آیا دفاتر اسناد رسمی هنوز هم باید نسخه‌های کاغذی اسناد را نگهداری کنند؟ با توجه به توسعه سامانه‌های الکترونیک ثبت اسناد، این سوال ذهن بسیاری از سردفتران را به خود مشغول کرده است. رای وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران به این ابهام پاسخ داده و تکلیف را مشخص کرده است. این رای، که بر اساس قوانین و آیین‌نامه‌های جدید صادر شده، نقشی حیاتی در شفاف‌سازی وظایف سردفتران در عصر دیجیتال دارد. در ادامه، جزئیات این رای را بررسی می‌کنیم.
نسخه فیزیکی اسناد در دفترخانه؛ نگهداری ضروری یا غیرضروری؟
عدم ضرورت به نگهداری و بایگانی نسخه نهایی اسناد (تکلیف نهایی طبق بخشنامه ۱۴۰۴)
آیا می‌دانید با وجود لغو رای وحدت رویه قدیمی، تکلیف دفاتر اسناد رسمی در خصوص بایگانی نسخه نهایی اسناد چیست؟ این موضوع مدت‌ها باعث سردرگمی سردفتران بود؛ چرا که از یک سو رای وحدت رویه لغو شده بود و از سوی دیگر سامانه‌ها الکترونیکی شده بودند. در این پست، به بررسی جدیدترین بخشنامه اداره کل امور اسناد و سردفتران (آبان ۱۴۰۴) می‌پردازیم که به این سوال مهم پاسخ نهایی داده است. با ما همراه باشید تا از جزئیات این بخشنامه و تایید مجدد عدم نیاز به بایگانی نسخه نهایی مطلع شوید.
سابقه موضوع: رای وحدت رویه کانون سردفتران
در گذشته، رایی با شماره 96001/3304 در تاریخ 1396/9/22 صادر شد که هدف آن پاسخ به یک سوال کلیدی بود: آیا با وجود سامانه ثبت آنی، نگهداری نسخه نهایی اسناد الزامی است؟ این رای در زمان خود اعلام کرد که به دلیل الکترونیکی بودن نسخه نهایی، نگهداری فیزیکی آن ضرورتی ندارد.
تأثیر قانون جامع حدنگار (کاداستر) بر نگهداری اسناد
یکی از مهم‌ترین مستندات، قانون جامع حدنگار (کاداستر) و آیین‌نامه اجرایی آن است. بر اساس تبصره ۱ ماده ۷ این قانون، سازمان ثبت اسناد موظف به الکترونیکی کردن دفاتر رسمی است. تمرکز قانون بر نگهداری و بایگانی نسخه پشتیبان (نسخه‌ای که امضای مراجعین را دارد) است.
نقش شیوه نامه دفتر الکترونیک
طبق ماده ۱۲ آیین‌نامه اجرایی قانون جامع حدنگار و تبصره ۳ ماده ۸ شیوه نامه بهره‌برداری از دفتر الکترونیک، نگهداری نسخه الکترونیک اسناد به صورت فایل ضروری است. از آنجایی که نسخه نهایی سند در سامانه موجود است و فاقد امضای گرم می‌باشد، بحث بر سر عدم لزوم بایگانی کاغذ آن شکل گرفت.
چالش لغو رای وحدت رویه (ردیف ۲۴۱)
نکته‌ای که باعث ایجاد ابهام شد، این بود که رای وحدت رویه مذکور (ردیف ۲۴۱ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی)، به موجب بخشنامه تنقیحی ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور لغو گردید. این موضوع باعث شد برخی تصور کنند که شاید مجدداً بایگانی نسخه نهایی الزامی شده است. اما بخشنامه جدید ۱۴۰۴ این ابهام را برطرف کرد.
فصل‌الخطاب: بخشنامه جدید ۱۴۰۴ و تایید عدم ضرورت
طبق نامه شماره ۱۴۰۴/۱۵۹۳۲۵ مورخ ۱۴۰۴/۰۸/۲۴ اداره کل امور اسناد و سردفتران، صراحتاً اعلام گردید که با وجود لغو ردیف ۲۴۱، همچنان سردفتر اسناد رسمی تکلیفی به بایگانی نسخه نهایی سند ندارد.
دلایل ذکر شده در این نظریه حقوقی جدید عبارتند از:
- عدم نسخ تبصره ۴ ماده ۸ شیوه‌نامه بهره‌برداری از دفتر الکترونیک.
- حاکمیت ماده ۳۴ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی (مصوب ۱۴۰۰ و اصلاحی ۱۴۰۲).
بنابراین، نتیجه نهایی این است که نگهداری نسخه فیزیکی نهایی اسناد در دفاتر اسناد رسمی همچنان ضرورتی ندارد.
نسخه کامل متن بخشنامه جدید (اداره کل امور اسناد)
تاریخ: 1404/08/24 | شماره: 1404/159325
جناب آقای محمودی سرپرست محترم اداره کل ثبت اسناد و املاک استان هرمزگان
موضوع: عدم ضرورت بایگانی نسخ نهایی اسناد
با سلام و احترام
عطف به نامه شماره ۱۱۷/۱۲۸۰۷ – ۱۴۰۴/۸/۱۷ اشعار می‌دارد:
هر چند ردیف ۲۴۱ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی به موجب فراز الف بخشنامه شماره ۱۴۰۱/۱۸۳۰۴-۱۴۰۱/۲/۴ ریاست محترم و عالی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور لغو شده، [لیکن] از سویی عدم نسخ تبصره ۴ ماده ۸ شیوه نامه بهره‌برداری از دفتر الکترونیک اسناد به شماره ۱۰۵۷۵۸//۹۵ – ۹۵/۵/۲۳ و ورود ماده ۳۴ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ به شیوه نامه مزبور و مقررات مندرج در بندهای (الف) و (ب) ماده مذکور (اصلاحی سال ۱۴۰۲) به نظر سردفتر اسناد رسمی تکلیفی به بایگانی نسخه نهایی سند ندارد.
سید عبدالعزیز الیاسی
مدیر کل امور اسناد و سردفتران
نسخه کامل متن رسمی رای وحدت رویه ردیف ۲۴۱ مجموعه بخشنامه های ثبتی
تاریخ: 1396/9/22 | شماره: 96001/3304
بسمه تعالی
دفتر اسناد رسمی شماره…
در اجرای شق ۲ ماده ۶۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، اینک موضوعاتی که در کمیسیون وحدت رویه مطرح و منجر به اظهارنظر گردیده و به موجب نامه شماره 96/164919 مورخ 96/8/19 اداره کل دفتر حقوقی و امور مجلس مورد تأیید معاونین و مشاورین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور قرار گرفته و یا منصرف از نظر کمیسیون منجر به اظهارنظر گردیده است جهت اطلاع و رعایت مفاد آن ذیلاً ابلاغ می‌شود.
در خصوص سوال:
با توجه به ضرورت مصرف بهینه کاغذ در دفاتر اسناد رسمی و وجود ظرفیت خاص در سامانه ثبت آنی جهت نگهداری سوابق آیا در حال حاضر ضرورتی به نگهداری و بایگانی نسخه نهایی اسناد در دفاتر وجود دارد؟
بحث و بررسی لازم به عمل آمد و بدین شرح اظهارنظر گردید:
نظر به این که در تبصره ۱ ماده ۷ قانون جامع حدنگار (کاداستر) و ماده ۱۲ آیین‌نامه اجرایی آن، صرفا تصریح به نگهداری و بایگانی نسخه پشتیبان اسناد گردیده است و همچنین در تبصره ۳ ماده ۸ شیوه نامه بهره‌برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی نیز نگهداری نسخه الکترونیک اسناد را به صورت فایل ضروری شمرده، بنابراین نسخه نهایی که تصریح به الکترونیکی دارد، در سامانه موجود است و در هر زمان امکان پرینت وجود دارد و دارای هیچ‌گونه امضای گرم و اثر انگشت نمی‌باشد.
لذا نگهداری نسخه‌ای از آن ضرورتی ندارد و نسخه پشتیبان مطابق تبصره یک ماده ۷ قانون جامع حدنگار (کاداستر) با امضای متعاملین در دفترخانه نگهداری می‌شود، بدین وصف پیشنهاد کانون نیز برای اصلاح تبصره ۴ ماده ۸ شیوه نامه مذکور موجه می‌باشد.
محمدرضا دشتی اردکانی – رئیس کانون سردفتران و دفتریاران
سوالات متداول (FAQ)
خیر. اگرچه رای قدیمی لغو شده است، اما طبق بخشنامه جدید مورخ 1404/08/24 اداره کل امور اسناد، به دلیل وجود مقررات جدید (ماده 34 آیین‌نامه)، همچنان تکلیفی برای بایگانی نسخه نهایی سند وجود ندارد.
تنها بایگانی **نسخه پشتیبان** اسناد که حاوی امضای اصحاب سند (متعاملین) است، به صورت مجلدات فیزیکی در دفترخانه الزامی است.
مستند فعلی، ماده 34 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی (اصلاحی 1402) و نظریه مدیرکل امور اسناد و سردفتران به شماره 1404/159325 می‌باشد.
ارجاع:
برای مشاهده سایر بخشنامه‌های جدید ثبتی به این لینک مراجعه کنید.
2 دیدگاه. Leave new
سلام وقت بخیر بعد از بازنشستگی سردفتر و یا احیانا سردفتری که انفصال میخوره بعد از بازنشستگی یا در دوره انفصال چجوری میشه برابر اصل سندی و که اصلش و ذینفع گم کرده یا در دسترسش نیست و تهیه کرد؟؟؟
از دفتر کفیل
از کانون سردفتران سوال کنید که دفتر کفیل کدوم دفترِ