آشنایی با تشکیلات و وظایف دفاتر اسناد رسمی

تشکیلات دفترخانه

فصل اول قانون دفاتر اسناد رسمی به طور کامل به تشکیلات دفترخانه پرداخته است. این فصل از ماده ۱ تا ماده ۵ قانون را شامل می‌شود که هر یک به تشکیلات و سازمان‌دهی دفترخانه‌های اسناد رسمی اختصاص دارند. در ادامه به توضیح هر ماده پرداخته‌ایم:

‌ماده 1 – دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.

پس از پیروزی انقلاب اسلامی در سال ۱۳۵۷، جایگزینی «وزارت دادگستری» با «قوۀ قضاییه» صورت گرفت. بنابراین، در متن این قانون و آیین‌نامه‌های مربوطه، هر جا واژگانِ «وزارت دادگستری» و «وزیر دادگستری» به‌کار رفته است، به‌ترتیب به‌معنای «قوۀ قضاییه» و «رئیس قوۀ قضاییه» خواهد بود. دفاتر اسناد رسمی، مؤسساتی خصوصی‌اند که زیرنظر قوۀ قضاییه فعالیت کرده و طبق ضوابط حکومتی به ارائۀ خدمات می‌پردازند.

‌ماده 2 – اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با‌ جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نامیده می‌شود.

‌تبصره – تا زمانی که در مراکز استان کانون سردفتران تأسیس نشده نظر مشورتی دادستان شهرستان محل و در محل‌های فاقد دادسرا نظر دادگاه بخش محل جلب خواهد شد.

صاحبان دفاتر اسناد رسمی «مأمور به خدمات عمومی» محسوب نمی‌شوند.

سردفتر، مدیرمسئول دفترخانۀ اسناد رسمی است و در تمام سطوح دفترخانه مسئولیت دارد.

انتصاب وی با صدور ابلاغ از سوی رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صورت می‌گیرد.

سردفتران و دفتریاران، حق اشتغال در مؤسسات دولتی را ندارند مگر اینکه فعالیت آموزشی باشد و با موافقت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انجام پذیرد.

‌ماده 3 – هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می‌باشد و دفتریار اول نامیده می‌شود‌ می‌تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. ‌دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می‌شود.

دفتریار اول مسئول اموری است که مطابق مقررات بر عهدۀ او محول شده یا در چارچوب ضوابط از سوی سردفتر به او ارجاع می‌گردد. در این صورت اخیر، مسئولیت دفتریار اول با سردفتر، مشترک خواهد بود.

در مواردی که دفتریار اول بر اساس قانون کفالت دفترخانه را بر عهده گیرد، دفتریار دوم وظایف مربوط به دفتریار اول را در همان دفترخانه انجام می‌دهد.

تا زمانی که دفتریار اول در دفترخانه مشغول به کار است، دفتریار دوم مسئولیتی ندارد.

جابه‌جایی دفتریار از یک دفترخانه به دفترخانۀ دیگر، منوط به موافقت هر دو سردفتر و تصویب سازمان ثبت است.

در صورت نبودِ دفتریار واجد شرایط در یک دفترخانه، آن دفترخانه موقتاً تعطیل شده و مطابق آیین‌نامه‌های مربوط عمل خواهد شد.

‌ماده 4 – محل دفترخانه در هر شهر یا بخش به معرفی سردفتر و موافقت اداره ثبت محل تعیین خواهد شد و در صورت ضرورت انتقال محل دفترخانه به محل دیگر در همان شهر یا بخش با تصویب ثبت محل امکان‌پذیر است.

تأسیس دفتر اسناد رسمی و دفتر ازدواج و طلاق، استفادۀ تجاری محسوب نمی‌گردد. ازاین‌رو، به این مکان‌ها سرقفلی یا حق کسب و پیشه و تجارت تعلق نمی‌گیرد.

لازم نیست مانند گذشته فاصلهٔ دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از یکدیگر، کمتر از سیصد متر باشد.

ماده 5 – سازمان ثبت اسناد و املاک کشور موظف است هرساله از طریق سازمان سنجش آموزش کشور نسبت به برگزاری آزمون سردفتری و دفتریاری اقدام نماید.

داوطلبانی که حداقل هفتاد درصد (۷۰%) امتیاز میانگین نمرات یک درصد (1%) حائزان بالاترین امتیاز را کسب کنند به عنوان پذیرفته شده، جهت طی مراحل مقتضی به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معرفی می‌شوند.

هرگونه انتقال امتیاز موضوع این ماده از جمله انتقال امتیاز موضوع ماده (۶۹) این قانون منوط به قبولی انتقال گیرنده در آزمون مذکور است.

تبصره – برای مشمولان بند «چ» ماده (۸۸) قانون برنامه پنجساله ششم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1395/12/14 با اصلاحات و الحاقات بعدی، نصاب مذکور در این ماده حداقل شصت درصد (۶۰%) است.

ماده ۵ قانون دفاتر اسناد رسمی پس از تصویب قانون تسهیل صدور مجوزهای کسب و کار در سال ۱۴۰۰ تغییرات عمده‌ای را تجربه کرد.

متن قبل از تغییر: این ماده در گذشته نحوه تأسیس دفترخانه‌ها را بر اساس نیازمندی‌های هر منطقه و جمعیت محلی تعیین می‌کرد:

در شهرهایی با جمعیت بین ۱۵ تا ۲۰ هزار نفر، یک دفترخانه به ازای این جمعیت‌ها و با توجه به درآمد حاصل از حق ثبت معاملات فعالیت می‌کرد.

در شهرها یا بخش‌هایی با جمعیت کمتر از ۱۵ هزار نفر، تنها یک دفترخانه وجود داشت.

علاوه بر آن، در صورت افزایش نیاز بر اساس حجم معاملات و درآمد، با پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک و تصویب وزارت دادگستری، تا دو دفترخانه اضافی قابل تأسیس بود.

اما متن حال حاضر: اکنون ماده ۵ تغییر جهت داده است.

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور موظف است هر ساله از طریق سازمان سنجش آموزش کشور، آزمون سردفتری و دفتریاری برگزار کند.

دفاتر اسناد رسمی؛ ستون‌های حقوقی و اقتصادی کشور

دفاتر اسناد رسمی به عنوان بخشی از تشکیلات حقوقی کشور، نقش مهمی در تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی ایفا می‌کنند. این دفاتر با ارائه خدماتی مانند تنظیم اسناد رسمی، تأیید مدارک و مدیریت امور مالیاتی، پایه‌گذار شفافیت و اعتماد در معاملات حقوقی هستند.

به موجب ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی: دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به قوه قضائیه است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.

به عبارتی دیگر، دفتر اسناد رسمی یک موسسه خصوصی است، وابسته به قوه قضاییه، که بر طبق نظامات حکومتی خدماتی را ارائه می‌دهد.

طبق ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی سردفتران و دفتر یاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر اینکه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتبا به تقاضا کننده اعلام نمایند و طبق ماده ۴۹ قانون ثبت وظایف مسئولین دفاتر از قرار زیر است اول ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون دوم دادن سواد مصدق یا همون کپی برابر اصل از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند سوم تصدیق صحت امضا یا همان گواهی امضا  چهارم قبول و حفظ اسنادی که امانت می‌گذارند که مورد آخر در حال حاضر موضوعیت ندارد

وظایف و اختیارات دفترخانه

طبق ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتران و دفتریاران موظف‌اند اسناد مراجعین را تنظیم و ثبت کنند، مگر آنکه مفاد سند مخالف قوانین، مقررات موضوعه، نظم عمومی، یا اخلاق حسنه باشد. در چنین مواردی، باید دلیل امتناع خود را به‌صورت کتبی به متقاضی اعلام کنند.

همچنین، طبق ماده ۴۹ قانون ثبت، وظایف مسئولین دفاتر به شرح زیر است:

1. ثبت اسناد مطابق مقررات قانونی.
2. ارائه سواد مصدق (کپی برابر اصل) اسناد ثبت‌شده به افراد واجد شرایط.
3. تصدیق صحت امضا (گواهی امضا).
4. پذیرش و نگهداری اسناد به امانت، که این مورد در حال حاضر دیگر موضوعیت ندارد.

ارکان اصلی دفاتر اسناد رسمی

سردفتر (رئیس دفترخانه)

سردفتر مسئول اصلی تنظیم و ثبت اسناد رسمی است و وظایفش شامل نظارت بر فعالیت‌های دفترخانه، رعایت قوانین و مقررات، و پاسخگویی در قبال اسناد تنظیم‌شده می‌شود.

به موجب ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی: اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون، بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب، و سردفتر نامیده می‌شود.

شرایط سردفتری:

1. داشتن حداقل مدرک لیسانس حقوق
2. قبولی در آزمون سردفتری.
   • بر اساس ماده ۵ قانون دفاتر اسناد رسمی، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور موظف است هر ساله از طریق سازمان سنجش آموزش کشور، آزمون سردفتری و دفتریاری را برگزار کند.
3. سن ۲۴ تا ۵۰ سال.
4. اطلاعات بیشتر و دقیق‌تر را از این لینک مشاهده کنید.

• بیشتر بدانید:
  • گام به گام تا کسب مجوز سردفتری: راهنمای کامل
  • مشاغل منافی اشتغال به سردفتری و دفتریاری و کسب اجازه از سازمان برای تدریس در دانشگاه

مسئولیت سردفتر و دفتریار

بر اساس ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتر مسئول کلیه امور دفترخانه است. دفتریار اول نیز مسئول انجام وظایفی است که به موجب مقررات به او محول شده یا از سوی سردفتر در چارچوب قوانین به او ارجاع می‌شود. در مواردی که وظایف از طرف سردفتر به دفتریار ارجاع شده باشد، سردفتر و دفتریار مسئولیت مشترک خواهند داشت. همچنین، هرگاه دفتریار به جای سردفتر وظیفه‌ای را انجام دهد، مسئولیت او معادل مسئولیت سردفتر خواهد بود. همین قاعده در خصوص سردفتری که کفالت دفترخانه دیگری را بر عهده دارد نیز صادق است، و وی نسبت به امور کفالت همان مسئولیت سردفتر اصلی را دارد.

دفتریار اول

دفتریار اول، معاون سردفتر در دفاتر اسناد رسمی است که نقش او شامل کمک به تنظیم اسناد، نظارت بر امور دفترخانه، و نمایندگی سازمان ثبت در انجام وظایف قانونی می‌باشد. انتخاب دفتریار اول ضروری است و 15% از درآمد دفترخانه به دفتریار اول تعلق دارد.

بر اساس ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی، هر دفترخانه باید یک دفتریار داشته باشد که به عنوان معاون دفترخانه و نماینده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور فعالیت می‌کند. این شخص که “دفتریار اول” نامیده می‌شود، با پیشنهاد سردفتر و طبق مقررات این قانون، توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور منصوب می‌شود.

بر اساس ماده ۱۰ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتر موظف است حداکثر ظرف مدت دو ماه پس از آغاز به کار، شخص واجد شرایط را برای تصدی سمت دفتریار اول به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معرفی کند.

وظایف دفتریار:

1. معاونت سردفتر و ایفای نقش به‌عنوان کفیل در غیاب او.
2. نمایندگی سازمان ثبت در دفترخانه.

شرایط دفتریاری (اول و دوم):

1. سن ۲۰ تا ۵۰ سال.
2. گذراندن آزمون دفتریاری.
3. اطلاعات بیشتر و دقیق‌تر را از این لینک مشاهده کنید.

شرایط انتصاب دفتریار

طبق ماده ۷ قانون دفاتر اسناد رسمی، افرادی که دارای مدرک کارشناسی (لیسانس) هستند، بدون نیاز به دوره کارآموزی، و افرادی که دارای مدرک دیپلم کامل متوسطه هستند، به شرط گذراندن یک سال دوره کارآموزی، می‌توانند به عنوان دفتریار اول یا دفتریار دوم دفاتر اسناد رسمی انتخاب شوند.

رسیدگی به اختلافات شغلی سردفتران و دفتریاران:

طبق بند ۸ ماده ۶۶ قانون دفاتر اسناد رسمی، یکی از وظایف کانون سردفتران و دفتریاران، رسیدگی به اختلافات ناشی از روابط شغلی میان سردفتر و دفتریار است. در صورت بروز اختلاف، کانون به موضوع رسیدگی کرده و نظر قطعی خود را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام می‌کند. سپس سازمان ثبت بر اساس نظر کانون، تصمیم لازم را اتخاذ می‌نماید. این فرآیند به‌منظور حل و فصل اختلافات شغلی و ایجاد هماهنگی در روابط کاری میان سردفتران و دفتریاران انجام می‌شود.

دفتریار دوم

دفتریار دوم نقش پشتیبان در دفاتر اسناد رسمی دارد.

وظایف او شامل انجام اموری است که از طرف سردفتر به او محول شده و همچنین، ایفای نقش کفیل در غیاب سردفتر یا دفتریار اول است.

حقوق و مزایا و بیمه دفتریار دوم توسط سردفتر تأمین می‌شود نه کانون سردفتران و دفتریاران.

وجود دفتریار دوم در دفترخانه الزامی نیست، اما طبق ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی، هر دفترخانه می‌تواند علاوه بر دفتریار اول، یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. انتخاب و انتصاب دفتریار دوم با پیشنهاد سردفتر و تأیید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، مطابق مقررات این قانون صورت می‌گیرد.

تا زمانی که دفتریار اول در دفترخانه مشغول به کار است، دفتریار دوم وظیفه‌ای بر عهده ندارد. اما در شرایطی که دفتریار اول به عنوان کفیل دفترخانه فعالیت کند، دفتریار دوم وظایف مرتبط با دفتریار اول را در همان دفترخانه انجام می‌دهد.

شرایط دفتریار برای تصدی سمت کفیل دفترخانه

بر اساس تبصره ماده ۷ قانون دفاتر اسناد رسمی، اگر دفتریاری قصد تصدی سمت کفیل دفترخانه را داشته باشد، باید شرایطی مشابه سردفتر را دارا باشد. برای نمونه:

1. سن: دفتریار باید حداقل ۲۰ سال سن داشته باشد. اما اگر دفتریار بخواهد به‌عنوان کفیل سردفتر فعالیت کند، حداقل سن او باید ۲۴ سال باشد.
2. مدرک تحصیلی: دفتریار باید دارای مدارکی باشد که برای سردفتری لازم است. به‌عنوان مثال، طبق ماده ۶ قانون، حداقل مدرک لیسانس حقوق یا مدارک معادل آن برای سردفتری الزامی است، و این شرط برای کفیل سردفتر نیز اعمال می‌شود.

این شرایط تضمین می‌کند که کفیل دفترخانه از توانمندی‌های لازم برای مدیریت و انجام وظایف سردفتری برخوردار باشد.

جایگزینی و وظایف دفتریار

طبق ماده ۲۵ قانون دفاتر اسناد رسمی، در مواردی مانند مرخصی، بیماری، تعلیق، انفصال موقت، یا معذوریت دفتریار، و همچنین در مواقعی که دفتریار کفالت دفترخانه را بر عهده می‌گیرد، مسئولیت وظایف دفتریار به شرح زیر تعیین می‌شود:

1. وجود دفتریار دوم: اگر دفترخانه دفتریار دوم داشته باشد، وظایف دفتریار اول به او محول می‌شود.

2. نبود دفتریار دوم: تا مدت دو ماه، وظایف دفتریار را سردفتر انجام خواهد داد. اگر این مدت بیش از دو ماه شود، کفالت امور دفتریار موقتاً به دفتریار دفترخانه دیگری واگذار خواهد شد.

تبدیل سمت دفتریار دوم به دفتریار اول

بر اساس نظریه مشورتی شماره ۷/۴۶۲۳ سال ۱۳۸۱، در صورت برکناری یا استعفای دفتریار اول، تبدیل سمت دفتریار دوم به دفتریار اول با صدور ابلاغ از سوی سازمان ثبت انجام می‌شود. این اقدام با ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی که نصب دفتریار را مستلزم پیشنهاد سردفتر می‌داند، مغایرتی ندارد، زیرا دفتریار دوم قبلاً با پیشنهاد سردفتر منصوب شده است و تغییر درجه او در حوزه اختیارات سازمان ثبت است، نه سردفتر.

دفتریاردوم را نمی‌توان به کفالت دفتریاری دفترخانه دیگر تعیین کرد.

کارکنان اداری دفاتر اسناد رسمی

دفاتر اسناد رسمی علاوه بر سردفتر و دفتریار، دارای کارکنان اداری متعددی هستند.

کارکنان دفترخانه مسئولیت‌هایی همچون تنظیم پیش‌نویس اسناد، بایگانی و آرشیو مدارک، و پاسخگویی به ارباب‌رجوع را بر عهده دارند و نقش کلیدی در اجرای خدمات اداری دفترخانه ایفا می‌کنند.

استخدام کارمند در دفترخانه الزامی نیست، و دفترخانه می‌تواند تنها با سردفتر و دفتریار اول به فعالیت خود ادامه دهد. با این حال، در صورت استخدام کارمند، دفترخانه موظف است آنها را تحت پوشش بیمه تأمین اجتماعی قرار دهد، حداقل حقوق مصوب وزارت کار را پرداخت کند، و علاوه بر آن، ۱۵ درصد از درآمد خالص دفترخانه را میان کارکنان به عنوان پاداش تقسیم نماید.

بر اساس بند ۷ ماده ۶۶ قانون دفاتر اسناد رسمی، یکی از وظایف کانون سردفتران و دفتریاران، تنظیم و تصویب آیین‌نامه استخدامی کارکنان دفاتر اسناد رسمی است. این وظیفه به‌منظور تعیین چارچوب‌ها و مقررات مربوط به استخدام، حقوق، و شرایط کاری کارکنان دفاتر اسناد رسمی انجام می‌شود.

تعیین و تغییر محل دفترخانه اسناد رسمی

طبق ماده ۷۴ قانون دفاتر اسناد رسمی، افرادی که به سمت سردفتری اسناد رسمی منصوب می‌شوند، موظف‌اند حداکثر ظرف سه ماه از تاریخ صدور ابلاغ نسبت به تشکیل دفترخانه اقدام کنند. در غیر این صورت، ابلاغ صادره باطل و کان‌لم‌یکن خواهد شد.

طبق ماده ۴ قانون دفاتر اسناد رسمی، محل دفترخانه در هر شهر یا بخش با پیشنهاد سردفتر و تأیید اداره ثبت محل تعیین می‌شود. همچنین، در صورت ضرورت، انتقال محل دفترخانه به مکانی دیگر در همان شهر یا بخش، تنها با تصویب اداره ثبت محل امکان‌پذیر خواهد بود.

ساختار فیزیکی و تشکیلاتی دفاتر

با حذف دفاتر دستنویس، سامانه ثبت آنی جایگزین شده و تمامی خدمات دفترخانه، از جمله ثبت و تنظیم اسناد رسمی، استعلام‌ها، گواهی امضا، و مکاتبات به‌صورت الکترونیکی و آنلاین انجام می‌شود. این سامانه سرعت، دقت، و شفافیت در امور ثبت اسناد را بهبود بخشیده است.

دفاتر اسناد رسمی باید در فضایی مناسب و با شرایط استاندارد اداری مستقر شوند. حداقل مساحت دفترخانه ۵۰ متر مربع است و دفاتری که در طبقات بالاتر از سوم قرار دارند، باید دارای آسانسور باشند. تمامی این شرایط توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین شده است و برای اطلاع از جزئیات کامل شرایط تأسیس دفترخانه، می‌توانید از این لینک استفاده کنید.

بیشتر بدانید: راهنمای جامع تأسیس محل دفترخانه اسناد رسمی: از 0 تا 100

وظایف و اختیارات دفاتر اسناد رسمی

دفاتر اسناد رسمی مسئولیت تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده دارند.

طبق ماده ۴۶ قانون ثبت، ثبت اسناد به‌صورت کلی اختیاری است، مگر در مواردی که قانون به‌طور صریح ثبت آن‌ها را الزامی کرده باشد.

برای مثال، بر اساس مواد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت و همچنین قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، کلیه عقود و معاملات مربوط به اموال غیرمنقول باید در دفاتر اسناد رسمی ثبت شوند.

همچنین، بند ۲ ماده ۴۷ قانون ثبت تصریح می‌کند که صلح‌نامه، هبه‌نامه و شرکت‌نامه باید در دفاتر اسناد رسمی به ثبت برسند.

علاوه بر این، طبق ماده ۴۹ قانون ثبت، دفاتر اسناد رسمی خدماتی از قبیل ثبت اسناد، گواهی امضا و کپی برابر اصل را نیز ارائه می‌دهند.

از دیگر وظایف دفاتر اسناد رسمی می‌توان به اخذ مالیات، حق‌الثبت و سایر حقوق دولتی و همچنین ارسال گزارش‌های مالی به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و سازمان امور مالیاتی اشاره کرد که نقش کلیدی در فرآیندهای مالی و اداری کشور دارند.

نظارت و رسیدگی به تخلفات سردفتران و دفتریاران

نظارت دقیق بر عملکرد دفاتر اسناد رسمی توسط اداره کل ثبت اسناد و کانون سردفتران شامل بررسی تنظیم اسناد، حسابرسی مالی، و رسیدگی به شکایات ارباب‌رجوع است.

بر اساس ماده ۷۳ قانون دفاتر اسناد رسمی، نظارت و بازرسی دفاتر اسناد رسمی توسط مراجع زیر انجام می‌شود:

1. بازرسان سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
2. کانون سردفتران.
3. هیأت‌های مخصوصی که از سوی وزارت دادگستری تعیین می‌شوند.
4. نمایندگان وزارت امور اقتصادی و دارایی برای امور مالیاتی.

• مراجعه سایر مراجع دولتی: مراجع دولتی که به‌منظور بازرسی امور مرتبط با دستگاه خود نیاز به مشاهده دفاتر دارند، باید با اطلاع اداره ثبت محل و در حضور بازرس ثبت اقدام کنند.
• بازرسی مالی: امور مالی دفترخانه باید حداقل هر شش ماه یک بار مورد بازرسی قرار گیرد. این نظارت‌ها به‌منظور اطمینان از اجرای صحیح قوانین و شفافیت در امور مالی انجام می‌شود.

بر اساس ماده ۳۲ قانون دفاتر اسناد رسمی، رسیدگی مقدماتی به شکایات و گزارش‌های تخلفات سردفتران و دفتریاران در اداره امور اسناد سازمان ثبت انجام شده و پس از بررسی، موضوع با اظهار نظر این اداره به دادسرای انتظامی سردفتران احاله می‌شود.

• بیشتر بخوانید: نمونه صورتجلسه بازرسی اجمالی سازمان ثبت از دفاتر اسناد رسمی

فرآیند رسیدگی به تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران:

رسیدگی به تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران از طریق مراحل زیر انجام می‌شود:

فرآیند رسیدگی به تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران ابتدا با اعلام تخلف از سوی اداره کل امور اسناد و سردفتران آغاز می‌شود. سپس مراجع رسیدگی و تصمیم‌گیری به ترتیب شامل دادسرای انتظامی، دادگاه بدوی انتظامی، و دادگاه تجدیدنظر انتظامی هستند.

این دادگاه‌های انتظامی به‌عنوان دادگاه‌های اداری تلقی شده و در آن‌ها هیچ‌گونه تصمیمات قضایی اتخاذ نمی‌شود.

مسئولیت انتظامی به معنای مسئولیت ناشی از تخلفات اداری است و جنبه کیفری ندارد.

آرای صادره از این دادگاه‌ها در دیوان عدالت اداری قابل اعتراض هستند.

مجازات‌های انتظامی سردفتران و دفتریاران

مجازات‌های انتظامی سردفتران و دفتریاران به ترتیب زیر تعیین شده است:

1. توبیخ با درج در پرونده.
2. جریمه نقدی.
3. انفصال موقت از اشتغال به سردفتری یا دفتریاری از سه ماه تا شش ماه.
4. انفصال موقت از شش ماه تا دو سال.
5. انفصال دائم.

موارد تشدید و تخفیف مجازات:

اگر سردفتر یا دفتریار دو مرتبه سابقه محکومیت از درجه ۳ به بالا داشته باشد و ظرف سه سال پس از قطعیت حکم قبلی، مرتکب تخلف دیگری شود، دادگاه می‌تواند مجازات جدید را تا یک درجه تشدید کند.

جلب رضایت شاکی موجب تخفیف مجازات می‌شود، اما مانع از تعقیب انتظامی نیست.

مرور زمان و تجدیدنظر:

مرور زمان برای تعقیب انتظامی تخلفات دو سال از تاریخ وقوع تخلف یا از زمان آخرین تعقیب انتظامی است.

مجازات‌های درجه ۱ و ۲ قطعی هستند، اما مجازات‌های درجه ۳ به بالا ظرف ۱۰ روز پس از ابلاغ حکم قابل تجدیدنظر خواهند بود.

اهمیت دفاتر اسناد رسمی

1. تضمین امنیت حقوقی معاملات: ثبت دقیق اسناد رسمی موجب افزایش اعتماد در معاملات می‌شود.
2. ایجاد نظم در روابط حقوقی: دفاتر با تنظیم قراردادها و تعهدنامه‌ها از بروز اختلافات جلوگیری می‌کنند.
3. حفظ و بایگانی اسناد: ارائه امکان دسترسی به سوابق اسناد برای احراز هویت و اعتبار حقوقی.
4. تسریع در امور مالیاتی: دفاتر با اخذ و ثبت مالیات‌های مربوط به معاملات، روند امور مالیاتی را تسهیل می‌کنند.
5. حمایت از حقوق عمومی و خصوصی: دفاتر با رعایت قوانین، به حفظ حقوق شهروندان و جلوگیری از تضییع آنها کمک می‌کنند.
6. جلوگیری از جعل اسناد: دفاتر اسناد رسمی با ثبت رسمی و نظارت دقیق بر اسناد و استفاده از سامانه‌های الکترونیکی، اصالت اسناد را تضمین کرده و امکان جعل را به حداقل می‌رسانند.

انواع بازنشستگی سردفتران و دفتریاران اول

1. بازنشستگی اختیاری: بر اساس ماده ۱۰ قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتران و دفتریاران اول که ۳۰ سال سابقه خدمت داشته باشند، می‌توانند تقاضای بازنشستگی کنند. این نوع بازنشستگی، اختیاری نامیده می‌شود و به درخواست شخص صورت می‌گیرد.
2. بازنشستگی اجباری: طبق ماده ۱۱ قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتران و دفتریاران اول پس از رسیدن به سن ۶۵ سال تمام، اجباری بازنشسته می‌شوند. در این حالت، بازنشستگی به صورت خودکار و بدون نیاز به درخواست انجام می‌گیرد.

این مواد قانونی، چارچوب مشخصی برای پایان دوران خدمت سردفتران و دفتریاران اول تعیین می‌کند.

ممنوعیت ثبت اسناد مرتبط با بستگان و افراد تحت ولایت

بر اساس ماده ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتران و دفتریاران مجاز به ثبت اسناد زیر نیستند:

1. اسناد مربوط به خودشان یا افراد تحت ولایت، وصایت، یا قیمومت آن‌ها.
2. اسناد مربوط به اشخاصی که با آن‌ها قرابت نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند.
3. اسناد مربوط به افرادی که در خدمت آن‌ها هستند.

توضیح قرابت نسبی و سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم:

قرابت نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم به این معناست که دو فرد حداکثر چهار نسل فاصله دارند و در یکی از سه طبقه قرابت قرار می‌گیرند. به‌عنوان مثال:

قرابت نسبی درجه دوم از طبقه سوم: فرزندان خاله، دایی، عمه، یا عمو.

قرابت نسبی درجه چهارم از طبقه سوم: فرزندانِ فرزندان خاله، دایی، عمه، یا عمو.

این ماده به‌منظور جلوگیری از تعارض منافع و تضمین بی‌طرفی در تنظیم و ثبت اسناد وضع شده است.

نتیجه‌گیری

دفاتر اسناد رسمی با ارائه خدمات تخصصی و رعایت قوانین، امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه را تضمین می‌کنند.

سوالات متداول