برای اینكه نحوه عمل در مورد وجوه سپرده اشخاص و تعویض آن در دفاتر اسناد رسمی بصورت منظمی در آید و از سوء استفاده های احتمالی جلوگیری شود مقرر میگردد:
- الف: نام و نشانی كسی كه وجه را سپرده، در قبض تصریح شود.
- ب: معین شود كه وجه مزبور از چه بابت سپرده شده؛ بابت اجاره‌بها یا اجرت المثل، اجاره نامه عادی است یا رسمی؟
- در صورتی كه عادی باشد نوع و شماره پلاك و محل وقوع ملك مورد اجاره
- و در مورد سند رسمی شماره سند در قبض سپرده قید شود.
- ج: جز در مورد رقبات مشمول قانون روابط مالك و مستأجر و مقررات مربوط به اصلاحات ارضی در سایر موارد اداره ثبت، وقتی می‌تواند وجهی را قبول و قبض سپرده صادر نماید كه تعهد مستند به سند رسمی باشد.
- د: از تعویض قبوض سپرده‌ای كه فاقد شماره چاپی (شماره مسلسل و شماره مخصوص هر سال) باشد یا شماره‌های مزبور مخدوش باشد خودداری و در صورت برخورد به چنین قبضی، فوراً عین قبض را با گزارش جریان به اداره حسابداری بفرستند.
دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ظهرنویسی و حواله وجوه قبوض سپرده نكات زیر را مورد توجه قرار دهند:
- مبلغ مورد حواله با تمام حروف ظهر قبض نوشته شود.
- مشخصات كامل ذینفع طبق شناسنامه ظهر قبض قید گردد.
- در مورد وكالت؛ شماره وكالت‌نامه و مشخصات كننده باید نوشته شود.
- حواله باید با امضاء سردفتر و دفتریار صادر و به مهر دفترخانه ممهور و اطراف سطور بسته شود تا چیزی به آن الحاق نگردد.
بند 448 و 449 مجموعه بخش‌نامه‌های ثبتی
