سامانه‌ی ساماندهی اسناد غیر رسمی: رسمی سازی اسناد غیر رسمی

سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی

سامانه‌ی ساماندهی اسناد غیررسمی (موضوع ماده 10 قانون الزام به ثبت رسمی) یک سیستم آنلاین است که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ایجاد شده است. هدف این سامانه ثبت و مدیریت اسناد غیررسمی و ادعاهای مربوط به مالکیت اموال غیرمنقولی (مثل زمین و آپارتمان و…) است که سند رسمی مالکیت ندارند.

افرادی که ملکی دارند که سند رسمی ندارد، می‌توانند با ثبت‌نام در این سامانه، برای ملک خود از سازمان ثبت، سند رسمی مالکیت دریافت کنند.

این سامانه باید حداکثر تا 1404/04/04 راه‌اندازی شود.

کدام املاک باید در سامانه‌ی «ساماندهی اسناد غیررسمی» ثبت شوند؟

سامانه «ساماندهی اسناد غیررسمی» برای ثبت ادعاهای مربوط به مالکیت املاک و حقوق مرتبط با آن‌ها که قبل از راه‌اندازی این سامانه ایجاد شده‌اند و سند رسمی ندارند، طراحی شده است.

این شامل مالکیت عین، مالکیت منافع بیش از دو سال، حق انتفاع و حق ارتفاق اموال غیرمنقول می‌شود:

• مالکیت عین: به این معنا که شما مالک اصلی و قانونی یک مال غیر منقول (مثل زمین یا آپارتمان) هستید. به عبارت دیگر، شما حق کامل و مطلق بر آن مال دارید و می‌توانید هرگونه تصرف و استفاده‌ای از آن داشته باشید.
• مالکیت منافع: به این معنا که شما حق استفاده و بهره‌برداری از یک مال غیر منقول (مثل زمین یا آپارتمان) را دارید، بدون اینکه مالکیت اصلی (مالکیت عین) آن مال را داشته باشید.
  به عنوان مثال، وقتی شما یک خانه را اجاره می‌کنید، شما مالک منافع آن خانه هستید و می‌توانید از آن استفاده کنید، اما مالک عین خانه شخص دیگری است.
• حق انتفاع: یعنی حق استفاده و بهره‌برداری از یک مال که متعلق به شخص دیگری است، بدون اینکه مالکیت آن مال را داشته باشید. به عنوان مثال، اگر شما حق انتفاع از یک زمین کشاورزی را داشته باشید، می‌توانید از محصولات آن زمین استفاده کنید، اما مالک زمین نیستید.
• حق ارتفاق: یعنی حق استفاده از ملک دیگری برای بهره‌برداری از ملک خودتان. به عنوان مثال، اگر شما برای رسیدن به زمین خود نیاز دارید از زمین همسایه عبور کنید، این حق عبور را حق ارتفاق می‌گویند.

به زبان ساده، اگر شما ملکی دارید که سند رسمی ندارد و قبل از راه‌اندازی این سامانه به دست آمده، باید اطلاعات و مستندات مربوط به آن را در این سامانه ثبت کنید.

مراحل استفاده از سامانه:

1. ثبت نام و ورود به سامانه: کاربران باید ابتدا در سامانه ثبت نام کنند و وارد حساب کاربری خود شوند.
2. ثبت ادعا: کاربران می‌توانند ادعاهای خود را در مورد مالکیت اموال غیرمنقول ثبت کنند.
   • برای ثبت ادعاها و مستندات در سامانه مربوطه، باید شماره پلاک ثبتی و نقشه‌ای که دارای مختصات جغرافیایی (یو.تی.ام) است، وارد شود. این کار بعد از احراز هویت از طریق سامانه ثنای قوه قضائیه انجام می‌شود. و اگر فقط مختصات جغرافیایی وارد شود و شماره پلاک ثبتی وارد نشود، سازمان موظف است با استفاده از نقشه‌ای که مختصات جغرافیایی دارد، شماره پلاک ثبتی را مشخص کند.
3. بارگذاری مستندات: مستندات مربوط به ادعاهای مالکیت باید در سامانه بارگذاری شوند. مثل مبایعه‌نامه یا اجاره‌نامه دستی یا…
4. پیگیری و بررسی: مراجع قانونی ادعاها و مستندات را بررسی کرده و نتیجه را در سامانه ثبت می‌کنند.

مهلت‌های قانونی:

یک سال پس از راه‌اندازی رسمی «سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی»، هر نوع معامله یا قرارداد اموال غیرمنقول باید در سامانه ثبت الکترونیک اسناد به ثبت برسد.

اشخاص باید ظرف مدت 2 سال از تاریخ راه‌اندازی سامانه، ادعاهای خود را ثبت کنند.

پس از آن نیز 2 سال (از تاریخ ثبت) برای تنظیم سند رسمی و یا طرح دعاوی مرتبط در مراجع قضائی زمان خواهند داشت.

افرادی که سند رسمی مالکیت ندارند، می‌توانند تا ۸ سال پس از راه‌اندازی سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی، فقط از طریق این سامانه اقدام به انجام معاملات و انتقال مالکیت کنند. اگر این کار را نکنند، معاملاتشان در مراجع قضایی و شبه قضایی معتبر نخواهد بود و نمی‌توانند شکایتی در این خصوص مطرح کنند.

تاریخ‌های ذکر شده ممکن است تغییر کنند. برای اطلاع از تاریخ دقیق اجرای موارد مذکور، حتماً به این صفحه مراجعه کنید.

پایان مهلت قانونی: عدم پذیرش ادعاهای جدید و شرایط ثبت درخواست‌های تازه

پس از مهلت مقرر، هیچ ادعایی در سامانه قابل ثبت نیست.

اگر مهلت‌های قانونی که برای اقدام مدعیان تعیین شده است بگذرد و آنها هیچ اقدام قانونی انجام ندهند، ادعاهای آنها دیگر قابل استناد و شنیدن نیست.

همچنین، این ادعاها علیه اشخاص ثالثی که با حسن نیت و بدون اطلاع از معاملات قبلی، سند رسمی دارند نیز قابل استناد و معارضه نخواهد بود.

بعد از پایان مهلت‌های قانونی، درخواست جدید فقط در صورتی پذیرفته می‌شود که:

1. هیچ ادعایی توسط اشخاص ثالث در سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی ثبت نشده باشد.
2. هیچ معامله رسمی که مالکیت را منتقل کند، در سامانه ثبت الکترونیک اسناد ثبت نشده باشد.

اگر این شرایط رعایت نشود، درخواست توسط هیأت‌های مربوطه پذیرفته نمی‌شود. و اگر همه ادعاهای قبلی رد شوند، درخواست جدید طبق قوانین قابل پذیرش است.

جریمه‌های سنگین برای ثبت غیرقانونی اسناد در سامانه

اگر کسی با علم به اینکه حق قانونی ندارد، خودش یا از طریق دیگری، سندی عادی را در سامانه ثبت کند، باید جریمه‌ای معادل ۲۰٪ از قیمت روز ملک بپردازد.

اگر در این فرآیند جرایمی مانند جعل اسناد یا تبانی برای بردن یا انتقال مال دیگری نیز رخ دهد، علاوه بر جریمه نقدی، به مجازات‌های مربوط به آن جرایم نیز محکوم خواهد شد.

شرایط صدور سند مالکیت برای واحدهای آپارتمانی با وجود جریمه‌های شهرداری

اگر در سامانه، ادعای مالکیت برای واحدی از یک آپارتمان ثبت شود و کمیسیون‌های ماده ۹۹ و ۱۰۰ قانون شهرداری برای آن واحد جریمه تعیین کنند یا حکم تخریب صادر شود، شهرداری باید گواهی پایان‌کار ساختمان را صادر کنند. در این گواهی باید میزان و علت جریمه‌های مربوط به قسمت‌های مشترک و اختصاصی ذکر شود.

سازمان ثبت اسناد نیز باید در سند مالکیت هر واحد، میزان و علت جریمه‌های قسمت‌های اختصاصی و مشترک را به نسبت مساحت اختصاصی ذکر کند. انتقال مالکیت به دیگران فقط در صورت پرداخت جریمه‌های ذکر شده در سند به نرخ روز امکان‌پذیر است.

صدور سند مالکیت مانع از اجرای احکام کمیسیون‌ها و قوانین شهرداری نمی‌شود.

اگر گرفتن گواهی پایان‌کار نیاز به اقدامات و اصلاحاتی غیر از پرداخت جریمه داشته باشد، سازمان ثبت اسناد فقط در صورت انجام این اقدامات و پرداخت سهم هزینه‌های مربوط به قسمت‌های مشترک، سند مالکیت را صادر می‌کند.

اگر واحدی حکم تخریب کامل داشته باشد، صدور سند مالکیت برای آن ممنوع است و فقط نام متصرف قانونی آن واحد باید به سازمان ثبت اسناد اعلام شود.

صدور سند مالکیت بدون پرداخت بدهی

اگر ادعای مالکیت یک ملک در سامانه، ثبت و توسط مرجع صالح تأیید شود، صدور سند مالکیت برای آن ملک بدون پرداخت بدهی‌های مرتبط به نهادهای عمومی و دولتی مانند مالیات و عوارض شهرداری امکان‌پذیر است.

اما انتقال مالکیت به دیگران فقط پس از تسویه این بدهی‌ها ممکن است.

راهکار 8 ساله برای ثبت و انتقال مالکیت املاک بدون سند رسمی

افرادی که سند رسمی مالکیت ندارند، باید تا ۸ سال پس از راه‌اندازی سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی، معاملات و انتقال مالکیت خود را فقط از طریق این سامانه انجام دهند. که برای این کار:

1. باید تمام اقدامات لازم برای دریافت سند رسمی مالکیت انجام شده باشد و ادعای ثبت شده در سامانه توسط مراجع ذی‌صلاح رد نشده یا منجر به صدور سند مالکیت نشده باشد.
2. این ادعا نباید مربوط به ملکی باشد که سند تک‌برگ حدنگار دارد.
3. پاسخ استعلام مالکیت از وزارتخانه‌های مربوطه باید به خریدار اعلام و در قرارداد درج شود.
   (اگر پاسخ استعلام در مهلت مقرر نرسد، مانع انجام معامله نخواهد بود.)

این سامانه به گونه‌ای طراحی شده که در زمان انجام معامله، به خریدار اعلام می‌کند که مالکیت رسمی منتقل نشده و امکان ابطال آن وجود دارد.