راهنمای جامع ثبت‌نام در درگاه ملی مجوزها برای سردفتران

هرآنچه درباره ثبت‌نام در درگاه ملی مجوزها باید بدانید

در این پست، به طور کامل به بررسی شرایط، مدارک لازم، مراحل ثبت‌نام، هزینه‌ها و زمان‌بندی صدور مجوز سردفتری اسناد رسمی در درگاه ملی مجوزها می‌پردازیم.

قبل از ادامه، ضروری است بدانید که چه مدارکی باید آماده کنید و چه مراحلی را تا قبل از ثبت‌نام در این درگاه باید طی کنید. توضیحات دقیق‌تر در لینک زیر ارائه شده است.

• بیشتر بدانید: گام به گام تا کسب مجوز سردفتری: راهنمای کامل

الزامات پیش از ثبت‌نام

یکی از مهم‌ترین مراحل پس از قبولی در آزمون سردفتری و قبل از اختبار، ثبت‌نام در درگاه ملی مجوزها است.

اقدامات اولیه: پیش از ورود به درگاه ملی مجوزها، باید مدارک و استعلامات لازم را تهیه و آماده کنید. از جمله این مدارک می‌توان به گواهی پزشکی قانونی، تاییدیه مدرک تحصیلی و… اشاره کرد که نحوه دریافت آن در این [لینک] توضیح داده شده است.

پیامک تایید: پس از تکمیل استعلامات، پیامکی دریافت می‌کنید که به شما اطلاع می‌دهد:

“پذیرفته‌شده سردفتری اسناد رسمی، با سلام، مدارک خود را (در صورت تکمیل بودن) در سامانه صدور مجوزها و ثبت من، بارگذاری نمایید.”

سپس باید به درگاه ملی مجوزها به نشانی [mojavez.ir] مراجعه کنید و مراحل زیر را طی کنید.

مراحل ثبت‌نام در درگاه ملی مجوزها

1. ورود به سامانه:

برای ثبت درخواست در سامانه درگاه ملی مجوزها، ابتدا به این سامانه وارد شوید. ورود از طریق پنجره ملی خدمات دولت هوشمند انجام می‌شود، مشابه فرایند ورود به سایر وب‌سایت‌های دولتی.

اگر قبلاً ثبت‌نام نکرده‌اید، در همین مرحله می‌توانید هم ثبت‌نام کنید و هم وارد حساب کاربری خود شوید. برای این کار تنها کافی است یک شماره تلفن همراه به نام خودتان داشته باشید. ثبت‌نام ساده و سریع است و با وارد کردن شماره تلفن همراه و دریافت کد تأیید، دسترسی به سامانه برای شما فراهم می‌شود.

پس از ورود به سامانه، می‌توانید مراحل بعدی را برای درخواست مجوز دنبال کنید.

2. جستجوی مجوز:

پس از ورود به درگاه ملی مجوزها، برای یافتن مجوز فعالیت سردفتری اسناد رسمی، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. جستجوی مجوز: در نوار جستجوی موجود در صفحه اصلی، عبارت «سردفتری اسناد رسمی» را وارد کنید. با این کار، فهرستی از مجوزهای مرتبط نمایش داده می‌شود.
2. انتخاب مجوز مورد نظر: از میان نتایج جستجو، گزینه «فعالیت سردفتری اسناد رسمی» را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه، به صفحه‌ای هدایت می‌شوید که اطلاعات کاملی درباره شرایط، مدارک مورد نیاز، هزینه‌ها و زمان صدور مجوز ارائه می‌دهد.

با مطالعه دقیق این اطلاعات، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمامی شرایط لازم را دارا هستید و مدارک مورد نیاز را آماده کرده‌اید. سپس می‌توانید فرآیند درخواست مجوز را آغاز کنید.

3. ثبت درخواست:

پس از مطالعه راهنمای مربوط به مجوز فعالیت سردفتری اسناد رسمی، مراحل زیر را انجام دهید:

1. اسکرول به پایین صفحه: پس از بررسی اطلاعات و شرایط ذکرشده در راهنما، به پایین صفحه بروید.
2. انتخاب گزینه “درخواست صدور مجوز”: در انتهای صفحه، دکمه یا لینک مربوط به “درخواست صدور مجوز” را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید.

با انتخاب این گزینه، فرآیند ثبت درخواست شما آغاز می‌شود. در این مرحله، اطلاعات و مدارک مورد نیاز را بارگذاری کرده و فرم‌های مربوطه را تکمیل کنید. حتماً از صحت اطلاعات واردشده اطمینان حاصل کنید تا درخواست شما به‌درستی پردازش شود.

4. تایید اطلاعات:

پس از مشاهده اطلاعات خود در سامانه، باید تأیید کنید که:

1. متقاضی صدور مجوز فعالیت سردفتری اسناد رسمی هستید.
2. اقرار می‌کنید که شرایط و مدارک لازم برای دریافت این مجوز را در درگاه ملی مجوزها مطالعه کرده‌اید و این شرایط و مدارک را دارا می‌باشید.
3. تعهد می‌دهید که حداکثر تا 24 ساعت پس از ثبت درخواست، تمامی مدارک لازم را در سامانه ثبت من بارگذاری خواهید کرد.
   • در صورت نقص مدارک یا عدم بارگذاری، سازمان ثبت مجاز است درخواست شما را رد کند.

نکات مهم:

• اگر اطلاعات شما در این مرحله نمایش داده نشد، باید صبر کنید و مجدداً مراجعه کنید. معمولاً این مشکل به دلیل زمان‌بر بودن انتقال اطلاعات پذیرفته‌شدگان از سازمان سنجش به سازمان ثبت و سپس به درگاه ملی مجوزها رخ می‌دهد.
• اگر پس از یک هفته و دریافت پیامک همچنان اطلاعات شما نمایش داده نشد، باید با سازمان ثبت محل خود تماس بگیرید و موضوع را پیگیری کنید.

توصیه می‌شود در تمامی مراحل، اطلاعات و مدارک خود را به‌دقت بررسی و بارگذاری کنید تا از رد درخواست جلوگیری شود.

5. وارد کردن شماره همراه کسب‌وکاری

• سپس باید شماره همراه کسب‌وکاری خود را وارد کنید.
• این شماره در بانک اطلاعات کسب‌وکار ثبت می‌شود و به‌عنوان شماره رسمی مرتبط با مجوز شما شناخته خواهد شد.

6. تکمیل اطلاعات اضافی

در این مرحله، برخی اطلاعات دیگر نیز باید ثبت و بارگذاری شوند:

اطلاعات موردنیاز:

1. کد پستی:
   • این کد برای استعلام آدرس شما مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2. تصویر کارت هوشمند ملی:
   • کدی که در پشت کارت ملی شما قرار دارد را وارد کنید.
3. گواهی عدم سوءپیشینه:
   • شماره و تاریخ این گواهی را ثبت کنید.
   • اگر نحوه دریافت این گواهی را نمی‌دانید، راهنمای مربوطه در این لینک ارائه شده است.

برخی از اطلاعات توسط سامانه به‌صورت خودکار استعلام و بررسی می‌شوند:

• وضعیت نظام وظیفه
• بررسی عدم محکومیت مالی:
  این استعلام توسط سامانه انجام می‌شود، و نتیجه آن از طریق پیامک به شما اطلاع داده خواهد شد. متن پیامک نمونه به شرح زیر است:

“از طرف سازمان «درگاه ملی مجوزهای کشور» به شناسه ملی 14000187509 استعلامی مبنی بر سوابق محکومیت مالی شما واصل و با کد رهگیری 1403051 پاسخ داده شد. برای مشاهده جزئیات پاسخ می‌توانید به نشانی Adliran.ir مراجعه کنید.”

نکته: اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات و مدارک به‌درستی و کامل وارد شده‌اند. پس از تکمیل این مراحل، درخواست شما برای صدور مجوز بررسی و نتایج آن از طریق پیامک و سامانه اطلاع‌رسانی خواهد شد.

7. ثبت درخواست صدور مجوز

در پایان باید روی دکمه “درخواست صدور مجوز” کلیک کنید. پس از کلیک:

1. کد رهگیری به شما ارائه می‌شود که نشان‌دهنده ثبت موفقیت‌آمیز درخواست شما در سامانه است.
2. پیامک تأیید ثبت درخواست به شماره تلفن همراه شما ارسال می‌شود. متن پیامک به شرح زیر است:

“متقاضی گرامی، سلام
درخواست مجوز شما با کد پیگیری ‘1360000’ در درگاه ملی مجوزهای کشور ثبت شد.
لطفاً حداکثر تا ۲۴ ساعت آینده اطلاعات و مدارک خواسته‌شده را در درگاه تخصصی صدور مجوزتان به نشانی زیر تکمیل و بارگذاری کنید:
https://my.ssaa.ir/portal/ssar
معاونت امور اسناد – اداره کل امور اسناد و سردفتران موظف است حداکثر تا 10 روز کاری پس از تکمیل اطلاعات و مدارک توسط شما، مدارک ارسالی را بررسی کند. در صورت کامل بودن، فرآیند صدور مجوزتان آغاز خواهد شد.
در صورت وجود نقص، رد درخواست همراه با ذکر موارد ناقصی به شما اعلام می‌شود.
درگاه ملی مجوزهای کشور”

8. هدایت به سامانه ثبت من

پس از ثبت موفقیت‌آمیز درخواست در درگاه ملی مجوزها، به صورت خودکار به سامانه ثبت من هدایت می‌شوید. در این سامانه باید ادامه مراحل را انجام دهید.

مراحل ورود و تکمیل درخواست:

1. ورود به سامانه ثبت من
   • برای ورود به این سامانه باید از قبل ثبت‌نام کرده باشید.
   • با استفاده از اطلاعات حساب کاربری خود وارد سامانه شوید.
2. انتخاب بخش مناسب
   • پس از ورود، گزینه “اسناد رسمی” را از منوی اصلی انتخاب کنید.
   • سپس روی “مجوز سردفتری” کلیک کنید.
3. مشاهده لیست درخواست‌ها
   • در صفحه مربوط به مجوز سردفتری، لیست درخواست‌های ثبت‌شده شما نمایش داده می‌شود.
   • یک درخواست مرتبط با مجوز سردفتری را مشاهده خواهید کرد.
4. ویرایش و بارگذاری مدارک
   • روی دکمه “ویرایش” کلیک کنید.
   • در این بخش باید مدارک لازم را که پیش‌تر آماده کرده‌اید، بارگذاری کنید.

اطمینان حاصل کنید که تمامی اطلاعات به‌درستی وارد شود و مدارک به صورت کامل و با فرمت‌های مورد قبول (jpg یا pdf) و حجم حداکثر 2 مگابایت آماده بارگذاری باشند. این مرحله بسیار مهم است، زیرا بررسی نهایی درخواست شما بر اساس اطلاعات و مدارک بارگذاری‌شده انجام می‌شود.

9. مدارک موردنیاز برای بارگذاری در سامانه ثبت من:

1. مدارک عمومی
   • عکس 3×4
   • تصویر شناسنامه
   • تصویر کارت ملی
2. گواهی عدم سوءپیشینه
   • این گواهی را که پیش‌تر در درگاه ملی مجوزها وارد کرده‌اید، در این مرحله نیز باید بارگذاری کنید.
     آموزش دریافت گواهی عدم سو پیشینه کیفری: از این لینک.
3. وضعیت تندرستی
   • گواهی پزشکی قانونی که وضعیت سلامت شما را تأیید می‌کند.
     اطلاعات گواهی باید ثبت و تصویر آن نیز بارگذاری شود.
4. تضمین ابواب جمعی
   • سند تعهدی که به همراه ضامن در دفترخانه تنظیم کرده‌اید.
   • این سند بر اساس ماده ۱۵ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده و مسئولیت مالی سردفتران و دفتریاران در قبال دولت یا اشخاص را تضمین می‌کند.
   • اطلاعات و تصویر این سند باید بارگذاری شود.
   • نحوه تنظیم این سند را از این لینک مشاهده کنید.
5. مدارک تحصیلی
   • تصویر آخرین مدرک تحصیلی (شامل مشخصات و شماره مدرک).
   • تصویر تأییدیه مدرک تحصیلی دریافت‌شده از سامانه سجاد.
   • تصویر گواهی مهارت‌های هفت‌گانه کامپیوتر (ICDL) با حداقل 130 ساعت آموزش.
6. وضعیت نظام وظیفه
   • تصویر کارت پایان خدمت یا معافیت دائم.
   • تأییدیه کارت که از پلیس+10 دریافت کرده‌اید نیز باید بارگذاری شود.
7. تعهد عدم اشتغال
   • سند تعهد عدم اشتغال که همراه با سند تضمین ابواب جمعی در دفترخانه تنظیم کرده‌اید.
   • این سند، طبق ماده ۱۵ قانون دفاتر اسناد رسمی، تعهد می‌دهد که متقاضی به مشاغلی که با وظایف سردفتری تناقض دارند (مانند وکالت یا قضاوت)، اشتغال ندارد و نخواهد داشت.
   • نحوه تنظیم این سند را از این لینک مشاهده کنید.

نکات مهم:

• تمامی مدارک باید به‌صورت jpg یا pdf با حجم حداکثر 2 مگابایت بارگذاری شوند.
• پیش از بارگذاری، مدارک را بررسی کنید تا مطمئن شوید تمامی اطلاعات خوانا و کامل است.
• پس از بارگذاری، درخواست شما به مرحله بررسی می‌رود. در صورت نقص مدارک، سامانه به شما اطلاع خواهد داد تا اصلاحات لازم را انجام دهید.

10. ثبت نهایی درخواست

1. کلیک روی “ثبت درخواست”
   • پس از بارگذاری تمامی مدارک، دکمه “ثبت درخواست” را کلیک کنید.
   • سامانه از شما می‌پرسد: “آیا از ثبت اطلاعات اطمینان دارید؟”
2. تأیید و ثبت نهایی
   • با کلیک بر روی دکمه “ثبت نهایی”، فرآیند ثبت درخواست تکمیل می‌شود.
3. بررسی مدارک توسط معاونت امور اسناد
   • اداره کل امور اسناد و سردفتران موظف است حداکثر طی 10 روز کاری از زمان تکمیل اطلاعات و مدارک، درخواست شما را بررسی کند.
   • در صورت کامل بودن مدارک، فرآیند صدور مجوز آغاز می‌شود.
   • اگر نقصی در مدارک وجود داشته باشد، دلیل نقص به شما اطلاع داده می‌شود تا اقدامات لازم برای رفع آن انجام دهید.
4. پیگیری درخواست پس از 10 روز

• • ورود به سامانه ثبت من: دوباره وارد سامانه شوید و از منوی “اسناد رسمی” گزینه “مجوز سردفتری” را انتخاب کنید.

مشاهده وضعیت درخواست

جزئیات درخواست خود را بررسی کنید:

• اگر مدارک دارای نقص باشد، باید مطابق راهنمای ارائه‌شده، آن‌ها را رفع کنید.
• در صورت تأیید مدارک، باید برای مرحله بعدی یعنی اختبار آماده شوید.

آمادگی برای اختبار

طبق اعلام سازمان ثبت، در آزمون اختبار تنها از سامانه ثبت آنی سوال می‌شود.

این آزمون بسیار مهم است و نیاز به آمادگی کامل دارد.

• بیشتر بدانید: همه‌چیز درباره تغییرات جدید آزمون اختبار سردفتری؛ رویکرد جدید سازمان ثبت

برای شرکت موفق در اختبار، لازم است آموزش‌های لازم سامانه ثبت آنی را دریافت کنید.

برای مشاهده آموزش‌ها، می‌توانید از لینک مرتبط استفاده کنید:

دریافت آموزش‌های سامانه ثبت آنی

نکات پایانی

1. ورود مجدد به سامانه در صورت خروج

• اگر حین کار با سامانه به هر دلیلی از حساب کاربری خود خارج شدید:
  • می‌توانید مجدداً وارد سامانه شوید.
  • برای ورود، درخواست رمز پویای جدید کنید و با استفاده از آن، ادامه فرآیند بارگذاری مدارک را انجام دهید.

2. زمان لازم برای صدور مجوز

• پس از تأیید مدارک توسط معاونت امور اسناد، صدور مجوز معمولاً حدود 90 روز کاری زمان می‌برد.
• توصیه می‌شود در این بازه زمانی، وضعیت درخواست خود را در سامانه ثبت من پیگیری کنید.

3. مدت اعتبار مجوز سردفتری

• مجوز سردفتری اسناد رسمی دارای اعتبار 30 ساله است.

4. مهم

• حتماً تمامی مدارک و اطلاعات را با دقت بررسی و در زمان مقرر بارگذاری کنید.
• پیش از اختبار، با مطالعه آموزش‌های سامانه ثبت آنی، آمادگی کامل کسب کنید.
• برای پیگیری وضعیت درخواست و رفع نقص احتمالی، سامانه را به‌طور مرتب بررسی کنید.
• توصیه می‌شود پیش از اختبار، تمام مراحل ثبت‌نام و رفع نقص را با دقت انجام دهید.

نتیجه‌گیری

ثبت‌نام در درگاه ملی مجوزها برای دریافت مجوز سردفتری اسناد رسمی، فرآیندی ضروری و گام به گام است که نیاز به دقت در آماده‌سازی مدارک، بارگذاری اطلاعات صحیح و پیگیری مداوم دارد. با توجه به اهمیت این مجوز و مراحل قانونی آن، توصیه می‌شود تمامی اطلاعات و شرایط به دقت مطالعه شود تا از بروز مشکلات و تأخیر در فرآیند جلوگیری شود. همچنین آمادگی برای اختبار و استفاده از منابع آموزشی معتبر، تضمین‌کننده موفقیت شما در این مسیر خواهد بود.

سوالات متداول