقال را ضمن اظهار نظر صریح در خصوص احتیاج واحد مربوطه و پیوست و محلی که برای متقاضی در نظر گرفته شده قبلاً به مرکز ارسال فرمایند تا سازمان ثبت با در نظر گرفتن اولویت‌ها و نیاز واقعی واحدهای ثبتی و ضرورت جذب عوامل انسانی و کیفیت آن اتخاذ تصمیم و نتیجه را جهت اقدامات بعدی به ثبت منطقه مربوطه اعلام نماید بدیهی است که به متقاضی متخذه سازمان ثبت در مورد بایستی تذکر داده شود که اقدامات مقدماتی تا ابلاغ تصمیم پذیرش و همچنین تعیین پست و محل خدمت متقاضی هیچگونه تعهدی برای سازمان در مورد انتقال قطعی ایشان ایجاد نخواهد نمود و همچنین متقاضیان تا دریافت پاسخ نهایی سازمان از مراجعه مستقیم به مرکز مطلقاً خودداری نمایند و با توجه به مصالح و مقتضیات دستگاه انتخاب محل خدمت و پست سازمانی به عهده سازمان ثبت خواهد بود. انتظار دارد از این پس نکات فوق را دقیقاً مراعات فرمایند.

بند ۴۲۸ مجموعه بخشنامه های ثبتی: خلیج فارس

در مکاتبات رسمی مربوطه قید خلیج فارس الزامی است.

بند ۴۲۹: همکاری با شورای شهرسازی

ماده ۱۹ اساسنامه شورای عالی شهرسازی و تبصره یک آن که اساسنامه مزبور در تاریخ ۴۶/۴/۳ به تصویب هیأت محترم دولت رسیده برای اجرای مفاد آن ذیلاً نقل می‌شود:

(ماده ۱۹: ایجاد مرکزی برای جمع‌آوری اطلاعات اقتصادی، اجتماعی، جمعیتی، فیزیکی به منظور شناخت مسایل شهری و منطقه‌ای و صدور دستورات لازم به طراحان و مجریان نقشه‌های جامع شهری

تبصره یک: کلیه دستگاه‌های سازمان‌های دولتی موظفند در صورت تقاضای شورا هرگونه اطلاعاتی را که شورا ضروری بداند در اختیار این مرکز قرار دهند.)

شایسته است هرگونه اطلاعاتی را که شورای عالی شهرسازی در مواقع مقتضی بخواهند طبق تبصره مزبور در اختیار شورا بگذارند.

بند ۴۳۰: وظایف مدیران مناطق در حل مشکلات

مدیران مناطق باید با توجه به جمیع مقررات و استفاده از تجارت و اطلاعات عملی و فنی و با قید مسئولیت خود ترتیب رفع اشکال واحدهای تابعه تحت مسئولیت خود را بدهند مگر اینکه راه حلی پیدا نشده و یا اظهارنظر منحصراً در صلاحیت سازمان ثبت باشد که این مطلب را بایستی صریحاً در گزارش خود قید نمایند. در مورد اشتباهات ثبتی مربوط به هیأت نظارت که خارج از موارد مصرح در بخشنامه شماره ۱۴۰۰ – ۵۴ می‌باشد طبق دستور اشتباهات ثبتی و شکایت از رأی هیأت نظارت مندرج در این مجموعه باید عمل و رفتار شود و به طور کلی نسبت به مواردی که در قوانین و آئین‌نامه‌ها و مجموعه بخشنامه‌ها تعیین تکلیف شده کسب تکلیف ممنوع است. تخلف از اجرای دستور فوق موجب مسئولیت شدید خواهد بود.

بند ۴۳۱: رعایت نظم و انضباط اداری

پیرو بخشنامه صادره از شورای سرپرستی وزارت دادگستری و پیرو تذکرات مکرر شفاهی و به منظور ایجاد محیط اداری مناسب با شئون انقلاب اسلامی ایران مجدداً نکات زیر را به عموم همکاران و خواهران و برادران عزیز موکداً یادآوری نموده و اجرای آن را صمیمانه انتظار دارد:

1. ضمن عرض تشکر و سپاس از خانم‌های همکار و خواهران ارجمندی که همواره روحیه تقوی اسلامی و خصائص انقلابی خود را به منصه ظهور و بروز رسانیده استدعا دارد از جهت لباس و ظاهر نیز موازین اسلامی و شئون والای زن مسلمان را دقیقاً رعایت نمایند.
2. با آنکه موضوع لزوم رعایت نظم و انضباط اداری و حضور و غیاب به موقع مکرراً مورد تذکر قرار گرفته ولی بعضاً بی‌نظمی‌هایی در این زمینه گزارش می‌گردد که شایسته همکاران محترم نیست لذا اقتضاء دارد ساعات خدمت و نظم و انضباط اداری را دقیقاً مراعات و در ساعات خدمت اداری به مقتضای روحیه انقلابی و اسلامی از هرگونه مسامحه کاری و سهل‌انگاری و خدای ناخواسته کم‌کاری و تعلل پرهیز فرمایند.
3. همکاران محترم وظیفه دارند که در روابط خود با مراجعین و ارباب رجوع با ادب متانتی درخور عنوان جمهوری اسلامی ایران به وظایف اداری خود عمل فرموده و نسبت به حل و فصل امور خواهران و برادران مراجع نهایت سعی و اهتمام را به عمل آورند.
4. آقایان مدیران کل و رؤسا ادارات و واحدها و مسئولین امور موظفند بر اجرای مفاد این بخشنامه و امور جاری ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود نظارت دقیق و دائم داشته و ضمن راهنمایی لازم همکاران اداری موارد تخلف و سهل‌انگاری و مسامحه و یا هرگونه اعمال خلاف شئونی را صریحاً و بدون پرده‌پوشی گزارش فرمایند.

بند ۴۳۲: آمار اراضی و مستغلات و فرم نمونه ۵ دفتر تشکیلات

چون آگاهی از املاک و مستغلات متعلق به سازمان ثبت در شهرستان‌ها و اطلاع از کیفیت و چگونگی وضع ساختمان‌ها و محل‌های مسکونی ادارات ثبت حائز کمال اهمیت است لذا هر یک از واحدهای ثبتی شهرستان‌ها در هر سال یک بار و در آخر فروردین ماه هر سال آمار مربوط به املاک و مستغلات متعلق به اداره ثبت فرم نمونه ۵ دفتر تشکیلات را دقیقاً تنظیم و مستقیماً به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار
سازمان ثبت ارسال دارند: تذکر به منظور جلوگیری از اتلاف وقت کارکنان و صرفه‌جویی هرچه بیشتر در مصرف کاغذ مقتضی است به جز آمارهای عملکرد و فعالیت ماهانه (فرم نمونه ۱ و ۲) و آمار ماهانه مشخصات پرسنلی کارکنان و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق (فرم نمونه ۳ و ۴) و آمار ماهانه مشخصات شرکت‌های ثبت شده فرم منضم به دستورالعمل شماره ۲/۱۸۵۷ – ۵۱/ت – ۶۳/۱۰/۲۲ دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار و آمار رونوشت مکاتبات متبادله این واحدهای ثبتی و ادارات امور اقتصادی و دارایی محل راجع به واریز درآمدها نسخ اضافی احکام کارگزینی نسخ احکام مأموریت و مرخصی و غیره… (که فعلاً مورد عمل است) به ادارات مرکزی سازمان ثبت اکیداً خودداری و فقط نسخ احکام کارگزینی صادره را به طور دقیق و منظم و کامل و مرتب جهت ضبط در پرونده پرسنلی مستخدم و بررسی‌های لازم به اداره کل امور اداری سازمان ثبت ارسال دارند.
بدیهی است هرگونه اطلاعاتی که ادارات مرکزی نیاز داشته باشند توسط دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت مطابق فرم‌های ماهانه ارسالی واحدهای ثبتی شهرستان‌ها در اختیار آنان گذارده خواهد شد.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

بند 433 مجموعه بخشنامه های ثبتی: آمار درآمد

چون ارسال آمار درآمدهای وصولی از نظر تعیین میزان عوائد ثبتی و دفاتر در سطح کشور حائز کمال اهمیت و توجه است بنابراین مقتضی است:

اولاً در تنظیم آمار درآمدها (فرم نمونه ۱) نهایت دقت و کنترل و مراقبت را معمول

ثانیاً ارقام مندرج در آمار مستند به فیشهای بانکی و اسناد و مدارک مثبته و دفاتر مالی مربوطه باشد

ثالثاً پس از ارسال آمار نمونه ۱ به ثبت منطقه متبوعه نسخه ثانی آن را که جزو سوابق اداره ثبت محل باقی می‌ماند به گواهی اداره دارائی محل رسانیده و احیاناً چنانچه اقلام مزبور پس از تطبیق با سوابق اداره امور اقتصادی و دارائی محل تغییرات و مغایرتهایی حاصل نمود مراتب را متعاقباً جهت اصلاح ارقام به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اعلام نمائید.

تأخیر در ارسال این آمار و یا عدم دقت در نگاه‌داری حسابها و تنظیم آمارهای مالی و بالنتیجه اشتباه ناشی از عدم دقت موجب مسئولیت شدید مسئولین ذیربط خواهد بود.

بند 434: آمار عملکرد و فعالیت‌ها (فرم نمونه ۱ و ۲ دفتر تشکیلات)

رؤسای ادارات ثبت مکلفند همه ماهه میزان و کیفیت فعالیت‌ها و عملکرد کلیه واحدهای تابعه خود را به تفکیک نوع عملیات انجام شده و برحسب تکالیف و وظایف قانونی هر واحد گردآوری و تنظیم و پس از حصول اطمینان کامل از صحت اقلام اعلام شده در ستونهای پیش‌بینی شده در آمار نمونه ۱ به نحوی که فعلاً مورد عمل است قید و حداکثر تا پنجم ماه بعد به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند. ادارات کل ثبت مناطق نیز مکلفند پس از جمع‌آوری آمار عملکرد و فعالیت‌های کلیه واحدهای تحت اطلاعات و اقلام مربوطه را به تفکیک هر واحد پس از کنترل به فرم نمونه ۲ سرپرستی منتقل و پس از تکمیل کلیه ستونهای پیش‌بینی شده در فرم نمونه ۲ و جمع‌بندی نهایی و امضاء حداکثر تا دهم ماه بعد نسبت به ارسال آمار فعالیت‌ها و عملکرد واحدهای تابعه ثبت منطقه فرم نمونه ۲ به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اقدام لازم معمول دارند. تأخیر در ارسال به موقع آمارهای مزبور و عدم صحت ارقام قید شده در آمارها موجب مسئولیت شدید خواهد بود.

بند 435: طرز تهیه و تنظیم آمارهای ماهیانه

1. به کلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه دستور دهید حداکثر تا بیست و پنجم هر ماه آمار و مشخصات پرسنلی و نیز عملکرد و فعالیتهای خود را مطابق اطلاعاتی که از طریق واحد ثبتی متبوعه آنها مطالبه می‌شود به اداره ثبت محل ارسال و چنانچه دفترخانه‌ای فاقد آمار معاملات یا وقایع ازدواج و طلاق باشد می‌بایست مراتب را کتباً به اداره ثبت اعلام نماید. چنانچه دفترخانه‌ای در ارسال آمار ماهیانه تأخیر کند و یا در صحت اقلام دقت و توجه کافی و لازم معمول ندارد مراتب را فوراً گزارش نمایید تا شخص سردفتر تحت تعقیب قرار گیرد.
2. در هر یک از واحدهای ثبتی و نیز در ثبت مناطق مسئولیت تنظیم آمارهای ماهیانه به یک نفر از کارکنان منظم و دقیق و علاقمند و فعال محول نمایید که با نظارت مستقیم آقای رئیس اداره ثبت همه ماهه آمارهای واصله از دفاتر و واحدهای تحت سرپرستی اداره ثبت را در دفتر مخصوص ثبت و پس از کنترل دقیق و مقایسه آن با ماههای قبل و حصول اطمینان از صحت اقلام اعلام شده در نمونه‌های آماری ۱ و ۲ و ۳ و ۴ و ۵ که پیوست است قید نمایند. سایر مسئولین واحدهای تابعه ادارات ثبت مانند بایگانی، دفتر املاک، ثبت شرکتها، اجراء، حسابداری و… موظفند در آخر هر ماه آمار عملکرد و فعالیت‌های خود را به طور جداگانه مطابق اطلاعاتی که آقای رئیس اداره ثبت و متصدی تنظیم آمار ماهیانه مطالبه می‌کنند، تهیه و تنظیم و به مسئول مربوطه تسلیم نمایند تا پس از جمع‌آوری و تلفیق و بررسی دقیق نسبت به انتقال اطلاعات بر روی فرم‌های مربوطه و ارسال آنها به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار حداکثر تا پنجم ماه بعد اقدام نمایند.
3. چون با تجزیه‌تحلیلهای آماری و تحقیق و بررسی بعضاً مشاهده می‌شود که ارقام مندرج در بعضی از ستونهای آماری مربوط به عملکرد و فعالیت ادارات ثبت غیر واقعی و ناصحیح و خصوصاً در تعیین موجودی پرونده‌ها اعم از ثبتی و یا اجرائی و یا تعداد پلاکها و دفاتر املاک و یا اسناد مالکیت صادره و… نظایر آن با واقعیات تطبیق نمی‌نماید بنابراین شایسته است با اتخاذ تدابیر لازم و تمهید مقامات امر مسئولین هر قسمت با استفاده از اوقات فراغت همکاران خود ترتیبی اتخاذ نمایند که ارقام مندرج در آمارها صحیح و جامع و واقعی و قطعی بوده و از اعلام ارقام واهی و عاری از حقیقت تماماً پرهیز نمایند.

به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت دستور داده شده با توجه به آمارهای واصله از ثبت مناطق و واحدهای ثبتی به اجرای دقیق این بخشنامه نظارت کافی نموده و نتیجه را گزارش نمایند و چنانچه بعضاً مشاهده شود که آقایان مدیران کل ثبت مناطق و آقایان رؤسای ادارات ثبت آماری را بدون توجه و اطمینان کامل از صحت اقلام و مندرجات آن گواهی نموده و به مرکز ارسال دارند، تهیه‌کننده آمار و شخص آقای رئیس ثبت به عنوان صدور گواهی خلاف واقع تحت پیگرد قرار خواهند گرفت.

بند 436 مجموعه بخشنامه های ثبتی: آمار پرسنلی

(فرم نمونه ۳ و ۴ دفتر تشکیلات پیوست است)

1. ادارات ثبت مکلفند آمار کارگزینی هر ماه را در نمونه‌های مخصوص امار پرسنلی (فرم نمونه ۳) که حاوی وضع استخدامی و مشخصات کلیه کارکنان است و همچنین آمار دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه فرم نمونه ۴ را که حاوی مشخصات و وضع کلیه دفاتر تابعه واحد ثبتی می‌باشد در دو نسخه دقیقاً تنظیم و منتهی تا پنجم ماه بعد یک نسخه آن را به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت و نسخه دیگر را به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند.
2. در آمار مذکور وضع کلیه پرسنل نیز دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق ابواب جمعی واحد ثبتی را قید و چنانچه احیاناً بنا به علل و جهات مختلفه حالت اشتغال نداشته و در آن ماه حالات استخدامی دیگری نظیر تعلیق، انفصال، معذوریت، مرخصی، مأموریت، ترک خدمت و غیره داشته باشند مراتب را در ستون ملاحظات توضیح دهند و ثبت مناطق نیز مکلفند منتهی تا پنجم ماه بعد آمار کارگزینی ابواب جمعی ثبت منطقه خود را طبق فرم نمونه ۳ تنظیم و به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش سازمان ثبت ارسال دارند.

بند ۴۳۸ مجموعه بخشنامه های ثبتی: حق الثبت موضوع ماده ۱۰۴ مکرر

منظور از حق الثبت مذکور در ماده ۱۰۴ مکرر آئین‌نامه قانون ثبت به طوری که در ماده مزبور تصریح شده همان حق الثبت در دفتر اسناد رسمی است که باید پس از ارزیابی اعیانی به مأخذ مذکور دریافت گردد.

[محضرچی: ماده ۱۰۴ مکرر آئین‌نامه قانون ثبت: چنانچه پس از ثبت ملک در دفتر املاک، مالک آن به موجب سند رسمی قراردادی نماید که بالنتیجه اعیان احداثی در آن ملک به ملکیت طرف قرارداد که مجاز در احداث اعیانی بوده، مستقر گردد خلاصه سند قرارداد او را باید در ستون انتقالات سند مالکیت و ذیل ثبت ملک قید نمود و مالک اعیانی پس از انجام عمل می‌تواند سند مالکیت آن را از اداره ثبت بخواهد.
اداره ثبت وقت معاینه محل و تعیین حدود و حقوق ارتفاقی اعیانی را به مالک عرصه و مجاورین اخطار می‌نماید و در وقت مقرر صورت مجلس معاینه را تنظیم که هرگاه اختلافی نباشد با دریافت حق الثبت انتقال سند مالکیت اعیانی را صادر خواهد نمود و در صورت بروز اختلاف و ارائه گواهی رجوع به دادگاه از تاریخ تنظیم صورت مجلس تا سی روز از صدور سند مالکیت تا صدور حکم نهایی خودداری می‌شود.]

بند ۴۳۹: اخذ دو برابر حق الثبت موضوع ماده ۱۵ قانون ثبت

بعد از پرداخت دو برابر حق الثبت اگر متقاضی باز هم هنگام تحدید حدود حاضر نشد انجام تحدید حدود موکول به مراجعه بعدی متقاضی و پرداخت مخارج اعلان اختصاصی خواهد بود.

بند ۴۴۰: تعویض اسناد مالکیت برگی به کتابچه‌ای و بهای آن

در مورد اسناد مالکیت برگی که قبلاً صادر و به علت عدم مراجعه مالک در پرونده باقیمانده و اینک که مالک برای دریافت آن مراجعه می‌کند چون اسناد مزبور منسوخ و باید به جای آن سند مالکیت کتابچه‌ای صادر گردد و به مالک تسلیم شود بدیهی است بهای سند مالکیت جدید طبق نرخ قانونی وصول و سند مالکیت جدید (کتابچه) تسلیم خواهد شد.

بند ۴۴۱: تمبر وکالت‌نامه

1. تکلیف الصاق و ابطال تمبر مالیاتی به وکالت‌نامه شامل وکلای دادگستری و کسانی است که در مراجع قضایی و مراجع اختصاصی غیر قضایی (از قبیل مراجع حل اختلافات مالیاتی و عوارض و توسعه معابر شهرداری و نظایر آنها به استثنای اشخاص مذکور در قسمت آخر بند ت ماده ۷۲ قانون فوق‌الذکر) وکالت می‌کنند که باید براساس نصاب‌های مقرر در بندهای الف و ب و پ و ت این ماده حق الوکاله آنها محاسبه و معادل پنج درصد حق الوکاله مقرر به وکالت‌نامه آنها تمبر الصاق و ابطال شود.
2. با توجه به ماده ۷۲ و تبصره یکم آن تکلیف الصاق و ابطال تمبر مالیاتی شامل مواقعی است که وکیل برای استفاده از وکالت خود به مراجع قضایی و مراجع اختصاصی غیر قضایی مراجعه کند و حق الوکاله او که در حدود مقررات استحقاق دریافت آن را دارد مشخص و معین بشود بنابراین مراجعه وکیل به ادارات و مراجع اداری مشمول این تکلیف نیست و به همین مناسبت صرف تنظیم و ثبت وکالت‌نامه در دفاتر اسناد رسمی اعم از اینکه وکالت کلی یا نسبت به امور مخصوصی باشد چون مأخذ پنج درصد مذکور در موقع ثبت وکالت‌نامه معلوم نیست مشمول پرداخت علی‌الحساب مالیاتی مورد بحث نمی‌تواند باشد.
3. با التفات به مفاد تبصره ۱ ماده ۷۲ و ماده ۳۰۳ قانون مالیات‌های مستقیم وکالت‌نامه‌هایی که از تاریخ یکم فروردین‌ماه ۱۳۶۴ تنظیم و در همان موقع به مراجع مربوطه تسلیم شده‌اند ولو اینکه کار رسیدگی به دعوی بعد از تصویب قانون مذکور شروع می‌شود از این نظر که نسبت تعلق مالیات قبل از تصویب قانون وجود پیدا کرده‌است مشمول مقررات ماده ۷۲ قانون مالیات‌های مستقیم نخواهد بود بلکه مقررات زمان در این مورد حاکم خواهد بود لیکن چنانچه این قبیل وکالت‌نامه‌ها بعد از تصویب قانون به مراجع مربوطه تسلیم شود نسبت به مورد دعوایی که شخص به عنوان وکیل در آن دخالت کرده‌است مشمول ابطال تمبر به میزان مقرر در قانون مزبور برای همان مورد خواهد بود.
4. مراجع قضایی و اختصاصی غیر قضایی مسئول رسیدگی به میزان تمبر و محاسبه آن بر اساس ضوابط مقرر در قانون خواهند بود.
5. برای انجام این منظور و تسهیل کار مکلفین به اداره کل اسناد خزانه دستور داده شد که به مقدار لازم تمبر مالیاتی در اختیار ذیحسابی وزارتخانه‌ها و ادارات دارایی شهرستان‌ها بگذارند و متصدیان فروش و ابطال تمبر مذکور باید مدلول ماده ۱۷۱ قانون مالیات‌های مستقیم را مطمئن نظر قرار داده و به تکلیف مقرر در این ماده عمل کنند.

بند 442: هزینه سفر و فوق‌العاده نماینده و نقشه بردار

اجرای ماده ۱۲۶ قانون ثبت منحصر به ثبت املاک است. در سایر موارد نظیر (تعیین حدود عمومی، تفکیک، معاینه محل و امثال‌هم) که مأمورین ثبت به محل اعزام می‌شوند هزینه سفر و فوق‌العاده روزانه و ایاب و ذهاب قانونی استحقاقی آنان مطابق ضوابط و مقررات قانون استخدام کشوری از محل اعتبارات ادارات ثبت محل بایستی تأمین و پرداخت شود.

بند 443 مجموعه بخشنامه های ثبتی: استعلام از طرف مراجع قضایی

در مواردی که دادگاه‌ها و بازپرس‌ها اطلاعاتی از ثبت املاک بخواهند عمل اداری محسوب می‌شود و هزینه‌ای به آن تعلق نخواهد گرفت.

بند ۴۴۴: هزینه تفکیک ملک مفروز به حکم دادگاه

رقباتی که قبل از اجرای قانون افراز و فروش املاک مشاع وسیله دادگاه‌ها افراز و براساس حکم دادگاه از طرف ذینفع درخواست صدور سند مالکیت افرازی می‌شود مطالبه هزینه تفکیک و لو تطبیق مورد حکم با محل ملک ضرورت داشته باشد بی‌مورد است.

بند 445 مجموعه بخشنامه های ثبتی: هزینه تفکیک

الف) در مورد املاک ثبت شده در دفتر املاک که مالک تقاضای تفکیک نموده چنانچه سند انتقال ملک مورد تفکیک قبل از خرداد ۴۲ در دفتر اسناد تنظیم و هزینه تفکیک به مأخذ مبلغ مورد معامله پرداخت شده باشد ولی سند مالکیت بعد از تاریخ مزبور تسلیم شود فقط بهای سند مالکیت به مأخذ مندرج در جدول پیوست قانون افزایش هزینه‌های ثبتی دریافت خواهد شد ولی چنانچه ثمن معامله از مبلغ اظهار شده قبلی بیشتر باشد تصفیه حساب نسبت به تفاوت قیمت طبق تصویب‌نامه و قانون افزایش به عمل خواهد آمد.

ب) در صورت انجام معامله نسبت به قطعات تفکیکی که قبل از سال ۶۱ تفکیک شده چنانچه عمل تفکیک قبل از سال مذکور صورت گرفته باشد در صورت انجام معامله نسبت به قطعات تفکیکی بیش از بهای اظهار شده معادل هر ده هزار ریال شصت ریال وصول و ایصال خواهد شد و در صورتی که عمل تفکیک از سال ۱۳۶۱ به بعد صورت گرفته باشد مبنای محاسبه هر ده هزار ریال دویست ریال خواهد بود.

ج) هرگاه ملکی فاقد ارزش معاملاتی باشد در این مورد به مناسبت سکوت ماده ۱۵۰ قانون ثبت ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی باید بر اساس مبلغ مورد معامله عمل نمایند.

د) چنانچه شش دانگ ملک تماماً مورد تقاضای تفکیک باشد باید هزینه تفکیک براساس ارزش معاملاتی تمام شش دانگ ملک اخذ شود و اگر قسمتی از ملک با ذکر مساحتی معین مورد تقاضای تفکیک باشد بایستی نسبت به همان مورد تقاضا هزینه تفکیک وصول شود و نسبت به باقی مانده ملک که مورد تقاضای تفکیک نیست، اخذ هزینه تفکیک بی‌مورد است. منتهی این امر باعث و موجب خودداری ثبت محل از انجام سایر وظایف مقرره قانونی او نخواهد بود لذا باید همان طور که قبلاً مقرر شده حدود و مساحت و مشخصات باقی مانده تعیین و ذکر شود.

بند ۴۴۶: هزینه تفکیک باقی مانده

دریافت حق تفکیک از آنچه که در آخرین صورت تفکیکی به عنوان باقی مانده تعبیر و تعیین می‌شود موردی ندارد و از این پس تعیین حدود آن باقی مانده نیز باید در حین تفکیک به عمل آید ولی چنانچه همان باقی مانده بعداً مورد تفکیک مجددی قرار گیرد باید هزینه تفکیک آن طبق مقررات وصول شود.
بدیهی است در پلاکی که کلاً و دفعتاً واحداً به قطعات مفروزهای تفکیک می‌شود و یا در آنچه که براساس قانون تملک آپارتمان‌ها مورد تفکیک قرار می‌گیرد وجود قطعه‌ای به نام باقی مانده مفروض نیست.

بند 447: طرز تحریر دفاتر مالی و حسابداری و نگهداری دفاتر و ته سوش قبوض و تحویل درآمدها

دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق موظفند:
الف)

1. تعرفه حق التحریر و حق الثبت را در محل دفترخانه به نحوی که در معرض دید ارباب رجوع باشد نصب نمایند.
2. قبض رسمی وجوه دریافتی فوق را با اخذ رسید به دهنده وجه تسلیم نمایند و ته چک قبوض مزبور را تا دو سال در دفاتر نگهداری و صورت وجوه دریافتی را به تفکیک در ستون مربوطه اسناد و ذیل ثبت دفتر قید نمایند.
3. فیش‌های درآمد طبق سریال منظم و به ردیف بایستی تحویل دفاتر اسناد رسمی شده و آنان نیز موظفند به ترتیب سریال به مصرف برسانند.
4. در مورد تحویل و تحول و نگهداری اوراق بهادار و دفاتر و سایر اوراق مصرفی و ازدواج و طلاق و واحدهای ثبتی باید مقررات دستورالعمل‌های دفاتر اسناد رسمی سازمان ثبت را رعایت نمایند.
5. کلیه قبوض مربوط به حق الثبت و حق التحریر و سایر عوائد وصولی دفترخانه باید همه روزه در دفاتر مربوطه به دریافت و پرداخت ثبت شده و همچنین مشخصات مربوط به واریز حقوق دولتی به حساب درآمد عمومی را در ستون‌های مخصوصی دفتر مذکور قید نمایند.

ب)

1. کلیه فیش‌های درآمد بایستی طبق سریال منظم و به ردیف طبق صورتمجلس به حسابدار واحدهای امور مالی تحویل و آنها نیز به ترتیب سریال به مصرف برسانند و نسخه‌ای از آن در سوابق مربوطه ضبط شود و در مورد اسناد و مدارک مالی و دفاتر نیز به همین ترتیب عمل شود.
2. در موقع انتقال رؤسا یا مسئولین امور مالی یا مواقع سرکشی رؤسا از واحدهای تابعه وجود مدارک اشاره شده باید در صورتمجلس تأیید گردد و چنانچه در آینده معلوم شود به این دستورالعمل نشده رؤسا و کارمندان مسئول مورد پیگرد قرار خواهند گرفت.
3. ثبت ارقام در دفاتر حسابداری و جمع آن‌ها باید با جوهر و بدون قلم خوردگی و اشتباه باشد.
4. چون مشاهده شده بعضی از ادارات ثبت درآمدهای ثبتی را که باید روزانه به حساب دارائی در خزانه تحویل بانک ملی داده و فیش مربوط به دارائی ارائه نمایند به حساب سپرده تحویل دارائی داده و در آخر ماه به حساب‌های مربوطه واریز می‌نمایند از نظر اینکه این جریان بی‌ترتیبی‌هایی را موجب شده اکیداً تذکر داده می‌شود مفاد دستورات صادره را رعایت و درآمدهای ثبتی را همه روزه به حساب دارائی در خزانه تحویل بانک دهند.
5. در مورد مالیات‌های متعلقه پرونده‌های اجرائی ادارات ثبت باید بدهکار مالیاتی پرونده را برای پرداخت بدهی به دارائی راهنمایی نمایند تا پس از پرداخت مالیات قبض آن را به اجرای ثبت تحویل دهند سپس در پرداخت طلب بستانکار یا ختم پرونده اقدام شود.
6. دفاتر اسناد رسمی بقایای ثبتی وصولی املاک در جریان ثبت را که مورد معامله قرار می‌گیرد باید به حساب قطعی درآمد تحویل صندوق ثبت مربوطه نمایند و از تحویل آن به حساب سپرده خودداری نمایند.

• بند 448: وجوه سپرده و تعویض آن

برای اینکه نحوه عمل در مورد وجوه سپرده اشخاص و تعویض آن در دفاتر اسناد رسمی به صورت منظمی درآید و از سوء استفاده‌های احتمالی جلوگیری شود مقرر می‌گردد:
الف) نام و نشانی کسی که وجه را سپرده در قبض تصریح شود.
ب) معین شود که وجه مزبور از چه بابت سپرده شده بابت اجاره بها یا اجرت المثل اجاره نامه عادی است یا رسمی؟ در صورتی که عادی باشد نوع و شماره پلاک و محل وقوع ملک مورد اجاره و در مورد سند رسمی شماره سند در قبض سپرده قید شود.
ج) جز در مورد رقبات مشمول قانون روابط مالک و مستاجر و مقررات مربوط به اصلاحات ارضی در سایر موارد اداره ثبت وقتی می‌تواند وجهی را قبول و قبض سپرده صادر نماید که تعهد مستند به سند رسمی باشد.
د) از تعویض قبوض سپرده‌ای که فاقد شماره چاپی (شماره مسلسل و شماره مخصوص هر سال) باشد یا شماره‌های مزبور مخدوش باشد خودداری و در صورت برخورد به چنین قبضی فوراً عین قبض را با گزارش جریان به اداره حسابداری بفرستند.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

بند ۴۴۹ مجموعه بخشنامه های ثبتی: ظهرنویسی قبوض سپرده

دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ظهرنویسی و حواله وجوه قبوض سپرده نکات زیر را مورد توجه قرار دهند:

1. مبلغ مورد حواله با تمام حروف ظهر قبض نوشته شود.
2. مشخصات کامل ذینفع طبق شناسنامه ظهر قبض قید گردد.
3. در مورد وکالت شماره وکالت‌نامه و مشخصات کننده باید نوشته شود.
4. حواله باید با امضاء سردفتر و دفتریار صادر و به مهر دفترخانه ممهور و اطراف سطور بسته شود تا چیزی به آن الحاق نگردد.

بند ۴۵۰: برای هر پلاک یک استعلام و خلاصه معامله ضروری است

در مورد معاملاتی که در دفاتر اسناد رسمی نسبت به چند پلاک که هر یک پرونده جداگانه دارد در یک سند به عمل می‌آید از جهت اینکه هر پرونده حکایت از استعلام و پاسخ آن داشته باشد دفاتر اسناد رسمی باید برای هر پلاک یک استعلام جداگانه تنظیم و ارسال دارند و پس از انجام معامله نیز نسبت به هر پلاک خلاصه معامله جداگانه تنظیم و برای بایگانی در پرونده مربوطه ارسال دارند، بدیهی است برای هر برگ استعلامیه و خلاصه معامله بهای آن دریافت خواهد شد.

بند ۴۵۲: تعلق حق الثبت به وام و تسهیلات بانکی

در بعضی اسناد که بین بانک‌ها یا مؤسسات دیگر راجع به دادن وام ثبت می‌شود تحویل وام به اقساط و تحت شرایط خاص بین طرفین و تعلق مبلغی که علاوه بر مبلغ وام در ذمه وام‌گیرنده قرار می‌گیرد، لزوماً متذکر می‌شود در صورت اقرار وام‌گیرنده به دریافت کل وام یا واریز آن به حساب وام‌گیرنده که اصل و سایر متفرعات موضوع معاملات مذکور را تشکیل می‌دهد و ارفاق وام‌دهنده به وام‌گیرنده ماهیت معامله را تغییر نمی‌دهد لذا دفترخانه مکلف به وصول حق الثبت معامله است.

بند ۴۵۳: حق الثبت وجه الضمان و تقسیم‌نامه و هزینه تفکیک

1. نسبت به وجه التزام و وجه الضمان خواه رأساً موضوع سند باشد یا در ضمن معامله و عقد دیگری شرط شده باشد و برای تأمین آن هم مالی به وثیقه گرفته نشده باشد حق الثبت وصول نخواهد شد. همچنین هر نوع انتقال بلاعوض و وقف و حبس و وصیت که به نفع مؤسسات مذهبی و خیریه و سازمان‌های فرهنگی و بهداشتی مصرح در مواد مربوط به معافیت قانون مالیات‌های مستقیم صورت گیرد، از پرداخت حق الثبت معاف خواهد بود. همچنین معافیت‌هایی که به موجب قوانین و مقررات خاص مقرر گردیده است کماکان به قوت خود باقی است و نیز موقوفات بنیاد علوی از پرداخت کلیه هزینه‌های ثبتی معاف است.
2. حق الثبت تقسیم‌نامه بین مالکین مشاع مشمول ماده ۱۲۴ قانون ثبت می‌باشد مگر اینکه ما به التفاوت از طرف مالک سهم مشاع به مالک سهم دیگر پرداخت شود، که در این صورت نسبت به مبلغ ما به التفاوت باید طبق مقررات حق الثبت وصول شود.
3. در مورد هزینه تفکیک اسناد تقسیم‌نامه که مستلزم تفکیک ملک هم می‌شود هزینه تفکیک با رعایت مقررات مندرج در ماده ۱۵۰ قانون ثبت محاسبه و اخذ خواهد شد و هرگاه ارزش معاملاتی تعیین نشده باشد باید بهای مذکور در سند مالکیت و در مورد املاک جاری بهایی که در پرونده ثبتی سابقه دارد ملحوظ گردد.

[محضرچی: ماده ۵۱ قانون دفاتر اسناد رسمی: نسبت به وجه التزام و وجه الضمان خواه رأساً موضوع سند باشد یا در ضمن معامله دیگری شرط شده باشد و برای تأمین آن هم مالی به وثیقه گرفته نشده باشد حق ثبت وصول نخواهد شد. همچنین هر نوع انتقال بلاعوض و وقف و حبس و وصیت که به نفع مؤسسات مذهبی و خیریه و سازمان‌های فرهنگی و بهداشتی مصرح در مواد مربوط به معافیت قانون مالیات‌های مستقیم صورت گیرد از پرداخت حق ثبت معاف خواهد بود.
همچنین معافیت‌هایی که به موجب قوانین و مقررات خاص مقرر گردیده است، کماکان به قوت خود باقی است و نیز موقوفات خاندان پهلوی «بنیاد علوی» از پرداخت کلیه هزینه‌های ثبتی معاف است.]

بند ۴۵۴ مجموعه بخشنامه های ثبتی: حق الثبت وصیت‌نامه

حق الثبت وصیت‌نامه نباید به مأخذ سه برابر موصی‌به یعنی کلیه ماترک موصی دریافت شود، بلکه حق الثبت وصیت‌نامه‌ها اعم از تملیکی و عهدی به میزان همان مبلغی که مورد وصیت قرار گرفته باید دریافت گردد.

بند ۴۵۵: بدهی ثبتی املاک موقوفه تحت تصدی سازمان اوقاف

در مواردی که اسناد مالکیت رقبات موقوفه به علت تقسیط بدهی ثبتی و عدم تصفیه آن تسلیم نگردیده است چنانچه اداره اوقاف بخواهد نسبت به آن معامله اجاری نماید که مدت آن بیش از سه سال و انجام معامله محتاج به ملاحظه سند مالکیت صادره است هرگاه مبلغ مال الاجاره کمتر از مبلغ بدهی ثبتی باشد، مانعی ندارد با وصول مبلغ متناسبی بابت بدهی ثبتی سند مالکیت صادره برای ملاحظه به دفتر اسناد رسمی مربوطه ارسال شود که پس از انجام معامله اجاری عیناً به اداره ثبت اعاده و در پرونده نگهداری شود تا تمام بدهی مستهلک و با انجام تشریفات مقرره و وصول تمام بقایای ثبتی اسناد مالکیت به نماینده صلاحیتدار اوقاف تسلیم گردد و این موافقت منحصر به موارد اجاره است و شامل سایر معاملات اوقاف از قبیل تبدیل به احسن و ایجاد اعیانی و غیره نمی‌باشد.

بند ۴۵۶: معافیت دولت از پرداخت حق الثبت

در مورد انتقال املاک دولت یا مؤسسات دیگر که از پرداخت حق الثبت معاف هستند هرگاه قبلاً سند مالکیت به نام دولت و یا مؤسسات مزبور صادر شده باشد معاف از پرداخت حق الثبت می‌باشند و نسبت به موارد انتقال در جریان ثبت اگر هنگام صدور یا تسلیم سند مالکیت بیش از یک سال از تاریخ ارزیابی گذشته باشد ملک باید ارزیابی شود و هرگاه بهای روز بیش از بهای ارزیابی قبلی یا ثمن معامله باشد نسبت به مابه التفاوت حق الثبت اخذ خواهد شد و در مورد هزینه مقدماتی نیز مبلغی که قبلاً دریافت شده از آن کسر و بقیه اخذ گردد و اگر ملکی مورد تعویض قرار گرفت در صورتی که در سند انتقال نسبت به حق الثبت و هزینه مقدماتی ملک تعویضی قید خاصی نشده باشد حق الثبت و هزینه مقدماتی از منتقل الیه مأخوذ گردد. پرداخت حق الثبت به مأخذ تاریخ تقاضای ثبت از طرف دولت خواهد بود.

[محضرچی: قانون معافیت وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی از پرداخت هزینه‌های ثبتی مصوب ۱۳۹۸/۲/۲۴: ماده واحده: از تاریخ لازم الاجراء شدن این قانون کلیه وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی از پرداخت هزینه‌های ثبتی مربوط به انتقال ثبت و صدور اسناد املاک و اراضی به نام دولت جمهوری اسلامی ایران معافند.
تبصره ۱ – معافیت موضوع این قانون شامل هزینه‌های کارشناسی نقشه‌برداری، استعلام‌ها و حق التحریر نمی‌شود.
تبصره ۲ – انتقال املاک و اراضی از دولت جمهوری اسلامی ایران به بخش غیر دولتی مشمول حکم این قانون نمی‌شود.]

بند ۴۵۸: معافیت فروش املاک مورد اجاره به زارعین از حق الثبت و مقدماتی و غیره

طبق ماده چهار قانون تقسیم و فروش املاک مورد اجاره به زارعین مستأجر، کلیه عملیات ثبتی و نقل و انتقالات ناشی از اجرای قانون مزبور معاف از پرداخت هرگونه مالیات و عوارض و حق الثبت و هزینه مقدماتی و بهای اوراق است.

مجموعه بخشنامه های ثبتی

بند ۴۵۹: معافیت ادارات دولتی و سازمان اصلاحات ارضی

1. طبق ماده اول از قانون معافیت ادارات دولتی مصوب ۳۴/۵/۱۰ ادارات دولتی از پرداخت هرگونه حق الثبت بابت مراتع و جنگل‌ها و اراضی خالصه و موات و هرگونه اموال غیر منقول که از طرف دولت تقاضای ثبت می‌شود معاف می‌باشند. دولت موظف است هزینه مقدماتی ثبت اینگونه املاک را به میزان مخارج واقعی بپردازد.
2. طبق تبصره سوم از ماده یک قانون راجع به الحاق ۸ ماده به آئین‌نامه اصلاحات ارضی مصوب ۱۳۴۶/۶/۲۲ سازمان اصلاحات ارضی کل کشور از پرداخت هرگونه حق الثبت و هزینه مقدماتی بابت ثبت اراضی بایر و موات معاف است.

بند ۴۶۰: هزینه مقدماتی تقاضای ثبت مراتع و جنگل‌ها

قبول تقاضای ثبت مراتع و جنگل‌های عمومی مربوط به جنگلبانی احتیاج به تسلیم استشهاد ندارد و اخذ هزینه مقدماتی به طور علی الحساب تا موقعی که میزان هزینه واقعی ملک مورد تقاضا طبق قسمت اخیر ماده یک قانون معافیت ادارات دولتی از پرداخت حق الثبت مصوب سال ۱۳۳۴ تعیین شود بلااشکال است.

بند ۴۶۱ مجموعه بخشنامه های ثبتی: عدم ثبت ازدواج‌های مخالف مقررات

مصوبه جلسه شماره ۱۱۱ – ۶۵/۲/۱۴ شورای محترم عالی قضائی عیناً جهت ابلاغ به واحدهای تابعه و دفاتر ازدواج آن منطقه ذیلاً اعلام می‌گردد:

«…نظر به اینکه ثبت ازدواج‌های موقت و دائمی که برخلاف مقررات صورت گرفته باشد غیرقانونی بوده و دفاتر ازدواج و طلاق حق ندارند این قبیل ازدواج‌ها را ثبت نمایند متخلفان برابر مقررات انتظامی دفاتر اسناد رسمی قابل تعقیب خواهند بود.»

بند ۴۶۲: مهریه زوجه بر اساس سکه طلا و یا قیمت یوم الاداء

۱۰/۲۷۳۶ – ۱۳۶۴/۴/۳۱ رونوشت: با برگ پیوست جهت اطلاع و اقدام قانونی به اداره کل امور اسناد و سردفتران ارسال مقتضی است مراتب را به واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه ابلاغ نمایند.

ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
جناب آقای هاشمی
بعد التحیه
شورای عالی قضائی در جلسه شماره ۷۰۸ مورخ ۶۴/۴/۹ تصویب نمود که به ادارات ثبت اسناد تابعه و دفاتر اسناد رسمی بخشنامه شود تا در موقع صدور اجرائیه و یا دریافت مهریه از زوج عین آن و یا قیمت حین الاداء باید پرداخت شود فتوکپی نظریه کمیسیون استفتاء که در شورا مطرح و ملاحظه شد نیز به ضمیمه ایفاد می‌گردد.
از طرف شورای عالی قضائی – موسوی بجنوردی
در پاسخ به نامه شماره ۶۰۶۶ /د -ق – ۶۴/۳/۷ دفتر دادستان کل کشور مبنی بر اینکه شخصی دختری را عقد نموده و مهریه ۱۸۰ عدد سکه طلا قرار داده و ذیل آن نوشته شده ۷۲۰۰۰۰ ریال. اینک کار به متارکه کشیده زوج مبلغ ۷۲۰۰۰۰ ریال در دفترخانه سپرده و با حکم دادگاه مبنی بر طلاق بدون اظهار نظر درباره مهریه اجرای صیغه طلاق نموده. زوجه مدعی است که وجه (مذکور) را نمی‌خواهم بلکه همان ۱۸۰ عدد سکه مورد مهرم را (می‌خواهم) طالبم. حالا با توجه به مراتب بالا آیا زوجه مستحق وجه است که در عقدنامه صحبت از تقویم شده یا عین سکه را و در صورت توافق به قیمت حین اداء که فعلاً بیش از ۶۰۰۰۰۰ تومان می‌شود؟ اعلام می‌دارد که: به نظر کمیسیون استفتائات مهریه مقرره زوجه در این قبیل ازدواج‌ها (در فرض سئوال و مشابه آن) ظاهراً طلا و سکه‌ها است و عقد ازدواج هم روی همین و بر اساس سکه‌های کلی خوانده شده است و تقویم سکه‌ها به ارزش ۷۲۰/۰۰۰ ریال فقط طریقیت داشته و برای مشخص شدن مقدار مهریه وقت از نظر ریالی به قیمت روز بوده نه اینکه منظور از تقویم مهریه قرار دادن خود ریال رایج بوده. والا دیگر علتی برای نام بردن از سکه‌ها (طلا) و بیان تعداد آنها نبود بلکه در این صورت ذکر آن یک کار لغو و عبث می‌باشد که خلاف عرف و خلاف ظاهر است. علیهذا زوجه مستحق سکه‌ها است و می‌تواند سکه‌ها را مطالبه نماید. کما اینکه می‌تواند قیمت یوم الاداء را مطالبه کند بلکه در صورت امکان تهیه سکه‌های مورد مهریه زن می‌تواند چند برابر قیمت و بهای یوم الاداء را درخواست نماید. | کمیسیون استفتائات

همانگونه که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در بخشنامه شماره ۱۰/۴۶۱۴ – ۶۵/۶/۱۹ متذکر گردیده است از اول مهر ماه ۱۳۶۵ آنچه از بخشنامه های ثبتی در مجموعه مذکور درج شده معتبر و لازم الاجراء می‌باشد و هر بخشنامه ثبتی دیگری که در مجموعه آورده نشده غیر قابل استناد است. بنابراین به لحاظ اهمیت موضوع خواهشمند است اولاً توجه کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تابعه را به این مهم معطوف و ثانیاً تذکر فرمایید چنانچه احیاناً بخشنامه‌ای قبلاً صادر شده بود که به نظر کمیسیون بررسی بخشنامه های ثبتی نرسیده و آن در مجموعه درج ضرورت دارد مراتب را همراه با هرگونه پیشنهاد نظریه دیگری فوراً به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام نمایند. ضمناً حسب دستور مؤکد مقام محترم معاونت وزارت دادگستری و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور عموم ادارات کل تابعه سازمان ثبت خصوصاً واحدهای ستادی مرکز نظیر اداره کل امور اسناد و سردفتران و اداره کل امور املاک و نقشه برداری و غیره مکلفند پرونده مخصوص جهت ضبط و نگهداری سوابق و کلیه بخشنامه‌هائی که از اول مهر ماه به بعد صادر می‌شود تهیه و تنظیم و تمامی بخشنامه‌های صادره را به ترتیب تقدم در پرونده مزبور حفظ و نگهداری نمایند تا در آینده به سهولت در دسترس باشد. مسئولیت تحقق این دستور به عهده شخص آقایان مدیران کل واحدهای تابعه سازمان ثبت است. خواهشمند است دستور فرمائید در خصوص تهیه و توزیع جهت استفاده کلیه واحدهای تابعه به نحو مقتضى اقدام لازم معمول فرمایند.
سرپرست دفتر تشکیلات و بودجه و آمار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور | جهانگیر ژیان