نسخه فیزیکی اسناد در دفترخانه؛ نگهداری ضروری یا غیرضروری؟

عدم ضرورت به نگهداری و بایگانی نسخه نهایی اسناد در دفاتر اسناد رسمی؟

آیا می‌دانید با وجود سامانه ثبت آنی، هنوز هم نیاز به نگهداری نسخه‌های کاغذی اسناد در دفاتر اسناد رسمی وجود دارد؟ این موضوع یکی از دغدغه‌های اصلی سردفتران و دفتریاران است که به‌طور مستقیم بر نحوه کار و بایگانی اسناد تأثیر می‌گذارد. در این پست، به بررسی دقیق و جامع رای وحدت رویه کانون سردفتران می‌پردازیم که به این سوال مهم پاسخ داده است. با ما همراه باشید تا از جزئیات این رای و تغییرات ایجاد شده در نحوه نگهداری اسناد مطلع شوید و از سردرگمی در این زمینه جلوگیری کنید.

---

آشنایی با رای وحدت رویه کانون سردفتران

در اجرای شق ۲ ماده ۶۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران، این رای در تاریخ 1396/9/22 با شماره 96001/3304 صادر گردید. هدف از صدور این رای، پاسخ به یک سوال کلیدی بود: با توجه به وجود سامانه ثبت آنی و ضرورت صرفه‌جویی در مصرف کاغذ، آیا نگهداری نسخه نهایی اسناد در دفاتر اسناد رسمی الزامی است؟ این پرسش دغدغه بسیاری از سردفتران بود که رای صادر شده به آن پاسخ داد.

تأثیر قانون جامع حدنگار (کاداستر) بر نگهداری اسناد

یکی از مهم‌ترین مستندات این رای، قانون جامع حدنگار (کاداستر) و آیین‌نامه اجرایی آن است. بر اساس تبصره ۱ ماده ۷ این قانون، سازمان ثبت اسناد موظف به الکترونیکی کردن دفاتر رسمی است. این قانون بر نگهداری و بایگانی نسخه پشتیبان اسناد تأکید دارد، اما در مورد نسخه نهایی سند، که به صورت الکترونیکی در سامانه ذخیره می‌شود، نگهداری نسخه فیزیکی را غیرضروری می‌داند.

نقش شیوه نامه دفتر الکترونیک در این رای

در این رای، به ماده ۱۲ آیین‌نامه اجرایی قانون جامع حدنگار و تبصره ۳ ماده ۸ شیوه نامه بهره‌برداری از دفتر الکترونیک نیز اشاره شده است. این مستندات قانونی تصریح دارند که نگهداری نسخه الکترونیک اسناد به صورت فایل ضروری است و از آنجایی که نسخه نهایی سند الکترونیکی بوده و فاقد امضای گرم و اثر انگشت است، نگهداری نسخه کاغذی آن ضرورتی ندارد.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری از رای

نتیجه‌گیری نهایی رای این است که نگهداری نسخه فیزیکی نهایی اسناد در دفاتر اسناد رسمی ضرورتی ندارد. به جای آن، نسخه پشتیبان که با امضای متعاملین تهیه می‌شود، باید مطابق تبصره یک ماده ۷ قانون جامع حدنگار، در دفترخانه نگهداری شود. این رای به وضوح بر اهمیت مستندات الکترونیکی در سامانه و کاهش حجم بایگانی فیزیکی تأکید می‌کند.

ملاحظه مهم: لغو شدن این رای

توجه داشته باشید که این رای وحدت رویه، به موجب بخشنامه تنقیحی ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، لغو گردیده است. این بخشنامه با ردیف ۲۴۱ در مجموعه بخشنامه‌های ثبتی منتشر شده است. بنابراین، سردفتران و دفتریاران باید به بخشنامه‌های جدید مراجعه کرده و مقررات فعلی را رعایت کنند.

---

نسخه کامل متن رسمی رای وحدت رویه

تاریخ: 1396/9/22 | شماره: 96001/3304

بسمه تعالی

دفتر اسناد رسمی شماره…

در اجرای شق ۲ ماده ۶۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، اینک موضوعاتی که در کمیسیون وحدت رویه مطرح و منجر به اظهارنظر گردیده و به موجب نامه شماره 96/164919 مورخ 96/8/19 اداره کل دفتر حقوقی و امور مجلس مورد تأیید معاونین و مشاورین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور قرار گرفته و یا منصرف از نظر کمیسیون منجر به اظهارنظر گردیده است جهت اطلاع و رعایت مفاد آن ذیلاً ابلاغ می‌شود.

در خصوص سوال:

با توجه به ضرورت مصرف بهینه کاغذ در دفاتر اسناد رسمی و وجود ظرفیت خاص در سامانه ثبت آنی جهت نگهداری سوابق آیا در حال حاضر ضرورتی به نگهداری و بایگانی نسخه نهایی اسناد در دفاتر وجود دارد؟

بحث و بررسی لازم به عمل آمد و بدین شرح اظهارنظر گردید:

نظر به این که در تبصره ۱ ماده ۷ قانون جامع حدنگار (کاداستر) و ماده ۱۲ آیین‌نامه اجرایی آن، صرفا تصریح به نگهداری و بایگانی نسخه پشتیبان اسناد گردیده است و همچنین در تبصره ۳ ماده ۸ شیوه نامه بهره‌برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی نیز نگهداری نسخه الکترونیک اسناد را به صورت فایل ضروری شمرده، بنابراین نسخه نهایی که تصریح به الکترونیکی دارد، در سامانه موجود است و در هر زمان امکان پرینت وجود دارد و دارای هیچ‌گونه امضای گرم و اثر انگشت نمی‌باشد.

لذا نگهداری نسخه‌ای از آن ضرورتی ندارد و نسخه پشتیبان مطابق تبصره یک ماده ۷ قانون جامع حدنگار (کاداستر) با امضای متعاملین در دفترخانه نگهداری می‌شود، بدین وصف پیشنهاد کانون نیز برای اصلاح تبصره ۴ ماده ۸ شیوه نامه مذکور موجه می‌باشد.

محمدرضا دشتی اردکانی – رئیس کانون سردفتران و دفتریاران

پانوشت:

ماده ۷ قانون جامع حدنگار: سازمان مکلف است دفاتر موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی و مقررات مرتبط با آنها را به صورت الکترونیک و به نحوی که صحت، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری آن تأمین شده باشد، در زیرمجموعه مرکز داده‌ها، نظام جامع و سامانه‌های مرتبط، ساماندهی و ایجاد کند.

همچنین سازمان مکلف است امکان اتصال دفاتر اسناد رسمی به سامانه‌های مرتبط مذکور و بهره‌برداری از آنها را به نحوی که امکان ثبت برخط (آنلاین) اسناد و معاملات و پاسخ آنی و الکترونیک به استعلامات ثبتی ایجاد شود، فراهم کند. با ایجاد دفاتر الکترونیک مذکور، ثبت در دفاتر دست‌نویس منتفی و دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر موجود می‌شود.

تبصره ۱: سازمان مکلف است در راستای الکترونیک کردن دفتر ثبت اسناد رسمی، به نحوی برنامه‌ریزی کند که دفاتر اسناد رسمی، نسخه الکترونیک پشتیبان و غیرقابل تغییر کلیه اسنادی را که به وسیله سردفتر از طریق سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می‌شود؛ بایگانی کنند. همچنین دفاتر اسناد رسمی مکلفند از کلیه اسنادی که در سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می‌شود نسخه‌ای چاپی با امضای شخص یا اشخاص ذی‌ربط به عنوان پشتیبان تهیه و بایگانی کنند.

تبصره ۲: ادارات ثبت اسناد و املاک مکلفند نسخه چاپ شده اسناد مالکیت حدنگار صادرشده را به عنوان پشتیبان نگهداری نمایند.

ماده ۱۲ آیین‌نامه اجرایی قانون جامع حدنگار: کلیه خدمات ثبتی که توسط دفترخانه‌ها ارائه می‌شود باید با شماره ترتیب یکتا در دفتر الکترونیک متمرکز به گونه‌ای ثبت گردد که هر دفترخانه اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بتواند به اطلاعات ثبت شده از اسناد خود دسترسی داشته باشد. همچنین، نسخه الکترونیک و غیرقابل تغییر کلیه اسناد و خدمات تبعی از طریق سامانه در اختیار سردفتر جهت بایگانی قرار می‌گیرد.

ماده ۸ شیوه نامه بهره‌برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی: پس از اخذ امضای اشخاص مرتبط با سند و ثبت اثر انگشت آنها در سامانه سردفتر باید با امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را از طریق سامانه چاپ و پس از امضاء به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذیربط را تحویل نماید.

تبصره ۱- دفتریار مکلف است پس از تأیید نهایی دفتر الکترونیک توسط سردفتر، با استفاده از گواهی امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را امضاء نماید.

تبصره ۲- اخذ امضاء از اشخاص مرتبط، روی نسخه نهایی سند دریافت شده از سامانه، ممنوع است.

تبصره ۳- سردفتر مکلف است نسخه الکترونیک اسنادی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه ذخیره و نگهداری نماید.

تبصره ۴ – سردفتر مکلف است یک نسخه از سند نهایی دریافت شده از سامانه را به همراه نسخه پشتیبان مربوط، به صورت مجلدات حاوی یکصد سند تنظیم و در محلی مطمئن در دفترخانه نگهداری نماید.

---

سوالات متداول (FAQ)

—

ارجاع:

این رای وحدت رویه در ردیف 241 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی لغو گردیده است.

برای مشاهده سایر آرای وحدت رویه به این لینک مراجعه کنید.