رای وحدت رویه: عدم ضرورت به نگهداری و بایگانی نسخه نهایی اسناد در دفاتر اسناد رسمی

متن رای

تاریخ: 1396/9/22 | شماره: 96001/3304

بسمه تعالی

دفتر اسناد رسمی شماره —

در اجرای شق ۲ ماده 66 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، اینک موضوعاتی که در کمیسیون وحدت رویه مطرح و منجر به اظهار نظر گردیده و به موجب نامه شماره 96/164919 مورخ 96/8/19 اداره کل دفتر حقوقی و امور مجلس مورد تایید معاونین و مشاورین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور قرار گرفته و یا منصرف از نظر کسیون منجر به اظهار نظر گردیده است جهت اطلاع و رعایت مفاد آن ذیلاً ابلاغ می شود.

در خصوص سوال:

با توجه به ضرورت مصرف بهینه کاغذ در دفاتر اسناد رسمي و وجود ظرفیت خاص در سامانه ثبت آنی جهت نگهداری سوابق آیا در حال حاضر ضرورتی به نگهداری و بایگانی نسخه نهایی اسناد در دفاتر وجود دارد؟

بحث و بررسی لازم بعمل آمد و بدین شرح اظهارنظر گردید:

نظر به این که در تبصره 1 ماده ۷ قانون جامع حد نگار (کاداستر) و ماده ۱۲ آیین نامه اجرایی آن، صرفا تصریح به نگهداری و بایگانی نسخه پشتیبان اسناد گردیده است و همچنین در تبصره ۳ ماده ۸ شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سر دفتر اسناد رسمي نيز نگهداری نسخه الكترونیک اسناد را بصورت فایل ضروری شمرده، بنابراین نسخه نهایی که تصریح به الکترونیکی دارد، در سامانه موجود است و در هر زمان امکان پرينت وجود دارد و دارای هیچگونه امضاء گرم و اثر انگشت نمی باشد.

لذا نگهداری نسخه ای از آن ضرورتی ندارد و نسخه پشتیان مطابق تبصره یک ماده ۷ قانون جامع حد نگار (کاداستر) با امضای متعاملین در دفتر خانه نگهداری می شود، بدین وصف پیشنهاد کانون نیز برای اصلاح تبصره 4 ماده ۸ شیوه نامه مذکور موجه می باشد.

محمدرضا دشتی اردکانی – رئیس کانون سردفتران و دفتریاران

عکس رای

توجه: به موجب بخشنامه تنقیحی ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، این بخشنامه (ردیف 241 مجموعه بخش‌نامه‌های ثبتی) لغو گردیده است. (برای مشاهده کلیک کنید)