مقدمه
در اجرای تکلیف قانونی مقرر در بند ب ماده ۱۳ قانون بودجه سال ۱۳۸۹ و در راستای ارتقاء ضریب امنیت و تکمیل بانک جامع اطلاعات املاک و کاداستر، پیشگیری از جعل و ایراد خدشه به اسناد مالکیت صادره، ارائه خدمت بهینه توام با سرعت، دقت و کیفیت به شهروندان، صدور سند مالکیت جدید تک برگ توسط کلیه واحدهای ثبتی الزامی گردیده است.
لذا معاونین، مدیران ستادی و استانی مكلفند همزمان با اجرای نرم افزار مربوط و صدور سند جدید برای فرآیند تفکیک املاک زیرساخت لازم جهت تحقق این امر را برای تمامی فرایندهای املاک، در کلیه واحدهای ثبتی سراسر کشور فراهم نمایند.
ماده 1
در هر واحد ثبتی کارگروهی متشکل از رئیس یا معاون اداره و یک خبره ثبتی و یکی از کارشناسان مسلط به امور فناوری اطلاعات و کاداستر به منظور راهبری برنامه‌های نرم افزاری تشکیل می‌گردد.
کارگروه استانی متشکل از مدیر کل یا معاون وی و یک خبره ثبتی و یکی از کارشناسان مسلط به امور فناوری اطلاعات و کاداستر خواهد بود که مسئولیت راهبری برنامه های نرم افزاری واحدهای تابعه را عهده دار می باشد و کمیته تغییرات سازمان متشکل از مدیران كل املاک، کاداستر و توسعه فناوری اطلاعات پاسخگوی مشکلات استانها می باشد.
تبصره: در صورت بروز هرگونه ابهام و اشکال در نرم افزار و به منظور پیشگیری از اعمال سلیقه و ایجاد رویه واحد لازم است، مراتب از طریق کارگروه شهرستان جهت رفع نقص به کارگروه استانی منعکس و چنانچه کارگروه استانی قادر به رفع ابهام نباشد مراتب به اداره کل امور املاک اعلام تا موضوع در کمیته تغییرات مطرح و ارائه طریق گردد.
ماده ۲
در رابطه با تفکیک املاک، پس از گواهی مطابقت نقشه تفکیکی با محل و سند مالکیت و تولید نقشه در محیط گرافیکی و تهیه صورتجلسه تفکیکی و اخذ گواهی های لازم، در صورتی که مالک یک نفر باشد ضمن الحاق پارکینگ و انباری مطابق با درخواست مالک، سند دفترچه ای باطل و برای هر قطعه مفروزی سند جدید صادر می گردد.
تبصره: چنانچه مالک بیش از یک نفر باشد و قصد تنظیم تقسیم نامه رسمی داشته باشند پس از انعکاس مفاد صورت جلسه تفکیکی در قسمت ملاحظات سند دفترچه‌ای، مراتب جهت تنظیم تقسیم نامه به دفترخانه ارسال خواهد شد. سردفتر مکلف است پس از تنظیم تقسیم نامه ضمن درج موضوع در سند، درخواست متقاضی را همراه با تقسیم نامه و لاشه سند و فیش واریز بهای سند جدید به واحد مربوط ارسال نماید.
ماده ۳
رؤسای واحدهای ثبتی مکلفند پس از صدور سند جدید، هرگونه اقدام بعدی اعم از تجمیع، افراز، و اصلاح را به صورت سیستمی انجام دهند.
تبصره: نظر به اینکه مطابق ماده ۱۰ قانون تملک آپارتمان مصوب سال ۴۳ با اصلاحیه های بعدی آن خریدار آپارتمان به قدرالسهم از اعیان، مالک عرصه می باشد و حقی برای مالک اولیه باقی نخواهد ماند، لذا تأكید می گردد به هنگام تفکیک آپارتمان از تخصیص باقیمانده پلاک برای عرصه و سایر مشاعات و نیز تخصیص پلاک فرعی برای پارکینگ ها و انباری ها، خودداری گردد.
ماده ۴
با توجه به تکلیف قانونی مقرر در ماده ۱۵۴ قانون ثبت و بند ۳۸۳ مجموعه بخشنامههای ثبتی مبنی بر حصول اطمینان از ختم عملیات ثبتی، به منظور احراز موضوع و نیز تکمیل بانک جامع اطلاعات املاک مقرر می دارد، برای آن دسته از املاک جاری که من بعد درخواست تفکیک می گردند، پس از ثبت ملک در دفتر املاک و صدور سند مالکیت، مبادرت به تفکیک ملک شود
ماده ۵
به منظور جلوگیری از وقوع اشتباه در تنظیم سند مالکیت، لازم است بعد از تکمیل کلیه اقلام اطلاعاتی «پیش سند» تهیه و پس از اخذ گواهی از بایگانی و دفتر بازداشتی و ثبت در دفتر املاک و پرداخت وجوه، مبادرت به چاپ و صدور سند گردد.
تبصره: در صورتی که وکیل و یا نماینده قانونی مالک درخواست صدور سند نماید، قید مشخصات وکیل و یا نماینده قانونی مالک و نیز مشخصات نماینده شخصیت حقوقی در سند مالکیت الزامی است.
ماده ۶
در رابطه با آپارتمانهایی که دارای پارکینگ مشاعی می باشند، چنانچه قبلا در اسناد کلیه آپارتمانها، حق استقرار خودرو قید شده، به همان نحو تحریر و از ذکر سایر مشاعات در سند خودداری گردد.
تبصره: چنانچه قبلا در سند آپارتمان حدود و مشخصات مفروزات، نظیر (انباری و پارکینگ) قید نشده باشد به هنگام صدور سند مالکیت جدید پس از ارائه نقشه ملک توسط مالک و تأیید آن، حدود اضافه می گردد.
ماده ۷
به هنگام صدور سند، کلیه اقلام اطلاعاتی به وسیله سیستم چاپ خواهد شد و هرگونه دست نوشته به منظور توضیح و یا رفع اشتباهات احتمالی ممنوع بوده و باعث مخدوش گردیدن سند خواهد شد.
تبصره: چنانچه سند در حين صدور ناقص و یا ناخوانا چاپ شود به نحوی که قابل استفاده نباشد، ضمن تنظیم صورت جلسه توسط متصدی صدور و تأیید مسوول امور مالی و مسؤول دفتر املاک و رئیس واحد ثبتی، سند مذکور به مهر ابطال ممهور و اوراق باطله هر سه ماه یک بار از طریق استان به اداره کل امور املاک فرستاده شود.
ماده ۸
در صورتی که سند تک برگ بعد از صدور و تسلیم به مالک، مفقود گردد و یا اینکه به دلیل ریختن جوهر یا سوختگی و یا پاره شدن و یا جهات دیگر، قابل استفاده نباشد، مطابق ماده ۱۲۰ آئین نامه قانون ثبت سند المثنی صادر و موضوع در قسمت شماره سریال درج و سند جدید به مهر المثنی ممهور می گردد.
تبصره: در موارد مذکور در تبصره ۵ ماده ۱۲۰ آئین نامه قانون ثبت، و نیز در مواردی که به لحاظ پر شدن قسمت نقل و انتقالات سند تک برگ، امکان درج انتقال جدید وجود نداشته باشد، سند مالکیت تعویض می گردد.
ماده 9
اسناد جدید که از طریق پست ارسال می گردد، در صورت گواهی مأمور پست و بر عدم شناسایی آدرس اعلام شده و یا عدم دسترسی به مالک، سند به واحد ثبتی مربوط اعاده و تا مراجعه مالک و یا نماینده قانونی و یا قائم مقام وی تحت نظر رئیس اداره نگهداری می شود.
ماده ۱۰
در صورت وقوع بیع، سردفتر مکلف است ضمن درج معامله در سند، آن را به همراه خلاصه معامله و درخواست خریدار و رسید هزینه های مربوط، جهت ضبط در سوابق و صدور سند جدید، به واحد ثبتی ارسال و رسید مدارک را به متقاضی تحویل نماید.
تبصره: در رابطه با انتقال قسمتی از ملک، تعویض سند فروشنده ضرورت ندارد، مگر اینکه به لحاظ پر شدن قسمت نقل و انتقالات سند، امکان درج انتقال جدید وجود نداشته باشد.
ماده ۱۱
متصدی تحریر سند مکلف است کلیه اقلام اطلاعاتی مندرج در سند مالکیت را دقیقا در بانک اطلاعات املاک درج و سپس در سند منعکس نماید.
ماده ۱۲
در کادر مربوط به مشخصات ملک «مندرج در سند مالکیت» رعایت نکات زیر ضروریست:
- در ردیف اول: چنانچه ثبت شهرستان مربوط فاقد ناحیه بندی است، در مقابل کلمه (ناحیه) خط تیره گذاشته خواهد شد.
- در ردیف چهارم: چنانچه ملک دارای، سَمت و طبقه باشد، و نیز چنانچه مجتمع دارای چندین بلوک و برای بلوکهای آن شماره تعیین شده باشد شماره بلوک، سمت و طبقه در محل پیش بینی شده درج می شود و در غیر این صورت با خط (-) مشخص گردد
- در ردیف پنجم: تاریخ ثبت، شماره دفتر املاک، شماره صفحه و شماره ثبت ملک، « پس از انجام گواهی‌های لازم و اخذ اطلاعات از دفتر املاک» و تأیید پیش سند، در قسمت پیش بینی شده درج می گردد.
- در ردیف ششم: نرم افزار مربوط درخصوص کاربری ملک تعداد ۱۲۵ وضعیت را پیش بینی نموده. لذا در مقابل عبارت کاربری یکی از حالات خانه، آپارتمان، زمین، زمین محصور و … درج و در مقابل عبارت وضعیت خاص، یکی از حالات عرصه، اعیان، عرصه و اعیان درج می شود. و در انتهای سطر بهای ملک مطابق با برگ ارزیابی و یا سند انتقال قید می گردد.
- در ردیف هفتم: مقابل عبارت «نوع و میزان مالکیت» چنانچه مالکیت موردنظر مشاعی است میزان سهم مالک از کل سهام درج والا عبارت ششدانگ قید خواهد شد. همچنین در قسمت شماره سریال پس از وارد کردن شماره سریال چاپی سند و انتخاب یکی از حالات «اصلی، المثنی، تعویضی»، شماره سریال به همراه نوع سند از بانک اطلاعات املاک فراخوان و در سند درج می گردد.
- در ردیف هشتم: درج دقیق نشانی ملک و کد پستی محل وقوع ملک الزامی است.
ماده ۱۳
در محل پیش بینی شده در سند مالکیت جهت درج مشخصات مالک، چنانچه منشاء مالکیت به موجب یکی از عقود قانونی و بر اساس معامله رسمی صورت گرفته باشد، نوع عقد و شماره سند رسمی در قسمت «مستند مالکیت» درج می گردد و هرگاه موجب صدور سند مالکیت قوانین خاص نظیر (مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ قانون ثبت و مواد ۱۴۰، ۱۳۳ و ۱۶۸ برنامه سوم و چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و موارد مشابه) باشد، علت مذکور در این قسمت درج خواهد شد.
ضمنا با توجه به اینکه سوابق ثبتی فاقد شماره ملی اشخاص حقیقی و شناسه ملی اشخاص حقوقی می باشد لذا درج موارد مذکور حسب مورد الزامی است.
ماده ۱۴
در قسمت تصویر نقشه کاداستر ملک، درج نقشه ملک «حاوی طول اضلاع، مساحت، وضعیت مجاورین و مختصات نقشه» و نیز نقشه موقعیت کلی ملک و نحوه استقرار آن در کل پلاک، مطابق با استاندارد کاداستر الزامی است.
ضمن اینکه انعکاس نقشه ملک و یا قطعه تفکیکی و درج مختصات جغرافیایی در سند، به منزله مطابقت آن با نقشه کاداستر است و چنانچه به دلیل اختلاف، انطباق نقشه ثبتی با نقشه کاداستر در مرحله صدور سند امکان پذیر نباشد، نقشه ملک با خط مشکوک در نقشه کاداستر منعکس و سند مالکیت مطابق با حدود ثبتی موجود صادر و موضوع جهت رفع اختلاف مورد رسیدگی قرار گیرد.
تبصره: در قسمت بارکد مجموعه ۱۸ رقمی حاوی شماره صفحه دفتر املاک، شمارنده، شماره دفتر املاک، سری دفتر، بخش، کد واحد ثبتی و استان، در قالب خطوط بارکد توسط سیستم درج می گردد و در قسمت شناسه ملی جغرافیایی املاک و مستغلات (جام)، مجموعه ۲۳ رقمی حاوی طول و عرض جغرافیایی (X, Y)، محدوده جغرافیایی (Zone) و شماره بلوک، طبقه و واحد توسط سیستم درج خواهد شد.
ماده ۱۵
در پشت سند تک برگ، قسمتی جهت درج ملاحظات، حدود، حقوق ارتفاقی و انتفاعی و سایر توضیحات با قابلیت پنجاه سطر در نظر گرفته شده است.
بدیهی است چنانچه احیانا در موارد خاص قسمت پیش بینی شده جهت درج حدود و موارد فوق کافی نباشد موارد مرتبط قید و اضافه گردد. (حدود ملک به شرح مندرج در دفتر املاک می باشد) و در اینگونه موارد در صورت درخواست مالک متن حدود تهیه و پس از تأیید در اختیار وی قرار گیرد.
تبصره 1: در صورتی که مورد تفکیک آپارتمان و دارای منضمات مفروزی من جمله پارکینگ و انباری باشد، درج مشخصات و موقعیت مکانی آن ذیل حدود آپارتمان الزامی است و حدود سایر منضمات ملک، حقوق ارتفاقی، حقوق انتفاعی و توضیحات مرتبط به ملک بعد از حدود و مشخصات درج خواهد شد.
تبصره ۲: در مرحله صدور سند جدید، کلیه محدودیت‌های قبلی نظیر «اسناد رهنی که تاکنون فک رهن نشده و بازداشتهایی که رفع بازداشت نشده»، ذیل حدود، درج می شود.
ماده ۱۶
پس از درج مشخصات رئیس واحد ثبتی صادر کننده سند، هولوگرام امنیتی الصاق خواهد شد.
در صورتی که سند توسط معاون و یا مسئول دفتر املاک امضاء می گردد، درج مشخصات امضاء کننده و سمت وی الزامی است.
ماده ۱۷
در کادر مختص به محدودیت‌ها و انتقالات، قسمتی جهت اعمال محدودیت‌ها نظیر «بازداشت اصل و مازاد»، «رهن»، «اجاره» و موارد دیگر پیش بینی شده است و قسمتی جهت درج «انتقالات رسمی» در نظر گرفته شده است.
بدیهی است درج سابقه بازداشت و رفع بازداشت ملک در سند توسط واحد ثبتی و نیز درج سابقه عقود منعقده مربوط به ملک نظیر (بیع، رهن، اجاره بیش از سه سال) توسط دفاتر اسناد رسمی به وسیله سیستم صورت خواهد گرفت، لكن تا تجهیز کامل واحدهای ثبتی و دفاتر تابعه به سیستم مربوط، اقدامات مذکور به وسیله مهر با نقوش (نمونه زیر) حسب مورد انجام گردد.
- ….. دانگ/سهم مورد ثبت برابر نامه شماره……تاریخ ………… شعبه …………………. بمبلغ …………………ریال تحت شماره …………… تاریخ ………………. بازداشت گردید اصل/مازاد رئیس ثبت اسناد.
- برابر نامه شماره/تاریخ …………….. از بازداشتی شماره / تاریخ…………….. شعبه………… رفع بازداشت بعمل آمد. رئیس ثبت اسناد.
- ….. سهم/دانگ مورد ثبت برابر سند رهنی شماره/تاریخ …………………………………….. این دفتر خانه بمبلغ ….. ریال در رهن…………………….. قرار گرفت. سردفتر اسناد رسمی شماره ………..
- برابر نامه شماره/تاریخ ……….. بانک …………… از سند رهنی شماره/تاریخ ………. فک رهن به عمل آمد. سردفتر اسناد رسمی شماره ……….
- ….. دانگ /سهم مورد ثبت برابر سند شماره / تاریخ …………………… بمدت ………………………. در اجاره رسمی آقای / خانم ………………….. قرار گرفت. سردفتر اسناد رسمی شماره ………
- در تاریخ ……………. سند اجاره شماره/تاریخ ……………… اقاله/فسخ گردید. سردفتر اسناد رسمی شماره………
- ….. سهم / دانگ مورد ثبت برابر سند انتقال قطعی شماره / تاریخ ………………. این دفتر خانه با شرط مندرج در سند / بدون قید و شرط به آقای / خانم …… منتقل و از مالکیت فروشنده خارج گردیده و این سند برای نقل و انتقال بعدی فاقد اعتبار است. سردفتر اسناد رسمی شماره………
مسئولیت حسن اجرای این دستورالعمل بر عهده معاونین محترم، مدیران محترم کل استانها و دفتر بازرسی و پاسخگوئی به شکایات خواهد بود.
این دستورالعمل مشتمل بر یک مقدمه و ۱۷ ماده و ۱۱ تبصره در تاریخ هفدهم خرداد ماه یکهزار و سیصد و هشتاد و نه به تصویب رسید.
احمد تویسرکانی معاون قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور | کد 885 مجموعه بخشنامههای ثبتی | شماره 89/448/39 مورخ 1389/03/18
