طبق ماده 5 آئین‌نامه سازمان اداری و وظائف ثبت شركت‌ها و مالكیت صنعت مصوب سال 1340 اداره ثبت شركت‌ها در تهران و دوایر ثبت شركت‌ها در شهرستان‌ها، در ثبت شركت‌نامه قائم مقام دفترخانه‌های رسمی می‌باشد و لذا به منظور اتخاذ رویه واحد مقتضی است مسئولان و متصدیان ثبت شركت‌ها:
- در موقع ثبت شركت‌های دارای شركت‌نامه و شركت‌های با مسئولیت محدود، نسبی، تضامنی، تعاونی متن شركت‌نامه را عیناً در دفتر ثبت شركت‌نامه ثبت نموده و وصول سرمایه توسط مدیران را نیز در دفتر ذكر كرده و این عبارت را در ذیل ثبت مربوط قید نمایند:
- (در تاریخ: روز ……. ماه …….. سال ………) در دفتر ثبت شركت‌نامه ثبت شركت‌های داخلی تحت شماره ….. ثبت و هویت شركاء بر اینجانب محرز گردید، سپس هر یك از شركاء و مدیران امضا كننده شركت‌نامه مدارك لازم را جهت احراز هویت خود به متصدی مربوط ارائه داده و بعد از نوشتن (ثبت با شركت‌نامه برابر است) دفتر را امضا نمایند و متصدی ثبت نیز دفتر را امضاء می‌نماید و در مورد شركت‌های سهامی باید مفاد اظهارنامه را عیناً در دفتر ثبت شركت‌نامه ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء كننده اظهارنامه و متصدی ثبت با ذكر عبارات فوق و قید جمله (ثبت با اظهارنامه برابر است) به جای جمله ثبت با شركت‌نامه برابر است دفتر را امضاء نمایند و در مورد مؤسسات غیرتجاری متن تقاضانامه ثبت مؤسسه را عیناً در دفتر ثبت مؤسسات غیرتجاری ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء كننده تقاضانامه و متصدی ثبت با ذكر عبارات مندرج در بند یك و قید جمله (ثبت با تقاضانامه برابر است) به جای جمله ثبت با شركت‌نامه برابر است دفتر را امضاء نمایند.
- در مورد ثبت تغییرات شركت‌ها و مؤسسات غیرتجاری برطبق ماده 200 اصلاحی قانون تجارت مصوبه 1347 مربوط به مقررات راجع به ثبت شركت‌ها و نشر شركت‌نامه و همچنین ماده 106 قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت و مواد 9 و 10 و 11 آئین‌نامه اصلاحی ثبت تشكیلات و مؤسسات غیرتجاری بایستی تغییرات مندرج در صورتجلسه را در ذیل ثبت قبلی در دفتر مربوطه ثبت، افراد امضاء كننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضاء دفتر همان است كه برای ثبت اولیه حسب مورد در هر یك از بندهای فوق‌الذكر قید گردیده است كه با ذكر جمله (ثبت با متن صورتجلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است) دفتر را امضاء می‌نمایند.
بند 140 مجموعه بخش‌نامه‌های ثبتی
پانوشت:
ماده ۵ طرح اصلاحی آئین نامه ثبت شرکت‌ها مصوب شهریور ۱۳۴۰: اداره ثبت شرکت‌ها در تهران و دوایر ثبت شرکت‌ها در شهرستان‌ها در ثبت شرکت‌نامه قائم مقام دفترخانه‌های رسمی می‌باشند.
ماده ۲۰۰ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت مصوب ۲۴ اسفند ۱۳۴۷ با اصلاحیه‌های بعدی: انحلال شرکت در صورت ورشکستگی تابع مقررات مربوط به ورشکی است.
ماده ۲۰۰ قانون تجارت از فصل دوم از باب سوم: در هر موقع که تصمیماتی برای تغییر اساسنامه شرکت یا تمدید مدت شرکت زائد بر مدت مقرر یا انحلال شرکت (حتی در مواردی که انحلال به واسطه انقضای مدت صورت می‌گیرد) و تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکاء یا خروج بعضی از آنها از شرکت یا تغییر اسم شرکت اتخاذ شود مقررات مواد ۱۹۵ و ۱۹۷ لازم الرعايه است. همین ترتیب در موقع هر تصمیمی که نسبت به مورد معین در ماده ۷۹ این قانون اتخاذ می‌شود، رعایت خواهد شد.
ماده ۱۹۵ قانون تجارت: ثبت کلیه شرکت‌های مذکور در این قانون الزامی و تابع جميع مقررات قانون ثبت شرکت‌ها است.
ماده ۱۹۷ قانون تجارت: در ظرف ماه اول تشکیل هر شرکت خلاصه شرکت‌نامه و منضمات آن طبق نظامنامه وزارت عدلیه اعلان خواهد شد.
ماده ۷۹ قانون تجارت: قیمت سهامی که به طریق مذکور در فوق فروخته می‌شود در مرکز اصلی شرکت یا در بانک ملی ایران ودیعه گذاشته خواهد شد و هرگاه در ظرف ده سال از تاریخ فروش سهام، صاحب سهم، سهام سابق خود را نداده و وجهی را که به طریق فوق امانت گذاشته شده است مطالبه ننماید نسبت به حق او مرور زمان حاصل شده و وجه مزبور در حکم اموال بلاصاحب بوده و مدیر شرکت مکلف است آن را به مقامات صلاحیت‌دار تسلیم نماید. هر مدیر شرکت که به این تکلیف عمل نکند به تأدیه برابر وجه مذکور محکوم خواهد شد.
ماده ۱۰۶ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت: در مواردی که تصمیمات مجمع عمومی متضمن یکی از امور ذیل باشد یک نسخه از صورتجلسه مجمع باید به جهت ثبت به مرجع ثبت شرکت‌ها ارسال گردد:
- انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان
- تصویب ترازنامه
- کاهش یا افزایش سرمایه و هر نوع تغییر در اساسنامه
- انحلال شرکت و نحوه تصفیه آن
ماده ۹ آئین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و مؤسسات غیر تجارتی مصوب سال ۱۳۳۷ با اصلاحیه های بعدی: مؤسسات و تشکیلات مذکور باید کلیه تغییراتی که در مورد اساسنامه و یا اشخاصی که حق امضاء دارند و یا اقامتگاه قانونی آنها پیدا می‌شود ظرف یک ماه به اداره ثبت شرکت‌ها اطلاع دهند و مادام که اطلاع نداده‌اند استناد به آن تغییرات در مقابل اشخاص ثالث معتبر نخواهد بود.
ماده ۱۰ آئین نامه مذکور: در صورت انحلال مؤسسات و تشکیلات مذکور در این آئین نامه هرگاه انحلال اختیاری باشد، تصفیه امور آن به توسط مدیر یا مدیران آن بر طبق شرایط مقرره در اساسنامه به عمل می‌آید و در صورتی که در اساسنامه متصدی امر تصفیه و ترتیب آن معین نشده باشد مجمع عمومی باید در موقع تصمیم به انحلال یک نفر را برای تصفیه انتخاب کرده و حدود اختیارات او را معین کند.
ماده ۱۱ آئین نامه مذکور: در صورتی که مؤسسه به موجب حکم محکمه منحل گردید و در اساسنامه متصدی امور تصفیه معین نشده باشد محکمه در ضمن حکم انحلال یک نفر را برای تصفیه معین می‌کند و در این قبیل موارد تصفیه امور مربوطه بر طبق قانون تجارت و تصفیه امور شرکت‌ها خواهد بود.
