همه چیز درباره امتیاز دفتریاری در دفترخانه‌های اسناد رسمی

‌ماده 12 قانون دفاتر اسناد رسمی: اشخاص زیر را نمی‌توان به سمت سردفتری یا دفتریاری انتخاب یا ابقاء کرد.

1. اتباع بیگانه.
2. کسانی که تحت قیمومت یا ولایت هستند.
3. محکومین به انفصال دائم از خدمات دولتی یا قضایی یا وکالت دادگستری و همچنین محکومین به انفصال موقت از خدمات و مشاغل مزبور‌در مدت انفصال یا تعلیق.
4. محکومین به جنایات عمدی و محکومین به ارتکاب جنحه‌های منافی عفت و همچنین محکومین به جنحه‌هایی که مطابق قانون مستلزم‌محرومیت از بعضی حقوق اجتماعی مذکور در ماده 15 قانون مجازات عمومی است و همچنین اشخاصی که احراز شود به اتهامات جنایات عمدی‌تحت محاکمه هستند.
5. اشخاص مشهور به فساد عقیده و معتادین به مواد مخدر و کسانی که فاقد صلاحیت اخلاقی باشند.

ماده 13: سردفتران و دفتریاران که به اتهام ارتکاب جنایت عمدی مطلقاً و یا به اتهام ارتکاب جنحه‌های مذکور در ماده 19 قانون مجازات عمومی‌از طرف مراجع قضایی علیه آنها کیفر خواست صادر شود تا صدور حکم قطعی معلق خواهند شد و در صورتی که سردفتر معلق شود دفترخانه تا روشن‌شدن تکلیف نهایی سردفتر معلق به کفالت دفتریار واجد شرایط یا سردفتر دیگری اداره خواهد شد و در صورت برائت از اتهام منتسب سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور مکلف است بلافاصله اجازه اشتغال مجدد او را صادر نماید.

‌ماده 15 قانون دفاتر اسناد رسمی: 

مشاغل زیر منافی شغل سردفتری و دفتریاری است.

1. قضاوت و وکالت دادگستری و عضویت در مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و شهرداریها.
2. اشتغال به امر تجارت بنا به تعریف ماده یک قانون تجارت.
3. عضویت در هیأت مدیره و مدیریت عامل شرکتهای تجاری و بانکها و یا مؤسسات بیمه و مؤسسات دولتی و یا وابسته به دولت.
4. مدیریت روزنامه یا مجله اعم از مدیر مسئول یا مدیر داخلی و صاحب امتیاز و سردبیر (‌به استثناء نشریه کانون سردفتران و مجلاتی که صرفاً‌جنبه علمی داشته باشد).

‌تبصره 1 – تدریس در دانشکده‌ها و مدارس عالی با اجازه وزارت دادگستری مانع از اشتغال به شغل سردفتری و یا دفتریاری نخواهد بود.

‌تبصره 2 – سردفتر یا دفتریار در صورت انتخاب به نمایندگی مجلسین یا شهردار انتخابی با حفظ سمت از اشتغال به سردفتری معذور خواهد بود و‌در این مدت دفترخانه به تصدی دفتریار واجد شرایط که از طرف سردفتر معرفی می‌شود اداره خواهد شد.

مدت نمایندگی سردفتر در مجلسین یا‌خدمت در سمت شهردار انتخابی جزء سنوات خدمات او محسوب می‌شود.

بر اساس ماده ۹ قانون دفاتر اسناد رسمی، سن دفتریاران در بدو اشتغال نباید کمتر از ۲۰ سال و بیشتر از ۵۰ سال باشد.

دفتریار اول معاون سردفتر و نماینده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در دفترخانه است که بیمه او از کانون سردفتران و دفتریاران پرداخت می‌شود و ۱۵ درصد از حق التحریر دفترخانه به حساب وی واریز می‌گردد.

دفتریار دوم در حقیقت کارمند دفترخانه است که مزایای دفتریار اول را ندارد و حقوق و بیمه او بر اساس قانون کار محاسبه می‌شود. در صورت انتخاب دفتریار دوم، پرداخت حقوق وی طبق مقررات بر عهده سردفتر خواهد بود. که در هر حال نباید از حداقل حقوق وزارت کار کمتر باشد.

کد ۷۵۰ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی: سران دفاتر اسناد رسمی مکلفند همه ماهه حداکثر تا پنجم ماه بعد ۱۵درصد سهم دفتریار از حق التحریر وصولی را به حساب بانکی دفتریار واریز و قبض رسید را در سابقه بایگانی و کانون سردفتران و دفتریاران و به دفتر یار اعلام نمایند.

دفتریاران اول دفاتر اسناد رسمی مکلفند در یکی از شعب بانکهای نزدیک به دفترخانه، حساب بانکی افتتاح و شماره آنرا به سردفتر و کانون… اعلام نمایند.

مسئولیت نظارت و مراقبت بر اجرای این بخشنامه به عهده مدیران کل ثبت استانها و کانون… می باشد.

‌ماده 10 قانون دفاتر اسناد رسمی: پس از تصویب این قانون هر یک از سردفتران و دفتریاران اول که دارای سی سال سابقه خدمت اعم از متوالی یا متناوب (‌اعم از سردفتری و دفتریاری اول) باشد می‌تواند تقاضای بازنشستگی کند. نحوه استفاده این اشخاص از مزایای بازنشستگی به موجب آیین‌نامه موضوع ماده 68 این‌قانون تعیین خواهد شد.

‌ماده 11: سردفتران و دفتریاران اول پس از رسیدن به سن 65 سال تمام بر اساس مقررات این قانون بازنشسته خواهند شد.

بند 21 مجموعه بخشنامه های ثبتی: نظر به تبصره ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیرماه 1354 مادام كه حكم بازنشستگی صادر و به سردفتر یا دفتریار ابلاغ نشده است باید به كار خود ادامه دهد.

ماده ۵۹ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی: سردفتران و دفتریاران مکلفند در وقت اداری که کمتر از ۴۴ ساعت در هفته نباشد، در دفترخانه حضور داشته باشند. سازمان می‌تواند در صورت ضرورت و افزایش حجم کار برنامه کشیک دفاتر را پیش‌بینی و ابلاغ کند.

کد ۵۹۴ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی: ساعات کار دفترخانه‌ها از ساعت 07:30 تا 14:30 است و پس از آن بایستی درب محل دفترخانه بسته و از پذیرفتن ارباب رجوع جدا خودداری شود.

دفاتر اسناد رسمی متقاضی انجام امور دفتری و ثبت سند در خارج از وقت اداری با هماهنگی اداره ثبت محل، مجاز به فعالیت هستند.

مفتوح بودن دفاتر اسناد رسمی در ساعات غیراداری و مبادرت به تنظیم سند خلاف موازین و مقررات می باشد.

بند 16 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی: چون طبق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354 سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین برابر مقررات اقدام و به استناد ماده 19 آئین نامه قانون دفاتر اسنادرسمی مصوب سال 1317 (با اصلاحات بعدی) اسناد تنظیمی باید در یك جلسه تنظیم و به امضاء اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار برسد. بنابراین حضور منظم سردفتر و دفتریار و یا قائم مقام آنها جز در ایام مرخصی و سایر معاذیر قانونی در دفترخانه الزامی بوده و عذر كاركنان دفترخانه در مورد انجام كار مراجعین به بهانه نبودن سردفتر یا دفتریار مسموع نیست.

ماده 6 قانون دفاتر اسناد رسمی: اشخاص زیر را می‌توان به سردفتری دفترخانه اسناد رسمی تعیین نمود.

1. اشخاصی که دارای لیسانس حقوق … باشند.
2. سایر لیسانسیه‌ها به شرط داشتن سه سال سابقه دفتریاری.
3. دفتریارانی که دارای گواهی قبولی امتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری … باشند به شرط داشتن پنج سال سابقه دفتریاری.
4. دفتریارانی که دارای دیپلم کامل متوسطه باشند به شرط داشتن هفت سال سابقه دفتریاری اول.
5. دفتریاران اول که در تاریخ تصویب این قانون شاغل بوده و 15 سال سابقه دفتریاری اعم از متناوب و مستمر داشته باشند.

البته در هر حال مطابق ماده 5 همین قانون باید در آزمون سردفتری شرکت نمود.

کد ۶۰۶ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی: دفتریاران شاغل مادام که به سن بازنشستگی (مادتین ۱۰ و ۱۱ قانون دفاتر اسناد رسمی…) نرسیده‌اند، در صورت داشتن سایر شرایط قانونی، میتوانند به سردفتری دفترخانه اسناد رسمی تعیین شوند ولو اینکه بیش از پنجاه سال سن داشته باشند.

ماده 10 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی: سردفتر موظف است حداکثر ظرف 2 ماه پس از آغاز به کار شخص واجد شرایط را برای تصدی سمت دفتریاری اول موضوع ماده ۳ قانون به سازمان معرفی نمایند.

تبصره ۱: داشتن کارت پایان خدمت وظیفه عمومی یا کارت معافیت دائم از خدمت وظیفه عمومی برای آقایان الزامی است.

تبصره 2: شخص معرفی شده توسط سردفتر در صورت قبولی در آزمون کتبی، مراحل گزینش، مصاحبه و احراز صلاحیت، با حکم رئیس سازمان منصوب می‌شود و در صورت عدم انتخاب شخص معرفی شده به عنوان دفتریار، سردفتر مکلف است شخص دیگری را معرفی نماید. شرکت دفتریار در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به‌کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.

تبصره ۳: در صورت انتخاب دفتریار دوم، پرداخت حقوق وی طبق مقررات بر عهده سردفتر خواهد بود.

دقت در پیشنهاد دفتریار موضوع کد 810 مجموعه بخشنامه های ثبتی: مشاهده می شود که سران دفاتر اسناد رسمی بدواً شخصی را به عنوان دفتریار به سازمان ثبت پیشنهاد می نمایند سپس از این تصمیم عدول و فرد دیگری را برای تصدی شغل دفتریاری پیشنهاد می کنند.

از آنجائی که این اقدام علاوه بر تضییع حقوق فرد مزبور، بعضا باب سوء استفاده را فراهم و موجب اتلاف وقت مسئولان امر نیز می‌گردد لذا مقرر می دارد مراتب به کلیه سران دفاتر اسناد رسمی ابلاغ شود تا نهایت دقت را در هنگام پیشنهاد دفتریار معمول و تا تعیین تکلیف فرد معرفی شده قبلی، از معرفی شخص دیگر خودداری نمایند. بدیهی است از تاریخ صدور این بخشنامه به پیشنهادهائی که بدون رعایت مراتب فوق به عمل آید ترتیب اثر داده نخواهد شد. بخشنامه شماره ۱/۳۴/۲۹۷۷ مورخ ۱۳۷۹/۹/۱۲ سازمان ثبت

ماده ۸ شیوه‌نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر: پس از اخذ امضای اشخاص مرتبط با سند و ثبت اثر انگشت آنها در سامانه، سردفتر باید با امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را از طریق سامانه چاپ و پس از امضاء به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذیربط را تحویل نماید.

تبصره ۱– دفتریار مکلف است پس از تأیید نهایی دفتر الکترونیک توسط سردفتر، با استفاده از گواهی امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را امضاء نماید.

تبصره ۲- اخذ امضاء از اشخاص مرتبط، روی نسخه نهایی سند دریافت شده از سامانه، ممنوع است.

تبصره ۳- سردفتر مکلف است نسخه الکترونیک اسنادی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه ذخیره و نگهداری نماید.

تبصره ۴ – سردفتر مکلف است یک نسخه از سند نهایی دریافت شده از سامانه را به همراه نسخه پشتیبان مربوط، به صورت مجلدات حاوی یک صد سند تنظیم و در محلی مطمئن در دفترخانه نگهداری نماید.

ماده 15 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی:

شروع به کار سردفتران و دفتریاران اول و دوم منوط به معرفی ضامن می‌باشد و این کار باید به موجب سند رسمی انجام شود. در صورت معرفی ضامن، مسئولیت سردفتر یا دفتریار با ضامن خود تضامنی است. مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر یک میلیارد ریال، دفتریار اول  500 میلیون ریال و  دفتریار دوم 300 میلیون ریال است.

مشمولان این ماده می‌توانند به جای معرفی ضامن معادل مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا ضمانت‌نامه بانکی مبادرت کنند.

تبصره۱ـ ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت‌نامه بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت جرایم نقدی دادگاه انتظامی است و باید این موضوع در سند رسمی تصریح شود. تبدیل تضمین مجاز می‌باشد.

تبصره۲ـ چنانچه ضمانت یا وثیقه یا ضمانت‌نامه بانکی به جهتی از بین برود یا کلاً یا بعضاً به مصرف برسد و یا اعتبار و یا ارزش آن به نحو فاحشی کاهش یابد. سردفتر و دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یک ماه نسبت به تبدیل ضمانت یا ایداع وثیقه یا ارائه ضمانت‌نامه بانکی اقدام نماید. در غیر این صورت، سازمان ابلاغ او را لغو می‌نماید.

تبصره۳ـ کلیه سردفتران و دفتریاران ملزم به رعایت تطبیق تضمین خود با آیین‌نامه خواهند بود.

تبصره۴ـ رییس سازمان می‌تواند در صورت اقتضاء هر سه سال متناسب با شاخص بهای کالاها و خدمات مصرفی که توسط بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران به طور رسمی اعلام می‌شود، تعدیل مبالغ تضمین را به رییس قوه قضائیه پیشنهاد نماید.

کد ۱۱۰۳ مجموعه بخشنامه های ثبتی: با عنایت به ماده ۱۷ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۵ تیر ماه ۱۳۵۴ و تبصره ۳ ماده ۱۵ آیین نامه قانون مزبور مصوب ۱۴۰۰/۱/۱۰ که مقرر داشته است کلیه سردفتران و دفتریاران ملزم به رعایت تطبیق تضمین خود با آیین نامه میباشند لذا مقتضی است به کلیه سردفتران و دفتریاران شاغل در حوزه ثبتی آن اداره کل ابلاغ گردد تا نسبت به تطبیق وضعیت تضمین خود اقدام نمایند ضمناً ضمانت سردفتران و دفتریاران از یکدیگر بلااشکال خواهد بود. لذا نتیجه اقدامات به همراه مدارک و مستندات مربوطه به اداره کل امور اسناد و سردفتران ارسال شود.

احتراماً با عنایت به این که طبق ماده ۱۷ قانون دفاتر اسناد رسمی از سردفتران و دفتریاران قبل از شروع به کار باید ضامن معتبر اخذ شود و براساس بندهای ۱ و ۲ ماده ۹ آیین نامه اصلاحی قانون مذکور معرفی ضامن باید به موجب سند رسمی باشد لذا خواهشمند است دستور فرمایید پس از واریز مبلغ مورد ضمانت توسط متقاضیان انتصاب به سمت سردفتری اسناد رسمی و دفتریاری به حساب سپرده آن اداره کل نسبت به اخذ سند تضمین مربوطه اقدام لازم معمول و نتیجه را به این اداره کل ارسال نمایند.